Оформление списания основных средств

Проведение процедуры списания основных средств предусматривается только в определенных ситуациях, но вне зависимости от причины должен соблюдаться определенный порядок. Перемещение любых видов имущества между несколькими структурами организации не относится к выбытию и не предусматривает возможность списания средств. Точно так же не происходит списания и при завершении использования какого-либо имущества по причине необходимости проведения монтажных мероприятий или реконструкции.

Если же стоимость объекта полностью выбывает или указанное имущество не может служить гарантией прибыли для своего владельца, то в таком случае нужно внести соответствующие изменения в определенной части бухгалтерского учета, и данное событие должно отражаться в составе доходов-расходов компании.

Ориентируясь на дебет счета 91, нужно будет указать, что из баланса предприятия выбывает остаточная стоимость указанного имущества, а также записать все остальные процедуры, которые обуславливаются данным списанием. При этом стоит отметить тот факт, что по кредиту должна также учитываться сумма износа и возможная прибыль от реализации данной собственности или же передачи ее в аренду другим лицам.

Для правильного списания должен открываться не только счет 01, но также и дополнительный субсчет, который сразу же будет выполнять конкретную задачу. В счете 99 должны перечисляться все расходы предприятия.

Полезные замечания об этапах

Для того, чтобы провести списание в полном соответствии с требованиями действующего Налогового кодекса и не столкнуться ни с какими трудностями, стоит заранее рассмотреть особенности каждого этапа.

Особенности проводки

Особенности проводки будут непосредственно зависеть от того, по какой именно причине компания решила списать свои основные средства.

В случае списания основных средств по причине их полного износа нужно провести следующие операции:

• списание изначальной стоимости;
• списание амортизации;
• списание с амортизированного ОС.

В случае списания при обнаружении недостачи нужно будет указать:

• отражение его изначальной стоимости;
• отражение проведенной амортизации;
• списание с амортизированной стоимости пропавших основных средств;
• списание общей суммы недостачи на долг виновного лица (если оно было установлено);
• списание общей суммы недостачи в список остальных расходов (если виновное лицо не было установлено).

При возникновении чрезвычайных ситуаций, приведших к уничтожению основных средств компании, нужно будет провести следующие операции:

• отразить изначальную стоимость;
• отразить амортизацию;
• списать амортизированную цену тех видов основных средств, которые не были застрахованы,
• отразить амортизированную цену всех объектов основных средств, которые были застрахованы, в той части, которая не превышает страховые выплаты.

Способы выбытия объектов основных средств

Комиссия и акт

Для проведения любых запланированных мероприятий нужно будет собрать комиссию для выполнения поставленных задач. Только уполномоченные лица имеют право вынести решение о невозможности дальнейшей эксплуатации имущества по причине его неудовлетворительных характеристик, в связи с чем его можно будет передать другой организации или продать в соответствии с составленным договором.

Ликвидационную комиссию нужно не только сформировать, не и подтвердить, и только после выполнения поставленных задач всеми специалистами руководитель организации может уже принять конечное решение касательно данного имущества и реализовать его.

Комиссия должна будет выполнить следующие действия:

• изучить объект, учитывая все существующие требования, причем предмет данного мероприятия постоянно должен находиться в доступе;
• провести оценку возможностей для проведения восстановительных работ, чтобы вернуть прежние эксплуатационные характеристики;
• установить причины ликвидации (которую зачастую все-таки приходится осуществлять);
• установить виновников в случае предварительной ликвидации;
• оценить основные возможности дальнейшей эксплуатации каких-либо отдельных компонентов указанного оборудования.

В конечном итоге оформляется специализированное заключение, форма которого не устанавливается действующим законодательством, а значит, должна разрабатываться лично силами уполномоченных сотрудников предприятия с указанием всех необходимых реквизитов.

Правила составления приказа

Приказ – это основа для дальнейшей работы уполномоченных членов комиссии, и при этом предусматривается, что данная комиссия будет заниматься проведением специальных проверок и оценкой состояния имущества, а также определением возможности и целесообразности проведения восстановительных работ по отношению к этому объекту. Только после этого уже определяются причины, по которым может проводиться дальнейшая ликвидация данного имущества.

Обязательно должны определяться все компоненты, которые в дальнейшем будут использоваться как отдельные элементы в предпринимательской деятельности организации.

Если же специалисты подтвердили непригодность эксплуатируемого объекта, руководство в обязательном порядке должно будет вынести отдельный приказ, в соответствии с которым уполномоченные лица смогут ликвидировать основные средства с правильным оформлением необходимой документации.

Образец приказа на списание основных средств

Принятие объекта

На сегодняшний день нет каких-либо точных правил того, как именно те или иные типы имущества должны переводиться в число основных средств, в связи с чем компании имеют право самостоятельно определиться с этим моментом, зафиксировав его в своей учетной политике. В преимущественном большинстве случаев основное средство ставится на баланс приблизительно на дату его введения в эксплуатацию или тогда, когда указанное имущество уже готово к эксплуатации.

Активы стоимостью менее 40000 рублей могут отражаться как материально-производственные запасы, то есть отражать их можно на счете 10, а стоимость сразу же списать в виде текущих расходов. Точно таким же правилом можно будет руководствоваться и в налоговом учете.

Отдельный свод правил предусматривается для тех видов недвижимости, для которых требуется обязательная государственная регистрация. Если постройка уже была возведена, и компания уже сделала свои капитальные вложения в него, данный объект должен перечисляться к числу основных средств вне зависимости от того, была ли проведена его регистрация в государственных органах.

Подробная инструкция

В соответствии с действующими правилами для начала должен издаваться приказ руководителя о формировании комиссии, которая должна будет проверить определенные объекты имущества компании и определить, требуется ли его ликвидация и дальнейшее списание.

После проведения данной проверки комиссией оформляется акт на списание указанного объекта основных средств, который должен быть утвержден руководителем компании. Основываясь на выписанном акте, в инвентарной карточке делается специализированная отметка о выбытии указанного имущества, а помимо этого, соответствующие записи также делаются и в том документе, который открывается по месту расположения этого имущества.

По выбывшим объектам инвентарные карточки хранятся на протяжении срока, который устанавливается руководителем компании в соответствии с правилами организации архивных дел, но срок их хранения должен составлять как минимум пять лет.

Стоимость услуг бухгалтера по сдаче отчетности определяется индивидуально, исходя из количества бухгалтерских документов и специфики деятельности организации.

Скачать образец штатного расписания на год можно

Как отразить в 1С

При списании объекта основных средств в 1С 8.2 и 8.3 нужно будет провести несколько основных процедур:

• начислить амортизацию, зарегистрированную за последний месяц эксплуатации оборудования;
• списать изначальную стоимость этого имущества на счет 01.09;
• списать общую сумму амортизации, которая была начислена за период эксплуатации (также списывается на счет 01.09);
• списать разницу, которая образовалась между изначальной ценой имущества и рассчитанной амортизацией на счет 91.02).

Для всех этих целей создается специализированный документ «Списание ОС». Достаточно просто создать новый документ и указать причину списания, после чего выбрать компанию, счет списания и соответствующую статью расходов, которая должна указываться в соответствии с установленными правилами.

Помимо этого, нужно будет также указать соответствующую информацию в разделе «Месторасположение основных средств», указав в нем то подразделение ,к которому относится списываемое имущество после его принятия к учету. Если данный реквизит будет оставлен незаполненным или же данные будут указаны некорректно, программа просто выдаст ошибку и документ не будет проведен.

Акт на списание основных средств

Прочие оговорки

Помимо указанных особенностей, существует также еще несколько важных нюансов, которые нужно учитывать в процессе списания основных средств.

Процесс амортизации

Амортизация проводится с того момента, как производственные активы были поставлены на учет данной организации, до полного погашения стоимости или же в случае списания основных средств в связи с его чрезмерным износом. Любые проводки, которые делаются по амортизационным отчислениям, осуществляются по счету 02, при этом в кредите по пассивным и балансовым счетам полностью отражается общая сумма начислений на указанный объект.

По дебиту списание амортизационной суммы осуществляется только в случае списания внеоборотных активов, при этом сама процедура может проводиться следующими методами:

• линейным;
• списание по сроку;
• по уменьшаемому остатку»
• пропорционально соотношению объема производства товарной продукции.

Выбор методов остается за предприятием, и при этом должен отражаться в учетной политике. Учитывая выбранную схему, которая определяется на основании информации об инвентарных объектах фонда, данная сумма проводится по кредиту 02.

Подобные расходы могут привести к росту себестоимости имущества определенных подразделений, которые занимаются эксплуатацией основного средства.

Торговые компании все начисления по амортизации включают в издержки.

Дефектная ведомость

В процессе оформления дефектной ведомости нужно указать в ней следующие сведения:

• обоснование того, по какой причине данная процедура является целесообразной с экономической точки зрения;
• источник информации в пределах компании для проведения анализа того, по какой причине произошел износ основных средств;
• документ, в котором указывается решение эксперта.

В данной ведомости указывается информация, подтверждающая факт отсутствия возможности дальнейшей эксплуатации основных средств, что привело к необходимости их списания.

Служебная записка

Оформление служебной записки должно осуществляться в соответствии с некоторыми рекомендациями:

• в правой части указывается ФИО и должность адресата;
• обязательно нужно указать название документа;
• проставляется дата и регистрационный номер записки;
• отражается конкретный предмет этого документа;
• описание ситуации;
• подпись уполномоченного лица.

Служебная записка при списании основных средств требуется только в том случае, если данный объект перетерпел износ или же его материально-техническая база считается устарелой.

Заключение процесса

Как говорилось выше, для определения невозможности использования основных средств нужно будет сформировать комиссию, состав которой включает в себя следующих уполномоченных лиц:

• председатель;
• заместитель руководителя или главный инженер;
• главный бухгалтер или назначенный заместитель;
• начальники соответствующего подразделения;
• лица, несущие ответственность за сохранность этого имущества;
• другие лица, которые будут назначены директором.

Комиссия должна провести детальный анализ основного средства на основании информации из данных технического паспорта, поэтажного плана и другой документации. По итогам работы комиссии оформляется заключение на отдельном документе или в виде специального акта на списание основных средств.

Документы для возврата подоходного налога за обучение сдаются в налоговый орган по прописке налогоплательщика.

Нужно ли предоставлять в налоговую сообщение об открытии расчетного счета в 2019 году — разберемся в этом материале.

По какой формуле рассчитывается внутренняя норма доходности — узнаете

Под материальными ценностями понимаются активы организации, имеющие материальную форму. Это, например, основные средства, материалы (п. 2 ПБУ 5/01). Любые операции с материальными ценностями (поступление, отпуск в производство, выбытие и т.д.) должны находить свое отражение в бухгалтерском учете и быть подкреплены подтверждающими документами. В данной консультации мы расскажем о списании материальных ценностей.

Списание материальных ценностей

Списание материальных ценностей происходит, например, в случае:

• неиспользования в деятельности, к примеру, из-за их устаревания;
• невозможности дальнейшего использования ввиду поломки;
• передачи в качестве вклада в уставный капитал другой компании;
• их продажи.

Служебная записка о списании материальных ценностей

Основанием для списания материальных ценностей может стать служебная записка на списание материальных ценностей. Такая служебная записка не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде. Записка, как правило, составляется в единственном экземпляре бухгалтером или лицом, ответственным за сохранность материальных ценностей, на имя руководителя организации.

Рассмотрев служебную записку о списании материальных ценностей, руководитель издает соответствующий приказ, а затем оформляется акт о списании материальных ценностей.

Служебная записка на списание материальных ценностей: образец

Приведем образец служебной записки.

Сколько нужно хранить служебную записку на списание материальных ценностей

Так как первичные учетные документы и приложения к ним, на основании которых делаются записи в бухгалтерском учете, необходимо хранить 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558), то служебную записку на списание материальных ценностей имеет смысл хранить столько же.

Иван Иванов

В процессе эксплуатации многие вещи растрачиваются или становятся негодными к потреблению. К ним относятся сырье, инструментальная база, предметы обихода, материалы.

Исключение этих объектов из бухгалтерского учета и баланса называется списанием. Начало процесса исходит из служебной записки на списание материальных ценностей.

Зачем списывать ТМЦ

Списание ТМЦ требуется для того, чтобы их реальное количество пребывало в полном соответствии со сведениями, предоставленными в рамках бухгалтерского учета. Причины этого действия могут быть различными.

Чаще они списываются в связи с истечением срока годности, поломкой, порчей. Процедура осуществляется на основании инструкции, которая предварительно разрабатывается организацией. Все сотрудники, несущие материальную ответственность, должны подтвердить факт заблаговременного ознакомления с документом.

Заполнением первичной документации, связанной со списанием ТМЦ, традиционно занимается сотрудник, являющийся ответственным за проверку сведений, содержащихся в отчетности.

Чаще к этим специалистам относятся сотрудники бухгалтерии. В случае обнаружения со стороны материально ответственного лица дефектов необходимо осуществить инвентаризацию.

Инициирование ее проведения возможно только после обращения с письмом в адрес руководителя. Для этого и оформляется соответствующая служебная записка.

Необходимость составления документа и содержание

Служебная записка — документ, который имеет внутренний или внешний характер, исходя из основных выполняемых функций. Чаще бумага адресуется вышестоящему сотруднику со стороны подчиненного работника и содержит просьбу, предложение или замечание. Записка носит объяснительный, докладной, пояснительный, аналитический характер.

Документ включает проблемы технического или хозяйственного характера, описательную часть по возникшим спорным моментам, объяснение, которого требует начальство. Ключевое отличие этой документации от других форм бумаг состоит в том, что в ней происходит не только обсуждение сути проблемы, но и имеется детальное описание, а порой и варианты решения поставленной задачи.

Среди рядовых сотрудников нередко возникает вопрос касательно того, обязательно ли оформлять служебку или можно сделать обращение посредством устной формы. Однако это не дает никакой гарантии касательно того, будет ли результат.

Что касается письменного обращения, оно является официальным, вне зависимости от адресата и содержания. Поэтому все прошения, жалобы, замечания и предложения следует оформлять на бумаге, особенно, если они адресуются начальству.

Правила оформления бланка

Каждая организация имеет разработанную систему, по которой осуществляется списание материальных активов. В крупных организациях эту работу выполняет отдельная комиссия.

В небольших операции осуществляются по надобности разными сотрудниками. Но везде требуется определенное оформление посредством специальной документации. Записка обязательно должна включать набор сведений:

1. Реквизиты. Традиционно они включают сведения о дате, номере и наименовании, которое раскрывает тематику документа. В рамках небольших организаций используется только дата. В крупных компаниях делопроизводителем указывается номер, осуществляется специальная регистрация в журнале.
2. Адресат-получатель. В его роли выступает директор или заместитель, обеспечивающий решение вопросов по формированию материальных ценностей.
3. Прошение. Оно подразумевает списание перечисленных материальных ценностей.
4. ТМЦ. Здесь идет о речь об израсходованных товарно-материальных ценностях, пришедших в негодность. Обычно пункт оформляется в виде таблицы, включающей данные о номерах строчек, названиях предметов, количествах, инвентарных номерах, балансовой стоимости.
5. Основания. Требуется отметить, какие документы подтверждают необходимость осуществления мероприятий. В частности, используется акт проверки, соответствующее решение комиссии, заключение экспертизы.
6. Материально ответственное лицо. Данные должны содержаться о нем и о подразделении, в рамках которого используются эти ценности.
7. Временной период. Учитывается интервал, за который осуществлялся расход. Он зависит от конкретных правил, имеющихся на предприятии. Чаще всего это месяц, квартал.
8. Приложения. Совместно с запиской происходит передача копий документов, на базе которых и будет осуществляться данная мера.
9. Автор. Указывается ФИО, подпись и должность составителя бумаги. Оформление записки производится силами материально ответственного специалиста или руководителя подразделения, исходя из правил, установленных в компании.
10. Согласование. В процессе оформления принимают участие как минимум два сотрудника. Один из них – материально ответственное лицо, второй – начальник. Первым подписывается записка, а второй визирует соответствие сведений действительности.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Бланк служебной записки на списание ТМЦ

Далее документ направляется адресату, который должен его либо утвердить, либо отказать. Впоследствии бумага следует в бухгалтерию, в которой баланс будет приведет в соответствие.

Рапорт о передаче материальных ценностей

Прием-передача материальных ценностей – обязательная процедура в процессе смены их владельца, руководителя, материально ответственного сотрудника. Поэтому все ТМЦ подлежат передачи «из рук в руки», что оформляется документальным способом и подлежит описанию в рамках бухгалтерского баланса.

В процессе составляется специальный рапорт – документ, подтверждающий факт передачи. Он включает фактически тот же набор данных, что и служебная записка, и передается ответственным лицам.

Написание служебных записок в другую организацию

Порой на практике возникают ситуации, в которых служебная записка является документом внешнего типа. Распространены случаи составления документа в адрес другой организации. Это позволяет компаниям обмениваться информацией и отправлять друг другу просьбы, претензии и прочие уведомления. Оформление проходит в произвольной форме, и они включают копии необходимых бумаг.

Чаще оформление происходит на имя директора, старшего руководителя. Если с контрагентом ведутся переговоры, оформляются 2 экземпляра. Второй хранят до момента разрешения спора.

Таким образом, служебная записка – важный документ, свидетельствующий о формировании определенного уведомления со стороны сотрудника в адрес руководителя. С ее помощью можно решить большое количество юридических задач и определиться с базовыми нюансами.

Подробности по оформлению списания средств — ниже на видео.