Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по трудуКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37. Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на с. 70. И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютсяп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1:

• сложившееся разделение труда между работниками;
• условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника»ст. 68 ТК РФ. Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

• есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ;
• размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договорест. 57 ТК РФ.

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, — законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров — пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочноп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3—4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

• <или>просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
• <или>указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных работст. 59 ТК РФ.

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.

ПРИКАЗ № 13-5
о повышении окладов и утверждении штатного расписания

28 февраля 2013 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить с 01.04.2013 оклады по должностям:
— мастер производственного участка — 35 000 руб.;
— помощник мастера производственного участка — 28 000 руб.;
— технолог производственного участка — 38 000 руб.

2. Утвердить новое штатное расписаниеМожно сделать и по-другому — указать в вышеприведенном приказе следующее: «Внести с 01.04.2013 изменения в штатное расписание № 2 от 31.01.2010 с учетом повышения окладов по указанным в п. 1 должностям». Но такой вариант подойдет, только если изменения в штатное расписание у вас вносятся редко.
Удобнее, конечно же, каждый раз утверждать новую редакцию штатного расписания. Так проще увидеть текущую ситуацию по штату, чем выискивать новшества по разным приказам с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» № 3 от 27.02.2013 (прилагается) и ввести его в действие с 01.04.2013.

Генеральный директор

Котов А.П.

И не забудьте до утверждения нового штатного расписания заключить с работниками, которым меняются оклады, дополнительные соглашения к трудовым договорам.

Вычеркнуть из штатного расписания можно только вакантную должность

П.Р. Юдина, г. Пятигорск

Руководитель поручил мне убрать из штатного расписания должность, которую занимала сотрудница, вышедшая в декрет, а потом и в отпуск по уходу за ребенком. А я что-то засомневалась, можно ли вообще так делать?

: Ваши сомнения оправданны — «убрать должность», как вы говорите, можно, только если она является вакантной. В противном случае речь идет о сокращении штата.

При уходе женщины в отпуск по беременности и родам/в отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет за ней сохраняется место работы. И сократить ее должность нельзя ни при каких обстоятельствахстатьи 256, 261 ТК РФ. Эта должность считается занятой, даже если обязанности по ней возложены на других работников.

Индексировать отпускные надо, если повышались оклады всему штату

И.Б. Ланина, аудитор, г. Москва

Мы проводим аудиторскую проверку компании, где есть приказ об изменении штатного расписания в связи с введением нескольких новых должностей и повышением окладов по старым должностям. Как правильно рассчитать отпускные — с учетом среднего заработка работника, увеличенного на коэффициент повышения, или нет?

: Прежде всего посмотрите, повышались ли оклады всем работникам компании, отдельным сотрудникам или целому структурному подразделению (отделу, цеху, участку, территориально обособленному филиалу или представительству фирмып. 16 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2). В зависимости от этого и действуйтеп. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922:

• <если>оклады повышались всем работникам одного подразделения или фирмы без исключения, то посчитайте коэффициент повышения и на него увеличьте заработок при расчете отпускных;
• <если>оклады повышались отдельным сотрудникам, то не надо считать коэффициент повышения и индексировать на него средний заработок для расчета отпускных.

В штатном расписании могут быть вакантные должности

М.А. Пушкарева, г. Пушкин

У нас уволился инспектор по кадрам, его обязанности приказом директора возложили на бухгалтера. Как теперь это отразить в штатном расписании? Можно ли вообще исключить отдел кадров из штатного расписания?

: Можно. Но сначала уточните у своего руководителя, собирается ли он в дальнейшем нанимать кадровиков. Если да, то лучше штатное расписание не трогать, пусть будет вакантная должность.

Если брать в компанию кадровых работников больше не планируется, можете подготовить на утверждение руководителю:

• <или>приказ об изменении штатного расписания в связи с устранением кадрового отдела;
• <или>приказ о введении нового варианта штатного расписания, не содержащего кадровые должности.

В штатном расписании ставится оклад в полном размере

С.Е. Хорошева, г. Санкт-Петербург

Мы берем двух заместителей директора. Но одного — на полную ставку, а второго — на полставки. Как это отразить в штатных единицах и что записать в графе штатного расписания «Оклад»: целый оклад по должности или половину?

: В вашей ситуации штатное расписание можно заполнить следующим образом:

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация	Количество штатных единиц	Тарифная ставка, оклад, руб.	Надбавки, руб.			Всего в месяц (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр. 4	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
…
Администрация	01	…	…	…	…	…	…	…	…
		Заместитель генерального директора	1,5	20 000	—	—	—	30 000	—

Или так:

Администрация	01	…	…	…	…	…	…	…	…
		Заместитель генерального директора	1	20 000	—	—	—	20 000	—
		Заместитель генерального директора	0,5	20 000	—	—	—	10 000	—

Принимая на работу сотрудника на условиях совместительства на 0,5 ставки, в трудовом договоре и приказе о приеме на работу указывайте:

• полный оклад;
• условие о неполном рабочем времени и конкретную продолжительность работы. Например, «20 часов в неделю» или «Пятидневная рабочая неделя с двумя выходными (суббота, воскресенье). Начало работы — 9.00, окончание работы — 13.30, перерыв для отдыха и питания — 30 мин., с 11.30 до 12.00»;
• условие об оплате пропорционально отработанному времени.

По одинаковым должностям не может быть разных окладов

Т.Д. Пашкевич, г. Москва

К нам сейчас выходит новый работник на вакантную должность специалиста. Директор сказал, что у него оклад будет выше, чем у работника, который уже у нас работает на такой же должности.
А вот я сомневаюсь: разве можно в штатном расписании поставить две должности «специалист» с разными окладами?

: НельзяПисьмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1. Обычно, если трудинспектор при проверке обнаруживает подобные расхождения, он штрафует за нарушение трудового законодательства и выдает предписание об установлении одинаковых окладов по одинаковым должностямОпределение Санкт-Петербургского горсуда от 14.11.2011 № 33-16864.

Поэтому обсудите с руководителем внесение изменений в штатное расписание:

• <если>у вас в компании локальным нормативным актом (возможно, положением об оплате) предусмотрены какие-либо компенсационные или стимулирующие надбавки к окладу, то запишите этим работникам одинаковые оклады, а для специалиста более высокого уровня установите надбавки. Посмотрите, какие подходящие надбавки есть во внутреннем акте компании. К примеру, надбавка за знание иностранного языка, за профессиональное мастерство, за выполнение особо важных заданий и т. д.;
• <если>у вас в компании нет никаких надбавок к окладам, то запишите в штатном расписании разные названия должностей. Допустим, специалист и ведущий (старший, главный) специалист. И не забудьте подготовить отдельную должностную инструкцию ведущего специалиста, если у вас ее нет.

>Какие бывают ставки в штатном расписании и каковы их различия в зависимости от формы оплаты труда?

Что это и какие они бывают?

Штатное расписание – это перечень ставок специалистов, необходимых для компании на текущий момент, с фиксацией и основных положений по оплате труда наемных лиц. В него вносят абсолютно все должности, на которые планируется прием работников на различных условиях (в штат, по совместительству, по внутреннему совмещению, на полный и неполный рабочий день).

В результате, в штатном расписании в разделе «Количество штатных единиц» могут оказаться не только целые числа, но и дробные. Каждая целая единица означает, что предприятию требуется, чтобы обязанности по данной специальности выполнялись полный рабочий день в теченеи всей трудовой недели.

Причем это не обязательно должен быть один человек: на одну требуемую единицу, теоретически, можно принять двух человек на 0,5 ставки и даже четырех на 0,25 ставки. Насколько дробление удобно для работодателя, решает только его руководство.

• Скачать бланк штатного расписания
• Скачать образец штатного расписания на полставки

Справка. Если наниматель заранее знает, что на данную должность ему не нужен специалист с полной нагрузкой, то в штатном расписании можно указать дробное число ставки (полставки – 0,5, четверть – 0,25, и даже меньше).

Для примера, отражение полной и неполной штатной ставки можно отразить следующим образом.

Пример записи	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад), руб.	Всего в месяц, руб.	Рабочих часов в неделю
Полная ставка	1	20 000	20 000	40
Полставки	0,5	20 000	10 000	20
Четверть	0,25	20 000	5 000	10

Как отразить людей с временной или неполной занятостью и почасовой оплатой труда?

Под понятием «ставки», чаще всего, понимают оклад за полный рабочий месяц (обычно, за 40-часовую трудовую неделю). Это не всегда так. В графе 5 типового бланка Т-3, который предприятие может доработать по своему усмотрению или вообще заменить своей формой, нужно отразить размер оплаты каждого конкретного специалиста, в соответствии с положением об оплате труда или коллективным договором.

Трудовой кодекс подразумевает несколько форм оплаты труда, соответственно, и в штатном расписании каждая из них отображается по-своему:

• для тех, кто должен отработать норму часов в месяц (например, 8 часов в день, 5 дней в неделю) – полный оклад для одной штатной единицы за месяц в денежном выражении;
• для сдельной оплаты – размер вознаграждения за выполнение определенного объема работ;

Справка. Если критериев много, то допускается не заполнять эту графу, но обязательно сделать запись в разделе «Примечания» для данной позиции (например, метод расчета зарплаты закреплен в Положении об оплате труда)

• для почасовой оплаты – сумма вознаграждения за один час работы, при этом можно не заполнять графу «Месячный фонд оплаты труда», поскольку невозможно посчитать его достоверно;
• для тех специальностей, которым возможны системные премии и доплаты – их денежное выражение или процент от оклада найдут свое место в графе «Надбавка».

Скачать образец штатного расписания с часовой тарифной ставкой

Пример записи	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад), руб.	Всего в месяц, руб.	Примечание
Оклад	1	20 000	20 000
Сдельщина	1			<Сдельная оплата согласно Положению об оплате труда
Почасовая	1	150 руб/час		Почасовая оплата труда

Усредняют ли часовые нормы для работающих на полставки?

Если форма оплаты труда отдельных специалистов не предполагает одинаковой ежемесячной выплаты оклада, а подсчитывается в зависимости от выработки рабочих часов, то в штатном расписании указывается размер оплаты за час работы (в денежном эквиваленте). Для этого можно сделать уточняющую пометку в графе «Примечания», со ссылкой на приказ по предприятию и дату его утверждения.

Поскольку число отработанных часов в каждом месяце разное, тем более, в случае круглосуточной работы предприятия, точно посчитать месячный фонд оплаты труда для таких работников нельзя. Существует несколько подходов к решению данной дилеммы: не заполнять этот раздел вообще или подсчитать усредненное значение.

Оба варианта имеют право на существование, и выбор применения одного из них зависит от того, какую информационную нагрузку несет штатное расписание:

1. если документ просто отражает список должностей и необходимую численность наемного персонала, а также служит сводной таблицей правил для начисления зарплаты, то усредненное значение лучше не высчитывать и не указывать вообще;
2. если на основании штатного расписания составляется перспективный бюджет предприятия на более или менее длительный срок (год, например), то данную графу нужно заполнить обязательно, поскольку от этого зависит выделение средств на зарплату коллективу.

Отдельно стоит становиться на методе расчета усредненного значения. Наиболее правдоподобно его можно рассчитать, основываясь на данных Производственного календаря за текущий или будущий период. Перемножив сумму оплаты за час на число рабочих часов в году и разделив произведение на 12 месяцев, получится среднее значение оплаты труда в месяц.

Актуальна такая информация только в течение одного года, поэтому для составления бюджета следующего периода нужно либо пересчитать данное значение, либо утвердить новое штатное расписание.

Пример записи	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад), руб.	Всего в месяц, руб.	Примечание
Почасовая с расчетом	1	150 руб/час	24625 (1970 часов*150 руб/12 месяцев)

Оштрафовать за отсутствие штатного расписания или неправильное заполнение данного документа не могут. Работодатель должен понимать, что данная бумага необходима, прежде всего, ему и его сотрудникам, а не контролерам. Поэтому при ее составлении нужно руководствоваться принципами доступного изложения правил и методов начисления зарплаты, чтобы в нем мог разобраться даже незнакомый с учетной политикой компании человек.

Штатная единица – определение в соответствии с законодательством

Одним из основных нормативных документов, которыми регулируются трудовые взаимоотношения в России, является Трудовой кодекс. Однако определение штатной единицы в ТК РФ не встречается, поэтому кадровым специалистам и работодателям для решения штатного вопроса следует обратиться к другим нормативным актам и документам. Данное понятие напрямую связано со штатным расписанием, форма которого может регламентироваться положениями Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Штатное расписание хоть и является обязательным локальным нормативным актом для предприятий, однако может составляться в свободной форме, так как с 1 января 2013 года большинство форм, предусмотренных правительственными нормативами, имеют лишь рекомендательный, а не обязательный характер. Поэтому работодатель вправе формировать штатное расписание по собственным формам и критериям.

Согласно же нормативам кадрового дела, штатная единица – это одна из должностей в штатном расписании, которая при этом соответствует одному рабочему месту. Таким образом, необходимо отличать понятие должности и штатной единицы – если штатное расписание предусматривает, что одну и ту же должность может иметь несколько работников, то штатные единицы будут учитываться для каждого из них.

Штатная единица – это ставка или человек?

Штатная единица – это не ставка, и не отдельный человек. Это – лишь общий нормативный показатель, устанавливающий конкретного работника в определенной должности, но не персонифицируемый и не привязываемый именно к личности сотрудника.

Понятие же ставки предусматривает определенные нормативы заработной платы или тарифа, применяемых к отдельным позициям расписания. То есть, разница между понятием ставки и штатной единицы заключается в том, что ставка является характеристикой этого показателя, а не самим показателем.

Количество штатных единиц, их ставка и другие особенности ведения штатного расписания регулируется непосредственно самим работодателем – он вправе увеличивать или уменьшать размер штата сотрудников, изменять ставку по своему усмотрению и проводить иные процессуальные процедуры, затрагивающие данный показатель. Однако следует понимать, что многие из этих действий, например – изменение зарплаты или сокращение штата могут быть проведены только в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства.

Как вносятся изменения штатных единиц

Увеличение или уменьшение количества штатных единиц на предприятии должно сопровождаться соблюдением определенных процессуальных процедур. При этом данный процесс регламентируется в первую очередь локальными нормативными актами самой организации. В общих случаях, процесс изменения штатных единиц пошагово проводится следующим образом:

1. Работодатель оценивает штатное расписание и принимает решение о необходимости расширить его, сократить, или изменить иным образом. Например – одновременно упразднить одни штатные единицы и добавить другие, соответственным образом распределив сотрудников между ними.
2. Работодателем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Данный приказ, когда он затрагивает деятельность фактически работающих сотрудников, должен быть обязательно доведен до их сведения. Если же приказом создаются новые штатные единицы, и это никак не повлияет на работу других работников, уведомлять их об этом нет необходимости.
3. На основании приказа, ответственный за ведение штатного расписания сотрудник кадрового отдела, иной специалист или сам работодатель вносят изменения в действующее штатное расписание.

Ккаждая штатная единица должна соответствовать определенному перечню иных дополнительных документов на предприятии. В частности, она должна иметь точно определенную трудовую функцию работника, его должностные обязанности и инструкции.

Другие нюансы ведения штатного расписания и понятия штатных единиц на предприятии

Каждому работодателю следует помнить, что штатное расписание является достаточно сложным и комплексным документом, и в его ведении есть множество дополнительных аспектов. В первую очередь стоит обратить внимание на такие особенности оформления документации, связанной со штатными единицами:

• Квотирование рабочих мест. Если штатное расписание на предприятии достигает определенного размера, в нем обязательно должны быть предусмотрены рабочие места под отдельные льготные категории работников, в первую очередь – инвалидов.
• Оформление штатного расписания на микропредприятиях. Если субъект хозяйствования является индивидуальным предпринимателем, то ведение штатного расписания не является его обязанностью и данный документ, равно как и само понятие штатной единицы, может не применяться в процессуальном оформлении деятельности.

Необходимо помнить, что наличие свободных единиц в штатном расписании при подборе новых специалистов может служить основанием для решения различных спорных ситуаций в суде. Так, именно на основании штатного расписания и должностных инструкций работодатель может уволить работника, трудящегося по срочному договору, если определенная замещаемая им штатная единица выйдет на работу. И наоборот – если соискатель докажет наличие в штатном расписании определенных незанятых штатных единиц, а работодатель откажет в приеме соискателя на работу на основании отсутствия вакантных мест, уже работодатель может быть привлечен к ответственности за необоснованный отказ в трудоустройстве.