Нормативная база

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, подотчётным лицом может быть:

• любой сотрудник организации, в том числе, руководитель, иностранец, не являющийся валютным резидентом РФ, лицо, имеющее непогашенную задолженность по ранее полученным суммам;
• субъект, исполняющий обязанности по гражданско-правовому договору.

Законодательством не предусмотрена передача наличности другому работнику. В случае такой необходимости, придётся вернуть средства в кассу и осуществить процедуру заново.

Если принято решение об ограничении списка подчинённых, которые праве получать подотчётные суммы, потребуется распоряжение, составленное в произвольной форме.

Указанием Банка России под отчёт разрешается выдавать финансовые средства в любом объёме. При этом работнику следует разъяснить, что, осуществляя наличные операции от лица компании, он должен соблюдать ограничение, установленное нормативным актом, – 100 тысяч рублей.

Нарушение карается административными санкциями:

Лицо	Сумма взыскания (тыс. руб.)
Должностное	4–5
Юридическое	40–50

В отношении физлиц без статуса ИП, работающих по гражданско-правовому договору, лимит наличных расчетов не применяется.

Минфин в письме от 21.07.2017 N 09-01-07_46781 разрешает перечислять подотчётные суммы на банковские карты работников. Для этого в назначении платежа указывают: «Под отчёт на оплату командировочных расходов».

Согласно Письму Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11_42288 способ расчёта с подотчётниками не относится к порядку ведения бухучёта и его не нужно закреплять в учётной политике предприятия.

Независимо от продолжительности интервала использования средств, указанного в распоряжении руководителя или заявлении работника, срок возврата неизрасходованной суммы – три дня с момента завершения поездки.

Период утверждён Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749. Порядок выдачи денег в данном случае значения не имеет.

Авансовый отчёт по командировке в 2019 году

Если сотрудник получил средства на административно-хозяйственные издержки, по возвращению на рабочее место он обязан подтвердить расходы.

Для этого необходимо внести сведения в специальный бланк и приложить документы-основания.

В ситуации, когда деньги не выдавались, оформление отчёта не требуется. Возмещение затрат происходит по заявлению подчинённого.

Как заполнить?

На составление авансового отчета после командировки отводится три дня. Если в этот период субъект отсутствовал, например, по причине болезни, то отсчёт начинается с момента выхода на работу.

Докладная записка о расходах в командировке должна быть составлена в определённом виде.

Это может быть:

• унифицированный бланк 0504505, утверждённый Приказом Минфина 52н, для бюджетников;
• форма АО-1 или документ, разработанный самостоятельно, для остальных организаций.

К командировочным расходам относят:

• издержки на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно;
• наём жилья;
• суточная оплата за пребывание в командировке;
• другие траты, одобренные работодателем.

Требования и необходимые данные

Согласно действующим нормам, авансовый отчёт применяют для учёта средств, выданных на административно-хозяйственные нужды.

Оформляют, руководствуясь следующими правилами:

• заполнение осуществляется на бумажном носителе или с помощью компьютерной техники;
• достаточного одного экземпляра, подготовленного подотчётным лицом и сотрудником бухгалтерии;
• нужно представить документы, подтверждающие затраты (квитанции, чеки, проездные билеты), и вычислить общую сумму издержек.

Пошаговая инструкция

Подотчётному лицу следует придерживаться следующего порядка заполнения бланка.

Вначале оформить графы 1–6 путём внесения данных, перечисленных в таблице:

1	2–4	5–6
Номера расходов	Даты, идентификаторы, названия документов-оснований, наименование затраты, например, суточные	Суммы издержек, указанные в представленных бумагах

Далее:

• поставить подпись и расшифровку;
• правильно пронумеровать подтверждающие документы, соблюдая идентичный порядок, и приложить их к отчёту;
• передать составленный документ в бухгалтерию или руководителю, если в организации нет отдельной финансовой структуры;
• получить расписку о том, что бумага принята к рассмотрению.

Форма и разделы

Наиболее распространённый вид авансового отчёта АО-1, утверждён Постановлением Госкомстата России 55 от 01.08.2001.

Скачать бланк можно на официальном сайте ведомства или на нашем сайте:

Авансовый отчёт

Документ состоит из двух страниц.

На лицевой стороне находятся:

• номер и дата составления;
• название организации;
• общая сумму отчёта;
• ФИО и подпись руководителя;
• данные подотчётного лица, включая структурное подразделение, должность и табельный номер;
• назначение аванса;
• размер выданных средств;
• дата и номер кассовой операции;
• остаток и перерасход;
• бухгалтерская запись;
• отметка о проверке и подтверждённая сумма;
• подписи ответственных лиц;
• расписка о принятии документа к проверке (под линией отреза).

Оборотная сторона формы представляет собой реестр, который содержит:

• порядковые номера и реквизиты документов, подтверждающих расходы;
• сумму издержек по расчёту и принятую к учёту;
• дебет счёта;
• подпись подотчётного лица.

Форма по ОКУД 0504505, установленная нормативные актами для отчётности бюджетников, имеет свои особенности:

• на первой станице добавлена таблица сведений о перерасходе и внесении остатка;
• реестр на оборотной стороне дополнен пояснениями кому, за что и по какому документу уплачено.

Авансовый отчёт для бюджетников

Кто подписывает и согласовывает?

В коммерческой организации сумму утверждает главный бухгалтер, а если он отсутствует, то эту функцию исполняет директор.

На государственном предприятии целесообразность произведённых расходов удостоверяется руководителем структурного подразделения, где трудится подотчётное лицо.

Нумерация

Согласно Указаниям по применению и заполнению формы АО-1, разработанным Госкомстатом РФ, документам, приложенным к авансовому отчёту, присваивается порядковое число, идентичное записи, проставленной в бланке.

Образец и пример заполнения 2019

Минимизировать ошибки подотчётников помогут специальные рекомендации, утверждённые приказом руководителя организации. С такой инструкцией сотрудников знакомят под роспись.

К документу можно добавить образец заполнения авансового отчета по командировке:

Можно ли оформить в электронном виде?

Согласно ФЗ от 06.12.2011 N 402, первичные документы разрешается составлять на компьютере и заверять простой или неквалифицированной электронной подписью.

Подтверждающие документы

Конкретный перечень бумаг, которые нужно приложить к авансовому отчёту, не установлен и зависит от конкретной ситуации.

Например, по расходам на проживание можно представить:

• счёт гостиницы с чеком ККТ или бланком строгой отчётности;
• справку с детализацией услуг и подтверждением фактической оплаты;
• договор найма квартиры, действующий в период поездки, и расписку о получении денег арендодателем (если это физическое лицо).

Затраты на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно обосновывают следующими бумагами:

• пассажирский билет, багажная квитанция или посадочный талон со штампом о досмотре в случае, если сотрудник пользовался услугами воздушного перевозчика;
• билет или выписка из автоматизированной системы управления, если речь идёт о железнодорожном транспорте;
• чек ККТ или БСО на оплату за пользование легковым такси;
• путевой лист и квитанция АЗС, если поездка совершена на личном автомобиле;
• договор аренды ТС, акт приёма-передачи, возврата, кассовый чек на оплату найма транспортного средства.

Сроки сдачи

Отчёт необходимо представить в течение трёх дней после возвращения из командировки. В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте в указанном периоде документ должен быть составлен и передан в бухгалтерию после того, как субъект снова приступит к исполнению обязанностей.

Штрафы за нарушения

Подотчётное лицо обязано соблюдать нормы действующего законодательства, в частности, Указания Банка России 3210-У о порядке ведения кассовых операций.

Представление авансового отчёта с опозданием – это дисциплинарный проступок.

В соответствии со ст.193 ТК РФ сотрудник может быть привлечён к ответственности в виде замечания или выговора.

Бухгалтерские проводки

Затраты работника, понесённые в период служебной поездки, списываются после утверждения авансового отчета по командировке проводкой дебет счёта 26 (44) кредит счёта 71.

Нюансы

В разных ситуациях оформление авансового отчёта имеет свои особенности. Ниже приведены некоторые из таких случаев.

При командировке за границу

Требуется построчный перевод оправдательных бумаг, составленных на иностранном языке. Он может быть осуществлён приглашённым профессионалом или сотрудником компании.

Постановлением Правительства РФ 749 от 3.10.2008 регламентируется возмещение расходов на оформление выезда, обязательные сборы и медицинскую страховку.

В качестве основания можно представить документы, в которых содержатся данные:

• о размере фактических затрат;
• наименования оплаченных услуг.

Из командировки в отпуск

В этом случае порядок представления отчёта отличается только тем, что заполнить и передать в бухгалтерию бумаги сотрудник должен в течение трёх дней после окончания периода очередного отдыха.

В течение какого времени оплачивается больничный лист? Читайте в нашей статье.

Про основные регистры бухгалтерского учета вы найдете информацию .

Как пишется заявление на материальную помощь? Узнайте .

В бюджетном учреждении

Авансовый отчёт составляется по форме, утверждённой Приказом Минфина РФ 52Н.

На личном автомобиле

Если поездка совершена на своей машине, то в качестве подтверждения расходов нужно предъявить следующие бумаги:

• путевой лист;
• кассовый чек на оплату топлива.

Если был уволен в период поездки. Когда закрыть отчет?

В этой ситуации потребуется отозвать сотрудника к месту работы. Таким образом, оформление всех документов должно быть завершено после возвращения, но не позднее даты расторжения трудового договора.

Допускается ли один отчётный документ на несколько рабочих поездок?

Если речь идёт о командировке, то следует придерживаться следующей нормы – отчёт необходимо представить в сроки, определённые нормативными актами, после окончания поездки.

В случае, когда постоянная работа осуществляется в пути, доложить о расходе средств нужно в периоде, на который они выданы.

Можно ли оформить один документ на двух работников?

Такой порядок допустим, когда деньги на поездку выданы одному из командировочных сотрудников.

Иначе каждое подотчётное лицо обязано оформить бумаги в отношении полученной им суммы.

Авансовый отчет по командировке является подтверждением расходования средств, которые предоставляются работнику на покрытие служебных издержек в период поездки. Он должен быть оформлен после возвращения в установленном интервале и подкреплен оправдательными бумагами.