1 июля этого года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Что он несет кадровикам? Придется ли что-то менять в технологиях нашей работы? Давайте проанализируем некоторые его положения.

Прежде всего нам нужно разобраться с ключевыми вопросами. Во-первых, насколько ГОСТ обязателен для применения? Во-вторых (этот вопрос логически вытекает из первого), возможны ли какие-либо санкции за неисполнение его положений?

Ответ на эти вопросы весьма прост: согласно Федеральному закону от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016; далее — Федеральный закон № 162-ФЗ) ГОСТы в нашей стране носят рекомендательный характер.

Да, именно так: государственные и национальные стандарты по общему правилу не являются нормативными документами, обязательными для исполнения. В ст. 4 Федерального закона № 162-ФЗ первым же принципом стандартизации заявлена добровольность применения документов по стандартизации.

Правда, из этого правила есть исключения, однако касаются они оборонной, атомной промышленности и безопасности дорожного движения (ст. 6 Федерального закона № 162-ФЗ), но никак не стандартов оформления документов.

А в ст. 26 Федерального закона № 162-ФЗ четко сказано, что документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе (ч. 1 ст. 26). Поэтому применение национального стандарта является обязательным для изготовителя и (или) исполнителя только в случае публичного заявления им о соответствии его продукции национальному стандарту, в том числе в случае применения обозначения национального стандарта в маркировке, в эксплуатационной или иной документации и (или) маркировки продукции знаком национальной системы стандартизации (ч. 3 ст. 26).

Таким образом, ГОСТ Р 7.0.97-2016 нормативно-правовым документом не является и обязательному применению не подлежит.

Соответственно, не был обязательным для применения и предыдущий ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст), прекративший свое действие 30 июня 2018 г.

Например, в отметке о заверении копии часто вместо слова «Верно» писали «Копия верна». Не правда ли, коллеги, многие из вас узнали свою формулировку?

Даже шапку документов подавляющее большинство оформляет не по ГОСТу. Сравните вариант по ГОСТу с продольным (пример 1) или угловым расположением реквизитов (пример 2) и тот, который используется в подавляющем большинстве организаций: с продольным (пример 3) или угловым расположением реквизитов (пример 4).

Возможно, отличий еще больше. И в этом нет ничего страшного: поскольку ГОСТ не является нормативным документом, в случае несоблюдения его положений (заметьте, раз это не нормативный правовой акт, то не «требований», а именно «положений») никаких санкций быть не может. Так что ни инспекторы ГИТ, ни проверяющие из прокуратуры или каких-либо иных органов не вправе предъявлять претензии, основанные на положениях ГОСТа.

Тем не менее создать нам проблемы он может.

Дело в том, что согласно п. 5.26 нового ГОСТа при оформлении копий документов для сторонних («других») организаций в реквизите «отметка о заверении копии» нужно дополнительно указывать еще место хранения того документа, с которого была изготовлена копия. Видимо, по мнению авторов ГОСТа, догадаться, что оригинал хранится в той организации, которая заверила копию, и найти дело с оригиналом слишком сложно.

Формулировка предлагается следующая: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год».

Учитывая рекомендательный характер ГОСТа, это положение (рекомендацию!) можно игнорировать. Однако проблема в том, что копия пойдет именно в другую организацию, и мы не можем быть уверены, что должностные лица той организации понимают рекомендательную силу ГОСТов. И, соответственно, не можем быть уверены в том, что они примут копию, которая заверена, но без отметки о месте нахождения оригинала. Поэтому исключительно чтобы не создавать своим работникам проблем (особенно при обращении в банки за кредитами, так как известно, что банки, как правило, самые большие формалисты в таких делах), лучше оформлять копии по ГОСТу.

Правда, сразу возникает следующий вопрос: ГОСТ хочет, чтобы были указаны сведения о деле, где хранится подлинник. Но ведь, к примеру, трудовые книжки в делах никогда не хранятся, так как же оформлять ссылку? Ответ простой: поскольку на нет и суда нет (причем даже в буквальном смысле этого выражения), будем писать только организацию, например: «Подлинник находится в ООО «Мотылёк”» (здесь слово «документа» (см. выше цитату из ГОСТа) явно избыточное, так что его вполне можно опустить).

В связи со сказанным технологический совет: закажите штамп, проще будет работать. Кстати, авторы ГОСТа тоже об этом упомянули.

Что касается других изменений в новом ГОСТе относительно старого — они несущественные.

Так, в реквизитах «адресат» и «текст» теперь рекомендуется инициалы писать не перед, а после фамилии (пример 5). Отметим, что в реквизите «подпись» все остается по-прежнему: сначала инициалы, потом фамилия.

Обратите внимание: в докладной записке (см. пример 5) директор подробно сформулировал, что должно быть сделано. Но мы ведь знаем, какое это редкое явление. Чаще всего, если руководитель согласен с тем, что предложено в документе, он в лучшем случае пишет «Не возражаю» или «Согласен», а то и вовсе проставит только подпись и дату. Как говорится, молчание — знак согласия, следовательно, раз нет возражений — есть одобрение.

Прежний ГОСТ 2003 года вполне допускал, чтобы содержание поручения (так это в нем называлось) указывалось только при необходимости.

Новый ГОСТ поручение по документу (так это теперь называется) включает в состав резолюции без оговорок. Но кто из кадровиков будет переучивать своего генерального директора или президента компании? Собственно, это можно и не делать. Главное, чтобы резолюция читалась однозначно и не вызывала сомнений. А ГОСТ — рекомендательный документ, и этим все сказано.

Сравнивая старый и новый ГОСТ, можно увидеть и некоторые другие изменения, однако они несущественны с точки зрения кадрового делопроизводства, поэтому мы не стали рассматривать их в этой статье.

Так сложилось, что я участвовал в разработке направления персональных данных в самом начале появления документов ФСТЭК об их защите. В связи с этим пришлось перелопатить огромный объем различных нормативных документов. Чуть позже случилась работа по организации обработки персональных данных – мне пришлось создать достаточно объемный справочник для сотрудников оператора, не знакомых с требованиями законодательства. После кардинального внесения в закон изменений, этот справочник был переработан, при этом я для передачи опыта проведения такой работы создал формализованный метод анализа нормативных документов. О нем далее и пойдет речь.

Методика

Методика занимает всего один лист А4, но требует некоторых пояснений. Я исходил из принципа особенного уделения внимания психологическому состоянию разбирающего документ человека. К сожалению эта работа относится к когнитивной – требует состояния потока. При прочтении нормативного акта (далее – НА, под которым я буду иметь ввиду любой нормативный, правовой, методический документ) часто сложно удержать мысли на тексте, продираясь сквозь его юридические и пунктуационные дебри. Поэтому лучше придерживаться правила, при котором любая операция поиска по тексту должна быть связана с одним «понятием» за одно прочтение текста (это из разряда: подчеркните в «Войне и мире» все буквы «О», зачеркните все буквы «А» и обведите в кружок все буквы «Е»).

Анализ документа (НА)

По первым трем пунктам методики. Эти шаги нужны для того, чтобы не делать «ненужной» работы. Допустим, если Вам необходимо составить трудовой договор, нет смысла читать уголовно-процессуальный кодекс. Имеется одно замечание – необходимо внимательно вчитываться в сферу действия федеральных законов. Очень часто оказывается, что одни и те же понятия в разных законах имеет различный смысл – в зависимости от рассматриваемой сферы (контекста).
Пример: Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных»
Статья 11. Биометрические персональные данные
1. Сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи.
и
Федеральный закон от 3 декабря 2008 г. №242-ФЗ «О государственной геномной регистрации в Российской Федерации»
Статья 1. Основные понятия
3) геномная информация — персональные данные, включающие кодированную информацию об определенных фрагментах дезоксирибонуклеиновой кислоты физического лица или неопознанного трупа, не характеризующих их физиологические особенности;
в этом примере «персональные данные» в понятии 242-ФЗ не являются «биометрическими персональными данными» в понятии 152-ФЗ.
По 5-7 пунктам, лучше увидеть:

Приказ ФСТЭК №17 («правильное» расположение блоков отмечено зеленой каймой, а «неправильное» — красной).
Это общий вид размещения склейки:

Закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» «до» и «после» 23 пункта методики (видно, что в шкафу лежат цветные карандаши, мелки и целая пачка разобранных документов: по персональным данным и образованию).
8 и 9 пункты – это механическая работа, которую просто надо внимательно выполнить и перепроверить.
Пункты с 8 по 15 – это «включение» максимально возможного количества когнитивных процессов запоминания информации: ее «свертки» и анализа.
На 10 пункте может подстерегать ловушка от наших законодателей, если мы пытаемся вникнуть в структуру НА: часто смысловые блоки оказываются в разных частях закона и тогда на 12 шаге может получиться «мозаика». В случае же выполнения 15 пункта с точки зрения субъекта – такая «мозаика» будет получаться всегда (разные вопросы, касающиеся, например, оператора персональных данных, будут разбросаны по всему тексту – в обязанностях, сроках, правах и т.д.).
16 пункт – позволяет очень подробно вникнуть и визуализировать во все тонкости НА. Его особенность – на этом шаге не используется цветовое разделение (визуально контрастно различимых цветов оказывается мало, по этой же причине не стоит раскрашивать рядом стоящие блоки неконтрастными цветами – лучше их чередовать: теплый-холодный).
Пункты с 17 по 21 необходимы для визуализации места НА в системе нормативных актов, а 20 пункт – еще и определиться с перечнем локальных актов, которые должны быть разработаны в организации.
Пункты с 22 по 26 имеет смысл выполнять только в случаях, когда разбираемый НА необходим для текущей работы.
Три примера выполнения описанных действий:
Приказ ФСТЭК №21.

Приказ ФСТЭК №31 (приложение с таблицами приклеено отдельно, в стороне)

Составной документ (Постановление Правительства РФ №1119, Приказ ФСБ РФ №378 и Приказ ФСТЭК №17). Все классификации и определение требований выполняется последовательно слева-направо: определяется наличие НДВ, уровень защищенности, требования к режиму, группа класса криптосредства, точный класс криптосредства, класс ГИС и его уточнение уровнем защищенности ПДн.

Синтез документа (ЛА)

При разработке ЛА по сути описан стандартный метод разработки содержания и его наполнения. Отдельно имеет смысл отметить 3 и 5 пункты.
В 3 пункте, в случае отсутствия какого-либо текстового «наполнения» для создаваемого документа, имеет смысл обратиться к аналогам НА/ЛА в другой области права, воспользовавшись 6 статьей Гражданского кодекса РФ.
ГК РФ: Статья 6. Применение гражданского законодательства по аналогии

1. В случаях, когда предусмотренные пунктами 1 и 2 статьи 2 настоящего Кодекса отношения прямо не урегулированы законодательством или соглашением сторон и отсутствует применимый к ним обычай, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона).
2. При невозможности использования аналогии закона права и обязанности сторон определяются исходя из общих начал и смысла гражданского законодательства (аналогия права) и требований добросовестности, разумности и справедливости.
В 5 пункте упоминается «каноническая форма текста». Это не общепринятое понятие взято из замечательной, но трудно читаемой книги Курносова Ю.В. и Конотопова П.Ю. «Аналитика: методология, технология и организация информационно-аналитической работы» (более подробно о нем можно прочитать с 3-го снизу абзаца на 335 странице и далее, издание РУСАКИ, 2004 г.).
Примеры «синтеза»:
• Правила обработки персональных данных для государственной организации (тут наглядно представлен 15 пункт разбора – пункты сгруппированы не по тексту закона, а по субъектам, видам отношений, срокам и т.д.);
• Согласие на обработку персональных данных, в котором учтены все ссылки на него по тексту закона (может отличаться от последней редакции закона);
• Запрос субъекта персональных данных оператору персональных данных (содержит «немного больше», чем имеет право запрашивать субъект, но т.к. операторы в большинстве своем закона не читали – это на них производит неизгладимое впечатление и, обычно, они соглашаются решить вопрос с субъектом миром, без ругани и скандалов).
Еще пример – отрисованы уже сами Правила (не в виде интеллект карты, а в виде алгоритма – в него вырождается mind-карта, если все логично выстроено):
Полная последовательность всех шагов по организации обработки и обеспечения безопасности персональных данных в организации.

Алгоритм 1 шага — подготовка к обработке персональных данных в организации.
Алгоритм 4 шага — необходимые действия оператора по обработке персональных данных в организации в зависимости от способа обработки.
Алгоритм 8 шага — необходимые действия оператора по обработке персональных данных в организации в зависимости от категории обрабатываемых персональных данных.

В заключении напомню, что оспорить «буквальное чтение» написанного в нормативных актах очень сложно, поэтому призываю именно так и читать/писать документы.
И, естественно, эту методику с некоторыми модификациями можно использовать не только для разбора нормативных документов, но и для анализа любой литературы (в первую очередь учебной) и синтеза различных отчетов, аналитических записок, курсовых работ и диссертаций.
И последнее, для того, чтобы использовать описанную методику быстро, не задумываясь, просто взглянув на документ, необходимо достаточно много «тренироваться», как и в любом деле, в котором человек хочет стать профессионалом или добиться заметных результатов.
Мой личный e-mailМой личный e-mail для вопросов, замечаний и предложений xanton@list.ru