Содержание
Оформление приказа о смене фамилии сотрудника
Приказ об изменении фамилии в связи со вступлением в брак составляется на основании заявления сотрудника. После замены старого паспорта работник должен сообщить о корректировке личных данных в отдел кадров.
Заявление подается в письменном виде. Форма написания свободная. На бланке необходимо указать:
- причину изменения сведений;
- прежние личные данные;
- новые данные;
- перечень документов-оснований.
Образец заявления о смене фамилии:
Изменение личной информации должно быть обеспечено документами, удостоверяющими личность. При подаче заявления необходимо предоставить копии и оригиналы:
- свидетельство о регистрации брака;
- паспорт;
- СНИЛС (полученный на основании нового паспорта).
Положение о смене фамилии относится к обязательной группе приказов и положений по личному составу предприятия. Структура распоряжения на законодательном уровне не установлена. Документ может быть оформлен в программе 1С или на фирменном бланке предприятия:
- «Шапка» содержит полное наименование фирмы.
- Порядковый номер документа.
- Название распоряжения: «об изменении персональных данных».
- В преамбуле указываются фио сотрудника, должность. Старые и новые данные.
- В резолютивной части прописывается указание начальнику отдела кадров о внесении изменений в учетные положения личного состава организации.
- Перечень документов-оснований (заявление работника, номер и серия свидетельства о браке, данные паспорта).
- Подпись директора, исполнителя и сотрудника.
Образец приказа о смене фамилии в связи с заключением брака:
Дополнительные особенности:
- Датировка приказа должна соответствовать дате подачи сотрудником соответствующего заявления. Распоряжение оформляется не позднее трех дней с момента обращения работника. В данном случае ошибочно брать в расчет дату бракосочетания. Перемена личных данных возможна только после получения паспорта.
- По регламенту распоряжения фиксируются в Регистрационном журнале приказов.
- Распоряжение о перемене персональных данных должен быть доведен до сведения сотрудника, и бухгалтера (под роспись).
Дополнительные коррективы
При изменении личной информации после свадьбы, сотрудник обязан известить работодателя. Отдел кадров должен подготовить постановление и внести соответствующие корректировки в учетные документы:
- Трудовая книжка. На первой странице горизонтальной чертой перечеркивается старая фамилия. Сверху указывается новая. На внутренней стороне обложки фиксируется запись: «Фамилия изменена на _____, на основании свидетельства серия___№____.
- Журнал движения трудовых книжек.
- Форма т-2 личной карточки сотрудника.
- Личное дело. Ксерокопия брачного свидетельства и паспорта подшиваются к материалам дела.
- Трудовой договор. Необходимо составить дополнительное соглашение с указанием изменений и
- Пенсионное страховое свидетельство. Документ выдает Пенсионный фонд. Заказать СНИЛС может сам работник или сотрудник кадровой службы предприятия.
- Банковская карта сотрудника. Если зарплата перечисляется по безналичному расчету, бухгалтер должен получить обновленные реквизиты карты. Сотруднику необходимо обратится в отделение банка по месту открытия счета, и получить новую карту, с учетом новых паспортных данных.
Начальник отдела кадров должен знать, что прохождение одного сотрудника под разными фамилиями является нарушением. Если вовремя не поменять данные в учетной документации, сотрудник лишится больничных пособий, не сможет корректно оформить отпуск. Своевременный учет смены персональных данных прописан в должностных инструкциях отдела кадров.
Директор ООО имеет право от имени организации действовать без доверенности, подписывает договоры с контрагентами и финансовые документы. Как и все сотрудники, директор вправе изменить фамилию в связи с замужеством или по иным причинам.
Какой порядок смены фамилии генерального директора ООО, какие документы следует менять, нужно ли уведомлять внебюджетные фонды и налоговый орган?
Правовое регулирование смены фамилии директора
В силу требований Закона о государственной регистрации юрлиц № 129-ФЗ сведения об изменении фамилии руководителя должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ (п. л.ч. 1 ст. 5).
Названым законом установлена обязанность организации в 3-дневный срок после смены фамилии директора подать заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ (ч. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).
Важно! В случае смены паспортных данных руководителя обязанность по уведомлению налогового органа не возникает!
Заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ в случае смены паспортных данных директора необходимо подать, если руководитель является иностранным гражданином.
Фамилия по смыслу пункта «л» части 1 статьи 5 Закона № 129-ФЗ не относится к паспортным данным, и о её изменении юридическое лицо обязано уведомить налоговый орган.
Какие документы менять при смене фамилии директора ООО
Документ | Примечания |
Паспорт | В течение 30 дней после наступления факта |
Трудовая книжка | Вносится новая фамилия, прежняя перечёркивается |
Личная карточка Т-2 | |
График отпусков | Вносятся поправки в документ |
Книга учёта трудовых книжек | |
Трудовой договор | Составляется дополнительное соглашение к договору |
Выписка из ЕГРЮЛ | Вносится запись в ЕГРЮЛ и выдается новая выписка |
Учредительные документы | Документы меняются, если в них указаны сведения о ФИО директора, либо директор является учредителем |
Бухгалтерские документы | |
Банковские документы | Для получения платежных документов, оформления доверенностей.
Для подтверждения новых паспортных данных и подписи необходимо лично явиться в банк |
Кого уведомлять о смене фамилии директора
Кого уведомлять | Примечание |
Налоговый орган | Для внесения записи о перемене персональных данных лица, правомочного действовать без доверенности, в ЕГРЮЛ |
ПФР | Обязанность работодателя сообщить изменение персональных данных застрахованного лица |
Банки | Для осуществления банковских операций по расчётному счёту, получения платёжных документов, заработной платы и т. д. |
Контрагенты | Во избежание недоразумений оповестить контрагентов письмом о смене фамилии директора |
Налоговый орган
В ЕГРЮЛ содержатся сведения о гражданине – физическом лице, имеющем право действовать от имени организации без доверенности. Поскольку в ООО таким лицом является директор, то в реестр вносятся его персональные данные, в том числе новая фамилия.
Запись об изменении сведений о юридическом лице в ЕГРЮЛ вносятся ИФНС на основании представленного заявления формы Р14001. Форму заявления можно скачать на сайте ФНС.
В том случае, если директор одновременно является учредителем общества, то необходимо также внести изменения в учредительные документы и подать в ИФНС заявление формы Р13001 о внесении исправлений в учредительные документы, подпись директора в заявлении удостоверяется у нотариуса. Оплате подлежит госпошлина в размере 800 руб.
В течение 5 рабочих дней инспекцией вносится запись в ЕГРЮЛ об изменении сведений, и выдаётся выписка с новыми данными.
ПФР
Организация не обязана уведомлять отдел ПФ РФ о смене фамилии директора, поскольку об этом сообщает инспекция по месту нахождения общества в течение 5 рабочих дней с момента внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ.
Между тем в силу требований закона № 27-ФЗ страхователи обязаны сообщать об изменении персональных данных застрахованных лиц, и это требование распространяется на всех сотрудников.
Для получения СНИЛС с новой фамилией директор заполняет заявление формы АДВ-2. В течение 14 календарных дней организация передаёт заявление в территориальный орган ПФ РФ для получения нового страхового свидетельства.
Банки
О смене фамилии руководителя необходимо известить банк, чтобы избежать приостановлений операций по расчётным счетам и задержки выплаты заработной платы, расчётов с партнёрами и внебюджетными фондами.
Для этого руководителю следует обратиться в банковское учреждение, в котором открыты расчётные счета организации, представить паспорт с новой фамилией и удостоверить образец новой подписи.
Банковская карточка с образцами подписей и оттиска печати будет заменена. Обязанность по предоставлению организацией новой карточки в связи со сменой фамилии лица, указанного в карточке, установлена Инструкцией Банка России № 28-и. Новую карточку можно оформить непосредственно в банке, представив паспорт с новой фамилией.
Законодательством не установлен срок уведомления банка об изменении фамилии, между тем в договоре с банком может быть предусмотрен пункт, обязывающий клиента уведомить о таких изменениях.
Контрагенты
В договоры, заключаемые с контрагентами, обычно включается пункт об уведомлении другой стороны договора об изменении реквизитов.
Чтобы избежать возможных недоразумений, следует уведомить контрагентов о смене фамилии руководителя официальным письмом, отправив его почтой, факсимильной связью или электронной почтой.
Порядок действий при смене персональных данных
Для внесения изменений директор должен обратиться в кадровую службу предприятия с заявлением о внесении изменений в документы и представить паспорт с новой фамилией, а также документ, на основании которого произошла перемена персональных данных.
Действие | Примечание |
Шаг 1 – издание приказа | На основании свидетельства о заключении (расторжении) брака, перемены имени или иного документа издаётся приказ о внесении изменений в его персональные данные |
Шаг 2 – внесение изменений в учётные кадровые документы | Вносятся соответствующие изменения путем перечеркивания прежней фамилии и внесением новой в трудовую книжку и иные документы |
Шаг 3 – внесение изменений в бухгалтерские документы | В связи с автоматизированным ведением бухгалтерии при смене фамилии автоматически изменятся данные в лицевом счёте, карточке учёта доходов физлиц и уплаты НДФЛ, карточке учёта сумм страховых взносов в ПФ РФ |
Шаг 4 – уведомление налогового органа | В течение 3-х рабочих дней организация обязана уведомить ИФНС о смене фамилии директора |
Шаг 5 – внесение изменений в ЕГРЮЛ | В налоговый орган подаётся заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ.
В течение 5 рабочих дней в ЕГРЮЛ вносится соответствующая запись и выдаётся выписка из ЕГРЮЛ с новыми данными |
Шаг 6 – уведомление ПФ РФ | Для учёта застрахованного лица необходимо сообщить о перемене его персональных данных в ПФ РФ |
Шаг 7 – переоформление банковских документов | Для оформления новых документов и удостоверения подписи необходимо лично руководителю подать заявление в банк с приложением необходимых документов |
Шаг 8 – уведомление контрагентов | Во избежание недоразумений сообщить контрагентам о перемене личных данных директора |
Важно! При внесении новой фамилии, на внутренней стороне обложки трудовой книжки или вкладыша производится запись с указанием документа, на основании которого изменена фамилия, заверяется печатью организации.