О лимите остатка наличных денег

Всего немногим более двух лет действовало Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (далее — Положение), теперь оно утратило силу. Что, впрочем, неудивительно, ведь еще на стадии утверждения специалисты предъявляли к нему ряд претензий, которые банкиры не учли. Практика его применения показала, что напрасно. Речь идет, прежде всего, о неоправданном распространении одинаковых правил на все субъекты хозяйственной деятельности, независимо от их размеров и значения.

Нужные поправки появились в Указании от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Оно вступило в силу с 01.06.2014.

В Положении прямо указывалось, что оно распространяется на юридических лиц, как обязанных вести бухгалтерский учет, так и на перешедших на УСНО (подразумевалось, что они от этой обязанности освобождены), а также на индивидуальных предпринимателей.

Указание распространяется на эти же категории хозяйствующих субъектов, при этом отдельно выделены не «упрощенцы» (Указание исполняется всеми юридическими лицами, независимо от обязанности ведения бухгалтерского учета), а субъекты малого предпринимательства и те же ИП. Для них предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций, особенно для предпринимателей.

К сведению. К субъектам малого предпринимательства относятся внесенные в ЕГРЮЛ потребительские кооперативы и коммерческие организации (за исключением государственных и муниципальных унитарных предприятий), соответствующие следующим условиям (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»):

1) суммарная доля участия РФ, субъектов РФ, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, иностранных граждан, общественных и религиозных организаций (объединений), благотворительных и иных фондов в уставном (складочном) капитале (паевом фонде) указанных юридических лиц не должна превышать 25% (за исключением активов акционерных и закрытых паевых инвестиционных фондов); доля участия, принадлежащая одному или нескольким юридическим лицам, не являющимся субъектами малого и среднего предпринимательства, не должна превышать 25% (данное ограничение не распространяется на хозяйственные общества, деятельность которых заключается в практическом применении (внедрении) результатов интеллектуальной деятельности (программ для электронных вычислительных машин, баз данных, изобретений, полезных моделей, промышленных образцов, селекционных достижений, топологий интегральных микросхем, секретов производства (ноу-хау)), исключительные права на которые принадлежат учредителям (участникам) таких хозяйственных обществ — бюджетным научным учреждениям или созданным государственными академиями наук научным учреждениям либо бюджетным образовательным учреждениям высшего профессионального образования или созданным государственными академиями наук образовательным учреждениям высшего профессионального образования);

2) средняя численность работников за предшествующий календарный год не должна превышать 100 человек включительно;

3) выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС или балансовая стоимость активов (остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов) за предшествующий календарный год не должна превышать предельные значения, установленные Правительством РФ. В 2014 году величина указанной выручки для малых предприятий не должна превышать 400 млн. руб. (Постановление Правительства РФ от 09.02.2013 N 101).

В отличие от Положения, в котором не сообщалось, что такое кассовые операции, в Указании поясняется, что они включают в себя операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег. Для ведения данных операций устанавливают лимит остатка наличных денег (далее — лимит) только юридические лица, но не ИП, как ранее. Если юридическое лицо является субъектом малого предпринимательства, оно также освобождено от этой обязанности, однако в окончательной редакции Указания это упрощение оказалось для малых предприятий единственным.

Несколько изменен и сам порядок расчета лимита (приложение к Указанию). Существенным является то, что он, по существу, предлагает для юридического лица два варианта расчета данного лимита: один, как и ранее, — исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, другой — исходя из объема их выдач, из которого исключаются суммы, предназначенные для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Положение допускало выбор второго варианта только при отсутствии поступлений наличных денег в течение расчетного периода, для Указания оба варианта равноправны.

Как и прежде, Указание требует, чтобы юридическое лицо, имеющее обособленное подразделение, сдающее наличные деньги не на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, а в кассу юридического лица, рассчитывало лимит с учетом этих наличных денег. Но теперь дополнительно надо установить как часть общего лимита отдельный лимит для такого подразделения, направив в него экземпляр соответствующего распорядительного документа.

Наличные деньги, сумма которых превышает установленный лимит, сдаются для зачисления на расчетный счет юридического лица, но теперь, согласно п. 3 Указания это можно сделать только через систему Банка России. Пункт 1.5 Положения допускал возможность сдавать наличные деньги в организацию федеральной почтовой связи для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица.

О кассовых ордерах

Для индивидуальных предпринимателей теперь установлено, что они могут не оформлять приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО), если в соответствии с налоговым законодательством РФ они ведут учет доходов и расходов (учет доходов) в книге учета доходов и расходов (книге учета доходов) на основании первичных документов. Добавим, что в этом случае они могут также не вести и кассовую книгу (абз. 9 п. 4.6 Указания).

Учитывая, что все индивидуальные предприниматели так или иначе ведут учет в указанных книгах, данное правило можно распространить на них всех. Впрочем, по нашему мнению, для таких предпринимателей не установлено запрета оформлять ПКО и РКО лишь в отдельных случаях по необходимости или запросу контрагента.

В соответствии с п. 1.8 Положения форма ПКО и РКО должна была соответствовать образцам, приведенным в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление Госкомстата N 88). Напомним, что Закон о бухгалтерском учете с 01.01.2013 отменил обязательность применения в целях бухгалтерского учета форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Но обязательность применения таких форм в целях, отличных от бухгалтерского учета, по-прежнему может устанавливать государственный уполномоченный орган, как, например, Банк России в Положении в отношении кассовых документов.

Хотя в проекте Указания ЦБ РФ первоначально предполагал ввести новые формы, существенно изменив прежние типовые, в итоге он отказался от этой идеи. Прямой ссылки на Постановление Госкомстата N 88 в Указании нет, но из него следует, что кассовые документы должны оформляться в соответствии с кодами, присвоенными им Общероссийским классификатором управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299). Эти же коды применяются в Постановлении Госкомстата N 88.

Пункт 3.3 Положения допускал, что при ведении кассовых операций с применением ККТ на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, оформляется ПКО на общую сумму принятых согласно этой ленте денег. Теперь прямо разрешается поступать так же на основании бланков строгой отчетности и других документов, предусмотренных Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Данная норма изложена, по нашему мнению, не очень понятно, но, очевидно, имеется в виду, что в обобщенный ПКО должен заноситься итог по всем бланкам строгой отчетности и иным указанным документам, оформленным в течение рабочего дня (п. 5.2 Указания).

Об ответственных лицах

Согласно п. 2.1 Положения кассовые документы могли оформляться:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа юридического лица, индивидуального предпринимателя;
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

То есть в любом случае это мог быть только штатный работник соответствующего лица. Но в соответствии с ч. 3 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете в настоящее время руководитель экономического субъекта вправе заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета со сторонним юридическим или физическим лицом.

В связи с этим такому стороннему лицу п. 4.2 Указания предоставляется возможность оформлять также ПКО и РКО. При этом право подписи данных документов остается только за штатными работниками юридического лица (п. 4.3 Указания).

ПКО и РКО руководитель подписывает теперь при отсутствии главного бухгалтера или бухгалтера, а также если самостоятельно ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы. В пункте 2.2 Положения принципиально указывалось, что РКО руководитель подписывает всегда наряду с главным бухгалтером или бухгалтером.

Зато у кассира нет теперь права подписывать кассовые документы при отсутствии главного бухгалтера или бухгалтера, которое предоставлялось ему Положением. Но теперь его подпись обязательна на этих документах в дополнение к подписям главного бухгалтера, бухгалтера, руководителя.

Форма книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств, как и других кассовых документов, не изменилась, но немного поправлен порядок ее ведения. Она теперь заводится при наличии старшего кассира, необходима для учета передачи ему наличных денег от кассиров. Специально отмечается, что в ней должны указываться суммы передаваемых наличных денег, а также присутствовать подписи кассира и старшего кассира.

При этом старая форма данной книги не вполне подходит для такого порядка. Ведь она теперь должна предусматривать, что она ведется от имени не каждого отдельного кассира, а старшего кассира. При этом надо учитывать денежные потоки, идущие через него. Но в старой форме этого соблюсти невозможно, там даже нет строки, где может расписаться старший кассир. Все это планировалось отразить в форме, которую разработал ЦБ РФ, но новой формы не появилось, а изменение порядка ведения такой формы произошло.

О кассовой книге

Обособленные подразделения, как и прежде, передают юридическому лицу копию листа кассовой книги. Но пунктом 5.6 Положения предусматривалось, что это надо сделать не позднее следующего рабочего дня.

В пункте 4.6 Указания установлен не столь строгий порядок. Данную копию следует передать с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности. Напомним, что согласно п. 3 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете в общем случае бухгалтерская (финансовая) отчетность составляется за год, а промежуточная, то есть за отчетный период менее года, составляется экономическим субъектом в случаях, когда законодательством РФ, нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета, договорами, учредительными документами экономического субъекта, решениями собственника экономического субъекта установлена обязанность ее представления.

Однако, очевидно, что столь мягкий порядок может усложнить для юридического лица контроль за движением денежных средств в его обособленном подразделении, поэтому на практике вряд ли может быть применим в полной мере, но дает финансовым службам организации относительную свободу в его установлении.

Об исправлениях и электронном формате

Как и ранее, внесение исправлений в кассовые документы, то есть в ПКО и РКО, не допускается. Зато прямо указывается, что в остальные документы, ведение которых предусмотрено Указанием (книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, кассовая книга, расчетно-платежная и платежная ведомости), исправления вносить можно, сопроводив их датой исправления, фамилией и инициалами, а также подписями лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

Все эти документы можно также оформлять в электронном виде, но требования к ним стали жестче. Они должны быть защищены от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, а также обязательно подписаны электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При отсутствии электронной подписи электронные документы необходимо распечатывать и оформлять в порядке и в сроки, установленные для бумажных документов, чтобы избежать санкций в случае проверки.

Пункт 2.5 Положения требовал, чтобы все кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатывались на бумажном носителе. Лист кассовой книги, оформляемой с применением технических средств, необходимо было распечатывать на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Брошюровались такие листы не реже одного раза в год.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.