Закончилась трудовая книжка

Оформление вкладыша

Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении». Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством. Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.

Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам. Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы. Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.

Внесение записей

Оформляется он точно так же, как и сама трудовая, но всё же остановимся на некоторых важных деталях.

Заполнять вкладыш должны у того работодателя, при работе у которого один из разделов трудовой оказался заполнен.

На его титульном листе нужно поставить ту дату, в которую он начал заполняться – дело в том, что иногда вместо этого ставят дату, когда была заведена трудовая, но это ошибка.

Вносящиеся в него данные должны быть актуальными, а не копировать имеющиеся в трудовой – так, за прошедшее время сотрудник мог сменить ФИО или приобрести новое образование.

Сделав записи на титульный лист, ответственный за ведение трудовой работник должен поставить подпись, а также печать компании, чтобы заверить его. Сам сотрудник тоже должен поставить свою подпись. После этого документ будет готов, и в него можно свободно вносить все необходимые записи. Но останется ещё одна важная делать – его следует вшить.

Вшивание

После внесения данных на титульный лист вкладыш нужно подшить непосредственно к трудовой.

На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа). Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо. Если штампа у организации нет, допускается сделать надпись о выдаче от руки, однако, штампом всё же нужно обзавестись – законодательство предписывает, что он должен быть.

Отдельно от книжки вкладыш не будет действителен, а потому подшить его строго обязательно. При этом нет жёсткой регламентации того, как его следует вшить: например, нет обязательных указаний о месте, в которое его следует помещать, то есть действительными будут любые книжки и вкладыши – как помещённые в начало документа, так и в конец или же в середину.

Чаще всего его помещают в конец документа, перед самой задней обложкой. Важно, чтобы он был вшит, а не помещён иным образом – не допускается вклеивание, прикрепление степлером и тому подобное. Важно, чтобы он был скреплен надёжно, и не мог быть изъят, а затем возвращён на место без видимых изменений. Обычно его пришивают при помощи суровой нитки.

Нумерация

Она должна продолжать прежнюю – по каждому разделу отдельно. К примеру, если раздел заканчивался записью под номером 95, то во вкладыше нужно начать с номера 96 – тут всё просто.

Если данные о сотруднике изменяются, то эти изменения вносятся как в основной документ, так и во вкладыш. Если данные были внесены неверные либо неточные, то запись следует исправить. При этом недопустимо зачёркивание, взятие в скобки, замазывание при помощи корректора. Вместо этого, следует сделать запись о том, что предыдущая запись является неверной, и после неё внести правильную.

Неправильно заполненный вкладыш

При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется. Со стороны начинающих сотрудников отдела кадров иногда бытует довольно лёгкое отношение к этим проверкам, и если основной документ ещё просматривают, то вкладыш могут и вовсе не удостоить вниманием, поскольку его считают откровенно второстепенным, а отведённое на проверку документов время имеет свойство истекать.

Однако на деле, если вы сотрудник отдела кадров, следует проверить его со всей тщательностью: в частности, нередко можно найти расхождение в данных в самой книжке и во вкладыше из-за халатного заполнения на предыдущем месте работы – и если вовремя не выявить это, то затем отвечать придётся уже представителям отдела кадров именно на новом месте!

Важно проверить печати. Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.

Другие ситуации

Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:

  • Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится запись о её недействительности, указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
  • Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
  • Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.

Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.

Варианты выхода из ситуации

В тех случаях, когда работник много раз меняет работу, рано или поздно может случиться, что место в трудовой книжке будет исчерпано. Такая ситуация предусмотрена законодательством и не создаёт проблем.

Когда человек сталкивается с такой ситуацией, он может предположить, что ему потребуется новая трудовая книжка.

Однако закон предусматривает наличие только одного экземпляра данного документа. Нельзя закончить одну книжку, а затем начать другую, храня первую дома.

Вторая книжка (дубликат) возможно только в том случае, когда она была утрачена. В этом случае заводится новый документ, который работник пытается восстановить, насколько это возможно.

После того, как место в документе было исчерпано, предусматривается использование специального вкладыша. Если со временем и он закончится, разрешатся использовать следующий.

Бланк вкладыша является документом строгой отчётности. Его приобретает предприятие, где работает сотрудник, у которого закончилась трудовая книжка. Затем с него взыскивается стоимость бланка.

Вкладыш является документом строгой отчётности, у него высокий уровень защиты от возможных подделок. Каждый экземпляр имеет серию и номер.

Вкладыш не имеет силы, если он не вшит. Делается это следующим образом.

Место для подшивки законодательством не определено. Каждый имеет право выбрать его по своему усмотрению. Наиболее распространён вариант.

Когда бланк прикрепляют на последнем развороте документа. Некоторые вшивают его в середину, а есть и те, кто подшивает вкладыш в начало документа.

Для прошивки в выбранном месте шилом делают дырки на сгибе. Если это делают на последнем развороте, их могут расположить на пару миллиметров в стороне от сгиба. Для подсоединения используют толстую шёлковую нить.

Её пропускают через отверстия несколько раз и концы надёжно связывают. При этом не требуется нитку заклеивать бумагой или регистрировать прикрепление в государственных органах.

Титульную страницу заполняют данными, которые актуальны на данный момент. Личная информация идентична той, которая отражена в начале трудовой книжки. Если с тех пор что-либо поменялось, то во вкладыш вносят уже новые данные.

Если при первоначальном заполнении были допущены ошибки, вкладыш зачёркивают и подшивают другой экземпляр. Поэтому рекомендуется сначала провести заполнение, а потом его прошить.

На титульной странице основного документа делают отметку о том, что вшит вкладыш, при этом указывают серию и номер.

Особенности заполнения

Вкладыш представляет собой документ, который выглядит следующим образом.

  1. Его высота составляет 125 миллиметров, ширина — 88.
  2. Обложка у него картонная. В процессе прикрепления некоторые её стараются снять. Это неправильно — подшивка делается вместе с обложкой.
  3. Во вкладыше имеется 46 страниц.
  4. Бланк предусматривает наличие дополнительных средств защиты.

Нумерация записей производится таким образом, что первая запись во вкладыше имеет порядковый номер следующий после последней записи трудовой книжки.

Заполнение вкладыша подчиняется тем же правилам, что и оформление книжки.

Нельзя делать следующее.

  1. В трудовой книжке или вкладыше исправлять надпись «Сведения о награждении» на другую — «Сведения о работе». Некоторые так делают, чтобы освободить дополнительное место.
  2. Другие сотрудники могут попытаться вклеить не целый вкладыш, а отдельные листы, полученные из старых трудовых книжек. Это не разрешено законодательством.
  3. Вкладыш, который вклеивают, должен быть приобретён предприятием у производителя, который официально производит такие бланки. Недопустимо, чтобы такие бланки строгой отчётности приносил для вклеивания сотрудник.

Можно ли пропускать строки

При заполнении трудовой книжки надо помнить, что наличие ошибок может привести к тому, что соответствующая запись может быть признана недействительной. Этот документ очень важен для человека, ведь он остаётся рядом в течение всей жизни.

Одна из возможных сложностей состоит в том, что иногда может происходить так, что могут образоваться пустые строки. Важно разобраться, насколько такая ситуация может быть допустима при заполнении.

При этом нужно рассмотреть различные ситуации.

Иногда в процессе увольнения при оформлении трудовой книжки печать предприятия ставится таким образом, что она захватывает дополнительно одну или две строки.

В данном случае важно разобраться, можно ли на указанных строках делать дальнейшие записи или их нужно оставить пустыми, а начинать записывать данные на ближайшей полностью свободной строке.

Хотя данная ситуация в нормативных актах не урегулирована, на этот счёт сложилась определённая практика. Принято считать, что все те строки, на которых имеется оттиск печати предприятия, являются занятыми. Поэтому работник отдела кадров должен продолжить ведение трудовой книжки после указанных строк.

Другая ситуация, относящаяся к образованию свободных строк, встречается редко, но она является вполне возможной. Речь здесь идёт о том, что может оказаться так, что в последней, четвёртой графе запись о приказе займёт дополнительную строку по сравнению с третьей графой, где указаны сведения о работе.

Таким образом возникнет частично свободная строка. Её занимать следующей записью не разрешается, так как каждая из них должна быть на одном уровне во всех графах.

Если говорить о ситуации, когда в конце разворота остались одна или две пустых строки, то вопрос о том, можно ли их пропустить и начать дальнейшие записи в первой строки новой страницы в законодательстве не регламентирован.

В этом случае можно заполнять эти строки, продолжая на следующей странице или пропустить их. И одно и другое решение не повлекут замечаний от проверяющих.

Аналогичная ситуация возникает и в тех случаях, когда одна или две строки просто пропущены. Однако, нужно учитывать, что дополнительная пустая строка увеличивает опасность того, что будут внесены дополнительные данные.

Поэтому на практике таких пустых строк нужно избегать.

Перенос слов

Прямого запрещения переноса слов в законодательстве не предусматривается, однако, на практике при заполнении документа таких ситуаций принято избегать.

Нюансы ведения работодателем

Если на предприятие пришёл сотрудник, не имеющий трудовой книжки, ему выписывают её только после того, как он проработал пять дней. Стоимость бланка он должен предприятию возместить.

Обычно, кода сотрудник получает новую работу, в трудовой книге в третьей графе без номера записывается полное наименование фирмы, ниже, в скобках, ставится краткое наименование. При ведении записей сокращения слов использовать законом прямо запрещено. Например, ТК РФ писать нельзя. Вместо этого указывают Трудовой Кодекс Российской Федерации.

После того, как блок информации, относящийся к данному предприятию, открыт, вносится запись о принятии на работу. Текст её должен соответствовать формулировке приказа. При указании документа в четвёртой графе недопустимо писать «Пр.» Здесь всегда нужно писать «Приказ».

Далее могут быть указаны записи о том, что были сделаны переводы сотрудника с одной должности на другую.

При увольнении ставится печать предприятия и подпись руководителя с расшифровкой.

Если при ведении записей была совершена ошибка, то не разрешается её исправлять или вытирать. Для того. Чтобы вписать правильную информацию, делают следующее:

  1. Неправильная запись остаётся без каких-либо изменений.
  2. Вносится запись под следующим номером. В ней фиксируется факт о том, что ранее сделанная запись ошибочна и приводится правильный вариант.

После этого считается, что исправление внесено.

Использование вкладышей только на первый взгляд кажется простым. На самом деле законодательство подробно регламентирует их использование. Ошибки при вклеивании вкладыша могут повлечь за собой признание определённых записей в трудовой книжке недействительными. Чтобы этого не случилось, нужно подробно разобраться, как правильно работать с вкладышем.

Подробнее об оформлении трудовой книжки смотрите ниже на видео.

advant24.ru

Если закончилась трудовая книжка можно ли завести новую

Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте. Возможные ошибки Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе. Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание.

ИнфоОн такой же документ, как и трудовая, по своей юридической силе, однако без нее не является действительным. Иногда вкладыши в трудовую книжку кадровики пытаются заменить даже обычными белыми листами. Такие действия – грубейшие ошибки. В инструкциях указано, что после окончания бланка трудовой книжки предусмотрено оформление вкладыша, который в дальнейшем вшивается в нее.
ВажноИменно вшивается, а не вклеивается или прикалывается. Только после вшивания вкладыша можно быть практически полностью уверенным, что он не будет утерян или заменен. Правила заполнения вкладыша такие же, как и для самой трудовой.

Можно ли завести новую трудовую книжку если есть старая

Например, такие:

  • раздел трудовой, содержащий сведения о награждениях сотрудника, уже переполнен всевозможными записями из-за результативной профессиональной и творческой деятельности своего владельца}
  • сведения о работе некуда вносить из-за того, что в соответствующем разделе нет пустых строк} так случается, когда человек часто меняет место работы, трудится на сезонных работах.

Описанные ситуации не могут стать поводом для оформления нового бланка трудовой книжки, поэтому кадровики поступают иначе – оформляют вкладыши в трудовую. Такой законодательный подход наиболее разумен.

Внимание Так же не имеется указаний о месте, где должен находиться документ, какой нитью происходит вшивание и сколько для этого нужно проколов. К этим деталям органы контроля придираться не будут. Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину.
Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа. Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание. Читайте также Образец и новшества заполнения титульного листа трудовой книжки По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *