Министр региональной безопасности и контроля Рязанской области
____________________ И.Ф. Перов
«27» ноября 2012 года
Должностная инструкция делопроизводителя судебного участка
управления по обеспечению деятельности мировых судей
министерства региональной безопасности и контроля Рязанской области
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории должностей, не являющихся должностями государственной гражданской службы Рязанской области.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом министра региональной безопасности и контроля Рязанской области (далее – министерство) и подчиняется заместителю министра – начальнику управления по обеспечению деятельности мировых судей.
Непосредственное руководство работой делопроизводителя осуществляет мировой судья.
1.3. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Делопроизводитель должен знать:
— основы делопроизводства (в т.ч. ведение делопроизводства на судебном участке мирового судьи);
— основы работы с архивом;
— правила отправки простой и заказной корреспонденции через отделения почтовой связи;
— правила учета, хранения и доставки гражданских, административных и уголовных дел, деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. по назначению;
— правила эксплуатации компьютерной и оргтехники;
— правила служебного распорядка министерства;
— правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель обязан:
2.1. Регистрировать входящую корреспонденцию
2.2. Регистрировать исходящую корреспонденцию, конвертовать, проставлять адресные сведения.
2.3. Оказывать помощь ведущему специалисту – помощнику мирового судьи при работе с архивом, оформлять дела для сдачи в архив.
2.4. Осуществлять отправку простой и заказной корреспонденции через отделения почтовой связи с оформлением необходимых документов.
2.5. По указанию мирового судьи осуществлять доставку и получение гражданских, административных и уголовных дел, деловых бумаг, пакетов, писем и т.п.
2.6. Вести запись рассылаемых и получаемых документов в разносной книге.
2.7. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.
2.8. Выполнять другие поручения мирового судьи.
3. Права
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Получать от сотрудников министерства и мирового судьи информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства министерства и мирового судьи предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.
3.3. Требовать от руководства министерства и мирового судьи оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации.
4.4. За несоблюдение трудовой дисциплины и правил служебного распорядка министерства.
У документов есть свой жизненный цикл: их проектируют, согласовывают, утверждают, изменяют, сдают в архив. Чтобы этот процесс не вышел из под контроля, нужен делопроизводитель. Пришло в организацию официальное письмо – его надо внести в реестр, сделать цифровую копию, определить адресата и проконтролировать доставку. Отдел кадров издал приказ о зачислении нового сотрудника – приказ надо согласовать с ответственными лицами, убедиться, что о новом сотруднике узнали в бухгалтерии, службе безопасности, отделе технической поддержки. Документ утратил силу – его надо определенным образом оформить и передать в архив.
Чем делопроизводитель отличается от секретаря
Секретарь – это «лицо офиса»: он встречает посетителей, отвечает на звонки, напоминает руководителю о совещаниях, командировках и прочих деловых событиях. Бывает, что секретарю поручают документооборот. Но совмещать в себе обе функции – секретарские и делопроизводственные – можно только при малом потоке документов. Когда поток огромен, без отдельного специалиста или даже целого управления по ведению документооборота не обойтись.
Кому понравится эта работа
Если вы любите все упорядочивать, умеете подолгу сосредотачиваться на одном деле, цените аккуратность и внимательны к мелочам.
Где можно сделать карьеру
Построить карьеру в области делопроизводства можно только в крупных организациях, где огромный поток корреспонденции, служебных записок, приказов. Это могут быть любые компании со штатом сотрудников свыше 250 человек, университеты, культурные учреждения, справочные службы.
Что нужно уметь
Работа с документами подразумевает и работу с людьми: инициаторами, согласующими лицами, секретарями, курьерами, другими делопроизводителями. Поэтому вам нужно хорошо представлять структуру организации, знать, какой специалист за что отвечает, уметь налаживать контакты с коллегами.
Вам предстоит овладеть компьютерными программами:
- текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
- редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
- файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
- корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
- почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).
Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.
Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.
В этой профессии можно состояться и со средним профессиональным, и с высшим образованием. В колледжах и техникумах ищите направление подготовки «Документационное обеспечение управления и архивоведение». В вузах возможны варианты: подойдет «Экономика», «Юриспруденция», «Государственное и муниципальное образование», «Управление персоналом», «Библиотечно-информационная деятельность». На этих направлениях могут быть специальные дисциплины по документоведению (хотя бы на уровне курсов по выбору), но главное – вы сможете заниматься узкопрофильным документооборотом: финансовым, юридическим, кадровым, архивным. Когда делопроизводитель разбирается в специфике отрасли, работодатель это ценит.
Другие профессии из данной тематической группы
Обновлённые HR-Сообщества:
hr.superjob.ru
Клуб бухгалтеров и аудиторов | 18.04.2007 15:19
Так сложилось, что я получила высшее экономическое образование по специальности бухгалтер. Родители посоветовали, что всегда смогу в будущем найти работу и деньги смогу хорошие зарабатывать. Я и пошла по этой специальности, на тот момент не совсем осознавая, чем хочу заниматься в жизни. Уже в институте поняла, насколько мне не нравится бухучет, хотела бросить институт, но родители уговорили все же получить диплом, что с дипломом я смогу работать не по специальности, в экономике якобы много разных направлений… Но после окончания института поняла, что берут меня на работу либо менеджером по продажам с поиском клиентов (у меня нет к этому способностей), либо секретарем (не хочу!), либо бухгалтером. Подруги уговорили поработать, посмотреть, вдруг понравится… Устроилась бухгалтером. Проработав 2 года, поняла, что больше не могу!!! Я очень активная, у меня много разных увлечений, подруги считают, что со мной легко и интересно общаться. Я много общалась с менеджерами, кто меня знает, все не могут понять, что делаю я в бухгалтерии с моим характером и способностями!!! Бухгалтерия просто «душит» меня своей монотонностью, однообразностью и занудством!!!! Я ушла с той работы, стала искать возможность сменить специальность, но все работодатели, когда смотрят на мой бухгалтерский опыт, отказываются брать меня на работу… Я уже 5 раз меняла работу, иногда работала всего по нескольку месяцев, училась новому, а затем снова сбегала от этой бухгалтерии. На последнем месте я устроилась в лизинговую компания, причем мне удалось перейти на участок, где совмещается работа бухгалтера и менеджера. Мне нравилось работать с клиентами, я поняла, что вот это мое, этим хочу заниматься. Но так сложилось, что пришлось уйти с этого места. Сейчас ищу похожую специальность. Но в первую очередь работодатели предлагают бухгалтерию, а если встречается должность «специалиста» или «менеджера» в лизинговой компании, то сначала вроде приглашают на собеседование, а потом отказывают, ссылаясь на мой бухгалтерский опыт. Помогите!!! Я не знаю как пробить эту стену непонимания со стороны работодателей…..