Шаг 1: раскладываем личное дело

Раскладывая личное дело при подготовке к хранению, удалите из него копии личных документов работника: паспорта, военного билета, выписок со СНИЛС и ИНН, диплома, свидетельств о браке и рождении детей и др. Все это немедленно уничтожьте, следуя порядку, установленному в организации. Также уберите дублетные экземпляры копий приказов, черновики с расчетами выплат и т.д. Если в личном деле есть личная карточка, отложите ее. Личные карточки уволенных работников следует подшивать отдельно.

Когда в деле не осталось лишних бумаг, приступайте к раскладке.

Сначала сформируйте блок документов о приеме на работу. Как правило, он довольно объемный. В Методических рекомендациях отмечают, что первой в личном деле должна лежать заверенная копия приказа о приеме на работу. За ней последуют:

• заявление работника о приеме на работу (как основание к приказу о приеме);
• подлинник трудового договора;
• подлинники дополнительных соглашений к трудовому договору (если есть) в хронологическом порядке;
• согласие на обработку персональных данных;
• лист ознакомления с локальными нормативными актами;
• должностная инструкция.

В день приема работник мог подписать множество документов: договор о материальной ответственности, обязательство о неразглашении коммерческой тайны, акт о приеме документов и материальных ценностей. Этот список зависит от организации и от должности работника. Главное, что все эти документы датированы одним днем – днем приема на работу.

Затем вложите документы о медицинском осмотре, которые работник предъявлял при поступлении на работу. Возможно, есть документы и других медосмотров. Поместите их в дело в общем хронологическом порядке.

Основной блок документов личного дела составляют копии приказов по личному составу и подлинники заявлений – основания к ним. Расположите их в простом хронологическом порядке: сначала – копия приказа, затем – основание.

Кроме приказов, в деле могут быть уведомления работнику (например, о переименовании должности), предложения вакансий, направленные по разным поводам. Основной принцип размещения этих документов тот же: хронология. Если два разных документа датированы одним днем, помещайте их в дело в порядке издания: сначала – предложение вакансий, затем – копию приказа о переводе и заявление как основание к нему, после них – экземпляр должностной инструкции по новой должности.

Если в организации остались невостребованные личные документы работника (сертификаты об обучении, трудовая книжка, свидетельства и т.д.), вложите каждый такой документ в конверт и подшейте в конце личного дела. При нумерации страниц сначала присвойте номер конверту, затем – каждой странице его содержимого. К конверту подклейте полоску бумаги, за которую он будет вшит в дело, – это позволит не проколоть личный документ. Не вносите конверт в опись, отметьте его в таблице «Особенности физического состояния и формирования дела» листа-заверителя.

Предпоследним документом личного дела должен быть документ, послуживший основанием для увольнения работника – заявление об увольнении по собственному желанию, соглашение сторон и др. Последним – заверенная копия приказа о расторжении трудового договора.

После раскладки пронумеруйте листы личного дела. Ставьте номер простым карандашом в верхнем правом углу документа.

Когда человек поступает на работу в любой хозяйствующий субъект, у него должно быть на этом предприятии личное дело. Это специально предусмотренная документальная папка, в которой имеются все сведения о трудящемся и его деятельности. Формирует личное дело этого сотрудника уполномоченное лицо предприятия.

Как составить ЛД (личное дело) будем разбираться в статье. Здесь вы прочтете о том, каким должно быть содержание папки, как ее сформировать и другие особенности ведения.

Внешний вид документа и описание его полей

Составляя личные дела сотрудников, необходимо пользоваться несколькими нормативными актами:

1. Трудовым кодексом РФ. В главе 14 находятся все основные положения.
2. ФЗ №152 от 27 июля 2006 года «О персональных данных».
3. ФЗ №125 от 22 октября 2004 года «Об архивном деле в РФ».

Кроме этого, рекомендуется пользоваться Приказом Минкультуры, изданным 25 августа 2010 года №558. В нем утвержден перечень управленческих типовых документов, которые образуются (формируются) в процессе работы государственных органов и местных служб самоуправления.

Формируя ЛД сотрудников, важно осознавать, что эта папка содержит личные (персональные) данные. А работодатель обязан их сохранять и защищать. То есть, не допускать утечки к недобросовестным лицам для неправомерного использования. Соответственно, все документы в личном деле работника находятся под строгим присмотром ответственного лица.

Понятие «личное дело» определено ГОСТом P (7.08-2013). Согласно записи, делом признается документ либо совокупность нескольких документов, находящихся в отдельной обложке. Следовательно, внешний вид ЛД должен соответствовать ГОСТу.

Простыми словами, личное дело представляет собой папку или обложку, с вложенными в нее документами, страницами, содержащими сведения о работнике, его деятельности, заслугах, стаже и т. д. от принятия на должность до прекращения деятельности. А при переходе человека работать в другую организацию, ЛД переходит вместе с ним.

Ведение личных дел осуществляется кадровым служащим. На каждого трудящегося ведут отдельную папку. И только в одном экземпляре. Информация в ЛД размещается в порядке хронологии. Если к делу прикреплены копии личных документов работника, их заверяют в соответствующем порядке. Приобщаются к личному делу любые материалы, относящиеся к трудовой деятельности.

В дело вносят записи о любых изменениях – анкетных, биографических. К нему приобщают поступающие материалы, то есть, в деле фиксируется всё: выдача, изъятие сведений, изменения и др.

Состояние дел штата организации периодически проверяют. При необходимости закрывают и передают в архивный отдел. Каждую папку необходимо учитывать и регистрировать. Для этого ведется соответствующий журнал.

Поля личного дела обычно не задействуется. Так как всё необходимое прикладывается к папке уже в готовом виде. Каждый документ на своем листе.

Чтобы грамотно формировать и вести личное дело работника, нужно знать, какие документы должны приобщаться к папке, а какие нет. Об этом рассказываем далее.

Первой странице ЛД является титульный лист. Он должен быть оформлен по правилам, предусмотренным для внутренней организационной документации. Образец обычно имеется у кадрового сотрудника в программе. А можно взять его в интернете.

Вверху, посередине титульной страницы указывается название трудовой организации, в которую устраивается человек. Наименование должно быть полным. Ниже прописывается название документа: «Личное дело №…», с обязательным присвоением номера. Под названием вписывается ФИО человека. При этом склонять имя не нужно.

Внизу, под именем, проставляется дата начала открытия дела. И пропечатывается отдельная графа для конечной даты, которая проставляется в день закрытия дела. В нижнем правом углу указывается количество листов: «Дело на 30 листах». Еще ниже проставляется срок хранения.

Не следует забывать про внутреннюю опись, которая формируется одновременно с делом. Опись личного дела работника необходима для учета документов в процессе хранения. Для описи введена специальная форма. Она утверждена Приложением №10 к основным правилам работы архивов. Опись нужно заполнять на протяжении всего периода ведения дела.

В ЛД должны присутствовать следующие данные о работнике:

1. Анкетные: ФИО, адрес, семейное положение, количество детей.
2. Резюме.
3. Рекомендательные и характеризующие сведения с предыдущих трудовых мест (при их наличии);
4. Копии документов: паспорта, ИНН, СНИЛС, документа об образовании, профессии и квалификации, о воинском учете и др. То есть, все документы, которые должен иметь человек на руках, вкладываются в ЛД копиями;
5. Разного рода справки: о судимости (ее наличии или отсутствии), о факте уголовного преследования, если такое имело место быть в биографии претендента на работу. Все медицинские справки тоже прикладываются к папке по мере их поступления. Например, после больничного, травмы и т. д.

Особенности составления

Во всех сферах, как коммерческих, так и бюджетных личные дела ведутся на всех без исключения работников. В некоторых случаях, в организации предусмотрено выборочное ведение ЛД. То есть, на определенных сотрудников. Например, только на ответственных материально либо на руководителей подразделений.

Оформляют, ведут и хранят документацию работники кадрового отдела. Эту ответственность за ними закрепляет руководитель соответствующим приказом.

Обязательным к утверждению является список сотрудников, которым разрешен доступ к ЛД. Такие служащие правомочны знакомиться с содержанием документа, получать дело на руки, с целью выполнения каких-либо работ.

Изменения в личных делах фиксируются по мере их возникновения. Для этого не нужно ждать приказа руководства, как для остальных внутренних документов. Так как личное дело представляет собой некое «хранилище» хронологической информации, все изменения прикладываются в обычном порядке, но с занесением в опись.

ЛД начинают формировать после приема человека на работу. Первыми документами, вкладываемыми в папку, являются личные сведения – анкетные. После создания документа, папка должна быть прошита и зарегистрирована.

Неотъемлемой частью папки является заверяющий лист. Его создают отдельно. А необходим лист для нумерации документации, входящей в состав дела. На листе-заверителе фиксируется состояние страниц, прописываются особенности по заполнению отдельных листов.

Для чего необходимы личные дела

В процессе трудодеятельности регулярно появляются различного рода решения, касающиеся управления персоналом. И всю информацию о работнике берут из его личного дела. Следовательно, подшивки со сведениями необходимы для руководства в первую очередь. Чтобы планомерно и эффективно управлять штатом. Ведь руководители предприятий должны иметь полное представление о том, какие люди трудятся в организации, каковы их заслуги, проблемы с болезнями и т. д.

Кроме этого, часто бывают ситуации, когда на конкретного служащего поступает запрос из государственных служб. Личное дело в таких ситуациях позволяет оперативно отреагировать и выдать требуемую информацию.

Личные дела создаются также с целью систематизирования сведений и поддержания порядка на предприятиях.

Где используются

Формирование, ведение и хранение личных дел работников применяется во всех трудовых сферах:

1. На предприятиях и в организациях. Законы муниципальные и федеральные возлагают обязанности на специалистов по ведению соответствующих папок по каждому служащему и работнику.
2. В компаниях, функционирующих в частном порядке. Трудовой кодекс не прописывает обязательства частных фирм по ведению ЛД, но такой порядок может быть определен вышестоящими организациями или собственниками компаний.

Примеры для скачивания

Итак, личным делом трудящегося считается документальное сохранение всей информации о человеке и его деятельности. Папка с данными формируется, дополняется и хранится на протяжении всего периода трудодеятельности лица. Она имеет документальный статус, поэтому, должна соответствовать требованиям российского закона.

Чтобы оформить и вести личное дело было проще, предлагаем вам скачать образец с нашего сайта.

Скачать образец личного дела

Каждый работодатель при приеме на работу работника сталкивается с вопросом о необходимости ведения личного дела работника. Какие документы должны хранится в личных делах работников? Как оформляется личное дело работника?

Какими документами предусмотрено ведение личных дел работников?

Трудовым законодательством Республики Казахстан не предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению в личном деле каждого сотрудника.

Поскольку ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела должен предусматриваться Инструкцией по кадровому делопроизводству, изданной и утвержденной работодателем.

Какие документы должны храниться в личном деле сотрудника.

В соответствии с пунктом 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан для заключения трудового договора необходимы следующие документы:

1. удостоверение личности или паспорт; оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное территориальными органами уполномоченного органа по вопросам миграции населения;
2. вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;
3. документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;
4. документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
5. документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с настоящим Кодексом и законодательством Республики Казахстан);
6. справка о наличии либо отсутствии судимости при заключении трудового договора в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних.

При этом согласно пункту 7 статьи 32 Трудового Кодекса Республики Казахстан в случае хранения с согласия работника подлинников документов у работодателя либо временного их оставления для выполнения установленных законодательством Республики Казахстан процедур работодатель выдает работнику письменное обязательство о возврате документов.

В соответствии с пунктом 69 Правил воинского учета военнообязанных и призывников юридические лица учет призывников ведут по личной карточке.

Согласно подпункту 4) пункта 70 вышеуказанных Правил для осуществления воинского учета юридическими лицами и организациями образования приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагается ежегодное проведение сверки личных карточек с документами воинского учета МОВУ района (города областного значения), о чем производятся соответствующие отметки в личных карточках.

Таким образом, наряду с копиями документов, указанных в пункте 1 статьи 32 Трудового кодекса Республики Казахстан в личном деле сотрудников необходимо вести личную карточку.

В личном деле целесообразно хранить копии приказов по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращении (прием, перевод, увольнение).

Возможно (но не обязательно) также хранение в личном деле любых (или некоторых, по выбору работодателя) приказов, касающихся данного сотрудника, например о наложении административного взыскания, отстранении от работы, предоставлении отпусков, отгулов, привлечении к сверхурочным работам, компенсационных выплатах и т. п.

Таким образом, с учетом вышеизложенного можно сделать вывод о том, что в личном деле сотрудников организации должны находиться следующие документы:

1. личный листок по учету кадров;
2. копия удостоверения личности либо вида на жительство либо удостоверение оралмана;
3. копии документов об образовании, сертификатов;
4. копия трудовой книжки;
5. копия трудового договора;
6. копии приказов по личному составу, касающиеся работника;
7. справки о состоянии здоровья – при необходимости;
8. внутренняя опись документов дела.

Как оформляется личное дело?

В соответствии с пунктом 139 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

Согласно пункту 147 вышеуказанных Правил дела по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя;
• составление внутренней описи документов дела;
• подшивку или переплет дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Пункт 148 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях предусматривает, что на обложке дела по личному составу указываются следующие реквизиты:

1. наименование организации — наименование организации в соответствии с учредительскими документами указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
2. наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой;
3. наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация;
4. номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел организации;
5. заголовок дела — переносится из номенклатуры дел;
6. дата дела (тома, части) — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве;
7. количество листов в деле;
8. срок хранения дела;
9. архивный шифр дела — состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

Документы, составляющие дело, подшиваются не менее, чем на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Первый и последний прокол производятся на расстоянии одного сантиметра от верхней (нижней) границы листа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и другие) из документов удаляются (пункт 158 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях).

Личное дело содержит различные данные об учащемся (воспитаннике) образовательного учреждения. Личное дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося с момента поступления в школу и до ее окончания (выбытия). Основанием для зачисления в школу является заявление родителей.

В личное дело учащегося заносятся общие сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (Похвальный лист, Похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучения учащегося в X—Х1 классах аттестат об основном образовании находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы под роспись.

В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма медицинской справки (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

Личные дела учащихся в 1—4 классах ведутся учи¬телями, в 5—11 — классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

При выбытии учащегося из школы личное дело выдается на руки родителям на основании их письменного заявления или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года. По выбытии из школы учащийся должен вернуть все полученные ранее учебники, литературу в библиотеку и прочие материалы, являющиеся собственностью школы.

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 10

Личное дело: как оформить правильно?

Работодатели часто сталкиваются с вопросами приема на работу сотрудников, оформлением документов, их хранением и учетом. Вместе с тем порядок ведения личных дел установлен исключительно для государственных служащих. В данной статье мы рассмотрим нюансы формирования личных дел работников, общие положения о личном деле сотрудника, а также уделим особое внимание проблемам конфиденциальности информации и рассмотрим вопросы сформировавшейся судебной практики.

Общие положения о личном деле сотрудника

Личное дело работника — совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Но учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу. Таким образом, личное дело должно формироваться кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой.

Вместе с тем часто работодатели понимают под личным делом личную карточку работника, а также совокупность документов, предъявляемых при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Составные части личного дела

Личная карточка не является составной частью личного дела, а представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки N Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Личные карточки заполняются на всех работников — постоянных и временных, совместителей и работающих по основному месту работы. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

При ее заполнении необходимо использовать Постановление Госкомстата России N 1, а также Общероссийские классификаторы:

— Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95 (ОКИН), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412;

— Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (ОКСО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст;

— Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95 (ОКАТО), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 413;

— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367.

В качестве рекомендательной формы оформления лицевой стороны личного дела может служить следующая форма (см. пример 1).

Пример 1.

Наименование организации, подразделения

Секретно

(по заполнении)

Личное дело

N —-

Иванов

(фамилия)

Иван Иванович

(имя, отчество)

Личный N —————

Место для фотографии

Законодательством определен порядок включения в состав личного дела документов исключительно для государственных служащих, но данные документы могут быть применены при использовании аналогии права ко всем сотрудникам организации.

Так, в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ) установлено, что к личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами РФ, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы РФ;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Для удобства поиска необходимой информации документы могут быть сформированы по группам (см. пример 2).

Пример 2.

Часть 1

Послужной список.

Документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы или его отдельные периоды.

Часть 2

Документы, связанные с прохождением службы:

заявление о приеме;

заключение о приеме;

служебный контракт;

представления о присвоении специальных званий;

наградные листы;

аттестации, служебные характеристики и т.п.

Часть 3

Документы, связанные с приемом на службу:

паспорт;

ИНН;

страховое свидетельство;

заявление о рассмотрении документов о приеме;

анкета;

автобиография (написанная от руки собственноручно и машинописная);

заключение военно-врачебной комиссии о проведении медицинского освидетельствования;

документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну;

копии актов гражданского состояния, документов об окончании образовательных учреждений и т.п.

Часть 4

Архивные документы:

устаревшие анкеты, автобиография, документы, связанные с прохождением (военной) службы; заключения по документам служебных проверок и т.п.

Документы, которые могут быть утеряны в результате использования личного дела в связи с их ветхостью или нестандартными размерами, могут помещаться в конверты. В этой связи представляется целесообразным подготовить опись документов, находящихся в конверте.

Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4×6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет. Фотография может быть помещена как на саму обложку личного дела, так и в конверт для соблюдения режима сохранности.

Опись документов, находящихся в конверте

(фотографии, архивные документы)

N п/п	Наименование документа	Кол-во листов	Подпись сотрудника кадрового аппарата
	Фотография 3×4

N п/п	Документы, прилагаемые к личному делу	Подпись сотрудника кадрового аппарата
	Архивные документы (копия свидетельства о разводе)
	Личное дело (сокращенное)

Также для удобства поиска документов и для облегчения последующей сдачи в архив в личном деле может быть предусмотрена опись документов.

Формат 230×330 мм

Опись документов

в личном деле

N п/п	Наименование документа	Кол-во листов	Подпись сотрудника кадрового аппарата
	Заявление о приеме на работу
	Копия трудовой книжки

Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы.

В соответствии с Указом запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Данные положения подкрепляются и Федеральными законами. Так, ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» устанавливает, что «прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Сбор и внесение в личное дело сотрудника таможенного органа сведений о его политической и религиозной принадлежности, о частной жизни запрещаются». Федеральный закон от 17.01.1992 N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» закрепляет в ст. 41.2, что «личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Запрещаются сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности прокурорского работника. Прокурорский работник имеет право на ознакомление со всеми материалами, находящимися в его личном деле, приобщение к личному делу своих объяснений в письменной форме».

В министерствах и ведомствах РФ также может устанавливаться собственный порядок ведения личных дел работников, не противоречащий законодательству России, который регулируется в частности следующими документами:

— Приказом Минтранса России от 17.02.2009 N 27 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела»;

— Приказом ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к «Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела»;

— Приказом Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 «Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации».

Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

Хранение и учет личных дел сотрудников

Хранение и учет личных дел организуются с целью их быстрого и безошибочного поиска, обеспечения сохранности, а также установления конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

В случае наличия большого количества личных дел в целях облегчения поиска личных дел, а также усовершенствования порядка их учета могут предусматриваться книги учета, в которых указываются фамилии, номера личных дел и сроки их ведения (см. пример 3).

Пример 3.

Формат 230×330 мм

Инвентарная книга

учета личных дел _____________

Начата «__» __________ ____ г.

Окончена «__» __________ ____ г.

Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя кадровой службы.

В качестве рекомендательной учетной формы выдачи личных дел может быть принята следующая:

Формат 200×280 мм

Контрольная карточка выдачи личных дел

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ 234 │

│ Контрольная карточка личного дела N ———— │

├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤

│ Иванов │

│Фамилия ——————————————————————│

├───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────┤

│ Иван │ Иванович │

│Имя —————————│Отчество ———————————│

├──────────┬───────────┬────────┼──────────┬───────────┬──────────────────┤

│ Дата │Кому выдано│ Исх. N │ Подпись │ Дата │ Подпись лица, │

│выдачи или│или выслано│ или │получателя│возвращения│ принявшего │

│ высылки │ │телефон │ │ │ на хранение │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│21.08.2009│ Иванову │ Тел.: │ Иванов │ 00.00.00 │Петров Петров П.П.│

│ │ Ивану │00000000│ │ │ │

│ │ Ивановичу │ │ │ │ │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│ │ │ │ │ │ │

├──────────┼───────────┼────────┼──────────┼───────────┼──────────────────┤

│ │ │ │ │ │ │

└──────────┴───────────┴────────┴──────────┴───────────┴──────────────────┘

Личное дело ведется на всем протяжении трудовой деятельности работника в организации. Кадровая служба хранит личные дела только на работающих в организации. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 06.10.2000, срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре, а их систематизация осуществляется по порядку номеров или в алфавитном порядке.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами), обеспечивающего невозможность изъятия документов из личного дела.

Персональные данные сотрудника в личном деле

Персональные данные сотрудника, а также иные сведения конфиденциального характера охраняются законодательством РФ и не подлежат разглашению.

Фрагмент документа. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

В соответствии с ч. 5 ст. 20 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» следующие сведения могут быть опубликованы в СМИ:

— сведения о доходах;

— имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение которых на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ.

Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих:

а) декларированный годовой доход;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

Также установлен особый порядок защиты персональных данных судей, который регулируется Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.04.2007 N 52 «Об утверждении Инструкции о порядке защиты персональных данных, содержащихся в личных делах председателей, заместителей председателя и судей районных судов».

Судебная практика в отношении ведения личных дел

Следует отметить, что судебная практика в отношении ведения личных дел сотрудников не сформирована, и этому есть два объяснения. Во-первых, законодательство регулирует вопросы ведения личных дел только для государственных служащих; во-вторых, сформировалась практика по ряду других категорий дел, связанных с трудовыми отношениями и затрагивающих косвенно порядок ведения личных дел.

В частности, в Учреждении «Трудовой Арбитражный суд для разрешения коллективных трудовых споров» (Письмо от 11.04.2005 N 52-ТАС) указано, что «в статье 65 Трудового кодекса РФ установлен перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу, запрещается требование иных документов помимо установленных Трудовым кодексом РФ».

Сформировалась также практика по вопросу конфиденциальности информации, содержащейся в личном деле, основанная на положениях ст. 88 ТК РФ, в соответствии с которой при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

— не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;

— не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

— предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;

— осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;

— разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

— не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

— передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Вместе с тем суды не всегда стоят на стороне лиц, заявляющих о правонарушениях, связанных с персональными данными работников, о чем свидетельствует Постановление ФАС Московского округа от 13.09.2006 N КА-А40/8445-06 по делу N А40-8448/06-119-84, в котором «суд апелляционной инстанции правомерно удовлетворил заявление о признании недействительным ненормативного акта государственного органа о привлечении к административной ответственности за нарушение порядка хранения и использования персональных данных работников организации, так как государственным органом не представлено доказательств совершения заявителем данного правонарушения».

Поскольку иных правовых актов, регламентирующих вопрос ведения личных дел, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников, не относящихся к государственным служащим, предусмотреть в локальных нормативных актах организации порядок ведения личного дела.

Е.Шестакова

К. ю. н.,

руководитель группы налогообложения

УФПС г. Москвы —

Филиала ФГУП «Почта России»

Подписано в печать

личное дело работникаличное дело сотрудника и правила его оформленияоформление личного дела сотрудникаличное дело сотрудникаличное делооформление личных дел сотрудниковличные дела сотрудниковведение личных дел работниковсостав личного дела работникаоформление личного дела работникаведение личных дел сотрудниковкак правильно заполнить личную карточку работникаличные дела работниковперечень документов в личном деле работникаоформление личного дела