Формирование документов

Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в организации формируются при централизованном ведении делопроизводства службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями

(лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ, при методической помощи архива организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

  • — помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
  • — группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, учебных заведений, театров, историй болезней и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;
  • — раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
  • — включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
  • — помещать в дело ксерокопии факсограмм, телеграммы на общих основаниях;
  • — каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись и другие реквизиты);
  • — в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);
  • — по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы поличному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера формируются ЭД, БД и дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации.

Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию БД.

Формирование дел

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела.

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно в службе ДОУ или децентрализовано в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе ДОУ. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, в планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ. Заведующий архивом организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь в формировании дел, а также руководит проведением этой работы.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

● помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

● включать в дело по одному экземпляру документа;

● помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

● помещать приложения вместе с основными документами;

● группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

● раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и соответственно подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

■ Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие (согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

■ Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (ст. 6б), приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных административных отпусках, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, группировать в дела отдельно приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

■ Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления.

■ Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

■ Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

■ Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

■ Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

■ Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002, в архив поступают документы, в т.ч. по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Подготовка дел к архивному хранению

Не все документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, должны поступать на хранение в архив. Документы кадровой службы, как и любого другого структурного подразделения организации, в соответствии с перечнем имеют различные сроки хранения. В архив должны поступать документы в упорядоченном состоянии, срок хранения которых составляет 10 и более лет.

Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях по месту их заведения (например, в кадровой службе, бухгалтерии и др.) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения согласно перечням, после чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, устанавливаемыми специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

● распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);

● списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

● карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма № Т-2);

● личные дела;

● лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

● акты о несчастных случаях, связанных с производством;

● тарификационные ведомости;

● табели и наряды работников вредных профессий;

● трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;

● протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

● протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;

● документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;

● списки работников, уходящих на льготную пенсию;

● штатные расстановки;

● книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с перечнем составляет в основном 75 лет. Исключениями являются:

● акты о несчастных случаях, связанных с производством, – 45 лет;

● тарификационные ведомости – 25 лет;

● протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;

● протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;

● списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Основными видами документов, характеризующих трудовую деятельность граждан, являются:

● приказы, распоряжения руководителя о приеме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им длительных отпусков (например, по уходу за ребенком), премировании, поощрении;

● личные дела, личные карточки работников (в т.ч. временных работников);

● лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы;

● табели и наряды работников вредных профессий;

● трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел.

Документы, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, передаются в архив организации по описи.

Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает:

● проведение экспертизы ценности документов;

● оформление дел;

● составление описей и научно-справочного аппарата к нему (исторической справки, предисловия, указателей, оглавлений, списка сокращенных слов).

Формирование дел — это группировка исполненных докумен¬тов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дела формируются все документы, отложившиеся в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводятся, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.

Где должны вестись дела в организации и кто отвечает за правильное формирование дел? Ответ на этот вопрос зависит от принятой в организации сис¬темы делопроизводства.

В небольших, как правило, бесструктурных организациях применяется централизованная система делопроизводства, при которой дела оформляются, ведутся и хранятся в одном месте (например, у секретаря). При децентрализованной системе делопроизводства, применяемой в большинстве организаций, дела оформляются, ведутся и хранятся в структурных подразделениях. Перечень дел, которые заводятся в структурных подразделениях, закрепляется в номенклатуре дел организации.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями этих подразделений. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретарем и др.) или лицом, ответственным за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать ряд общих правил. 18. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы должны храниться в рабочей папке исполнителя.

19. В дело следует помещать только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре. Например, в дело под заголовком «Переписка об аттестации и установлении квалификации работникам государственных архивов» не могут включаться письма, связанные с решением других вопросов, даже кадровых (например, переписка об учете и распределении кадров, о направлении на работу молодых специалистов и т.д.). Для этих документов должны заводиться отдельные дела.

20. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их допускается группировать в отдельные тома.

21. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела будут формироваться:

• приказы по основной деятельности (срок хранения — постоянно или 10 лет), по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;

• годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;

• первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы следует перегруппировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

22. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.

23. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

24. Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то дело разбивается на тома.

25. Документы внутри дела следует располагать в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании. Хронологическая последовательность означает, что документы в деле располагаются в порядке возрастания дат. Например, в дело с перепиской по учету и распределению кадров, которое ведется в отделе кадров, первым должен быть подшит документ, датированный январем, под ним — датированный февралем, мартом, апрелем и т.д.

Однако в процессе ведения дела удобнее подшивать документы в обратном порядке по мере их поступления: вначале более ранний, сверху — следующий по хронологии и т.д. Такой порядок допускается при формировании дела в течение года. По окончании делопроизводственного года дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), которые не передаются на хранение в архив организации, можно оставлять в таком виде. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые подлежат передаче на дальнейшее хранение в архив организации, по окончании делопроизводственного года необходимо переформировать в соответствии с установленными требованиями.

Функция СведенияОВнешнейОбработке() Экспорт ПараметрыРегистрации = Новый Структура; ПараметрыРегистрации.Вставить(«Вид», «ПечатнаяФорма»); ПараметрыРегистрации.Вставить(«Назначение», ПолучитьНазначениеОбработки()); ПараметрыРегистрации.Вставить(«Наименование», «Приказ На Служебную Поездку»); ПараметрыРегистрации.Вставить(«Версия», «1.0»); ПараметрыРегистрации.Вставить(«Информация», «Приказ на служебную поездку (внешний)»); ПараметрыРегистрации.Вставить(«БезопасныйРежим», Ложь); Команды = ПолучитьТаблицуКоманд(); ДобавитьКоманду(Команды, «Приказ на служебную поездку (внешний)», «ПриказНаСлужебнуюПоездку», «ВызовСерверногоМетода», Ложь, «ПечатьMXL»); ПараметрыРегистрации.Вставить(«Команды», Команды); Возврат ПараметрыРегистрации; КонецФункции Функция ПолучитьНазначениеОбработки() Массив= Новый Массив; Массив.Добавить(«Документ.Командировка»); Возврат Массив; КонецФункции Функция ПолучитьТаблицуКоманд() Команды = Новый ТаблицаЗначений; Команды.Колонки.Добавить(«Представление», Новый ОписаниеТипов(«Строка»)); Команды.Колонки.Добавить(«Идентификатор», Новый ОписаниеТипов(«Строка»)); Команды.Колонки.Добавить(«Использование», Новый ОписаниеТипов(«Строка»)); Команды.Колонки.Добавить(«ПоказыватьОповещение», Новый ОписаниеТипов(«Булево»)); Команды.Колонки.Добавить(«Модификатор», Новый ОписаниеТипов(«Строка»)); Возврат Команды; КонецФункции Процедура ДобавитьКоманду(ТаблицаКоманд, Представление, Идентификатор, Использование, ПоказыватьОповещение = Ложь, Модификатор = «») НоваяКоманда = ТаблицаКоманд.Добавить(); НоваяКоманда.Представление = Представление; НоваяКоманда.Использование = Использование; НоваяКоманда.ПоказыватьОповещение = ПоказыватьОповещение; НоваяКоманда.Модификатор = Модификатор; КонецПроцедуры Процедура Печать (МассивОбъектов, КоллекцияПечатныхФорм, ОбъектыПечати, ПараметрыВывода) Экспорт ПараметрыВывода.ДоступнаПечатьПоКомплектно = Истина; Если УправлениеПечатью.НужноПечататьМакет(КоллекцияПечатныхФорм, «ПриказНаСлужебнуюПоездку») Тогда УправлениеПечатью.ВывестиТабличныйДокументВКоллекцию( КоллекцияПечатныхФорм, «ПриказНаСлужебнуюПоездку», НСтр(«ru = ‘Приказ о направлении в командировку (Т-9)'»), ТабличныйДокументПриказОНаправленииСотрудникаВКомандировку(УправлениеПечатью.МакетПечатнойФормы(«ПФ_MXL_Т9»), МассивОбъектов, ОбъектыПечати), , «ПФ_MXL_Т9»); КонецЕсли; КонецПроцедуры Функция ТабличныйДокументПриказОНаправленииСотрудникаВКомандировку(Макет, МассивОбъектов, ОбъектыПечати) НастройкиПечатныхФорм = ЗарплатаКадрыПовтИсп.НастройкиПечатныхФорм(); ДокументРезультат = Новый ТабличныйДокумент; ДокументРезультат.ИмяПараметровПечати = «ПАРАМЕТРЫ_ПЕЧАТИ_Командировка_Т9»; ДокументРезультат.ОриентацияСтраницы = ОриентацияСтраницы.Портрет; ДокументРезультат.АвтоМасштаб = Истина; // получаем данные для печати ДанныеДляПечати = ДанныеДляПечатиКомандировки(МассивОбъектов).Выбрать(); ПервыйДокумент = Истина; Пока ДанныеДляПечати.СледующийПоЗначениюПоля(«Ссылка») Цикл Если ПервыйДокумент Тогда ПервыйДокумент = Ложь; Иначе // Все документы нужно выводить на разных страницах. ДокументРезультат.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц(); КонецЕсли; // Запомним номер строки, с которой начали выводить текущий документ. НомерСтрокиНачало = ДокументРезультат.ВысотаТаблицы + 1; ОбластьМакетаПриказ = Макет.ПолучитьОбласть(«Приказ»); ОбластьМакетаПриказ.Параметры.Заполнить(ДанныеДляПечати); ОбластьМакетаПриказ.Параметры.Сотрудник = ДанныеДляПечати.ФИОПолные; ОбластьМакетаПриказ.Параметры.ТабельныйНомер = ПрефиксацияОбъектовКлиентСервер.УдалитьПрефиксыИзНомераОбъекта(ДанныеДляПечати.ТабельныйНомер, Истина, Истина); РезультатСклонения = «»; Если ФизическиеЛицаЗарплатаКадры.Просклонять(Строка(ДанныеДляПечати.ФИОПолные), 4, РезультатСклонения, ДанныеДляПечати.Пол) Тогда ОбластьМакетаПриказ.Параметры.Сотрудник = РезультатСклонения КонецЕсли; ОбластьМакетаПриказ.Параметры.НомерДокумента = КадровыйУчетРасширенный.НомерКадровогоПриказа(ДанныеДляПечати.НомерДокумента); Если НастройкиПечатныхФорм.ВыводитьПолнуюИерархиюПодразделений И ЗначениеЗаполнено(ОбластьМакетаПриказ.Параметры.Подразделение) Тогда ОбластьМакетаПриказ.Параметры.Подразделение = ОбластьМакетаПриказ.Параметры.Подразделение.ПолноеНаименование(); КонецЕсли; ДокументРезультат.Вывести(ОбластьМакетаПриказ); // В табличном документе необходимо задать имя области, в которую был // выведен объект. Нужно для возможности печати покомплектно. УправлениеПечатью.ЗадатьОбластьПечатиДокумента(ДокументРезультат, НомерСтрокиНачало, ОбъектыПечати, ДанныеДляПечати.Ссылка); КонецЦикла; Возврат ДокументРезультат; КонецФункции Функция ДанныеДляПечатиКомандировки(МассивОбъектов) Запрос = Новый Запрос; Запрос.МенеджерВременныхТаблиц = Новый МенеджерВременныхТаблиц; Запрос.УстановитьПараметр(«МассивОбъектов», МассивОбъектов); Запрос.Текст = «ВЫБРАТЬ | Командировка.Ссылка КАК Ссылка, | Командировка.Сотрудник КАК Сотрудник, | Командировка.Организация КАК Организация, | Командировка.Дата КАК Дата, | Командировка.Дата КАК ДатаДокумента, | Командировка.Номер КАК НомерДокумента, | ВЫБОР | КОГДА Организации.НаименованиеПолное ПОДОБНО «»»» | ТОГДА Организации.Наименование | ИНАЧЕ Организации.НаименованиеПолное | КОНЕЦ КАК НазваниеОрганизации, | Организации.КодПоОКПО КАК КодПоОКПО, | Командировка.ДатаНачала КАК ДатаНачала, | Командировка.ДатаНачала КАК Период, | Командировка.ДатаОкончания КАК ДатаОкончания, | Командировка.МестоНазначения КАК МестоНазначения, | Командировка.ОрганизацияНазначения КАК ОрганизацияНазначения, | Командировка.Основание КАК Основание, | Командировка.Цель КАК Цель, | Командировка.ДнейВПути КАК ДнейВПути, | Командировка.Руководитель КАК Руководитель, | Командировка.ДолжностьРуководителя КАК ДолжностьРуководителя, | Командировка.КомандировкаЗаСчетСредств |ПОМЕСТИТЬ ВТДанныеДокумента |ИЗ | Документ.Командировка КАК Командировка | ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Организации КАК Организации | ПО Командировка.Организация = Организации.Ссылка |ГДЕ | Командировка.Ссылка В(&МассивОбъектов)»; Запрос.Выполнить(); ЗарплатаКадры.СоздатьВТФИООтветственныхЛиц(Запрос.МенеджерВременныхТаблиц, Истина, ОбщегоНазначенияКлиентСервер.ЗначениеВМассиве(«Руководитель»), «ВТДанныеДокумента»); ОписательВременныхТаблиц = КадровыйУчет.ОписательВременныхТаблицДляСоздатьВТКадровыеДанныеСотруднико­в( Запрос.МенеджерВременныхТаблиц, «ВТДанныеДокумента»); КадровыйУчет.СоздатьВТКадровыеДанныеСотрудников(ОписательВременныхТаблиц, Истина, «ФИОПолные,Подразделение,Должность,ТабельныйНомер,ДокументПредставление,Пол»); Запрос.Текст = «ВЫБРАТЬ | Командировка.Ссылка КАК Ссылка, | Командировка.ДатаДокумента КАК ДатаДокумента, | Командировка.НомерДокумента КАК НомерДокумента, | Командировка.Сотрудник КАК Сотрудник, | Командировка.Организация КАК Организация, | Командировка.НазваниеОрганизации КАК НазваниеОрганизации, | Командировка.КодПоОКПО КАК КодПоОКПО, | Командировка.ДатаНачала КАК ДатаНачала, | Командировка.ДатаОкончания КАК ДатаОкончания, | Командировка.МестоНазначения КАК МестоНазначения, | РАЗНОСТЬДАТ(Командировка.ДатаНачала, Командировка.ДатаОкончания, ДЕНЬ) + 1 КАК Продолжительность, | РАЗНОСТЬДАТ(Командировка.ДатаНачала, Командировка.ДатаОкончания, ДЕНЬ) + 1 — Командировка.ДнейВПути КАК ПродолжительностьЧистая, | Командировка.ОрганизацияНазначения КАК ОрганизацияНазначения, | Командировка.Основание КАК Основание, | Командировка.КомандировкаЗаСчетСредств КАК КомандировкаЗаСчетСредств, | Командировка.Цель КАК Цель, | КадровыеДанныеСотрудников.ФИОПолные КАК ФИОПолные, | КадровыеДанныеСотрудников.ДокументПредставление КАК ДокументПредставление, | КадровыеДанныеСотрудников.Подразделение КАК Подразделение, | КадровыеДанныеСотрудников.Должность КАК Должность, | КадровыеДанныеСотрудников.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер, | КадровыеДанныеСотрудников.Пол КАК Пол, | Командировка.ДолжностьРуководителя КАК ДолжностьРуководителя, | ФИООтветственныхЛиц.РасшифровкаПодписи КАК РуководительРасшифровкаПодписи |ИЗ | ВТДанныеДокумента КАК Командировка | ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ ВТФИООтветственныхЛиц КАК ФИООтветственныхЛиц | ПО Командировка.Ссылка = ФИООтветственныхЛиц.Ссылка | И Командировка.Руководитель = ФИООтветственныхЛиц.ФизическоеЛицо | ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ ВТКадровыеДанныеСотрудников КАК КадровыеДанныеСотрудников | ПО Командировка.Сотрудник = КадровыеДанныеСотрудников.Сотрудник | И Командировка.Период = КадровыеДанныеСотрудников.Период | |УПОРЯДОЧИТЬ ПО | Командировка.Ссылка»; Возврат Запрос.Выполнить(); КонецФункции Показать

действует Редакция от 05.09.1985 Подробная информация

Наименование документ «ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ» (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)
Вид документа правила
Принявший орган главархив ссср
Номер документа 263
Дата принятия 01.01.1970
Дата редакции 05.09.1985
Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
Статус действует
Публикация
  • На момент включения в базу документ опубликован не был
Навигатор Примечания

«ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ» (утв. ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)

2.2. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации

2.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов <*>, а также документы, подлежащие возврату.

<*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

2.2.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой делопроизводства организации; при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

2.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

— документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа <*>;

<*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов;

— группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Советов народных депутатов и других выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, — в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

— дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

2.2.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Группировка отдельных категорий документов

2.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

2.2.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

2.2.8. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

2.2.9. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

2.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

2.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

2.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

2.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ — ответ помещается за документом — запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.

2.2.15. Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *