Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности

Обязательным регистром для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет, является, так называемая Книга учета бланков строгой отчетности, утвержденная форма которой носит официально другое название — Книга по учету документов строгой отчетности. Постараемся разобраться в чем разница и как правильно оформить этот важный учетный документ.

Книга «Учета бланков строгой отчетности» — это название является общеупотребительным. Организации и индивидуальные предприниматели применяют его, когда речь идет о БСО. Однако, если попробуем найти форму данного регистра, утвержденную к применению, то обнаружим следующее:

• форма ОКУД 0504045, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н (ред. от 16.11.2016);
• форма ОКУД 0504819, утв. протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001 (с изм. от 27.11.2001).

Вот и получается, что фактически все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели применяют не «Книгу учета бланков строгой отчетности», а «Книгу по учету документов строгой отчетности». Возникает вопрос, а обязательны ли к применению решения Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам. Оказывается, да. Это разъясняет Минфин в письме от 10 января 2014 г. N 03-01-15/203.

Заполняем журнал учета бланков строгой отчетности

Пунктом 13 данного постановления №359 установлены обязательные требования к оформлению Книги, а именно:

• листы прошнуровать;
• пронумеровать;
• подписать руководителем и главбухом;
• скрепить печатью или штампом.

Рассмотрим шаблон заполнения книги, учитывая главную задачу: обеспечить учет в разрезе наименований, серий и номеров БСО. Для этого определим обязательные для заполнения поля и графы:

1. наименование формы – например, Квитанция БО-3, Наряд-заказ БО-1;
2. дата движения, число,месяц, год – это дата получения из типографии, дата передачи лицу, ответственному за прием денег от населения;
3. от кого получено или кому отпущено – указываем наименование типографии при получении, а при отпуске ФИО, ответственного лица;
4. основание (наименование документа, номер, дата) – при получении квитанций это может быть акт приемки, приходный ордер М-4, при отпуске – требование-накладная, акт, расписка – в зависимости от установленного графика документооборота;
5. приход, Расход (количество, серия и номер бланка, сумма) – в данных графах необязательно переписывать все номера и серии полученных распечатанных квитанций, достаточно указать, например, 10шт серия АК №№980500-980509 30 руб.00 коп;
6. остаток (количество, сумма) – определяется после каждого поступления или отпуска бланков = Остаток до начала движения + Приход-Расход;

Титульный лист (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Образец заполнения листа:

Образец заполнения заднего листа (журнал должен быть прошит и пронумерован):

Не забудьте о важных нюансах:

• с работником, осуществляющим контроль БСО, нужно обязательно заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ (п.14 Постановления №359);
• образовать комиссию для приема БСО (п.15 Постановления №359);
• приемку бланков производить в день поступления их из типографии (п.15 Постановления №359);
• составить акт приемки документов и утвердить его у руководителя(п.15 Постановления №359).

Составление книги учета

Единой, обязательной к применению, формы книги учета бланков строгой отчетности на сегодняшний день не существует. Организации вправе разрабатывать ее самостоятельно или пользоваться унифицированным шаблоном, ранее рекомендованным к использованию (форма 0504045). Второй вариант хорош тем, что не нужно ломать голову над структурой и содержанием книги – все необходимые данные в неё уже включены.

Заполнение книги учёта бланков строгой отчетности

1. В документ по порядку вносятся:
   • дата открытия книги и закрытия (в нужное время),
   • наименование организации,
   • ее код по ОКПО,
   • название бланка (квитанция, товарный чек и т.п.),
   • условная цена за единицу в рублях,
   • номер счета, по которому проходят средства,
   • код формы.
2. Далее идет основная часть, в которой расположена таблица из нескольких столбцов и строк. В нее вписываются:
   • дата внесения данных,
   • от кого получены бланки или кому выданы (название организации или ФИО физического лица),
   • название документа, послужившим основанием для их принятия или выдачи.
3. Затем идут графы «приход» и «расход» — сюда вносится информация о бланках, поступивших в организацию, истраченных и списанных, а в завершение вписывается остаток.
4. Также в книге должно поставить свою подпись лицо, передавшее бланки или получившее их на руки.