Значение штатного расписания

Штатное расписание — кадровый документ, отражающий структуру и численность организации в разрезе подразделений и должностей. Оно позволяет планировать кадровый состав предприятия и его фонд оплаты труда (далее — ФОТ).

Штатное расписание — это запланированная структура должностей, а не фактическая, так как там отражаются и занятые должности, и вакансии. Когда все вакансии заняты, фактическая структура штатов и численность совпадают со штатным расписанием.

Принятие сотрудника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (Письмо Роструда РФ от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).

В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается лишь косвенно, когда заходит речь о должности, занимаемой работником в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ). Из чего следует вывод:

• штатное расписание необходимо;
• должность, занимаемая работником, должна быть в него внесена.

Оно обязательно понадобится при:

• проверках:
  • Трудовой инспекции;
  • ИФНС;
  • ФСС (п. 91 Постановления ФСС РФ от 07.04.2008 N 81);
  • ПФР (п. 11 Постановления Правления ПФ РФ от 30.01.2012 N 11п);
• в суде по трудовым спорам и разбирательствам с контролерами.

За отсутствие штатного расписания могут привлечь к ответственности как за нарушение норм трудового права (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 17.07.2012 по делу N 33-12665/2012).

Виновным грозит предупреждение или штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30 000 до 50 000 руб. — для юридических лиц;
• от 1 000 до 5 000 руб. — для ИП;
• от 1 000 до 5 000 руб. — для должностных лиц.

Форма штатного расписания

Удобная форма штатного расписания (Т-3 Excel) дана в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Хотя с 2013 года данная форма не является обязательной, ее придерживаются многие организации: утвержденных обязательных реквизитов для данного документа нет, а привычная для нас форма содержит все необходимые сведения, которые ожидают увидеть проверяющие в штатном расписании.

Рекомендованный список реквизитов штатного расписания дан Рострудом РФ в Письме от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1. Это сведения о:

• структурных подразделениях;
• должностях;
• количестве штатных единиц;
• окладах (тарифных ставках);
• надбавках;
• месячном ФОТ.

Как часто необходимо утверждать штатное расписание?

Поскольку составление и ведение штатного расписания не регламентировано, однозначных рекомендаций по этому вопросу дать не получится.

В штатное расписание в течение года могут вноситься изменения и дополнения. Для удобства, чтобы не копить изменяющие документы, в конце года можно утвердить новое штатное расписание на следующий год, которое учтет все изменения прошлого.

Если штатное расписание полностью пересматривается, утвердить новое можно и в середине года (например, при масштабном сокращении штатов).

Где в Бухгалтерия 8.3 найти штатное расписание

В 1С 8.3 Бухгалтерия штатное расписание не формируется. Данная форма там не предусмотрена. Однако для составления штатного расписания можно использовать отчет Штатные сотрудники.

Если применить настройки, установленные по умолчанию, то отчет Штатные сотрудники будет иметь вид:

Таким образом, отчет содержит следующие сведения о сотрудниках, которые фактически работают на указанную в отчете дату:

• должность;
• оклад;
• дату приема;
• рабочий телефон;
• дату рождения (и даже количество оставшихся до нее дней).

Для составления штатного расписания вам могут пригодиться поля:

• Подразделение;
• Сотрудник;
• Должность;
• Тарифная ставка.

Поле Тарифная ставка содержит сумму по всем ежемесячным начислениям работнику, указанным в документах Прием на работу или Кадровый перевод. Получить развернутый перечень всех доплат и надбавок для конкретной должности не представляется возможным.

Если вам нужна информация о сотрудниках, которые занимали вакантные на сегодня должности, то можно убрать лишние настройки, и тогда дополнительно будет выведена информация об уволенных сотрудниках.

Чтобы составить штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3 сформируем отчет по штатным сотрудникам на 01.01.2019.

В 2018 году все должности по штату были заняты. 31.12.2018 уволился Мастер по прокладке сети. На 01.01.2019 данная должность является вакантной.

Отчет Штатные сотрудники находится в разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам.

В открывшейся форме сделаем следующие настройки.

Шапка отчета

Заполняем поля:

• Дата — дата, на которую требуется составить отчет, в примере 01.01.2019;
• Организация — выбрать из выпадающего списка, если в базе ведется более одной организации.

Нажимаем на кнопку Настройки и переходим в меню настроек отчета Штатные сотрудники. Выбираем вид отчета Расширенный.

Отборы

На вкладке Отборы уберем галочку с поля Группа Или для того, чтобы в список попадали не только ныне работающие, но и уволенные сотрудники.

Поля и сортировки

На вкладке Поля и сортировки уберем лишние галочки для вывода поля, оставив:

• Подразделение;
• Сотрудник;
• Должность;
• Тарифная ставка;
• Дата приема;
• Дата увольнения.

Настройки на остальных вкладках оставим без изменения. Отчет примет вид:

Полученный отчет, конечно, не штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3, но его можно распечатать по кнопке Печать результата отчета и на его основе создать штатное расписание в Excel.

Сохранение настроек

Настройки можно сохранить для дальнейшего использования по кнопке Сохранить вариант отчета.

В открывшейся форме Сохранение варианта отчета заполним:

• Наименование — название отчета;
• Доступен — выбрать, будет отчет доступен только автору или всем пользователям базы.

Нажимаем кнопку Далее. Убедимся, что отчет сохранится в разделе Кадры и, если нужно, установим раздел, где еще будем его искать. После этого нажимаем кнопку Сохранить.

Отчет сохранился в нужном нам разделе Зарплата и кадры – Кадровый учет – Отчеты по кадрам.

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.