Что такое ГСМ

ГСМ — это общепринятое сокращенное название группы горюче-смазочных материалов. К ним принадлежат:

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Как списывать ГСМ по путевым листам

Путевой лист (ПЛ) — это документ первичного учета, который отражает пробег автотранспорта. С его помощью можно рассчитать расход топливных материалов.

Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

Внимание! В приказ №152 внесены изменения и с 01 марта 2019 путевые листы заполняйте по новому. Подробнее мы рассказывали .

Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике. Однако при этом важно не забывать о нормах закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Образец заполнения путевого листа см. .

Каждый ПЛ обязательно должен быть отмечен в специальном регистрационном журнале. На практике нередко возникает вопрос, с какой регулярностью нужно оформлять ПЛ. В п. 10 приказа 152 указано, что ПЛ может быть составлен на 1 день либо на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным предприятиям рекомендуется составлять ПЛ ежедневно с целью подтверждения своих расходов и учета отработанного водителями времени. Исключением является тот случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок, превышающий 1 день (смену).

Компании, которые применяют автотранспорт для своих нужд и не являются специализированными, могут оформлять ПЛ по мере необходимости, например 1 раз в 2 недели или 1 раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 № А56-10236/2007).

Минфин отмечает, что ПЛ должны оформляться с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было с уверенностью судить о необходимости затраченных ГСМ и учете отработанного водителями времени (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2009 № 03-03-04/2/77).

Правила списания ГСМ по путевым листам

Порядок списания ГСМ по путевым листам предполагает 2 метода списания: по нормативу либо по факту. Для того чтобы разобраться, когда и какой способ использовать, обратимся к самой форме ПЛ.

Предположим, что предприятие пользуется ПЛ из постановления 78. Бланки данного документа содержат графу для указания расхода топлива. Колонки этой графы отражают, сколько топлива было в баке при выезде машины, сколько выдано и сколько осталось в баке при возвращении автотранспорта. В этом случае можно рассчитать фактический расход горючего по ПЛ. Неспециализированные транспортные предприятия при самостоятельной разработке своего ПЛ тоже могут включить в документ эти графы. Тогда при фактическом расчете затраченного ГСМ не возникнет трудностей.

Во II разделе приказа 152 в качестве обязательных реквизитов не указано отражение оборотов по движению топливных ресурсов. При этом в п. 6 данного документа можно увидеть требование об указании показаний одометра при выезде и въезде обратно транспортного средства, то есть пробег в километрах.

Как списывать ГСМ по путевым листам в случаях, когда в ПЛ не указаны обороты по топливу? Можно воспользоваться списанием ГСМ по нормативу — правила такого списания приведены в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Документ содержит нормативные затраты топлива для различных марок авто и порядок расчета затрат топлива согласно пройденному автотранспортом расстоянию.

Получившиеся данные являются основанием для отражения затраченных ГСМ в бухучете. Для целей налогового учета можно использовать как тот, так и другой способ. В НК РФ напрямую не прописано, что расходы ГСМ принимаются к налоговому учету только по фактически произведенным затратам.

Рассчитать расход ГСМ по нормам поможет готовое решение от «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ, чтобы изучить материал.

Порядок списания ГСМ в бухучете

Бухучет ГСМ, как и других МПЗ, производится по фактической стоимости (ПБУ 5/01).

Бухучет ГСМ осуществляется при помощи синтетического счета 10 с применением субсчета 3 «Топливо». Поступление ГСМ отражают по дебету данного счета. Списание ГСМ по путевым листам осуществляют по кредиту счета.

Способы определения стоимости ГСМ при их списании в бухучете вы можете увидеть на нашем рисунке.

Важно! Метод списания по себестоимости каждой единицы в отношении ГСМ не применяется.

Самый распространенный и простой способ списания, применяемый бухгалтерами, — по средней стоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующим образом:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

где:

СС — средняя стоимость;

Сост — остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост — поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост — остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Кпост — количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Используемую на предприятии методику необходимо прописать в учетной политике.

Расчет путевых листов по списанию ГСМ

Рассмотрим практический пример расчета путевых листов по списанию ГСМ.

Пример

В августе 2019 года ООО «Зарница плюс» приобретено 200 л бензина на общую сумму 8000 руб. с учетом НДС. При этом по состоянию на 01.08.2019 в остатках числилось 80 л бензина по цене 38 руб. за литр. Бензином был заправлен автомобиль ВАЗ-21214-20 «Шевроле-Нива». Данный автомобиль применяется для служебных поездок сотрудников бухгалтерии «Зарница плюс». Учетной политикой на предприятии принят способ учета ГСМ по средней стоимости.

Предприятие ведет деятельность на территории Челябинской области.

Определим среднюю стоимость списания ГСМ в марте и рассчитаем расход топлива в текущем месяце двумя способами: по факту и по нормативу.

Дт	Кт	∑, руб.
		6 666,67	Поступление бензина от поставщика
		1 333,33	НДС

Рассчитаем среднюю стоимость бензина в августе 2019 года:

Подпишитесь на рассылку

(80 л × 38 руб. + 6 666,67 руб.) / (80 л + 200 л) = 34,67 руб.

1. Списание бензина по факту.

В августе 2019 года был сделан 1 выезд машины по служебным целям. В ПЛ указано, что при выезде в баке «Нивы» было 40 л бензина, выдано 20 л и при возвращении обратно на предприятие остаток в баке составил 30 л.

Определим фактический расход топлива:

40 л + 20 л − 30 л = 30 л.

Сумма списания бензина в марте составит:

30 л × 34,67 руб. = 1040,10 руб.

Дт	Кт	∑, руб.
		1 040,10	Списан бензин на общехозяйственные нужды

1. Списание бензина по нормативу.

Предположим, что ПЛ не отражает обороты топлива. Компания использует ПЛ с отражением показаний одометра.

В ПЛ произведены отметки о пробеге «Нивы»: на начало поездки 5000 км, после возвращения на предприятие — 5070 км. Обратимся к распоряжению № АМ-23-р.

В п. 7 документа можно увидеть формулу для расчета расхода топлива:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где:

Qн — нормативный расход топлив, л;

Hs — базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

В подп. 7.1 документа находим Нs для нашего автомобиля — 10,9 л.

Коэффициент D находим в приложении № 2 к документу — 10% (для Челябинской области).

Определим расход бензина в марте:

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

Какие есть обязательные реквизиты путевых листов?

В каких случаях путевой лист не нужен

Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).

Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.

После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.

Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):

1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.

Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.

Нюансы и проблемы

Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.

Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.

Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения?

Расчет затрат

Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.

Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.

Стоимость единицы бензина равна:

• 25 * 41 = 1025,00 руб.
• 120 * 39 = 4680,00 руб.
• 1025 + 4680 = 5705,00 руб.
• 25 + 120 = 145 л.
• 5705 / 145 = 39,34 руб.

Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.

Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.

Как учесть влияние зимних условий при расчете нормативного расхода топлива?

Приказ на списание

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

ООО «Рассвет»

ПРИКАЗ №5

г. Москва

1 июня 2019 г.

Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.

Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.

С приказом ознакомлены:

главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.

ФАЙЛЫ
Скачать образец приказа о списании ГСМ без путевых листов .doc

Тезисно

1. Учет списания ГСМ возможен без использования путевого листа, если организация не является перевозчиком.
2. В случаях, когда топливо можно списать без учета пробега, пробег представляет собой постоянную величину либо используются современные технические системы контроля за использованием горючего, организация имеет право разработать собственные учетные формы, отказавшись от путевых листов.
3. Приняв такое решение, необходимо издать приказ, отражающий новый механизм контроля затрат в соответствии с законодательством РФ.

31.03.2020 Рубрика:Статьи При использовании системы мониторинга транспорта предприятие экономит до 30% топлива. А правильное нормирование топлива поможет заранее избежать перерасхода на 15-20%.

При использовании системы мониторинга транспорта предприятие экономит до 30% топлива. А правильное нормирование топлива поможет заранее избежать перерасхода на 15-20%.

Но как вести учет и списание топлива, если нормы расхода выше, и как верно документально подтвердить расходы на приобретение топлива для исчисления налога на прибыль? Мы расскажем о том, какие способы списания существуют и как с помощью системы GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта сделать учет топлива точным, удобным и прозрачным.

Что стоит знать о списании ГСМ

Несмотря на то что в Налоговом кодексе РФ не закреплено нормирование списания ГСМ, налоговики имеют право потребовать обоснование топливных затрат. Списание топлива в расходы осуществляется согласно распоряжению Минтранса от 14.03.2008 №АМ-23-р или распоряжению от 20.09.2018 № ИА-159-р на основании оправдательных документов, самый распространенный из которых — акт о списании ГСМ.

Для документального подтверждения к такому акту прикладывают путевые листы, фиксирующие пробег автомобиля в рамках рабочей смены или служебного задания и объем израсходованного при этом топлива по нормативным или фактическим показателям. В дополнение к путевому листу можно использовать и другую информацию — данные тахографов и системы GPS/ГЛОНАСС мониторинга транспорта.

Формула расчета следующая ГСМ следующая:

Фактический расход топлива = Остаток топлива при выезде автомобиля + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля – Остаток топлива на конец дня.

Также в распоряжении Минтранса зафиксированы поправочные коэффициенты, которые применяются предприятиями для коррекции норм в разных условиях эксплуатации. Например, в городе с населением более 5 млн человек максимальный повышающий коэффициент может быть 35%, а в городе с населением от 1 до 5 млн – 25%. Также Минтранс определяет повышающий коэффициент по сроку эксплуатации и пробегу автомобиля. Если пробег ТС больше 100 тыс. км или возраст старше 5 лет – коэффициент составляет 5%; более 150 тыс. км или возраст старше 8 лет – до 10%.

Правила расчета ГСМ на предприятии устанавливаются в зависимости от сферы деятельности. Нормы, утвержденные Минтрансом, носят либо рекомендательный, либо обязательный характер.

Учет расходов топлива по нормам Минтранса обязателен только для автотранспортных предприятий (грузовые, пассажирские перевозки и т.д.). Все остальные компании имеют право самостоятельно разработать и утвердить временные нормы расхода топлива и поправочные коэффициенты на основании контрольных замеров, проведенных комиссией и зафиксированных в акте контрольного замера расхода топлива.

Как рассчитать нормы расхода топлива

Существует два способа расчета. Первый – использовать нормы расхода из технической документации завода-изготовителя автомобиля. Здесь все просто: для разных моделей транспорта установлены разные формулы расчета. Они включают базовый норматив по расходованию ГСМ, измеряемый в литрах на 100 км, и корректировочный коэффициент от 5% до 50%, который предприятие устанавливает самостоятельно в зависимости от условий эксплуатации, например, в зимний период, в горной местности, на дорогах сложного плана и опасных участках. Также по отношению к собственным нормам предприятие может применять коэффициенты Минтранса.

Второй способ — создать комиссию и провести замеры по согласованной процедуре испытаний. Для этого в пустой бак ТС заливают определенное количество топлива и отслеживают, когда транспортное средство полностью израсходует его. Затем по показателям спидометра определяют пробег и делят количество литров на количество пройденных километров. Полученная цифра показывает, сколько литров требуется для 1 километра. Этот показатель фиксируют в локальном акте (приказе или регламенте) с подписями участников комиссии.

Поскольку расход топлива зависит от условий эксплуатации, лучше произвести контрольные замеры для разных условий: для груженого и порожнего автомобиля, для летних и зимних поездок, для простоя со включенным двигателем и т.д. Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. При этом эти акты можно менять, например, если в автопарке появились новые ТС или если возникли сомнения в показаниях.

Более упрощенный вариант второго способа – утвердить базовую норму и корректировочные коэффициенты для различных условий эксплуатации. Для корректного расчета расхода, в том числе учитывающего повышение расхода топлива, связанного с постепенным износом механизмов, в политике предприятия необходимо прописать, что новый контрольный замер или изменение нормы расхода должны проводиться каждые 50 тысяч или 100 тысяч км пробега автомобиля.

Для расчета расхода топлива вместе с одним из способов замера «по старинке» можно использовать систему мониторинга транспорта. Письмо Минфина от 16.06.2011№ 03-03-06/1/354 подтверждает, что распечатку с данными о маршруте можно использовать вместе с путевыми листами для подтверждения расходов на топливо. Естественно, транспорт должен быть оснащен спутниковыми терминалами и датчиками уровня топлива.

Как списывать расходование топлива ниже и выше нормы?

Если фактический расход ГСМ меньше нормативного, в расходы списывается фактический расход. Если транспорт оснащен системой мониторинга, то к обоснованию затрат прикладывается распечатка как дополнительный документ.

Если расход ГСМ выше нормы, то порядок действий следующий:

1. пересмотреть нормы,
2. использовать поправочный коэффициент,

обосновать повышенный расход ГСМ с помощью системы мониторинга транспорта.

Списываем топливо правильно

TN Group При использовании системы мониторинга транспорта предприятие экономит до 30% топлива. А правильное нормирование топлива поможет заранее избежать перерасхода на 15-20%.г. Тамбов (Основное подразделение)

Расходы на ГСМ

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) в налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие расходы признают только при наличии: документов, подтверждающих приобретение топлива; документов, подтверждающих расход топлива; утвержденных организацией норм расхода ГСМ.

Налоговый кодекс не устанавливает определенных нормативов расхода топлива и ГСМ. Значит, списание затрат на ГСМ происходит исходя из фактического расхода. При этом расходы в налоговом учете должны быть обоснованными. Поэтому безопаснее ввести контроль расхода ГСМ и утвердить свой норматив расхода ГСМ (для целей налога на прибыль).

Можно разработать нормы расхода ГСМ с учетом особенностей работы автомобилей и расхода топлива на них. Полезно будет воспользоваться технической документацией и информацией производителя автомобиля.

В комментируемом письме финансисты предлагают также использовать нормы расхода ГСМ на автомобильном транспорте, которые утверждены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 № НА-80-р в этот документ внесены изменения. Список моделей отечественных и зарубежных автомобилей, для которых утверждены нормы, пополнен наименованиями моделей выпуска с 2008 года (раньше их в списке не было). Изменены повышающие коэффициенты к установленным нормам.

Обновленный документ действуют с 14 июля 2015 года. Он предназначен для автотранспортных предприятий и компаний, предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории России. Другие фирмы применять эти нормы не обязаны. Однако для разработки собственных норм, которые кроме обоснования налоговых расходов могут послужить инструментом внутренней экономии материальных ресурсов, рекомендациями Минтранса России воспользоваться стоит.

Путевой лист для подтверждения расходов ГСМ

В состав расходов стоимость ГСМ включается по мере их использования, на основании путевых листов. Формы путевых листов, обязательные для автотранспортных предприятий, утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Их могут использовать и все другие компании. Можно разработать и собственные формы, которые должны содержать как реквизиты, обязательные для всех первичных документов, так и установленные пунктом 3 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Такие, в частности, как наименование и номер путевого листа; сведения о сроке его действия; данные о собственнике (владельце) транспортного средства; информация о транспортном средстве и водителе.

Служебный характер поездки, а значит, обоснованность и экономическую целесообразность расходов на ГСМ нужно подтвердить. Для этого в путевом листе подробно пишут сведения о маршруте следования.

Путевой лист нужно оформлять каждый раз до выезда машины в рейс с места постоянной стоянки. Если в течение одного дня (смены) водитель совершает несколько рейсов, лист надо оформлять до начала первой поездки. Путевой лист можно выдавать на любой срок, но только в случае длительного рейса, когда водитель не может ежедневно возвращаться на парковку.

Обратите внимание: с 1 марта 2018 года в обязательных реквизитах путевого листа в числе cведений о транспортном средстве нужно указывать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для его стоянки по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня). А также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места парковки и его заезда на нее (приказ Минтранса от 21.12.2018 № 467).

Форму путевого листа и нормы расходования ГСМ по каждому виду транспорта, используемому фирмой, нужно утвердить в учетной политике.

Пример. Учет ГСМ

ООО «Галактика” для поездок по городу использует собственный легковой автомобиль OPEL VECTRA.

Согласно учетной политике для учета служебных поездок фирма использует путевой лист, форма которого утверждена постановлением Госкомстата № 78. Для контроля расходования ГСМ применяет собственные нормы, разработанные на основе технической документации и данных о работе автомобиля в летний, зимний, осенне-весенний периоды.

По OPEL VECTRA установлено, что обоснованным считается расход топлива не более 13 л на 100 км пробега в день.

10 марта 2019 года водитель отвез главного бухгалтера в налоговую инспекцию и привез его обратно, отвез кассира в банк, руководителя и его заместителя на переговоры с целью заключения договора поставки. В течение дня было пройдено 50 км и израсходовано 5 л бензина АИ-92. Сумму фактических затрат на приобретение топлива за этот день можно включить в состав прочих расходов, поскольку они не превышают утвержденного норматива.

Приобретение ГСМ

Заправлять служебный автомобиль компания может: на своей территории; на территории автозаправочной станции (АЗС).

В первом случае у фирмы должны быть специальные емкости для хранения ГСМ. Поставщик на основании договора поставки завозит топливо и загружает его в эти емкости. При этом документами, которые подтвердят покупку ГСМ, будут являться накладные, счета-фактуры поставщика и платежные документы об оплате топлива. Приобретая топливо через АЗС, компания может расплачиваться наличными деньгами или в безналичном порядке.

Компенсация за использование личного автомобиля

Иногда работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль. В этом случае фирма может выплачивать ему соответствующую компенсацию.

В соответствии со статьей 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

• компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;
• возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля.

Для получения компенсации сотрудник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если он управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности. Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя организации.

Эксперт «НА” Е.П. Абрамова

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Подключить бератор

Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.

Рассмотрим, как эти способы учета ГСМ реализованы в «1С:Бухгалтерии 8.3».

Учет по картам

Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо. Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)» — создать поступление «Услуги (акт)»).

Рис.1 Создание документа «Услуги»Рис.2 Заполнение документа услуги – изготовление топливной карты

При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» — «Операции, введенные вручную».

Рис.3 Операция, введена вручную – отражение топливной карты

Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.

Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03.1 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» — «Поступление (акты, накладные».

Рис.4 Меню программы 1С:Бухгалтерия «Покупки»

Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.

Рис.5 Номенклатурная карточка ГСМРис.6 Оформление поступления ГСМ

Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 — Кт. 60.

Рис.7 Движение документа «Поступление товаров (накладная)»

Поступление ГСМ по авансовому отчету

Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

Рис.8 Заполнение документа Выдача наличных

Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» — «Авансовые отчеты».

Рис.9 Кассовые документы Рис.10 Авансовый отчет

С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 — Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

Рис.11 Печатная форма авансового отчета

Списание ГСМ в 1С 8.3

Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.

Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».

Рис.12 Фрагмент пункта меню «Склад»

В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой. Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.

Рис.13 Заполнение «Требования-накладной» на списание ГСМ

При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.

Рис.14 Движение документа

Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.

Рис.15 Создание «Требования-накладной» из «Авансового отчета»

Если у вас остались вопросы по списанию ГМС, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по программе 1С 8.3, мы с радостью вам поможем.

Настройка субконто счета 10.03.1 «Топливо»

В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.

Для того чтобы учет на счете 10.03.1 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03.1 – «Топливо». Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов». Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.

Рис.16 Настройка субконто «Места хранения» счета 10.03.1 «Топливо» Рис.17 Окно настройки плана счетов – счет 10.03.1 «Топливо»

Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады».

Рис.18 Настройка оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.03.1 «Топливо»

Как видим, в ОСВ выделился условный склад «Автомобиль».

Рис.19 ОСВ по счету 10.03.1 «Топливо» с детализацией по местам хранения

Ранее приобретаемое топливо отражено в ОСВ без указания склада – «…». Если у вас регулярно возникают вопросы по работе с программой, обратитесь к нашим специалистам. Мы с радостью проконсультируем вас, а также подберем для вас оптимальную стоимость часа доработки 1С или тариф на сопровождение, ориентируясь на ваши индивидуальные задачи.