Как часто вы благодарите окружающих? Джеймс Клир (James Clear) делает это реже, чем стоило бы, и уверен, что не одинок в этом. Не умеете говорить слова благодарности? Практикуйтесь! Вот лишь 7 повседневных ситуаций, в которых «спасибо» прозвучит вполне уместно.

Когда вы получили комплимент.

Люди склонны обесценивать комплименты, реагируя на них чересчур скромно или, что еще хуже, оправдываясь. Большинство из нас ведет себя так из-за подсознательного страха показаться слишком высокомерными и самодовольными.

Проблема в том, что, отклоняя комплимент, вы унижаете человека, который его сделал, показывая, что он недостаточно умен. Простое «спасибо» убедит его в том, что он все сделал правильно, и позволит вам насладиться признанием. Давайте потренируемся!

Комплимент: «Какое красивое платье на Вас сегодня!».

• Неудачный ответ: «О, ничего особенного, ему уже много лет».
• Хороший ответ: «Спасибо! Рада, что тебе нравится».

Комплимент: «Ого, 20 очков! Сегодня ты в ударе!».

• Неудачный ответ: «Да, но как я мог промазать в третьем раунде?».
• Хороший ответ: «Спасибо! Это был отличный вечер!».

Комплимент: «Твоя презентация — просто бомба!».

Важно научиться принимать комплименты. Отвергая их, вы упускаете возможность повысить свою самооценку. Ответив благодарностью, настраиваете мозг на нужный лад, позволяете ему принять и обработать информацию.

Получать комплименты — это приятно! Не усложняйте и позвольте себе в полной мере насладиться моментом.

Когда вы опаздываете.

Опоздание — это неприятно. Оно провоцирует стресс у того, кто задерживается, и выглядит, как неуважение к тому, кто ждет.

Идея благодарить кого-то за причиненные вами неудобства может показаться странной, но это правильный подход.

Что делает большинство людей? Влетает в дверь с фразой: «Извините, я опоздал». Когда события развиваются таким образом, опоздавший фокусирует внимание на себе.

«Спасибо» меняет расстановку приоритетов — виновник задержки благодарит человека, который потратил время на ожидание.

Представим, что вы прибыли на место встречи через 15 минут после оговоренного времени.

• Неудачная фраза: «Извините, я опоздал. Пробки!».
• Хорошая фраза: «Спасибо за терпение!».

От наших ошибок страдают и другие люди. Инстинктивный порыв — извиниться и постараться загладить вину, но лучше похвалить человека за лояльность и терпение.

Когда вы кого-то утешаете.

Оказать моральную поддержку другу, попавшему в сложную ситуацию, — это непросто. Многие теряются и не знают, что сказать, даже если перед ними сидит самый близкий человек. Мне знакомо это чувство.

Часто мы пытаемся отыскать что-то хорошее и сделать на этом акцент. На самом деле, ничего говорить и не нужно. В такие минуты человек хочет, чтобы кто-то просто был рядом. И поблагодарить его за оказанное доверие — хорошее решение.

Предположим, вы узнали, что коллега недавно потерял маму.

• Неудачная фраза: «У тебя есть столько теплых воспоминаний. Сохрани их!».
• Хорошая фраза: «Спасибо, что поделился своими переживаниями! Понимаю, как тебе сейчас тяжело».

Вашего брата уволили.

• Неудачная фраза: «Ну, по крайней мере, ты здоров».
• Хорошая фраза: «Спасибо, что поделился этим со мной. Я тут, чтобы тебя поддержать».

Питомец вашего друга умер.

• Неудачная фраза: «Он прожил долгую и счастливую жизнь».
• Хорошая фраза: «Спасибо, что поделился этим со мной. Я тут, чтобы тебя поддержать».

В минуты отчаяния нужны не слова утешения, а человек, который готов разделить с нами боль. Когда вы не знаете, что сказать, поблагодарите за доверие и оставайтесь рядом.

Когда вы получаете обратную связь.

Мы редко расцениваем отклик, как нечто полезное. Стрессовые ситуации, такие как разнос в кабинете шефа или гневное письмо от клиента по электронной почте, вызывают у большинства людей желание обороняться. Вместо того, чтобы тратить время и нервы на спор и оправдания, просто поблагодарите и примите информацию к сведению.

Пример: «Задача выполнена недостаточно хорошо. Я думал, ты можешь лучше».

• Неудачный ответ: «Ты не понимаешь! Вот, что произошло на самом деле…».
• Хороший ответ: «Спасибо за то, что ожидаешь от меня большего».

Пример: «Я купила ваш прибор на прошлой неделе, и он уже сломался. Это возмутительно!».

• Неудачный ответ: «Как вы его использовали? В инструкции указано, что он не предназначен для работы в определенных условиях».
• Хороший ответ: «Спасибо за то, что рассказали о своем опыте! Давайте обсудим проблему. Мы стараемся стать лучше, и информация об ошибках крайне важна!».

Никто не любит проигрывать и выглядеть лузером, но каждая ошибка — шанс стать лучше. Благодарите тех, кто обеспечивает вам обратную связь.

Когда вы слышите в свой адрес несправедливую критику.

Иногда критика бесполезна, так как является проявлением чьей-то склочности или мстительности. Лучший подход в борьбе с такими людьми — поблагодарить их за внимание к собственной персоне и двигаться дальше. Благодарность нейтрализует весь негатив, высказанный в ваш адрес.

Пример: «Это хорошие советы для новичков, но для профи они абсолютно бесполезны».

• Неудачный ответ: «Ну да, я и писал эту статью для начинающих. У вас забыл спросить!».
• Хороший ответ: «Спасибо за то, что поделились мнением! В следующий раз я постараюсь учесть этот нюанс».

Пример: «Это самая глупая статья из всех, которые мне довелось читать на этой неделе!».

• Неудачный ответ: «Сам дурак!».
• Хороший ответ: «Благодарю за отзыв! Мне есть над чем работать».

Отсутствие желания всегда выигрывать в споре — признак зрелости характера. Кому-то что-то не понравилось? Какое вам до этого дело? Докажите свою правоту поступками, а не словами.

Когда кто-то дает вам непрошеный совет.

Это часто происходит в тренажерном зале. Кажется, что все вокруг лучше вас знают, как именно выполнять то или иное упражнение (и эти люди — не тренеры). Конечно, большинство поступает так не со зла, а желая помочь, но это может вывести из себя.

Однажды я опубликовал видео, и кто-то раскритиковал мою технику выполнения приседаний. Я оставил едкий ответный комментарий, уточнив, не хочет ли оппонент продемонстрировать запись того, как он делает это правильно. Мне казалось, что, указав на неидеальность другого, я смогу проще относиться к своей ошибке. Это защитная реакция. И она была лишней.

Как быть? Просто сказать «спасибо».

Пример: «Во время приседаний вы слишком сильно выпячиваете ягодицы».

• Неудачный ответ: «Неужели? Ну что ж, покажите нам, как делать это правильно!».
• Хороший ответ: «Спасибо за помощь!».

Указание на чужие ошибки не устранит ваши. Поблагодарите человека за то, что он продемонстрировал вам слабое место, даже если не спрашивали его мнения.

Когда вы не уверены, стоит ли поблагодарить кого-то.

Если есть сомнения, скажите «спасибо». Лимита на проявление благодарности не существует. Приходилось ли вам слышать о том, что кого-то осуждают за слишком частое использование слова «спасибо»? Нет? То-то же!

К примеру, если вы задумались над тем, нужно ли оставлять чаевые официанту, как минимум, поблагодарите его.

Не забывайте говорить «спасибо»!

Екатерина Бакланова

Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.

Дабы не быть многословным и не писать мемуары о том, как одна простая фраза «потопила» сотни презентаций, я просто приведу пример, который встречался вам в жизни уже не раз.
Вернемся в далекое детство, когда родители часто напоминали нам о правилах гигиены и о том, насколько важно тщательно мыть руки перед едой. Иногда нам было лень: мы могли не вымыть их вовсе и стремглав побежать к столу, где нас уже ждет вкусный обед. А теперь представьте, что ваш ребенок поступает или поступил бы аналогично, и на ваши плечи ложится большая ответственность — донести, насколько важно мыть руки. И вот вы говорите ребенку:
— На наших руках живет много микробов. Мы их не видим, но они есть. Их становится еще больше, когда мы притрагиваемся к предметам, на которых они обитают — мобильные телефоны, ручки дверей, обувь. Если не вымыть руки, микробы перескакивают в еду, а значит, попадают в наш животик. Из-за этого мы болеем и чувствуем себя плохо. Понял?
— Да, понял.
— Спасибо за внимание!
И что дальше? Будет ли ваш ребенок мыть руки перед едой? Первое время, возможно, да. А потом он просто забудет, какой вред от этих микробов на руках. Всё, что от вас требовалось, это лишь закончить ваш диалог призывом к действию.
— … Понял?
— Да, понял.
— Тогда вперед — мыть руки!
Похожий случай может произойти и в ресторане во время романтического ужина, когда парень делает предложение руки и сердца своей девушке. Он говорит, что они уже 7 лет вместе и как она важна для него; сколько они пережили вместе и еще могут пережить; затем достает из кармана обручальное кольцо и говорит: «Спасибо за внимание!». Велики ли шансы получить согласие? Едва ли.
Я знаю, о чем вы думаете: «Это не имеет ничего общего с презентацией и ваши примеры слишком гиперболизированы». Это не так. Ваша презентация — тоже в некотором роде предложение, которое вы делаете аудитории. От того, каким будет его содержание зависит, «выйдет она за вас» или нет. И вероятность провала очень велика, если люди почувствуют, что вам важнее получить что-то от них, а не дать им что-то: знания или возможности для решения их проблем.
Одна простая фраза способна изменить многое. Это касается и презентаций. Люди чувствуют фальш и формальность, и небрежная фраза в конце презентации может смазать впечатление даже от хорошего выступления и хороших слайдов.
Концовка презентации важна, так как очень влияет на то, добьетесь ли вы своей презентацией поставленных целей. Кстати о целях. «Заслужить внимание от аудитории» не может быть целью. Точнее может быть, но это близко к нарциссизму. А вот «изменить отношение людей к курению», «привлечь на обслуживание в банк», «увеличить число постоянных посетителей сайта» — вполне. И здесь вам понадобится сильная презентация.

Паулу Фонсека Фото:: Официальный сайт Шахтера

Паулу Фонсека на предматчевой пресс-конферении, посвященной матчу «Шахтер» — «Лион» ответил на вопросы журналистов, а начал с благодарности президенту киевского «Динамо» Игорю Суркису.

— Как вы все знаете, к сожалению, нам не удалось провести матч в Харькове, потом появилась возможность сыграть в Киеве. Поэтому я хотел бы обсудить несколько вещей и поблагодарить некоторых людей. Прежде всего хочу поблагодарить город и городские власти, что предоставили возможность провести матч в Киеве. Также хочу поблагодарить искренне как «Динамо», так и господина президента киевского клуба.

Думаю то, что происходит сейчас, это впервые в стране. Мы играем домашний матч в Лиге чемпионов на стадионе нашего главного соперника. Такого, насколько я знаю, раньше не происходило. Знаю, что президент «Динамо» первым поднял руку и сказал, что поможет здесь играть. Думаю, всем этим мы показываем, насколько велик украинский народ. Показываем, что футбол – это место для мира.

Сейчас в стране происходят разные вещи – военные запреты, военные положения. Мы доказываем, что наша страна и наши люди очень благосердечны. Здесь нужен только мир. Поэтому мое искреннее большое спасибо «Динамо» и президенту киевского клуба. Я очень тронут до глубины своего сердца, спасибо.

Схема «Шахтера»? Вам придется подождать до завтра. Сейчас карты не раскрою. Мы подготовили свою лучшую схему и полностью готовы к поединку. Завтра все увидите.

Кадровая ситуация? Марлос, Тайсон и Ракицкий готовы. У них нет проблем.

Проблемы в защите? Да, такие высококлассные команды, которые есть в нашей группе, показали наши проблемы в защите, но мы стараемся исправить ситуацию. В каждом матче мы преследуем цель не пропустить и завтрашний матч исключением не станет

Где «Шахтеру» лучше играть в ЛЧ или ЛЕ? Завтра нам предстоит сыграть против сильнейшего соперника. За год они проиграли, по-моему, всего два матча на выезде. Но мы верим в успех. В футболе нет ничего невозможного. Завтра все игроки будут мотивированы решить задачу, а наша задача — это победа и выход в плей-офф ЛЧ. Если говорить о преимуществах, то «Лион» устроит ничья. Нас — только победа. Это единственное преимущество в нашем противостоянии.

Слова президента «Лиона» о том, что его клуб сильнее? Президент либо создает давление, либо просто мотивирует своих игроков.

Если завтра мы выйдем снова в плей-офф, то это будет нечто фантастическое. Нам не удавалось никогда в истории выйти два года подряд в 1/8 Лиги чемпионов. Возможно, многие не верили, что у «Шахтера» перед последним матчем будут шансы выйти в плей-офф. Плюс у нас были сложности. Например, травмы Тайсона и Марлоса.

Тем временем на матч «Шахтер» — «Лион» продана 31 000 билетов. Игра состоится 12-го декабря на НСК «Олимпийский».

Кстати, «Шахтер» устроил предновогодний сюрприз для детей-переселенцев. Много подарков и хорошего настроения!

Добавим, что прогноз на матч «Шахтер» — «Лион» дал Александр Сопко.

Больше новостей – в свежем выпуске «Футбол NEWS»!

Подписывайся на телеканалы «Футбол 1″/»Футбол 2» в Telegram, чтобы первым увидеть лучшие голы из топ-лиг: https://t.me/footballua_tv 

«Слайд «спасибо» официально запрещен». И еще 15 правил крутых презентаций

Скриншот с сайта youtube.com

Как создать крутую презентацию, если ты не дизайнер? На этот вопрос подробно и с примерами отвечают креативный директор рекламного агентства PR3 Дарья Герасименко и стратег Максим Осипов. Для них презентация — важный документ, от которого во многом зависит успех проекта или идеи, которые они представляют клиентам.

— В этом материале мы расскажем о том, как создаем презентации в PowerPoint и Keynote, которые помогают нам продавать свои проекты.

Дарья Герасименко Креативный директор PR3	Максим Осипов Независимый стратег

В свое время мы создали руководство по созданию презентаций, и теперь нам не надо обучать новых сотрудников всем фишкам. Шаблон презентации + гайд по ее написанию гарантирует, что любой сотрудник агентства, будь то помощник менеджера или копирайтер-янг, может получить на выходе удобоваримый продукт в слайдах. Вот эти правила.

Правило 0: вы — дизайнер

Если вы способны расставить в комнате мебель, чтобы никто не сломал ногу или удобно распределить предметы на своем рабочем столе, вы — дизайнер. Знания графических пакетов уже вторично. Ваша задача — сделать понятно и удобно. «Красивость» можно навести потом.

Иллюстрация предоставлена авторами

Правило 1: не следуйте слепо заданной структуре

Не задавайте жесткую структуру презентациям типа «всегда должен быть следующий перечень слайдов». Структура — это символическая опора, а не несущий каркас. Даже простые презентации лучше делать осмысленно, а не стремиться заполнить пустые слайды. Увы, люди склонны идти по самому легкому пути. Учитывайте это и не предоставляйте возможность расслабляться ни себе, ни другим.

Правило 2: создайте свою структуру

Сделайте в текстовом файле или на листе структуру, согласно которой вы будете вести клиента из пункта А через пункты Б, В, Г, Д к счастливому будущему с вами или с вашим продуктом. А точнее к слайду «Почему эта идея/продукт — бомба, и клиенту стоит остановить именно на ней/нем».

Правило 3: пропорции слайда — 16×9

Формата 4×3 больше нет. Как пейджера, дискет и живых фоторамок.

Правило 4: бренда бывает слишком много

Благодаря убеждению, что логотип должен быть на каждом слайде, в мире появились миллионы перегруженных и тяжеловесных презентаций. Это не так страшно, если у вас 10−15 слайдов. Но если слайдов 50? Крупный логотип в одном и том же месте может воздействовать на ваших слушателей/читателей как овечки перед сном — усыпляюще. Мы призываем не ставить логотип и какие-либо другие повторяющиеся графические элементы на каждый слайд.

Правило 5: краткость — может быть как сестрой, так и злой мачехой

На многих тренингах повторяют мантру, что количество слайдов должно быть как можно меньше. Увы, на практике это часто не работает: получаются короткие презентации с кучей текста на каждом слайде. Делайте столько слайдов, сколько необходимо. Есть только два канона:

1. Один слайд — одна мысль. Если мыслей больше — нужно создавать второй слайд.

Иллюстрация предоставлена авторами

2. Если вы собираетесь презентовать лично, то рассчитайте, сколько времени будете говорить во время одного слайда. Очень скучно смотреть на спикера, за спиной которого 15 минут один и тот же слайд.

Правило 6: не повторяйтесь

Не повторяйте заголовки на слайдах, если тема не закрылась на текущем слайде и перетекла на следующий.

Правило 7: будьте опрятны

Если вы размещаете информацию внутри шаблона с тщательно продуманной версткой, то нет ни одной причины в мире нарушить ее. Каждый раз, когда вы будете съезжать, сползать или залезать заголовком на картинку, — в голове читающего/смотрящего презентацию будет лопаться маленький сосуд. Поэтому обращайтесь с сосудами других людей так, как вы бы хотели, чтобы обращались с вашими — ультрабережно.

Иллюстрация предоставлена авторами

Правило 8: убирайте лишнее

Если вы не можете внятно и без эзотерики ответить на вопрос «зачем здесь этот красноречивый оборот, иконка или картинка», смело удаляйте ее.

Иллюстрация предоставлена авторами

Правило 9: не дайте уснуть

Соседние слайды не должны быть идентичны по структуре построения. Посмотрите на ряд иконок ваших слайдов слева. Если по ним вы не можете найти нужный слайд — нужно что-то менять.

Иллюстрация предоставлена авторами

Например, можно добавить где-то картинку, увеличить или уменьшить ее, а то и вовсе удалить. Если у вас получается ряд слайдов с одинаковыми таблицами — разбавьте их картинкой на весь слайд. Это не даст уснуть и облегчит навигацию по презентации тем, кто будет читать ее после вас.

Правило 10: научитесь подбирать картинки

Вы не закрываете джипегом дырку в стене и не иллюстрируете написанное. Вы дополняете ваш текст. Добавляйте в презентации юмор, настроение, эмоцию. Отражайте общий смысл слайда, а не дублируйте самое повторяющееся слово. И не используйте популярные фотостоки, это очень унылое зрелище. Очень! Очень… Потратьте время на поиск картинок. Используйте gif. Это окупится вниманием и аплодисментами в конце.

Иллюстрация предоставлена авторами

Правило 11: работайте с цветом

В цветовой гамме презентации, кроме черного и белого, может быть от одного до четырех цветов. Например, в наших презентациях нет фирменного цвета. Мы используем гамму цветов продукта, которому посвящена презентация. Самый активный и доминирующий цвет становится главным, остальные цвета — второстепенными.

Иллюстрация предоставлена авторами

Если в вашей презентации больше 5 слайдов — не используйте цветные фоны на стандартных слайдах. Берегите глаза.

Правило 12: не играйте со шрифтами

Иллюстрация предоставлена авторами

Выберите один из стандартных шрифтов и используйте только его во всех нужных начертаниях. Красивого шрифта, который вы специально скачали, может не быть у того, кто будет читать презентацию потом.

Правило 13: расставляйте акценты

Если вам нужно выделить слово или фразу в тексте — выделяйте. Но не увлекайтесь. Когда акцентов слишком много — они перестают быть акцентами. Самые важные мысли выносите в цитаты на отдельные слайды.

Иллюстрация предоставлена авторами

Правило 14: подумайте о первых слайдах

Когда презентация будет готова, то представьте, что она попадает в папку с десятками подобных. Сделайте так, чтобы при просмотре первых двух слайдов было понятно, о чем она. Это облегчит поиск нужных документов вам, коллегам и партнерам.

Правило 15: слайд «Спасибо» официально запрещается

Пишите что угодно, но не «Спасибо». Выразите свое мнение по поводу брифа. Поставьте фото уставшей и счастливой команды, которая работала над проектом. Напишите «Это не конец». Не сдавайтесь на последнем слайде, проявите еще чуточку творчества и закончите презентацию эффектно.

Образовательный проект «Бери и делай!» дает конкретные, практические инструменты для развития бизнеса. В проекте выступают лучшие эксперты и практики. Не пропустите все самое полезное — подписывайтесь на материалы проекта «Бери и делай!».

«Спасибо за внимание!» или как «потопить» презентацию

Дабы не быть многословным и не писать мемуары о том, как одна простая фраза «потопила» сотни презентаций, я просто приведу пример, который встречался вам в жизни уже не раз.
Вернемся в далекое детство, когда родители часто напоминали нам о правилах гигиены и о том, насколько важно тщательно мыть руки перед едой. Иногда нам было лень: мы могли не вымыть их вовсе и стремглав побежать к столу, где нас уже ждет вкусный обед. А теперь представьте, что ваш ребенок поступает или поступил бы аналогично, и на ваши плечи ложится большая ответственность — донести, насколько важно мыть руки. И вот вы говорите ребенку:
— На наших руках живет много микробов. Мы их не видим, но они есть. Их становится еще больше, когда мы притрагиваемся к предметам, на которых они обитают — мобильные телефоны, ручки дверей, обувь. Если не вымыть руки, микробы перескакивают в еду, а значит, попадают в наш животик. Из-за этого мы болеем и чувствуем себя плохо. Понял?
— Да, понял.
— Спасибо за внимание!
И что дальше? Будет ли ваш ребенок мыть руки перед едой? Первое время, возможно, да. А потом он просто забудет, какой вред от этих микробов на руках. Всё, что от вас требовалось, это лишь закончить ваш диалог призывом к действию.
— … Понял?
— Да, понял.
— Тогда вперед — мыть руки!
Похожий случай может произойти и в ресторане во время романтического ужина, когда парень делает предложение руки и сердца своей девушке. Он говорит, что они уже 7 лет вместе и как она важна для него; сколько они пережили вместе и еще могут пережить; затем достает из кармана обручальное кольцо и говорит: «Спасибо за внимание!». Велики ли шансы получить согласие? Едва ли.
Я знаю, о чем вы думаете: «Это не имеет ничего общего с презентацией и ваши примеры слишком гиперболизированы». Это не так. Ваша презентация — тоже в некотором роде предложение, которое вы делаете аудитории. От того, каким будет его содержание зависит, «выйдет она за вас» или нет. И вероятность провала очень велика, если люди почувствуют, что вам важнее получить что-то от них, а не дать им что-то: знания или возможности для решения их проблем.
Одна простая фраза способна изменить многое. Это касается и презентаций. Люди чувствуют фальш и формальность, и небрежная фраза в конце презентации может смазать впечатление даже от хорошего выступления и хороших слайдов.
Концовка презентации важна, так как очень влияет на то, добьетесь ли вы своей презентацией поставленных целей. Кстати о целях. «Заслужить внимание от аудитории» не может быть целью. Точнее может быть, но это близко к нарциссизму. А вот «изменить отношение людей к курению», «привлечь на обслуживание в банк», «увеличить число постоянных посетителей сайта» — вполне. И здесь вам понадобится сильная презентация.

«Хитрости» финала письма

Скрыть рекламу в статье

«Хитрости» финала письма

Как повысить действенность и активность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

Посмотрите сами:

СОВЕТ

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

Специфические ситуации

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

Имиджевая/эмоциональная часть финала

Финал делового письма (и письмо в целом) выглядит более достойно и профессионально, если наряду с изложением своей позиции мы демонстрируем внимание к интересам и личности нашего адресата/клиента.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

Варианты имиджевых/эмоциональных фраз в финале письма:

• Будем рады сотрудничеству!

• Будем рады сотрудничеству с Вами!

• С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

• Если у Вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь. Мы обязательно на них ответим!

• Если у Вас появились вопросы – напишите или позвоните. Мы непременно Вам ответим!

• С надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Всегда готовы помочь и ответить на Ваши вопросы.

• С искренним уважением…

• С уважением…

• С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество…

• Искренне надеюсь, что наше сотрудничество будет позитивным и продуктивным.

• Будем рады видеть Вас в числе наших счастливых клиентов!

• Хорошего настроения и удачного дня!

• Спасибо за сотрудничество!

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Работая с имиджевой частью финала, важно понимать, что финальная фраза должна быть созвучна содержанию письма. Часто бывает, что финальная имиджевая фраза вводится нами в блок подписи – и, увы, не всегда соответствует смысловому контексту самого письма. Она превращается в мертвый шаблон, который не выполняет своего исходного назначения или (что хуже) начинает противоречить содержанию письма.

Подтверждение этому – в письме ниже.

From: Иванова Валентина

Sent: Thursday, August 26, 2010 7:13 PM

To: Николай Петрович

Subject: Вакансия главного бухгалтера

Добрый вечер, Николай Петрович!

Пишу Вам в связи с ситуацией, сложившейся с подбором кандидатов на позицию главного бухгалтера в подведомственной Вам службе. Позиция открыта уже более двух месяцев. Позиция достаточно непростая.

В конце июля состоялась встреча с Екатериной Козловой – реальным и достойным кандидатом на закрытие вакансии. Она выполнила все практические задания, мы передали их к Вам в службу. Результаты выполнения заданий до сих пор не проанализированы. В начале прошлой недели мы передали Вам еще 2 анкеты кандидатов на позицию бухгалтера и ответы этих кандидатов на вопросы. Ситуация прежняя – ответа нет. Николай Петрович, я уверена, что продолжать работу в таком ключе нет никакого смысла.

Сообщаю Вам о том, что с сегодняшнего дня вакансия главного бухгалтера нами переводится в разряд несрочных. Это означает, что при наличии достаточно большого количества актуальных вакансий в отделе персонала работа по поиску кандидатов на позицию главного бухгалтера будет нами вестись по остаточному принципу.

Хорошего настроения и удачного дня!

Валентина Иванова

Руководитель службы персонала

СОВЕТ

Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»

Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»

• «Спасибо за внимание»

• «Всего доброго!»

• «Всего наилучшего!

• «Удачи!»

Рассмотрим подробнее.

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/»Спасибо за понимание»

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!»

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

Фраза в финале: «Спасибо за внимание»

При использовании этой фразы важно понимать следующее. Она уместна только в деловой ситуации, когда вы выражаете благодарность за внимание, которое вам уделили в ответ на вашу просьбу/вопрос. Более корректным по звучанию и смыслу в такой ситуации будет вариант: «Спасибо за внимание, которое вы мне уделили».

Фраза «Спасибо за внимание!» абсолютно неуместна в ситуации, когда вы являетесь инициатором делового письма.

Почему? Дело в ее смысловом подтексте. Фразу «Спасибо за внимание» мы обычно используем, чтобы поблагодарить за внимание, которого можно было бы и не уделять. (Типичный пример такой ситуации в бытовой жизни: информация по TV о прогнозе погоды.)

Заканчивая свое информационное послание этой фразой, мы транслируем два смысловых значения:

1. «Я благодарен вам за время, которое вы мне уделили, так как вы имели полное право меня не слушать»;

2. «До свидания» («Всем спасибо. Все свободны»).

Оба этих смысловых значения неорганичны для делового письма.

Во-первых, нецелесообразно прощаться с клиентом столь категорично, не оставляя повода и надежды на возобновление диалога.

Во-вторых, странно и нецелесообразно писать письма, в актуальности которых вы не уверены. Даже если вы пишете такое письмо, заканчивать его нужно указанием на полезность и применимость вашей информации.

Резюме: фраза «Спасибо за внимание» неорганична финалу делового письма.

Вместо нее лучше использовать фразы:

• «Искренне надеюсь, что наша информация поможет вам…»

• «Уверены, что эта информация будет полезной при…»

• «Искренне надеюсь, что информация, которую я Вам сообщила, пригодится вам/поможет вам…»

Фразы в финале: «Всего доброго!»/»Всего наилучшего!»

Обе фразы – это варианты вежливого, но окончательного прощания. Они уместны в ситуациях, когда мы заинтересованы в прекращении диалога.

Если же мы хотим выразить клиенту/адресату наши пожелания добра или искреннего участия, то фразы «Всего доброго!» и «Всего наилучшего!» лучше заменить на:

• «Удачного дня!»

• «Хорошего настроения и удачного дня!»

• «С самыми наилучшими пожеланиями…»

• «С искренними пожеланиями…»

Фраза в финале: «Удачи!»

Эта короткая фраза в финале письма несет два смысловых оттенка.

1. Пожелание удачного стечения будущих обстоятельств.

2. Указание на то, что к этим обстоятельствам отправляющий адресат не будет иметь отношения («это будет происходить без меня, без моего участия»).

Решите сами, насколько приемлемы эти смысловые контексты в вашей переписке с клиентами/партнерами.

Итак, мы прояснили вопрос с главным инструментом ясного письма – его структурой. Основа ясности – четко прописанные три точки внимания, включая «хитрости» финала письма.

Это «смысловой треугольник», своего рода «смысловая рамка» письма.

Теперь в эту «рамку» нам нужно поместить основное содержание письма. Поместить таким образом, чтобы обеспечить нашему адресату предельную понятность, быстроту и комфорт чтения и восприятия. В этом помогают инструменты ясности. Напомним их.

1. Четкая структура письма (в том числе три точки внимания) – это мы уже освоили.

А со следующим нам предстоит разобраться.

2. Объем письма, комфортный для восприятия.

3. Подача информации в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5).

4. Графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерация.

5. Характер предложения (объем и структура).

Пойдем по порядку.

Оглавление книги

Как закончить презентация