Как оформить списание материалов

Как составить акт на списание материалов

Существует единая форма акта на списание материалов, которая утверждена Госкомстатом РФ.
В акте обязательно должны присутствовать такие элементы:

• дата и место его составления
• ФИО, должность каждого члена комиссии, его подпись
• Таблица с перечнем списываемых материалов, их количеством, причиной списания (списание в производство, непригодность для дальнейшего использования, хищение, безвозмездная передача)
• цена и общая сумма по каждому виду
• в самом низу прописью ставится общая сумма, на которую списывается товар.

Каждый член комиссии подписывает акт, а затем он утверждается руководителем компании или предприятия. В комиссию может входить представитель санэпиднадзора или другой контролирующей организации. Подпись руководителя, утверждающая списание, ставится в правом верхнем углу документа с указанием должности и расшифровкой подписи, а также ставится дата утверждения документа.

Если же материалы перемещаются внутри организации на ее нужды, к примеру, на производство какой-то продукции, на нужды офисных работников или обслуживающего персонала, то происходит списание их в производство. В таком случае материалы выдают со склада предприятия.

Документы, необходимые для списания материалов в производство

При передаче материалов со склада предприятия в различные его подразделения оформляются первичные учетные документами, их формы утверждены постановлением Госкомстата России № 71а от 30.10.1997 и являются обязательными к применению.

К ним относятся:

• лимитно-заборные карты (типовая межотраслевая форма № М-8)
• накладные на отпуск материала(типовая межотраслевая форма № М-15)
• требования накладные (типовая межотраслевая форма № М-11)

Оформление акта на списание материалов в производствеакта на списание материалов в производстве предусматривается в случаях, когда организация списывает их своим подразделениям. В таких случаях основания для списания не указываются, и все оформляется как внутреннее перемещение, а израсходованные материалы оформляются актом расхода.

Такой акт составляется подразделением, которое получает и расходует материал. В альбоме унифицированных форм нет такой формы, а это значит, что каждая организация имеет право ее для себя разработать, учитывая требования «О бухгалтерском учете» статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ. Форма составления акта расходов, ее порядок и периодичность обязательно закрепляются в учетной политике предприятия.

В акте расхода необходимо указать:

• наименование материала
• количество единиц
• цену за единицу и общую сумму по каждому виду
• шифр, наименование заказа, для которого материал расходовался, или же шифр, наименование затрат
• общее количество по нормам расхода и сумму
• количество сверх нормы, сумму перерасхода и ее причины.

При необходимости в акте указывают количество изготовленных изделий или объем выполненных работ.

Списание сырья и материалов в производство можно производить, основываясь на производственные отчеты, которые составляются по технологическим картам и согласно утвержденным нормам по расходу материалов на единицу производимой продукции.

Каждое подразделение предприятия делает ежемесячные отчеты о движении материалов и их наличии, передавая его в бухгалтерию. Бухгалтерия проверяет отчеты, сверяя их с данными бухгалтерского и складского учета.

Является ли обязательным оформление акта на списание ТМЦ для списания материалов в производство при наличии накладной М-11?

Компания «Гарант»

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По нашему мнению, в целях подтверждения произведенных обществом расходов составление акта или иного документа, предусмотренного учетной политикой, подтверждающего факт использования материалов в производственных целях, является обязательным вне зависимости от того, по какой форме накладной был оформлен отпуск материала со склада (форма N М-8 или форма N М-11).

Обоснование вывода:

Порядок учета материалов установлен Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее — Методические указания), утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

В соответствии с п. 90 Методических указаний под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Порядок отпуска материалов со склада организации в производство и соответствующего документооборота устанавливается руководителем по согласованию с главным бухгалтером организации и закрепляется в учетной политике.

Пунктом 100 Методических указаний предусмотрено, что первичными учетными документами по отпуску материалов со склада организации в подразделения организации являются:

— лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма N М-8);

— требование-накладная (типовая межотраслевая форма N М-11);

— накладная (типовая межотраслевая форма N М-15),

формы и порядок заполнения которых утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Лимитно-заборные карты (форма N М-8) предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Лимитно-заборные карты применяются в тех производствах, где эти лимиты устанавливаются.

Если расходование материалов на предприятии не лимитируется или потребность цехов, хозяйств и участков в них возникает периодически, отпуск материалов должен осуществляться по требованиям-накладным (форма N М-11). По этой же форме оформляется движение материалов внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, а также операции по сдаче на склад остатков неизрасходованных материалов (если не применяются лимитно-заборные карты), возвратные материалы и отходы от брака.

Таким образом, указанные первичные документы подтверждают факт передачи материалов подразделениям, но не факт их использования.
Помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, организация, исходя из конкретных условий ее деятельности, может применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов, причем эти формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2006 N А13-6672/2005-19).

Таким образом, в целях учета движения материалов Методические указания оставляют за организацией право оформлять иные первичные документы (в том числе акты на списание материалов, материальные отчеты).

В то же время при внутреннем перемещении материалов составление акта расхода прямо предусмотрено п. 98 Методических указаний.

Акт расхода составляется на фактически израсходованные материалы подразделением — получателем материалов. В нем указывается наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

На основании указанного выше акта осуществляется списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от целей расходования).

Таким образом, составление акта и является документом, подтверждающим факт использования материалов в производственных целях.
Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, должен быть самостоятельно установлен организацией и прописан в учетной политике.

На основании вышеизложенного считаем, что в целях подтверждения произведенных обществом расходов составление акта или иного документа, предусмотренного учетной политикой и подтверждающего факт использования материалов в производственных целях, является обязательным вне зависимости от того, по какой форме накладной был оформлен отпуск материала со склада (форма N М-8 или форма N М-11).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Ответ проверил:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей
Компания «Гарант», г.Москва

2. Документальное оформление отпуска материалов в производство.

Под отпуском материалов в производство понимается отпуск материалов непосредственно для изготовления продукции, а на стройках — для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же относится и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды.

Порядок документального оформления отпуска материалов на производство зависит главным образом от 3-х факторов:

1) способа хранения материалов (в закрытых или открытых помещениях);

2) от наличия возможности определить количество отпускаемого материала путем взвешивания, обмера, подсчета;

3) от периодичности потребления в процессе производства ( материалы с периодической и систематической потребностью).

Отпуск материалов в производство, количество которых в момент отпуска можно определить путем подсчета, взвешивания, обмера.

Отпуск таких материалов, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов (предельных норм расхода материалов на производство), устанавливаемых отделом снабжения, планово-производственными отделами или другими отделами предприятия, по указанию руководителя предприятия.

А) Отпуск материалов потребность в которых возникает систематически.

Отпуск на производство вышеуказанных материалов оформляется лимитно-заборными картами (форма № М-8 ) и требованиями-накладными (форма №М-11).

В лимитно-заборной карте указывается:

— установленный лимит отпуска материалов на производство;

— фактическое количество отпущенных на производство материалов;

— количество неиспользованных и сданных на склад материалов.

Лимитно-заборные карты выписываются, как правило, в 2-х экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению-потребителю материалов, второй-складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, выводит остаток лимита по каждому наименованию материала. Отпуск материалов производится только с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Изменение лимита в лимитно-заборной карте допускается только с разрешения руководителя предприятия или уполномоченных им на это служб.

Б) отпуск материалов, потребность в которых возникает периодически.

Отпуск таких материалов рекомендуется оформлять требованиями-накладными (форма № М-11). Порядок выписки требования-накладной был рассмотрен выше (см. оформление операций по поступлению материалов).

Следует отметить, что и при использовании требований-накладных отпуск материалов должен осуществляться в пределах установленных лимитов на предприятии (если таковые устанавливаются).

Отпуск материалов, количество которых в момент отпуска не возможно определить по фактическому весу или обмеру.

Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий и др.) при невозможном отпуске их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения комиссией периодических, не реже 1 раза в месяц, инвентаризаций этих материалов (их остатков). Результаты инвентаризации остатков материалов оформляются путем составления акта (форма №М–22а), на основании которого делаются записи о списании материалов в требовании — накладной.

Отпуск материалов на производство может оформляться согласно учетной политике без выписки первичных учетных документов (лимитно-заборных карт, требований-накладных) в регистре аналитического учета материалов — карточке учета материалов (форма № М-17). Перечень наименований материалов, отпускаемых указанным способом и порядок оформления такого отпуска устанавливает руководитель предприятия. При этой системе отпуска материалов карточка М-17 является одновременно регистром аналитического учета и выполняет функции первичного документа (с добавлением дополнительных граф).

1. Оформление операций по перемещению материалов внутри предприятия.

Для оформления перемещения материалов из одного склада (цеха, участка) на другой склад используется требование — накладная (форма № М-11). Внутреннее перемещение материалов допускается оформлять также в карточке учета материалов (форма № М-17). При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший в карточке получателя.

1. Оформление отпуска материалов на сторону.

Отпуск материалов на сторону (продажа хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории) оформляется выпиской накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Накладную выписывает работник структурного подразделения (как правило, отдела снабжения) в 2-х экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ТМЦ. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй- получателю материалов.

На основании указанных выше первичных приходно-расходных документов в день совершения хозяйственной операции на складах организации производятся записи в карточку учета материалов формы № М-17 (карточка складского учета). Карточка учета материалов (ф. № М-17) является основным регистром аналитического учета материалов на складе.

Документальное оформление поступления и отпуска материалов представлено в таблице № 1.

Таблица № 1.

Вывод: Документальное оформление поступления, перемещения и отпуска материалов на предприятии производится в соответствии с правилами документооборота, определенными в учетной политике предприятия с учетом требований действующего законодательства. Первичные документы, используемые для оформления движения материалов должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании. Соблюдение установленного в организации графика документооборота, правильное и четкое заполнение всех реквизитов первичных учетных документов, фиксирующих хозяйственные операции с материальными ценностями, обеспечивает достоверность учетных данных, сохранность материалов на местах их хранения и контроль за их расходованием. Ведение учета материалов на складах будет рассмотрен в третьем вопросе лекции.

1. Учет наличия и движения материалов на складах. Отчетность материально-ответственных лиц.

Одной из задач бухгалтерского учета материалов является обеспечение сохранности материалов в местах их хранения (на складах, кладовых) и контроль за их расходованием в процессе производства продукции (работ, услуг).

Для хранения МПЗ в организациях создаются:

а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела снабжения и сбыта);

б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Материальные ценности, хранящиеся на складах, размещаются в определенном порядке и последовательности в штабелях, на стеллажах, полках, шкафах и специально приспособленных площадках для материалов открытого хранения. Склады должны быть оснащены мерной тарой, весоизмерительными устройствами, подъемно-транспортными средствами для перемещения грузов.

В зависимости от характера МПЗ, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.д., разрабатываемые организацией в разрезе их наименований и (или) однородных групп (см. ПБУ 5/01 п. 3).

Номенклатурный номер представляет собой числовой код, проставляемый в дальнейшем во всех первичных учетных документах, которыми оформляется движение материалов.

Как правило, номенклатурный номер состоит из 7-ми, 8-ми значных кодов:

первые два знака — синтетический счет:

третий — субсчет;

один или два последующих — группу (вид) материально-производственных ценностей;

остальные — различные признаки, дающие дополнительную характеристику материалов.

В местах хранения каждого вида материалов прикрепляется складской ярлык, на котором указываются наименование материала, номенклатурный номер, установленные нормы запаса, единица измерения и учетная цена.

Приемка, хранение и отпуск материалов на складах возлагается на заведующих складами, кладовщиков и других лиц, несущих полную материальную ответственность за сохранность вверенных материалов. Для этого с каждым из них должен быть заключен договор о материальной ответственности, который заключается в письменной форме.

Прием на работу и увольнение завскладом (кладовщика) и других материально-ответственных лиц осуществляется по согласованию с гл. бухгалтером.

Складской учет ведется материально-ответственным лицом в карточках складского учета (ф. № М-17), которые открываются службой снабжения организации на календарный год и выдаются на склад под расписку в специальном реестре карточек.

Вместо карточек М-17 допускается ведение учета в книгах складского учета с открытием лицевых счетов на каждый номенклатурный номер.

Книги регистрируются, пронумеровываются и прошнуровываются. Количество листов в книге заверяется подписью Главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

Правильная и рациональная организация учета материальных ценностей обеспечивается четкой системой документооборота и строгим порядком оформления операций по движению материалов. Поэтому все записи в карточках учета материалов (ф. № М-17) по приходу и расходу материалов производятся на основании первичных документов. После каждой записи выводится остаток материалов. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Работники бухгалтерской службы орга­низации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные орга­низацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кла­довых) в присутствии заведующего складом (кла­довщика) проверку своевременности и правиль­ности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) опера­ций в карточках складского учета, а также полно­ты и своевременности сдачи исполненных доку­ментов в бухгалтерскую службу организации.

При ведении в бухгалтерской службе сальдо­вого метода учета материалов работник бухгал­терской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность вы­ведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подпи­сью проверяющего может производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет ма­териалов ведется с использованием оборотных ве­домостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской служ­бы со складскими карточками.

В сроки, установленные в организации графиком документооборота, заве­дующие складами обязаны сда­вать, а работники бухгалтерии (или вычислительного центра) — принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие по складам за соответст­вующий период. На основании первичных документов бухгалтерия отражает движение материалов.

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет, с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях — только количественный учет. В карточках ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. На основании карточек в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Если склады под­разделений расположены от бухгалтерии на отда­ленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться не­посредственно в бухгалтерии (ВЦ). В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки передаются в соответствующие подразделения организа­ции с реестром сдачи документов, в котором ука­зываются номера и наименования сдаваемых документов.

При небольшой номенклатуре материа­лов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах организа­ции и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты ф. МХ-20 (в строительстве ф. М-19).

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточ­ках складского учета: остаток материалов на на­чало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться не­сколько граф, в том числе для отражения сведе­ний о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделении организации и т. д.), отпуск (производственным подразделени­ям, обслуживающим производствам и хозяйст­вам, для продажи и т. д.) и (или) для каких целей.

В материальных отчетах указывается количество и сумма (по приходу, расходу и остаткам) матери­альных ценностей. Сумма заполняется (таксиров­ка) бухгалтерией или заведующим складом.

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгал­терскую службу организации в установленные в организации сроки.

Вывод по вопросу: Для хранения МПЗ в организациях создаются соответствующие склады. Прием, хранение, отпуск и учет МПЗ по каждому складу возлагаются на соответсвующие должностные лица:

• заведующий складом;

• кладовщик;

• и другие, которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску.

С указанными должностными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Прием на работу и увольнение материально-ответственных лиц осуществляется по согласованию с главным бухгалтером организации.