Как вести кассу

Содержание

Основные моменты ↑

Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.

Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.

С 2019 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по форме КО-4.

К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС.

В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.

Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.

Что это такое

Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.

В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.

В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.

Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.

Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка.

Какова роль документа

Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.

Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.

К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.

В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.

При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.

ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести книгу учета.

Законодательная база

Основанием для заполнения кассовой книги является Указание Центробанка от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.

В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.

Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.

Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.

Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.

Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.

В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.

Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.

Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.

Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.

Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.

Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.

Рекомендации о том, как обеспечить хранение денежной массы в помещении и при транспортировке содержаться в пункте 7 Указаний Центробанка.

Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.

Однако рекомендуется хранить наличные деньги в несгораемых шкафах из металла, ключи от которого должны быть у кассира. В случае потери ключа желательно сообщить в полицию и сменить замок.

До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.

При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.

Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.

Порядок ведения кассовой книги ↑

Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.

По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.

Как вести кассовую книгу в электронном виде смотрите в статье: кассовая книга в электронном виде.

Нужно ли ИП вести кассовую книгу, .

В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.

Журнал заполняется так:

Колонка «Остаток на начало дня» Включает в себя сумму, которая отображена на предыдущем листе в столбце «Остаток на конец дня»
В колонку «Номер документа» Пишется специальный номер ордеров прихода и расхода
В колонку №2 Вносятся данные из ордеров, сумма прихода и расхода пишется полностью (руб./коп)
В корреспондирующий счет вписывается счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (ИП номер могут не писать)
Перенос» объединяет операции из предыдущих строк Оборот бланка нужно заполнить или прочеркнуть символом Z
Итоги в течение дня выводятся по приходу/расходу Остаток на конец дня должен быть идентичен остатку на его начало
В нижней части листа кассир и бухгалтер Фиксируют число поступивших кассовых ордеров и ставят подписи

Строение документа

Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.

Необходимые данные для оформления

Титульный лист журнала отображает:

  1. ОКПО компании.
  2. ФИО предпринимателя.
  3. Год ведения книги учета.
  4. Название структурного подразделения.

Общие правила составления вручную (инструкция)

Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.

Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:

  • просчитывать итоговые операции за сутки;
  • высчитывать остаток наличности в кассе на начало будущего дня;
  • передавать отчет в бухгалтерию (отрывную копию страницы), приход/расход в ордере.

Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.

В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.

А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.

Пример заполнения

Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться приходным/расходным кассовым ордером.

В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.

Бухгалтеру следует отдать отрывной лист и документы, подтверждающие операции. Дальше он заносит в кассовую книгу число переданных документов и скрепляет все своей подписью.

Затем бухгалтер все еще раз перепроверяет. Кассовая книга состоит из 2 частей. Они заполняются параллельно:

  • отрывной лист, который передается в бухгалтерию;
  • кассовая книга.

Каждый день журнал начинается с нового листа, где указывается:

  • дата и номер листа;
  • все операции и обороты на протяжении суток;
  • остаток наличности за прошлый день.

Кассовую книгу нужно открывать ежегодно. В конце года журнал прошнуровывается, а на последнем листе ставиться печать и вносится следующая запись «прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».

Образец документа

Оформление титульного листа журнала:

  • название организации (юридическое лицо);
  • ФИО (ИП);
  • временной промежуток действия регистра (1 год);
  • название подразделения;
  • ОКПО.

В книге учета записи вносятся в готовый формуляр. Приходные/расходные операции, проведенные в течение одних суток, делаются на одном листе.

В конце рабочего дня сводится остаток, который подтверждается отчетом кассира. Затем деньги передаются в бухгалтерию.

Каждый лист журнала делиться на 2 части благодаря линии отрыва. Одна из них является страницей книги с показателями о совершаемых операциях, другая – отчет кассира.

Свернув лист по линии отрыва, и подложив его под копирку можно одновременно внести записи в обе части. Графы книги. В верхней части листа вписывается дата, месяц, год и номер страницы.

Рекомендации для заполнения вручную:

«Остаток на начало дня» Вносится сумма остатка в кассе на начало дня. Размер суммы берется с предыдущего листа – графа «Остаток на конец дня»
Колонка «Номер документа» Это номер кассового ордера
В следующую колонку Вносится ФИО предпринимателя или название организации
Номер субсчета или корреспондирующего счета Это данные о способе расхода или поступления денег (51 – счет, 62 – покупатели/заказчики, 70 – зарплата). ИП не заполняют эту колонку
«Приход» и «Расход» Вносится сумма цифрами в руб./коп через запятую (129,05 руб.)
«Перенос» Вносится сумма всех операций из предыдущих строк
«Итого за день» Подбивается итог полученных и выданных денег
«Остаток на конец дня» Суммируются наличные деньги прибытия и остаток за прошлый день. Из этой суммы вычитаются выданные деньги. Полученная сумма должна быть аналогична сумме наличных денег в кассе

Незаполненные строки нужно перечеркнуть ручкой, так чтобы невозможно было что-то дописывать в пустые поля. Это можно делать символом Z. Внизу записывается фамилия бухгалтера и кассира. Там же ставятся их подписи.

Часто задаваемые вопросы ↑

Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:

  1. Кто контролирует ведение КО-4.
  2. Какие нюансы возникают в обособленных подразделениях.
  3. Какое количество журналов должно быть на предприятии.

Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами?

Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб.

На кого возлагается контроль за ведением КО-4

Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.

Унифицированная форма журнала была утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 №88. Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.

Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.
Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.

Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:

  • проверка нумерации кассовой книги;
  • изучение ведения журнала;
  • сверка кодов по фирме;
  • проверка списка документов, которые должны быть переданы специальными подразделениями в головное управление.

Нюансы в обособленных подразделениях

Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.

Все о кассовой книге по форме КО-4 узнайте из статьи: кассовая книга.

Зачем расходный кассовый ордер передается контроллеру для проверки, .

Образец заполнения расходного кассового ордера в 2019 году, .

Вместе с тем в обособленных подразделениях есть некоторые особенности:

Когда филиал предприятия самостоятельно вносит наличность на расчетный счет Который открыт предприятием в банке, то остаток суммы устанавливается как для организаций. Если подразделение сдает наличность в кассу предприятия, то лимит они устанавливают самостоятельно. Тем не менее, в обоих случаях лимит должен быть закреплен приказом директора предприятия
Передача копий страниц кассовой книги обособленных подразделений Головную организацию осуществляется в установленном порядке
На обложке кассовой документации обязательно указывается Структурное подразделение

Сколько книг должно вести предприятие

В компании разрешается ведение нескольких журналов, если:

Предприятие – платежный агент Тогда у предприятия предусмотрена отдельно кассовая книга для проведения наличных операций и вторая для денежных средств, принятых компанией при осуществлении деятельности платежного агента
У предприятия есть обособленное подразделение Которое имеет собственную кассовую книгу

Подбивая итог нужно выделить несколько ключевых моментов. Ведение кассовой книги является обязательным, если субъект хозяйствования осуществляет операции с наличными деньгами.

Ответственным за ведение журнала является главный бухгалтер предприятия или предприниматель. Нарушение порядка ведения кассовой книги предусматривает наложение штрафных санкций на налогоплательщика.

Предыдущая статья: Кассовая книга в электронном виде Следующая статья: Исправления в кассовой книге

Экономические субъекты в ходе своей деятельности используют безналичные расчеты и оплату за наличные расчеты. Бухгалтерский учет денежных средств предприятия дает представление о поступлении, расходе, перемещении денег. При этом правила использования наличных средств регулируются законодательно.

Цели и задачи учета денежных средств

Учитывая, что деньги экономических субъектов как в наличной, так и в безналичной форме, относятся к наиболее высоколиквидным активам, бухгалтерский учет денежных средств должен полностью предоставлять данные об источниках их поступления и направлении дальнейшего использования. Операции с финансовыми ресурсами предполагают выполнение таких задач, как:

  • документирование записей по движению финансов организации;
  • соблюдение законодательства при расчетах различного вида;
  • целевое использование денежных средств;
  • осуществление расчетов с контрагентами, бюджетом, сотрудниками и прочими кредиторами.

Теоретические основы учета денежных средств и их движения отражены в ПБУ 23/2011. В составе бухгалтерской отчетности для анализа информации о финансах предприятия используют форму 4 «Отчет о движении денежных средств». Особенности учета денежных средств заключаются и в том, что экономическим субъектам, которые применяют одновременно несколько режимов налогообложения, требуется вести раздельный контроль наличных и безналичных поступлений и затрат.

Задачи учета денежных средств состоят и в анализировании информации проводимых операций для целей налогообложения. Так, регистр учета расхода денежных средств дает представление о фактических затратах субъекта в текущем периоде.

Бухгалтерский учет денежных средств организации

Учет денежных средств организации предполагает контроль за их фактическим поступлением и использованием. Представляя собой высоколиквидные актив, к денежным средствам относятся:

  • средства на банковских счетах;
  • наличность в кассе;
  • выданные подотчет денежные средства;
  • прочие активы с высокой степенью ликвидности.

Ведение расчетов, особенно учет и контроль денежных средств в наличной форме, возлагается, как правило, на материально ответственное лицо.

Безналичные движения в обязательном порядке должны подтверждаться соответствующими записями. Если организация или ИП использует в ходе деятельности наличные расчеты, то такие операции должны строго отвечать всем правилам кассовой дисциплины. В то же время допускается вести учет наличных денежных средств в упрощенной форме субъектам малого предпринимательства и ИП.

Учет денежных средств на предприятии формируется с использованием счетов:

  • 50 «Касса»;
  • 51 «Расчетные счета»;
  • 52 «Валютные счета»;
  • 55 «Специальные счета в банках»;
  • 57 «Переводы в пути».

Учет наличных и безналичных денежных средств

Оборот наличности строго регламентирован. Бухгалтерский учет наличных денежных средств подчиняется Порядку ведения кассовых операций, утвержденных Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210 ― У. Любые приходные или расходные операции должны быть отражены при помощи унифицированных документов, в числе которых кассовая книга, кассовые ордера, необходимо утвердить и в дальнейшем соблюдать лимит остатков наличности. Ответственным за выполнение кассовых операций назначается материально ― ответственное лицо.

Учет движения денежных средств в ООО в наличной форме может располагаться на субсчетах:

  • 50.1 ― принимаются в расчет все денежные средства в отечественной валюте. Присутствие иностранной наличности требует открытия дополнительных субсчетов;
  • 50.2 ― операционные кассы, используются в дополнительных пунктах приема денег, например ― в торговых точках;
  • 50.3 ― открывается, если в кассе организации хранятся иные денежные документы ― билеты, марки, прочие.

Пример 1.

В кассе организации установлен лимит остатков наличности в пределах 45 000 рублей. На начало рабочего дня в кассе было 35 000 рублей. Были совершены следующие операции: поступление оплаты от покупателей ― 18 000 рублей, снятие с банка на зарплату работникам ― 118 000 рублей, выдача зарплаты ― 118 000 рублей, выдача подотчета ― 25 000 рублей. Таблица учета денежных средств (приход, расход, остаток) будет выглядеть следующим образом:

Начальное сальдо

Счет Дт

Счет Кт

Сумма, руб.

Наименование операции

Конечное сальдо

35 000

18 000

Оплата от покупателей

53 000

53 000

118 000

Поступление с расчетного счета

171 000

171 000

118 000

Выплата заработной платы сотрудникам

53 000

53 000

25 000

Выдача средств подотчет

28 000

Проведение учета денежных средств по безналу осуществляется при помощи счета 51 ― открытых счетов в банке. Поступления формируют дебет счета, списание ― кредит. Примеры записей:

  • Дт 51 ― Кт 62 ― зачислена оплата от контрагентов;
  • Дт 68 ― Кт 51 ― оплата налогов;
  • Дт 60 ― Кт 51 ― оплата поставщикам;
  • Дт 91 ― Кт 51 ― списана комиссия за банковские услуги.

Большинство приходных расходных операций должно совершаться непременно в безналичной форме, так как законодательство ограничивает оплату наличностью. Между юридическими лицами подобные расчеты не должны превышать 100 000 рублей по одному договору.

Допускается открытие нескольких счетов в банке. Для хранения денег в валюте других государств применяют счет 52. Учет движения денежных средств по этому счету подчиняется валютному регулированию, то есть остатки в валюте пересчитываются на рубли по факту совершения каких-либо операций. По результатам чего образуются курсовые разницы ― положительные или отрицательные, зависящие от курса рубля на дату операции.

Учет прочих денежных средств

Помимо кассы и расчетных счетов, экономические субъекты вправе хранить денежные средства и с использованием специальных счетов в банке: аккредитивов (одна из форм безналичных расчетов, при которой банк осуществляет перевод денежных средств по распоряжению клиента), депозитов, чековых книжек. С этими целями учет денежных средств осуществляется при помощи 55 счета.

Специальные банковские счета применяются при необходимости совершения особых операций. Например, депозиты служат для хранения денег в кредитных учреждениях под повышенные проценты, чековые документы же содержат распоряжение к выдаче денежных средств предъявителю.

Еще один счет, отражающий информацию о наличии денег, ― счет 57 «Денежные средства в пути». Используется в случаях, когда возникают некоторые временные разницы в перемещении, например:

  • Дт 57 ― Кт 50 ― деньги выданы с кассы для пополнения банковского счета;
  • Дт 51 ― Кт 57 ― поступление на счет в банке.

Учет денежных средств (кратко) ― это обобщенная информация о движении, поступлении и использовании денежных активов на предприятии.

Федеральное казначейство

Основным направлением реформы бюджетного процесса РФ является широко применяемая в мире концепция (модель) «бюджетирования, ориентированного на результаты в рамках среднесрочного финансового планирования». Ее суть заключается в распределении бюджетных ресурсов между администраторами бюджетных средств и (или) реализуемыми ими бюджетными программами с учетом или в прямой зависимости от достижения конкретных результатов (предоставления услуг) в соответствии со среднесрочными приоритетами социально-экономической политики и в пределах прогнозируемых на долгосрочную перспективу объемов бюджетных ресурсов.

В рамках этой реформы разработана новая система бюджетного учета и отчетности, позволяющая контролировать не только правильность расходования бюджетных средств, но и результативность их использования по каждому бюджетному году, а также объективно оценивать активы и обязательства органов государственной власти страны.

Немаловажная роль в процессе реформирования бюджетного учета и отчетности отведена ФК. Так, согласно Положению о Федеральном казначействе, утвержденному Постановлением Правительства РФ от 01.12.2004 N 703 (далее — Положение N 703), ФК является федеральным органом исполнительной власти, который осуществляет в соответствии с законодательством РФ правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию бюджетов бюджетной системы РФ, предварительному и текущему контролю за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета. Свою деятельность ФК осуществляет непосредственно через свои территориальные органы во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, Центральным банком РФ, общественными объединениями и иными организациями.

Круг полномочий ФК обширен. Так, согласно п. 5 Положения N 703:

  • доводит до главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета показатели сводной бюджетной росписи, лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования;
  • ведет учет операций по кассовому исполнению федерального бюджета;
  • открывает в Центральном банке РФ и кредитных организациях счета по учету средств федерального бюджета и иных средств в соответствии с законодательством РФ, устанавливает режимы счетов федерального бюджета;
  • открывает и ведет лицевые счета главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
  • ведет сводный реестр главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
  • ведет учет показателей сводной бюджетной росписи федерального бюджета, лимитов бюджетных обязательств и их изменений;
  • составляет и представляет в Министерство финансов РФ оперативную информацию и отчетность об исполнении федерального бюджета, отчетность об исполнении консолидированного бюджета РФ;
  • осуществляет в установленном порядке кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы РФ;
  • обеспечивает проведение кассовых выплат из бюджетов бюджетной системы РФ от имени и по поручению соответствующих органов, осуществляющих сбор доходов бюджетов, или получателей средств указанных бюджетов, лицевые счета которых в установленном порядке открыты в ФК, и другие.

Таким образом, органы Федерального казначейства (ОФК) являются кассирами всех распорядителей и получателей бюджетных средств.

В целях реализации своих полномочий согласно п. 6 Положения N 703 ФК имеет право:

  • запрашивать и получать в установленном порядке сведения, необходимые для принятия решений по вопросам установленной сферы деятельности;
  • давать юридическим и физическим лицам разъяснения по вопросам, отнесенным к установленной сфере деятельности;
  • организовывать проведение необходимых экспертиз, анализов и оценок, а также научных исследований в установленной сфере деятельности;
  • контролировать деятельность территориальных ОФК;
  • создавать, реорганизовывать и ликвидировать территориальные ОФК по согласованию с министром финансов РФ и другие (п. 6 Положения N 703).

Кассовое исполнение бюджетов бюджетной системы РФ ОФК направлено на осуществление и учет операций:

  • по кассовым поступлениям в бюджет и распределению полученных доходов между бюджетами бюджетной системы РФ;
  • по кассовым выплатам из бюджета.

Кассовые поступления в бюджет

Операции по кассовым поступлениям в бюджетную систему РФ в части федеральных, региональных и местных налогов, сборов и иных платежей и их распределение между бюджетами бюджетной системы РФ производятся в порядке, установленном Приказом N 116н <1>.

<1> Приказ Минфина России от 16.12.2004 N 116н «Об утверждении Порядка учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему РФ и их распределения между бюджетами бюджетной системы РФ».

Учет поступлений в российской валюте и их распределение между бюджетами осуществляются на счетах, открытых территориальным ОФК для учета доходов, распределяемых между бюджетами. Учет поступлений в иностранной валюте осуществляется на иных счетах, открытых ФК для учета средств федерального бюджета в иностранной валюте.

Органы ФК осуществляют учет поступлений и их распределение между бюджетами по кодам бюджетной классификации РФ, при этом ими последовательно выполняются следующие действия (п. 5 разд. 3 Приказа N 116н):

  • получение выписки со счета от ЦБ РФ, учреждений ЦБ РФ и кредитных организаций с приложением расчетных документов, а также платежных ордеров банка о частичной оплате инкассовых поручений;
  • группирование поступлений за операционный день по кодам бюджетной классификации;
  • распределение сгруппированных по кодам бюджетной классификации поступлений между бюджетами;
  • осуществление перерасчета поступлений, распределенных к зачислению в бюджеты;
  • оформляют справки органа Федерального казначейства (ф. 0512090);
  • оформляют платежные поручения на возврат плательщикам ошибочно перечисленных сумм поступлений, принадлежность которых к доходам бюджетов не установлена;
  • оформляют платежные поручения на перечисление поступлений в соответствующие бюджеты;
  • оформляют платежные поручения на возврат плательщикам поступлений в бюджет, представленные администраторами поступлений в бюджет;
  • формируют информацию о поступлениях для администраторов поступлений в бюджет, а также для соответствующих финансовых органов, организующих исполнение бюджетов (далее — финансовые органы).

Суммы поступлений за операционный день, сгруппированные по кодам бюджетной классификации, распределяются между бюджетами в соответствии с нормативами отчислений, установленными бюджетным законодательством РФ. В случае если органы ФК осуществляют на своих счетах учет поступлений от уплаты региональных и местных налогов, сборов и иных платежей, распределение между бюджетами осуществляется по нормативам, установленным законами субъектов РФ о бюджете на соответствующий год, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Учет сумм поступлений и их распределение между бюджетами осуществляются по кодам бюджетной классификации РФ, указанным в расчетных документах, с учетом соответствия кода администратора поступлений в бюджет и кода вида дохода, установленного для администратора законодательством РФ, законодательством субъекта РФ или решениями представительных органов местного самоуправления.

Для определения сумм поступлений, подлежащих перечислению в бюджеты, формируется Сводная ведомость поступлений, подлежащих перечислению в бюджеты (ф. 0512107), в которой по каждому коду бюджетной классификации подводится итог.

Органом ФК формируются платежные поручения на перечисление сумм поступлений в соответствующие бюджеты с указанием в поле «Назначение платежа» платежного поручения кодов бюджетной классификации и сумм поступлений по видам доходов по итоговым данным Сводной ведомости поступлений, подлежащих перечислению в бюджеты.

Доведение до главных распорядителей объемов бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов

Основным документом, регулирующим порядок организации работы по доведению объемов бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов федерального бюджета, является Приказ N 50н <2>.

<2> Приказ Минфина России от 10.06.2003 N 50н «Об утверждении Порядка организации работы по доведению через территориальные органы Федерального казначейства объемов бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов федерального бюджета».

Согласно разд. 2 Приказа N 50н доведение до главных распорядителей объемов финансирования расходов производится на основании утвержденной сводной бюджетной росписи с поквартальным распределением расходов федерального бюджета в разрезе функциональной классификации расходов бюджетов РФ (раздел, подраздел), которая представляется Минфином России в ФК на бумажном носителе и в электронном виде.

На основании утвержденной сводной бюджетной росписи, лимитов бюджетных обязательств ФК направляет главным распорядителям уведомления (казначейские уведомления) об объемах бюджетных ассигнований, лимитах бюджетных обязательств и объемах финансирования расходов (ф. 0512040).

Казначейское уведомление формируется в:

  • полном формате;
  • сокращенном формате.

Казначейское уведомление полного формата составляется не реже четырех раз в год в начале каждого квартала финансового года.

В казначейском уведомлении полного формата указываются суммы по всем целевым направлениям расходов федерального бюджета, предусмотренным на год для главного распорядителя в сводной бюджетной росписи, и лимитов бюджетных обязательств с выделением текущих изменений (увеличений или уменьшений) лимитов бюджетных обязательств в разрезе функциональной классификации расходов бюджетов РФ (раздел, подраздел, целевая статья, вид расходов) (далее — функциональная классификация) и экономической классификации расходов бюджетов РФ (далее — экономическая классификация).

Объемы финансирования расходов в казначейском уведомлении полного формата указываются в разрезе разделов и подразделов функциональной классификации нарастающим итогом с начала финансового года с выделением сумм текущих изменений (увеличений или уменьшений) объемов финансирования расходов.

Объемы финансирования расходов доводятся ФК до главных распорядителей исходя из того, что объемы финансирования расходов с начала года не должны превышать лимиты бюджетных обязательств на год.

В течение текущего квартала финансового года может составляться казначейское уведомление сокращенного формата.

В казначейском уведомлении сокращенного формата указываются по кодам функциональной и экономической классификаций суммы лимитов бюджетных обязательств, подлежащие изменению в соответствии с данным казначейским уведомлением. Лимиты бюджетных обязательств, доводимые данным казначейским уведомлением, указываются в целом на год с выделением сумм изменений (увеличений или уменьшений) относительно ранее доведенных лимитов бюджетных обязательств. Объемы финансирования расходов, доводимые казначейским уведомлением, указываются нарастающим итогом с начала года с выделением сумм изменений (увеличений или уменьшений) на текущий квартал относительно ранее доведенных объемов финансирования в разрезе разделов и подразделов функциональной классификации.

Доведение лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов распорядителям и получателям

Согласно разд. 3 Приказа N 50н распорядители и получатели бюджетных средств, находящиеся в ведении главного распорядителя, уведомляются расходными расписаниями о распределении им лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов.

Расходные расписания оформляются главным распорядителем по каждому из находящихся в его ведении распорядителю и получателю. На обеспечение своего содержания, включая осуществление централизованных мероприятий, главный распорядитель также оформляет расходное расписание.

Главными распорядителями расходные расписания представляются в ФК в двух экземплярах: на бумажном носителе и в электронном виде, для отражения на лицевом счете распорядителя средств, открытом главному распорядителю в ФК. При наличии электронного документооборота между главным распорядителем и территориальным ОФК порядок представления расходных расписаний определяется договором (соглашением) об обмене электронными документами.

Причем лимиты бюджетных обязательств на финансовый год и объемы финансирования расходов с начала финансового года, распределенные главным распорядителем по находящимся в его ведении распорядителям и получателям, а также на обеспечение содержания главного распорядителя, включая осуществляемые им централизованные мероприятия, не должны превышать лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования расходов, доведенные ему казначейскими уведомлениями, по соответствующим кодам Бюджетной классификации РФ (далее — бюджетная классификация).

Показатели, отраженные в сформированных главным распорядителем расходных расписаниях, учитываются на лицевом счете распорядителя средств, открытом в ФК, с начала финансового года по каждому распорядителю и получателю, находящемуся в его ведении. Затем ФК направляет в электронном виде как отдельные расходные расписания главного распорядителя, так и расходные расписания, сформированные ФК на основании представленных главными распорядителями реестров расходных расписаний, по принадлежности в территориальные ОФК по месту открытия соответствующих лицевых счетов распорядителям или получателям.

Территориальный ОФК учитывает лимиты бюджетных обязательств и объемы финансирования расходов, указанные в поступившем от главного распорядителя расходном расписании, на соответствующем лицевом счете распорядителя или получателя. Копия расходного расписания главного распорядителя, заверенная территориальным ОФК, прилагается к выписке из соответствующего лицевого счета, выдаваемой распорядителю или получателю не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления расходного расписания в территориальный ОФК.

Распределение лимитов бюджетных обязательств и объемов финансирования расходов распорядителем оформляется расходным расписанием по каждому находящемуся в его ведении распорядителю и получателю, а также на содержание распорядителя, включая осуществляемые распорядителем централизованные мероприятия.

Лимиты бюджетных обязательств на финансовый год и объемы финансирования расходов с начала финансового года, отраженные распорядителем в расходных расписаниях по находящимся в его ведении распорядителям и получателям, а также на обеспечение содержания распорядителя, включая осуществляемые распорядителем централизованные мероприятия, не должны превышать лимиты бюджетных обязательств на финансовый год и объемы финансирования расходов с начала финансового года, доведенные ему расходным расписанием главного распорядителя (вышестоящего распорядителя).

Территориальный ОФК на основании реестра расходных расписаний распорядителя в электронном виде направляет расходные расписания распорядителя в территориальные ОФК по месту открытия соответствующих лицевых счетов находящимся в ведении распорядителя нижестоящим распорядителям и получателям.

В свою очередь, территориальный ОФК по месту нахождения соответствующего лицевого счета распорядителя или получателя, которому адресовано расходное расписание, осуществляет контроль поступившего расходного расписания главного распорядителя (распорядителя). При этом указанные в расходном расписании лимиты бюджетных обязательств на финансовый год не должны быть меньше кассовых расходов получателя с учетом принятых территориальными ОФК на учет бюджетных обязательств данного получателя. А объемы финансирования расходов с начала финансового года — соответственно, меньше объемов финансирования расходов, распределенных распорядителем, или произведенных получателем кассовых расходов с начала финансового года.

Порядок открытия лицевых счетов

При кассовом обслуживании исполнения бюджетов органами ФК учет операций со средствами бюджетов осуществляется на лицевых счетах, которые открываются главным распорядителям, распорядителям и получателям бюджетных средств.

Основным документом, регламентирующим порядок открытия и ведения лицевых счетов, является Инструкция «О порядке открытия и ведения органами Федерального казначейства Министерства финансов РФ лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета», утвержденная Приказом Минфина России от 31.12.2002 N 142н (далее — Инструкция N 142н).

Согласно п. 8 Инструкции N 142н лицевые счета в ОФК открываются клиентам, включенным в Реестр получателей средств федерального бюджета.

Лицевой счет клиентам в ОФК открывается по месту их нахождения. Для открытия клиенту лицевого счета в ОФК, обслуживающем иное административно-территориальное образование, возможно только с разрешения руководителя вышестоящего ОФК. Причем каждому клиенту для учета операций со средствами федерального бюджета может быть открыт только один лицевой счет соответствующего вида (п. 9 Инструкции N 142н).

Для открытия лицевого счета получатель средств (за исключением обособленного подразделения) представляет в ОФК следующие документы:

  1. заявление на открытие лицевого счета;
  2. копию учредительного документа, заверенную учредителем или нотариально;
  3. копию документа о государственной регистрации, заверенную учредителем, нотариально либо органом, осуществившим государственную регистрацию;
  4. карточку образцов подписей, заверенную подписью руководителя (его заместителя) вышестоящей организации и оттиском гербовой печати вышестоящей организации или нотариально;
  5. копию свидетельства налогового органа о постановке на учет, заверенную нотариально либо выдавшим его налоговым органом.

В течение пяти рабочих дней после обращения клиента в орган федерального казначейства проверяются представленные клиентом документы, необходимые для открытия соответствующего лицевого счета, после чего открывается лицевой счет или документы возвращаются клиенту с письменным обоснованием причины возврата. Открытие лицевого счета осуществляется по разрешительной надписи руководителя и главного бухгалтера органа федерального казначейства на заявлении на открытие лицевого счета.

Для подтверждения подписи лиц, которые могут распоряжаться бюджетными средствами, оформляется карточка образцов подписей, заверенная подписью руководителя (его заместителя) вышестоящей организации и оттиском гербовой печати вышестоящей организации или нотариально. На каждом экземпляре карточки главный бухгалтер (его заместитель) органа ФК указывает номера открытых клиенту лицевых счетов и визирует карточку разрешительной надписью.

Открытый лицевой счет в органах казначейства предназначен для учета операций по отражению доведенных лимитов бюджетных обязательств, объемов бюджетных ассигнований федерального бюджета, принятых денежных обязательств, кассовых расходов получателя средств в процессе исполнения расходов федерального бюджета (далее — лицевой счет получателя средств).

Получатели бюджетных средств могут использовать их исключительно на:

  • оплату труда в соответствии с заключенными трудовыми договорами и правовыми актами, регулирующими размер заработной платы соответствующих категорий работников;
  • перечисление страховых взносов в государственные внебюджетные фонды;
  • трансферты населению, выплачиваемые в соответствии с федеральными законами, законами субъектов РФ и правовыми актами органов местного самоуправления;
  • командировочные и иные компенсационные выплаты работникам в соответствии с законодательством РФ;
  • оплату товаров, работ и услуг по заключенным государственным или муниципальным контрактам;
  • оплату товаров, работ и услуг в соответствии с утвержденными сметами без заключения государственных или муниципальных контрактов.

Этот перечень расходов является закрытым, и расходование бюджетных средств на другие цели не допускается.

Использование получателями бюджетных средств может производиться:

  • путем безналичного списания бюджетных средств с лицевых счетов;
  • наличными денежными средствами.

Получение наличных бюджетных средств

Учет средств, предназначенных для выдачи наличных денег бюджетополучателям, лицевые счета которых открыты в ОФК, а также прием от бюджетополучателей наличных денег осуществляются в банках на основании договора банковского счета на лицевых счетах ОФК, открытых на отдельном балансовом счете в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России.

Для определения потребности в наличных денежных средствах органы федерального казначейства получают от обслуживаемых ими организаций кассовые заявки по ф. 0408027. Получателями средств кассовые заявки составляются на предстоящий квартал с разбивкой по месяцам.

Причем в кассовую заявку включаются суммы по получению наличных денежных средств без учета безналичных перечислений. Например, при расчете потребности наличных денежных средств на оплату труда не учитываются суммы подоходного налога, профсоюзных взносов и других перечислений.

Получателю наличных денежных средств по его заявлению ОФК выдается чековая книжка. Ответственность за ее сохранность несет получатель средств.

В ОФК за день перед получением наличных средств получатель представляет:

  • заявку на получение наличных денег, в которой указываются: серия, номер и дата денежного чека; номер лицевого счета организации, с которого будут выдаваться денежные средства; должность, фамилия, имя, и отчество представителя организации, на которого выписан денежный чек; данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа. На оборотной стороне заявки указываются показатели бюджетной классификации РФ, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.
  • денежный чек, в котором указываются полное или сокращенное наименование ОФК; его счет; полное или сокращенное наименование получателя средств; данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя, на которого выписан денежный чек; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций.

Обратите внимание: ответственность за достоверность проставленных в денежном чеке символов несет организация — получатель денежных средств.

На корешке денежного чека подписями руководителя и главного бухгалтера организации — получателя денежных средств заверяется подпись представителя организации, на которого выписан денежный чек.

Представленные организацией документы на получение наличных средств проверяются ОФК на соответствие подписей лиц образцам, имеющимся в карточке образцов подписей; правильность указания показателей бюджетной классификации РФ в соответствии с содержанием производимой операции; на наличие остатков лимитов бюджетных обязательств. В случае нарушения требований оформления денежного чека он подлежит погашению в установленном порядке путем перечеркивания его лицевой стороны и надписью «аннулировано», заверенной подписью главного бухгалтера организации — получателя бюджетных средств.

Проверенный таким образом денежный чек за подписью лиц, включенных в карточку образцов подписей, и с оттиском печати ОФК, представленной в банк в установленном порядке, возвращается получателю средств.

Органы ФК производят списание с лицевого счета соответствующих сумм в день представления заявки с приложенным к ней денежным чеком.

На основании платежного поручения с отметкой банка об исполнении поступление денежных средств на счет ОФК для выплаты наличных денег отражается проводкой:

Дебет счета 1 203 04 510 «Поступления средств на счета органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, для выплаты наличных денег»

Кредит счета 1 306 00 730 «Увеличение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание бюджетов»

Списание наличных денег на основании документов, полученных от банка, выдавшего наличные деньги, отражается проводкой:

Дебет счета 1 306 00 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание бюджетов»

Кредит счета 1 203 04 610 «Выбытия средств на счета органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, для выплаты наличных денег».

Восстановление кассовых расходов

Иногда у получателей наличных денежных средств возникает ситуация, когда им приходится возвращать наличные денежные средства в банк, например, если не получена вовремя заработная плата, отнесенная на депонент, не использованы в полной сумме командировочные расходы и так далее.

Согласно п. 2.1.1 Положения о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории РФ, утвержденного ЦБ РФ 09.10.2002 N 199-П (далее — Положение N 199-П), прием денежной наличности от организаций в приходную кассу кредитной организации производится по объявлениям на взнос наличными по ф. 0402001, состоящий из трех частей: объявления, ордера и квитанции (далее — Объявление).

В Объявлении на взнос наличными в поле «Получатель» указывается полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета, в скобках проставляется полное или сокращенное наименование получателя средств, внесшего наличные деньги, а также номер соответствующего лицевого счета, открытого получателю средств в ОФК.

В поле «Источник взноса» получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации РФ, по которым вносимые средства подлежат отражению на соответствующем лицевом счете получателя средств.

В органах ФК возврат неиспользованных наличных денег оформляется проводками:

  • на основании Ордера к Объявлению на взнос наличными, приложенного к выписке банка, и Справки ф. 0504833:

Дебет счета 1 203 04 510 «Поступления средств на счета органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, для выплаты наличных денег»

Кредит счета 1 306 00 730 «Увеличение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание бюджетов»;

  • на основании платежного поручения на перечисление возвращенных средств на счет ОФК, Справки ф. 0504833:

Дебет счета 1 306 00 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание бюджетов»

Кредит счета 1 203 04 610 «Выбытия средств на счета органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов, для выплаты наличных денег».

И.Зернова

Зам. главного редактора

журнала «Бюджетные учреждения образования:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Отражение в бюджетном учете учреждения операций по сдаче в аренду государственного имущества
Централизованное снабжение бюджетных учреждений

2.2 Бухгалтерский учет кассовых операций

Понятие кассы включает в себя наличные деньги, имеющиеся у предприятия, а также специально оборудованное помещение для приема, хранения и выдачи денег и других средств, хранящихся в кассе(9, с.76). Помещение кассы должно быть изолировано, а двери во время совершения кассовых операций должны быть заперты с внутренней стороны(13, с.94).

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность ОВД. После получения разрешения ОВД руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе. Проверка оформляется актом, который составляется в 4 экземплярах (по 1 экземпляру получают страховая компания, вышестоящая организация, ОВД и само предприятие).(24, с.51)

Вопросы организации кассы, учета наличных денежных средств в кассе предприятия регламентируются Инструкцией Центрального Банка РФ “Порядок ведения кассовых операций в РФ” № 40 от 22 сентября 1993 года. В соответствии с этой инструкцией все предприятия вне зависимости от организационно–правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Для учета расчетов наличными деньгами предприятие должно иметь кассу(5). При этом нужно отметить, что количество наличных денег в кассе предприятия ограничивается установленными лимитами банков (зависит от размеров предприятия и др.), но общим для всех является то, что указание ЦБ РФ от 07 октября 1998 г. N 375-У “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами” устанавливает предельный размер расчетов 5 миллионов рублей при закупках этими предприятиями у юридических лиц товаров, сельскохозяйственных продуктов и сырья(7)

Предприятие обязано обеспечивать сохранность денег как в помещении кассы, так и при транспортировке. Если по вине руководителя предприятия не были созданы необходимые условия безопасности, то ответственность лежит на руководителе.

Наличные денежные средства на предприятии должны храниться в несгораемых шкафах, сейфах. Материальную ответственность за сохранность наличных денежных средств в кассе несет кассир(10, с.41).

Кассир – должностное лицо, непосредственно выполняющее кассовые операции. При назначении кассира на работу руководитель предприятия знакомит кассира с правилами ведения кассовых операций и заключает с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность денег в кассе. Кассир несет ответственность за всякий ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и из-за неосторожности. Кассиру запрещается передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае болезни и других случаев, когда кассир не может выполнять свои обязанности, исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению руководителя возлагается на другого работника. Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира(23, с.251)

Денежные средства, находящиеся в кассе предприятия в виде наличных денег, ограничивается размером, который определяет банк, но при этом превышение этого лимита допускается в дни выплаты зарплаты, в течение 3-х дней с момента получения денег в банке. После истечения этого срока суммы, превышающие этот лимит, должны быть возвращены на расчетный счет предприятия. Торговым предприятиям разрешается выдача зарплаты из выручки, находящейся в кассе, но при этом запрещается накопление денежных средств для выплаты зарплаты(8). Запрещается расходование наличных денежных средств одного предприятия на нужды другого предприятия. Наличные денежные средства, полученные с расчетного счета в банке, предприятием должны расходоваться строго по целевому назначению(11, с.216)

Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий и составляют кассовые операции. Все кассовые операции оформляются кассовыми документами. При этом прием наличных денег осуществляется по приемным кассовым ордерам, а выдача — по расходным кассовым ордерам. Выдача денег из кассы может также осуществляться по документам, заменяющим расходные кассовые ордера, например по платежным ведомостям по выдаче зарплаты, по заявлению о выдаче денег и др. На эти документы, заменяющие расходные кассовые ордера, накладываются штампы с реквизитами расходных кассовых ордеров.

Кассовые документы на прием и выдачу денег подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на подпись. При приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция. Рубли записываются прописью, копейки — цифрами. Выдача зарплаты происходит по платежной ведомости. Сумма прописью не указывается. По истечении установленного срока на выдачу зарплаты кассиром против фамилии делается отметка: “депонирована”, и составляет реестр депонированных сумм. В конце платежной ведомости указывается сумма, фактически выданная, и сумма депонированная, и подтверждается подписью кассира. Бухгалтер проверяет и пишет расходный кассовый ордер на выданную сумму. Депонированная зарплата отправляется на расчетный счет. Все кассовые документы выписывает бухгалтерия с основанием. Кассовые документы выписываются чернилами четко, ясно, с заполнением соответствующих реквизитов; помарок (даже оговоренных) — не допускается.

Кассовые документы передаются непосредственно в кассу. Выдача их на руки лицам, получающим денежные средства, запрещена. Прием и выдача денег производится кассиром только в день составления документов. Кассир обязан проверить правильность документов. Деньги выдаются лицу только после опознания личности. При выдаче лицам, не состоящим в списочном составе на предприятии, в кассовых документах указываются данные паспорта. При выдачи денег по доверенности указываются данные паспорта, инициалы. Перед распиской в получении денег кассир делает надпись “по доверенности”. После выдачи, получения денег кассовые ордера подписываются кассиром, а приложенные документы погашаются штампами “получено”, “оплачено” с указанием даты.

Все кассовые операции по каждому приходному или расходному кассовому ордеру или заменяющим их документам отражаются в кассовой книге. Кассовая книга — это учетный регистр для отражения движения наличных денежных средств в кассе предприятия и операций по их поступлению и выдаче. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошита, опечатана сургучной печатью и заверена надлежащим образом.

Записи в кассовой книге производятся кассиром. Кассир производит эти записи сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги операций и выводится остаток денег в книге.

Кассовую книгу кассир ведет в 2-х экземплярах под копирку. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, а вторые, отрывные, служат отчетом кассира и передаются в бухгалтерию предприятия вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге (на первом листе). Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления, сделанные корректным способом, подписываются кассиром и главным бухгалтером. Контроль за правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

При приеме отчета кассира бухгалтерия, осуществляющая контроль за кассовыми операциями, тщательно проверяет отчет и все приложенные документы, расписки, правильность сумм. Выдача денег из кассы без расписки не допускается. Эта сумма считается недостачей. Наличные деньги, неоправданные приходными ордерами отправляют в доход бюджета. Отчет кассира после проверки является основанием для учета кассовых операций. На предприятии при обеспечении полной сохранности кассовых документов можно вести кассовую книгу на ЭВМ (также по 2 экземпляра), в хронологическом порядке. В конце месяца должно печататься количество страниц за месяц, в конце года — за год. Кассир после получения машинограмм проверяет их правильность, подписывает и отдает в бухгалтерию. По окончании календарного года машинограммы брошюруются, общее количество листов заверяется главным бухгалтером, книга опечатывается(18, с 137).

Согласно закона РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении расчетов с населением» от 18 июня 1993 года №5215-1 прием денег предприятиями при осуществлении денежных расчетов должен проводиться с применением кассовых аппаратов. Это не распространяется на частных предпринимателей без образования юридического лица. Если машины не используются, то прием денег должен проводиться с использованием бланков строгой отчетности(2).

Помимо кассовых машин ведутся книги операциониста, в которых ведутся записи за весь день. На предприятии, использующем несколько кассовых аппаратов, на каждый аппарат должна быть заведена книга операциониста. Контроль за использованием кассовых машин и правильностью денежных операций осуществляется налоговыми органами(12, с.71).

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации, а также денежных документов (почтовых марок, вексельных марок, путевок, оплаченных авиабилетов и пр.) предназначен счет 50 «Касса».

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету отражаются операции, связанные с поступлением денег, а по кредиту – с расходованием наличных денег(4).

В случае если предприятие не имеет валютного счета, оно может для командировки приобрести наличную валюту в уполномоченных банках. Банк России телеграммой от 6 мая 1997 года № 445 «О покупке валюты для командировочных расходов» определил, что юридические лица – резиденты вправе без ограничений и без специальных разрешений Банка России покупать иностранную валюту за рубли на внутреннем валютном рынке РФ для оплаты расходов, связанных с командированием сотрудников указанных юридических лиц – резидентов в иностранные государства, с обязательным зачислением приобретенной иностранной валюты на их текущие валютные счета в уполномоченных банках.

В том случае, если у организации не имеется валютного счета, к счету 50 «Касса» открывается специальный субсчет «Валютная касса».

Все операции по дебету счета «Касса» при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета учитываются ведомости №1 на основе проверенных отчетов кассира за один или несколько дней с группировкой по корреспондирующим счетам.

Выдача наличных денег – кредит счета «Касса».

Все такие операции при журнально-ордерной форме учета отражаются в журнале-ордере №1; записи также производятся на основании отчетов кассира с соответствующей группировкой.

По окончании месяца в журнале-ордере подсчитываются обороты и выводятся сальдо на начало следующего месяца. Сальдо сверяются с остатком кассовой книги и Главной книги.

Контроль за ценностями осуществляется с помощью ревизий, ревизии могут проводиться руководителем предприятия, при смене кассира, также может быть проведена ведомственная/судебная ревизия.

При ревизии производится полный пересчет денег и ценностей в кассе. Результаты ревизии оформляются актом. Недостача подлежит возмещению кассиром.

Если обнаружены излишки, то их зачисляют в доход бюджета.

За несоблюдение порядка ведения кассовых операций, условий ведения работы с денежной наличностью в соответствии с указом президента РФ от 23 августа 1994 года с предприятий взимается штраф.

  • двукратный размер произведенного платежа за расчет наличными деньгами с другими предприятиями;

  • трехкратный размер неоприходованной суммы (также за неполное оприходование)

  • в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности

На руководителей предприятия, допустившего эти нарушения, налагается административная штраф в размере 50-кратной величины минимального размера оплаты труда.

За нарушение закона о применении контрольно-кассовых машин – от 10 до 350 минимальных размеров оплаты труда в зависимости от характера нарушения(21, с 315).

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *