Ведение кадров

Под кадровой документацией имеются в виду документы, которые регламентируют порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты принятия на работу, увольнение с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и тому подобное.
В статье рассматриваются требования к ведению штатного расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, штатно-должностной книги, оформлению приказов, алфавитной книги, заполнению трудовых книжек и др. Отдельно рассказывается о делопроизводстве у физического лица — предпринимателя.

Общие положения

Кадровая служба, как правило, — самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации или его заместителю по кадрам.

Структура кадровой службы и ее штатная численность зависят от:

  • вида предприятия или организации;
  • количества работников;
  • отдельных параметров, характеризующих кадровый потенциал, возраст и пол работников (оформление пенсионных дел, листков нетрудоспособности, учебных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и т. д.).

Учитывая вышеизложенное, можно выделить следующие организационные формы кадровых служб на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее — предприятие) любой формы собственности:

  • существование самостоятельного структурного подразделения;
  • выполнение функций кадровой службы отдельным должностным лицом — инспектором по кадрам;
  • сочетание функций управления персоналом с другими функциональными обязанностями;
  • ведение назначенным лицом исключительно кадрового делопроизводства.

Обратить внимание. В целом отечественное трудовое законодательство сориентировано на работодателей — юридических лиц, однако, несмотря на это, оно распространяется и на физических лиц — предпринимателей (ФЛП), поскольку в соответствии со статьей 21 КЗоТ Украины они имеют право заключать трудовые договоры с наемными работниками. Это значит, что ФЛП обязано вести кадровую документацию.

Организационные документы

Под кадровой документацией имеются в виду документы, регламентирующие порядок использования работодателем наемного труда, регистры учета рабочего времени, документы, отображающие факты приема на работу, увольнения с работы, предоставления отпуска, направления в командировку и т. д.

Перечень кадровых документов:

  • штатное расписание — содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Указывая наименование должности в штатном расписании, следует руководствоваться Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ГК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327;

  • правила внутреннего трудового распорядка — определяют организацию работы на предприятии, обязанности работников и администрации, режим работы и другие вопросы.

В целом правила составляются в произвольной форме и могут содержать следующую информацию:

    • порядок приема на работу работников и увольнения их с работы;
    • права и обязанности работодателя;
    • права и обязанности работников;
    • режим работы;
    • порядок поощрения за работу;
    • порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т. д.

Утверждение правил внутреннего трудового распорядка предусмотрено статьей 142 КЗоТ;

  • должностные инструкции — регламентируют организационно-правовое положение работников, ими закреплены функции, права, обязанности, ответственность и взаимоотношения работника с другими работниками предприятия. Разрабатывают руководители структурных подразделений на основании приказа руководителя предприятия. При разработке должностных инструкций следует пользоваться Справочником квалификационных характеристик профессий работников «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности», утвержденным приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 года № 336, и отраслевыми справочниками.

Должностная инструкция состоит из разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Права», «Ответственность», «Должен знать», «Квалификационные требования» и «Взаимоотношения (связи) по должности».

Подписывается должностная инструкция руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем предприятия, согласовывается юристом и доводится до сведения работника под расписку.

Ввиду упрощенной системы ведения учета и отчетности, ведение кадровой документации у ФЛП также будет упрощено, в отличие от юридических лиц. Однако ведение физическим лицом — предпринимателем некоторых кадровых документов если не обязательно, то очень целесообразно. Это связано с требованиями соблюдения работодателями норм трудового законодательства в отношениях с наемными работниками. Ведь согласно статье 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях за нарушение требований законодательства о труде на граждан — субъектов предпринимательской деятельности налагается штраф в размере от 30 до 100 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан (510–1700 грн.).

ФЛП, зарегистрированное в установленном законом порядке, должно:

  • разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка;
  • заключать трудовые договоры с наемными работниками;
  • вести табели учета использования рабочего времени;
  • вести трудовые книжки наемных работников;
  • соблюдать сроки хранения документации, передачи ее в архив и уничтожения.

Основные функции кадровой службы:

  • оформлять распорядительные документы по личному составу;
  • вести учетные документы по кадрам, трудовые книжки.

Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия о:

  • приеме на работу, переводе и увольнении работников;
  • предоставлении отпусков;
  • поощрении и взыскании;
  • внесении изменений в трудовую книжку;
  • изменения, касающиеся личности работника (изменение фамилии, наименования должности, замещения должности по штатному расписанию и т. д.).

Приказом Государственного комитета статистики Украины от 5 декабря 2008 года № 489 (далее — Приказ № 489) утверждены следующие типовые формы приказов:

Как правило, на предприятиях приказы оформляются в упрощенной форме, но они обязательно должны содержать реквизиты типовых форм.

Оформление приказов

В соответствии с правилами оформления деловых документов текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и задачи приказываемых действий и основания для издания приказа.

Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии, имени и отчества работника, должности (с указанием ученой степени, звания, специальности, разряда), наименования структурного подразделения, даты вступления в силу этим пунктом приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа). Следовательно, излагается содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ.

После распорядительной части в приказе приводится ссылка на документ, который служил основанием для издания приказа (например, заявление, справка, медицинское заключение и т. д.).

Приказы могут оформляться на отдельных листах (формат А4), которые подшиваются в специальные папки. Рукописные приказы заносят в специальные книги приказов по кадрам. Эти книги нумеруют, прошнуровывают и удостоверяют подписью руководителя и печатью предприятия.

Кадровые приказы могут быть индивидуальными, т. е. содержать информацию лишь об одном работнике, или групповыми, если на предприятии в течение одного дня издается большое количество приказов по кадрам.

Приказы готовятся на основании:

  • распоряжений руководителя предприятия;
  • докладных записок руководителей структурных подразделений;
  • заявлений работников;
  • подписанного контракта;
  • решение конкурсной комиссии;
  • документов, предусмотренных законодательством.

Приказы оформляются в двух экземплярах. Один остается в отделе кадров, другой — передается в бухгалтерию предприятия.

Каждый пункт кадрового приказа должен быть сформулирован в соответствии с требованиями КЗоТ.

Проект приказа, при необходимости, согласовывается с соответствующими должностными лицами. Завизированный проект приказа подается на подпись руководителю предприятия. Работник знакомится с приказом под расписку.

Обратить внимание. Приказы печатями не заверяются.

Регистрация приказов

После подписания приказ (распоряжение) регистрируется в книге приказов (при сравнительно небольшом количестве приказов, которые издаются в течение календарного года) или на регистрационных карточках (при большом количестве приказов для удобства справочно-поисковой работы).

Целесообразно вести буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов. Например, к порядковому номеру приказа о движении персонала (например, прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) добавляется буква «П» (№ 12-П); в приказах об отпусках — «В» (№ 15-В); о поощрении — «З» (№ 11-З) и т. д.

Порядок составления сводного приказа

В сводном приказе (распоряжении), который предусматривает группу вопросов, рекомендуется размещать их в такой последовательности:

  • прием на работу (назначение на должность);
  • перевод на другую постоянную работу (на данном предприятии);
  • увольнение с работы;
  • предоставление отпусков;
  • поощрение;
  • взыскание.

В каждой группе вопросов фамилии работников размещаются в алфавитном порядке.

Что касается ФЛП: оформляясь на работу к частному предпринимателю (или увольняясь с работы), наемный работник может не писать заявления, как это предусмотрено для процедуры приема (увольнения) на работу на предприятии. Соответственно ФЛП нецелесообразно издавать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Зарегистрированный в центре занятости трудовой договор между работником и ФЛП является документом, который фактически замещает традиционные заявление и приказ. Поэтому частные предприниматели не должны оформлять приказы о приеме и увольнении с работы работников. Однако, предоставляя отпуска работникам, ФЛП стоит оформлять соответствующие приказы на основании поданных заявлений.

К учетным документам по кадрам относятся:

  • штатно-должностная книга;
  • алфавитная книга личного состава предприятия.

Как и все учетные книги, алфавитная и штатно-должностная книги нумеруются, прошнуровываются, удостоверяются подписью руководителя и печатью.

На предприятиях с большим количеством работников целесообразно вести алфавитные карточки, что значительно облегчает работу с картотекой.

К учетным документам по кадрам относится и табель учета использования рабочего времени. Приказом № 489 утверждены типовые формы первичного учета использования рабочего времени и порядок их применения.

В зависимости от структуры предприятия и численности работников табельный учет по структурным подразделениям осуществляет табельщик, инспектор по кадрам или лицо, назначенное приказом руководителя вести кадровое делопроизводство.

Табель — это поименный список работников структурного подразделения или в целом по организации, который ведется в соответствии с табельными номерами или в алфавитном порядке.

Табель составляется за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

Подписывают табель табельщик и руководитель структурного подразделения или лицо, отвечающее за кадровое делопроизводство, и утверждает руководитель организации, после чего табель сдают в бухгалтерию.

Вместе с тем Приказ № 489 не устанавливает требований или методических рекомендаций относительно порядка заполнения табеля, более того, согласно пункту 2 примечания к табелю названная форма имеет рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, которые нужны для заполнения форм статистических наблюдений. При необходимости, форму можно дополнить другими показателями, необходимыми для учета на предприятии. Что касается ФЛП, то они также могут ввести свои обозначения в табели.

Ведение трудовых книжек

В соответствии со статьей 48 КЗоТ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии или у физического лица свыше пяти дней. Трудовые книжки также ведутся на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Работникам, приступающим к работе впервые, трудовая книжка оформляется не позже пяти дней после приема на работу.

В трудовую книжку вносятся сведения о работе, о поощрениях и наградах за успехи в работе, сведения о взысканиях в нее не вносятся.

Порядок ведения трудовых книжек определяется постановлениями Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 года № 301 (далее — Постановление № 301) и «О внесении изменений в образец бланка трудовой книжки» от 2 марта 1994 года № 131 и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58 (далее — Инструкция № 58).

Согласно пункту 1.1 Инструкции № 58 трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии любой формы собственности или у физического лица свыше пяти дней, в частности, лиц, являющихся совладельцами (собственниками) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, сезонных и временных работников, а также внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц, работающих по совместительству, трудовая книжка ведется по основному месту работы.

Обратить внимание. Трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат.

В соответствии с пунктом 4 Постановления № 301 руководитель предприятия несет ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Приказом руководитель назначает лицо, уполномоченное быть ответственным за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.

Обратить внимание. Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у ФЛП с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с оказанием услуг (например, повара, няни, водители), хранятся непосредственно у работника.

За нарушение установленного порядка должностные лица несут дисциплинарную и другую ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

Поскольку трудовые книжки хранятся на предприятии как документы строгой отчетности, уполномоченное лицо ведет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книгу учета бланков трудовых книжек.

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами. Например, если работник принят на работу 4 июня 2001 года, в трудовой книжке записывается «04.06.2001».

Записи должны выполняться аккуратно, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего или фиолетового цвета.

С каждой записью в трудовой книжке работник знакомится под расписку в личной карточке работника (типовая форма № П-2), утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25 декабря 2009 года № 495/656.

Ознакомление с записями в трудовой книжке может происходить заочно направлением владельцам книжек соответствующих уведомлений с последующей отметкой об этом в личной карточке работника.

При изменении фамилии, имени и отчества или внесении изменений в дату рождения на основании документов (паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т. д.) вносятся новые данные. Ссылки на соответствующие документы на внутренней стороне обложки заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным лицом и печатью предприятия или отдела кадров. Например: «Прізвище Кравченко змінено на Харченко у зв’язку з укладенням шлюбу Підстава: свідоцтво про шлюб 1-ВЛ № 063072, видане відділом РАЦС Управління юстиції м. Києва 15.10.2012 (підпис, дата)».

В трудовую книжку не вносятся записи о:

  • временном переводе на другую работу для замещения работника;
  • перевод на более легкую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • временный перевод в случае производственной необходимости;
  • временный перевод на другую работу на том же предприятии в случае простоя.

Порядок заполнения трудовой книжки работников, трудоустраиваемых впервые

Заполнение трудовой книжки впервые осуществляется собственником или уполномоченным им органом не позже пятидневного срока со дня приема на работу.

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки записываются сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращений). Дата рождения указывается на основании данных паспорта или свидетельства о рождении. Потом указывается дата заполнения трудовой книжки. Работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.

На титульном листе трудовой книжки лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, ставит свою подпись и печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

В трудовую книжку по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:

  • время службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войск, где на тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
  • время учебы в высших учебных заведениях, аспирантуре и клинической ординатуре;
  • время учебы в профессионально-технических учебных и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. д.);
  • работу в качестве членов колхозов (в случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в стаж работников);
  • время ухода за инвалидом 1-й группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который согласно заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном уходе, в частности, за лицом, достигшим 80-летнего возраста (на основании медицинского заключения).

Предусмотренные записи вносятся в трудовую книжку до внесения сведений о работе на этом предприятии.

Обратить внимание. Сезонным работникам непрерывный трудовой стаж сохраняется лишь в тех отраслях, где это предусмотрено действующим законодательством.

Безработным лицам в период получения пособия по безработице записи в трудовой книжке осуществляются органом государственной службы занятости населения.

Основанием для отображения вышеуказанных записей являются военные билеты, дипломы, свидетельства, аттестаты, справки и другие документы.

Если за время работы работника изменяется наименование предприятия, об этом в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то», а в графе 4 указывается основание переименования — приказ (распоряжение) дата и номер.

Записи в трудовой книжке при увольнении и при переводе на другую работу осуществляются в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. Например: «Звільнено за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (например: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України»).

При увольнении делается запись в день увольнения, остальные записи — не позже недельного срока со дня издания приказа.

Записи об увольнении, о награждениях и поощрениях удостоверяются подписью руководителя и печатью.

Собственник или уполномоченный им орган обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается новый приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись об увольнении признается недействительной в порядке, установленном пунктом 2.10 Инструкции № 58.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, собственник или уполномоченный им орган направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, которые находятся на работе. По окончании этого срока неполученные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия не менее 50 лет, а по окончании указанного срока подлежат уничтожению.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или направляется по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке умершего работника в графу 3 записывается: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», в графе 4 указывается дата и номер приказа.

Вкладыш в трудовую книжку вшивается в случае, если все страницы соответствующих разделов в трудовой книжке заполнены. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице трудовой книжки делается отметка о том, что выдан вкладыш, и здесь же указывается серия и номер вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Работник, потерявший трудовую книжку или вкладыш в нее, обязан немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по последнему месту работы. Тогда собственник или уполномоченный им орган выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш в нее не позже 15 дней после заявления о потере. В правом верхнем углу книжки-дубликата делается запись «Дублікат».

Если работник до устройства на это предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в графе «Відомості про роботу» сначала вносится запись об общем трудовом стаже его работы до прихода на это предприятие, при наличии подтверждающих документов. Общий трудовой стаж записывается суммарно, указывается общее число лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какое время и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки (например: 15 лет 6 месяцев 12 дней).

Потом общий трудовой стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам, при этом порядковый номер записи не проставляется: в графе 2 указывается дата, в графе 3 — наименование предприятия, где работал работник, и должность. В таком же порядке выполняется запись об увольнении.

В дубликат трудовой книжки вносятся лишь данные, подтвержденные документально.

Обратить внимание. Дубликат выдается работнику и тогда, если трудовая книжка стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т. д.).

При этом на первой странице трудовой книжки, которая стала непригодной, делается запись: «Замість видано дублікат», а непригодная книжка возвращается владельцу.

Предприятие выдает книжки за свой счет, если порча или потеря трудовой книжки произошла по вине предприятия.

При выявлении в трудовой книжке ошибки или неточной записи сведений о работе, переводе, а также о награждениях и поощрениях, исправления выполняются предприятием, на котором была внесена соответствующая запись.

Исправления сведений о работе, переводе на другую работу, о награждениях и поощрениях обязательно должны соответствовать оригиналу приказа. При потере приказа или несоответствии записи фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом следует иметь в виду, что свидетельские показания не могут быть основанием для внесения исправлений.

Обратить внимание. Исправление ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается путем зачеркивания.

В соответствии с Инструкцией № 58 исправления неточных или неправильных записей в трудовой книжке выполняются в следующем порядке:

  • в графе 1 указывается порядковый номер;
  • в графе 2 дата внесения исправленной записи;
  • в графе 3 — «Запис за № таким-то недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)»;
  • в графе 4 — повторяется дата и номер приказа (распоряжения) руководителя, запись с которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу, восстановление на предыдущей работе или изменении формулировки причин увольнения.

Кадровая служба должна руководствоваться:

Кодексом законов о труде Украины

Законами Украины:

  • «Об отпусках» от 15 ноября 1996 года № 504/96-ВР
  • «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными погребением» от 18 января 2001 года № 2240-ІІІ
  • «О государственной помощи семьям с детьми» от 21 ноября 1992 года № 2811-ХII
  • «О пенсионном обеспечении» от 5 ноября 1991 года № 1788-XII
  • «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» от 21 марта 1991 года № 875-XII

Постановлениями Кабинета Министров Украины:

  • «Об утверждении перечня производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочей недели» от 21 февраля 2001 года № 163
  • «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту на льготных условиях» от 16 января 2003 года № 36
  • «О реализации статей 19 и 20 Закона Украины «Об основах социальной защищенности инвалидов в Украине» от 31 января 2007 года № 70
  • Генеральным соглашением о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2010–2012 годы от 9 ноября 2010 года

Приказами Министерства труда и социальной политики Украины:

  • «Об утверждении Порядка применения Списков № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей при исчислении стажа работы, дающей право на пенсию по возрасту на льготных условиях» от 18 ноября 2005 года № 383
  • «Об утверждении Рекомендаций относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда» от 10 октября 1997 года № 7
  • Национальным классификатором Украины «Классификатор профессий ГК 003:2010», утвержденным приказом Госпотребстандарта Украины от 28 июля 2010 года № 327
  • Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58
  • Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года № 59

Видання для кадровиків Журнали реєстрації Діловодство та документообіг

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

● организация труда работников;

● заключение трудового договора и прием на работу;

● перевод на другую работу;

● предоставление работникам отпусков;

● поощрение работников;

● наложение на работников дисциплинарных взысканий;

● аттестация работников;

● ведение штатного расписания;

● учет использования рабочего времени;

● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

● оформление служебных командировок;

● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003).

Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл. 7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда:

● инструкции по охране труда по профессиям;

● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями);

● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

Обратите внимание

В соответствии с подп. «а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП).

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности. За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

№ п/п

Документ

Каким документом регламентируется

Примечание

Срок хранения

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Статья 189 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

Постоянно

Положение о защите персональных данных работников

Статья 86 ТК РФ

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым.

Постоянно

Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка)

Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ

При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым.

Постоянно

Положение о системе обучения

Статьи 196, 197 ТК РФ

При наличии системы обучения в организации.

Постоянно

Положение об аттестации работников

Статья 81 ТК РФ

При проведении аттестации по решению работодателя.

Постоянно

График отпусков

Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год

Трудовой договор

Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям

Принимаются по решению работодателя.

Постоянно

Приказы о приеме на работу

Статья 68 ТК РФ

Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

75 лет

Приказы о переводе на другую работу

Статья 72.1 ТК РФ

Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

75 лет

Приказы об увольнении

Статья 84.1 ТК РФ

75 лет

Приказы по основной деятельности

Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе)

Приказы о предоставлении отпусков

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1

Издаются на основании графика отпусков или заявления работника

5 лет

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Статья 128 ТК РФ

Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

5 лет

Личная карточка работника (форма Т-2)

Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Ведется на каждого работника.

75 лет

Трудовая книжка

Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив

Договоры о полной материальной ответственности

Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85

Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

5 лет

Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности

Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно)

Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя

5 лет

Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу

То же

75 лет

Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении

То же

75 лет

Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков

То же

50 лет

Журнал регистрации командировочных удостоверений

То же

5 лет

Табель учета рабочего времени

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником

75 лет

График сменности

Статья 103 ТК РФ

Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие.

1 год

Журнал учета проверок инспектирующих органов

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица

Постоянно

Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий

Положение об аттестации работников предприятия

Оформляются аттестационной комиссией

15 лет

Табели и наряды работников вредных профессий

Часть 3 статьи 91 ТК РФ

Составляются ежемесячно.

75 лет

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

75 лет

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

50 лет

Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;

— льготной пенсии

То же.

5 лет

10 лет

Инструкции по охране труда по профессиям

Раздел 10 ТК РФ

Постоянно

Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)

Раздел 10 ТК РФ

10 лет

Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001)

5 лет

Акты о несчастных случаях

Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»

45 лет

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

45 лет

Кадровый учет призван решать следующие основные задачи:

  • формирование штатного расписания, определение организационной структуры,
  • учет численности персонала,
  • документальное обеспечение работы (составление должностных инструкций, трудовых договоров и т.д.),
  • предоставление отпусков и командировок сотрудников,
  • отслеживание фактически отработанного трудового времени и пр.

Первоочередная задача – разработка организационной и кадровой структуры предприятия, решение вопросов управления.

Кадровое делопроизводство

Чтобы кадры были в порядке, необходимо грамотное делопроизводство. Оно подразумевает составление и своевременную корректировку штатного расписания, определение количества трудовых мест по конкретной должности, описание требований к должностям, налаживание взаимодействия между структурными подразделениями.

Кадровый учет предназначен для планирования и управления численностью персонала. На основании данных о наличии и движении кадров предприятие выявляет свои перспективные потребности в сотрудниках, разрабатывает программу по обеспечению предприятия необходимым персоналом. Кадровый учет имеет значение для оценки производительности труда и для расчета заработной платы.

Ведение кадрового учета

Организация кадрового учета начинается с разработки основополагающих документов, регулирующих деятельность как трудового коллектива в целом, так и отдельных сотрудников. В комплект этих документов входят правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате и охране труда, коллективный трудовой договор.

Второй этап включает в себя составление и утверждение штатного расписания с указанием должностей и количества требуемых сотрудников, разрабатываются должностные инструкции.

Специалисты рекомендуют оформить такой важный документ, как «Кадровая политика предприятия». Он позволит регламентировать основные положения относительно управления персоналом.

Автоматизация кадрового учета

Организация кадрового учета завершается введением специализированного программного продукта, который даст возможность компьютеризировать процесс кадрового делопроизводства.

Сегодня на рынке представлено большое разнообразие информационных систем, с помощью которых кадровый учет автоматизируется. Например, 1С зарплата и кадры (версия 8.3). Выбор конкретной системы осуществляется с учетом особенностей деятельности предприятия, структуры и количества сотрудников, главенствующих кадровых задач, стоящих перед ним.

Кадровый аутсорсинг

Поможем организовать ведение кадрового учета в организации при помощи услуги кадровый аутсорсинг. Специалисты кадровики обеспечат грамотную организацию и ведение всех процессов в сфере управления персоналом предприятия.

Содержание бухгалтера в штате обходится гораздо дороже, чем аутсорсинг кадрового учета. Оставьте заявку для бесплатной консультации специалиста.

Кадровик — специалист по кадрам, основной обязанностью которого является помощь руководителю компании в обработке данных о других сотрудниках. Прием, кадровые перемещения, увольнения, направление в командировку — все это не может осуществляться без участия работника из отдела кадров. Да и отчетные документы по командировке готовятся сегодня, как правило, быстро и срочно, так что с этим проблем возникнуть не должно. Это — то, что лежит на поверхности. Каков же настоящий круг обязанностей такого человека?

Что он делает

Он «ведет» каждого сотрудника от собеседования и до увольнения (иногда — до поступления на новую работу). В этот процесс входит:

поиск новых работников, организация собеседования;

направление на медицинский осмотр или предварительные обучающие курсы (если требуется);

сбор необходимых документов (копия паспорта нового работника и т. п.), заведение личного дела, карточки;

собственно прием на работу, ознакомление человека с локальными актами организации (должностными обязанностями, коллективным договором, правилами внутреннего распорядка, информирование о противодействии коррупции и т. п.), заключение договоров — трудового и материальной ответственности;

организация поступления информации о новом сотруднике в бухгалтерию (в частности, размер оклада, утвержденные надбавки, потребность в оформлении дебетовой карты и т. п.);

отслеживание сроков отпуска, необходимого повышения квалификации или проведения аттестации, соблюдение пунктов трудового договора и внутренних правил компании, должностных инструкций (в случае нарушения организуется работа по составлению необходимых актов, наложению взысканий);

подготовка отчетов для руководителя, составление штатного расписания и т. п. — с включением в списки нового работника;

сбор заявлений — на отпуск, на перевод, на увольнение с соблюдением сроков, указанных в Трудовом кодексе;

увольнение сотрудника с соблюдением норм трудового законодательства.

Конечно, обязанностей у кадрового специалиста гораздо больше, и в каждой компании их набор немного варьируется.

Отчетность

Форму внутренней отчетности определяет руководитель организации. Как правило, главные отчеты — это:

1. штатная расстановка на конкретную дату;

2. движение кадров;

3. статистические данные о сотрудниках.

А перед кем же еще отчитывается специалист по кадрам?

1. Центр занятости: за не сообщение об имеющихся вакансиях предусмотрена ответственность. Информацию доводят до ЦЗН хотя бы раз в месяц — до 28-30 числа.

2. Военно-учетный стол. При поступлении на работу любого мужчины, медицинского сотрудника (женского или мужского пола) следует сообщить об этом в военно-учетный стол по месту регистрации нового коллеги — не позднее 2 недель после этого события. Если военного билета нет, этот факт следует обязательно довести до сведения сотрудников из ВКСО. Раз в в год сдаются списки всех работников, находящихся в запасе и призывников — на сверку (до 1 декабря), плюс учетная карточка организации (форма №18). Если в компании ведется бронирование, отчетность более строгая и обширная.

3. Пенсионный фонд. Отчет создается совместно с бухгалтерией (РСВ) раз в квартал — 15 января, апреля, июля, октября. Кадровик отвечает за правильность указания стажей работы в данном документе. В ПФР также сообщаются сведения стаже уходящих на пенсию работников (форма АДВ), делаются заявки на замену СНИЛС — при изменении персональных данных (фамилии, даты рождения и т. п.).

Если есть головная организация, придется отчитываться и перед ней — по изменениям в штатной расстановке, о вакансиях, об укомплектованности кадрами, об образовании и т. п.

Ответственность

Кадровый специалист несет ответственность за правильность и своевременность заполнения трудовых книжек и личных дел, их сохранность. Есть и негласная ответственность за своевременность сообщения данных в бухгалтерию — например, об изменении оклада сотрудника.

Сотрудник отдела кадров имеет доступ к персональным данным коллег — поэтому на него возлагается ответственность за неразглашение этой информации (вплоть до уголовной).

Материальной ответственности кадровик не несет — или несет частичную, по договоренности с руководителем компании (например, за вверенные ему ценности — печать, канцтовары и т. п.).

В помощь при поступлении на работу

В этом случае кадровик должен взять у человека:

копию паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании, военного билета, пенсионного удостоверения, свидетельства (о рождении детей, заключении брака и т. п.);

документы об инвалидности (если имеются);

фотографии — в личное дело;

заполненную анкету (данные необходимы для подачи различных сведений);

медицинское заключение о здоровье;

справку об отсутствии судимости (если предполагается работа в педагогической сфере);

согласие на обработку персональных данных.

Инструктаж по технике безопасности является обязательным, поэтому кадровик выписывает контрольный лист инструктажа на нового работника и сразу передает его ответственным за процесс лицам.

Участие в проектах

Кадровик участвует в создании:

коллективного договора и приложений к нему (правила внутреннего трудового распорядка, о материальном стимулировании, форма договора с работниками, списки должностей с указанием необходимых статей для медицинского осмотра);

положения о защите персональных данных;

положения о неразглашения коммерческой тайны;

должностных инструкций (если нет другого ответственного за охрану труда лица).

Кадровик ведет документы:

личные дела;

личные карточки (отдельно — граждан, состоящих на военном учете);

трудовые книжки;

журналы регистрации:

трудовых книжек и вкладышей к ним;

трудовых договоров;

личных дел;

листков нетрудоспособности;

личных карточек;

входящей и исходящей корреспонденции отдела кадров;

приказов по отделу кадров;

табели.

Не стоит расценивать работу кадровика как человека, который занимается только оформлением бумаг. В его обязанности часто входит проведение мониторинга удовлетворенности условиями работы других сотрудников, проведение собеседований с психологической оценкой кандидатов, информирование о предстоящих событиях (днях рождения и т. п.) и многое другое. Специалисту отдела кадров полагается уметь лавировать между нормами права, желаниями своего руководства и других работников организации, знать правила проведения различных проверок.

Если по результатам таких проверок кадровик не получает замечаний, руководитель и подчиненные находят компромиссы в сфере трудовых отношений, отлажен механизм взаимодействия с бухгалтерией — то такого человека можно действительно назвать хорошим кадровиком.

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году разнообразны и многочисленны. Разобраться в этих нововведениях поможет наш материал.

Что нового в кадровом делопроизводстве и какие законодательные нюансы придется учесть в 2016 году?

Кадровое делопроизводство – процесс трудоемкий и подчиненный требованиям закона. Чтобы соответствовать нормативным требованиям, кадровику приходится:

  • регулярно отслеживать все изменения законодательства, непосредственно или косвенно влияющие на кадровый документооборот;
  • своевременно учитывать законодательные новшества при осуществлении кадрового делопроизводства;
  • предвидеть и предотвращать негативные последствия от неприменения требований законодательства при оформлении кадровой документации.

К сожалению, нет такого документа, в котором законодатель предусмотрел бы все без исключения нюансы кадрового делопроизводства – все они рассредоточены по разным законам, указаниям, инструкциям и иной «нормативке».

Собирая по крупинкам корректировки законодательства, способные повлиять на кадровое делопроизводство, можно обозначить следующую совокупность законодательных нововведений, учесть которые придется в 2016 году:

  • урезанный командировочный пакет документов;
  • влияние на кадровый документооборот факта отмены обязательного применения фирменной печати компании;
  • предстоящее введение обязательного применения профстандартов;
  • выдача на руки трудовых книжек;
  • законодательное установление уведомительного срока при письменном сообщении соискателю о причине отказа в приеме на работу;
  • изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;
  • изменение подходов контролирующих органов к проверкам малого бизнеса;
  • другие законодательные нововведения.

Кроме того, не следует забывать и об ужесточении штрафных санкций за игнорирование требований трудового законодательства, и о новой системе административной ответственности работодателей.

Подробнее об этом расскажем в следующих разделах.

Командировочное делопроизводство

Чтобы снарядить сотрудника в командировку, сейчас необходим только один основной документ – приказ.

Помощь в оформлении командировочного приказа вы найдете в материале «Приказ о направлении работника в командировку – образец».

Важно! Из разряда обязательных документов исчезли два долгое время популярных: служебное задание и командировочное удостоверение.

Эта неразлучная пара ранее входила в обязательный командировочный набор и выполняла важные функции – подтверждающую, контрольную и отчетную.

В настоящий момент большинство работодателей продолжают оформлять эти документы, а сотрудникам, отправляющимся в служебную поездку, приходится их заполнять и проставлять необходимые отметки. Однако свой обязательный статус официально они утратили и могут использоваться только для внутрифирменных контрольных целей.

В отношении объема командировочных бумаг для кадровика мало что изменилось. Если компания решила отказаться от служебного задания и командировочного удостоверения, объем оформляемых документов резко сокращается, что экономит время, бумагу, расходные материалы и труд кадровика.

Если же комплект этих бумаг остался прежним, ни для командировочного, ни для работодателя никаких изменений не произойдет. Однако не следует забывать, что работнику придется оформить дополнительно служебную записку, чтобы подтвердить срок нахождения в командировке, если он передвигался на служебном, личном или попутном транспорте.

Особенности применения печати в кадровом документообороте

Уже год прошел с момента возникновения у коммерсантов права на неиспользование фирменной печати. Однако расслабляться не приходится (в первую очередь кадровикам), так как в кадровом делопроизводстве обязательность проставления печати все-таки по отдельным элементам присутствует.

Важно! По мнению Роструда, высказанному в письме от 15.05.2015 № 1168-6-1, работодатель обязан проставить печать в трудовой книжке, заверяя тем самым сделанную в ней запись. Иначе – штраф по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 руб.

Решая для себя вопрос проставления печати в трудовых книжках, работодатель должен помнить, что проверяющий (трудинспектор) вправе оштрафовать за каждый случай такого нарушения.

Разобраться с применяемыми бланками трудовых книжек и с процессом их заполнения помогут материалы нашего сайта:

  • «Новый типовой бланк трудовой книжки»;
  • «Порядок заполнения трудовой книжки — образец 2015-2016»;
  • «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2016 году заставят кадровиков не только по-новому взглянуть на привычные для них документы (трудовые книжки, трудовые договоры и др.), но и вникнуть в совершенно новый мир – сферу профессиональных стандартов. Об этом расскажем в следующем разделе.

Профстандарты и кадровое делопроизводство

Обычно на работника кадровой службы возлагается обязанность по разработке должностных инструкций работников компании. К этому процессу разные компании подходили по-разному: кто-то детально прорабатывал каждый пункт инструкции, согласовывал с причастными службами и получал в результате пакет серьезных внутрифирменных должностных инструкций, которыми работники руководствовались в своей работе; другие компании вообще не имели документа с подобным названием или выдавали работнику только перечень его трудовых обязанностей. Такие разные подходы были обусловлены отсутствием в законодательстве строгих требований по данному вопросу.

В текущем году этот процесс несколько видоизменится. Это связано с июльскими вступлениями в действие ст. 195.2 и 195.3 ТК РФ.

Важно! В соответствии со ст. 195.3 ТК РФ с 01.07.2016 работодатель обязан применять профстандарт, если трудовым законодательством или иными нормативными документами будут определены квалификационные требования для исполнения работником определенной трудовой функции.

До указанного времени все профстандарты носят рекомендательный характер и применяются по желанию работодателей.

Как профстандарты могут повлиять на содержание должностных инструкций, узнайте из материалов нашего сайта:

  • «Должностная инструкция экономиста — образец за 2016 год»;
  • «Должностная инструкция кладовщика материального склада».

Уведомительный срок и последствия его несоблюдения

Уведомительный срок – с такими законодательными нюансами работодатель встречается часто в своей деятельности. Трудовое законодательство строго стоит на страже интересов работников, предусматривая эту процедуру – письменное уведомление работника в различных ситуациях.

С работниками все ясно, а вот в отношении соискателей этот вопрос до недавнего времени был законодательно не урегулирован. От этого страдали люди, находящиеся в поиске работы.

При этом работодателей такая ситуация вполне устраивала – отказ в приеме на работу никак не оформлялся, и причины отказа никем не анализировались.

Сейчас данный вопрос урегулирован – это обернулось одновременно и пользой для соискателей, и головной болью для работодателей.

Важно! Поправки, внесенные в ст. 64 ТК РФ законом от 29.06.2015 № 200-ФЗ, дают работодателю 7 рабочих дней на то, чтобы письменно сообщить соискателю причину отказа в приеме его на работу, если он в письменной форме попросил об этом.

Такая система защищает ищущего работу человека от необоснованного отказа в приеме на работу, так как письменное уведомление – это уже документ, с которым можно искать правды в суде, если причина отказа не обоснована.

Игнорировать письменную просьбу «отказного» соискателя работодателю опасно – за такой проступок возможно наступление ответственности следующих видов (ст. 5.27 КоАП):

  • дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ);
  • материальная (ст. 3, 234 ТК РФ);
  • уголовная (ст. 145 ТК РФ).

О других видах наказаний, которые могут грозить нерадивому работодателю, если он на должном уровне не организует кадровое делопроизводство и игнорирует трудовое законодательство, расскажем далее.

Административная ответственность работодателя и кадровое делопроизводство

Случай, когда работодателя могут наказать за то, что он письменно не уведомил работника о причинах отказа приема на работу, − не единственный в списке административных проступков работодателя.

Уже 2-й год действует новая система административных наказаний за нарушение работодателем трудового законодательства. При этом кадровое делопроизводство – немаловажный элемент внутрикорпоративного механизма, качественное срабатывание которого обезопасит руководство и компанию от штрафов.

Перечислим часть таких ситуаций:

  • кадровая служба допустила работника к выполнению трудовых функций без оформления трудового договора (по ст. 5.27 КоАП – штраф на руководителя от 10 000 до 20 000 руб.);
  • оформление гражданско-правовых отношений вместо фактически имеющих место трудовых (по ст. 5.27 КоАП – штраф на ИП от 5 000 до 10 000 руб., на компанию – от 50 000 до 100 000 руб., на руководителя – аналогично предыдущему пункту);
  • если работодатель был повторно пойман на указанных выше нарушениях (ст. 5.27 КоАП – компании придется заплатить от 100 000 до 200 000 руб., а ИП вынужден будет отдать государству от 30 000 до 40 000 руб.).
  • нерадивость работодателя (а точнее, его кадровой службы), выразившаяся в нарушении законодательно прописанного порядка сбора, хранения, использования и распространения персональных данных работников (ст. 13.11 КоАП – предупреждение или штраф на компанию от 5 000 до 10 000 руб., на руководителя – от 500 до 1 000 руб.).

Перечисленные меры – всего лишь крупинка в огромном море законных наказаний работодателя, не желающего наладить в своей компании кадровое делопроизводство или экономящего на работниках кадровой службы. Здесь напрямую работает пословица о том, что скупой платит дважды.

Итоги

Кадровое делопроизводство в 2016 году – это кропотливый и многотрудный процесс, требующий системного подхода к его организации и учета всех законодательных нововведений.

Нежелание работодателя соблюдать трудовое законодательство может вылиться в целую систему наказаний (от дисциплинарного взыскания до уголовной ответственности), что повлечет и немалые материальные потери.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *