Бланк строгой отчётности (Россия)

Бланк строгой отчетности — это документ, подтверждающий получение оплаты денежных средств. Он заменяет собой кассовый чек.

Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее по тексту — закон № 54-ФЗ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями применяется контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр.

Между тем, организациям и индивидуальным предпринимателям разрешается осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники(ККТ) в установленных пунктами 2, 3, 5, 6 ст. 2 закона № 54-ФЗ случаях, при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (БСО). К таким случаям относятся:

• розничная ярмарочная торговля;
• разносная торговля;
• продажа билетов (в том числе водителями транспортных средств);
• продажа газет и журналов;
• продажа мороженого;
• торговля сезонными овощами и фруктами и торговля с использованием автоцистерн (молоко, рыба живая, растительное масло, квас и т.п.);
• продажа ценных бумаг;
• продажа предметов народного творчества самим изготовителем;
• прием утиль-сырья (исключая лома драгоценных металлов, металлолома и драгоценных камней) и стеклотары;
• услуги носильщиков на вокзалах всех видов (ж/д, авто,в аэро-, речных и морских портах);
• сдача находящегося в собственности у ИП жилого помещения в аренду;
• при оказании населению некоторых видов услуг: присмотр за детьми, уход за инвалидами и больными, распиловка дров и вспашка огородов, ремонт обуви (включая окраску), изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• продажа лекарств аптечными киосками, находящимися в ФАП в сельской местности;
• оказание услуг связи отделениями, находящимися в отдаленных районах и внесенными в перечень удаленных узлов связи;
• продажа товаров и оказание услуг населению организациями и ИП в отдаленных населенных пунктах, перечень которых установлен правительством.

Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ » О внесении изменений в Федеральный закон » О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» внесены изменения в перечень услуг, при которых можно не использовать ККТ, заменяя кассовые чеки БСО. Теперь закон № 54-ФЗ содержит исчерпывающий перечень таких услуг.

В иных случаях в обязательном порядке необходимо использовать контрольно-кассовую технику. Хотя в последнее время Министерство финансов РФ придерживается иной точки зрения.

Бланки строгой отчетности имеют преимущество тогда, когда затраты по их использованию меньше затрат на использование и обслуживание контрольно-кассовой техники (ежемесячное сервисное обслуживание, замена ЭКЛЗ, регистрация в налоговой и т.п.).

Бланк строгой отчетности изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем.

Бланк строгой отчетности должен содержать следующие поля:

а) наименование документа, шестизначный номер и серия; б) наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя; в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности); г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ; д) вид услуги; е) стоимость услуги в денежном выражении; ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты; з) дата осуществления расчета и составления документа; и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность её оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя); к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Если бланки строгой отчетности изготовлены в типографии, то законом предписано принимать ряд мер, чтобы налоговые органы могли контролировать их использование. Учет бланков ведется в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью. Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.

Упакованные в опечатанные мешки копии бланков строгой отчетности (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

Формирование бланков строгой отчетности может производиться с использованием автоматизированных систем. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:

а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет; б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

Организации и индивидуальные предприниматели по требованию налоговых органов обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.

Рынок автоматизированных систем для формирования бланков строгой отчетности невелик, но понемногу заполняется интересными решениями.

Первые варианты были представлены как в виде отдельных систем (имеют встроенный микрокомпьютер, печатающее устройство, блоки памяти в виде ЭКЛЗ) и по виду схожи с ККТ, так и в виде систем, которые могут быть встроены в персональный компьютер. К первым можно отнести такие устройства, как АС МИНИКА–БСО, АСП БСО «ШТРИХ-ТАКСИ-К» и т.п., ко вторым АС БСО-ПОЛЕТ.

В последнее время появляются онлайн-системы, позволяющие печатать, аннулировать, хранить и генерировать отчёты онлайн.

Для работы с ними подходит любой принтер и компьютер/планшет. Это выгоднее типографских и аппаратных бланков.

Использовать в качестве автоматизированной системы печати бланков строгой отчетности только компьютер с принтером нельзя. Однако тот же компьютер с принтером, который печатает из автоматизированной онлайн-системы — вполне устраивает налоговые органы и соответствует всем требованиям. На данный момент большинство онлайн-систем закрылись. Рабочей остаётся одна — БСО-123, которую можно использовать до июля 2019 года.

С июля 2019 года, когда использование онлайн-касс станет обязательным для тех, кто раньше мог выдавать бланки строгой отчётности, использование автоматизированных онлайн-систем выдачи бланков строгой отчётности станет недоступным.

Бланки строгой отчетности, изготовленные типографским способом, а также автоматизированные системы печати бланков строгой отчетности в налоговой инспекции не регистрируются.

Документы строгой отчетности в бухгалтерии

К БСО относятся не только квитанции, предназначенные для проведения расчетов наличными деньгами за услуги, предоставленные населению. Это могут быть лотерейные билеты, бланки больничных листов, трудовые книжки, путевки, талоны на топливо и питание, проездные и перевозочные документы и другие формы, используемые предприятиями в зависимости от специфики производства.

Существуют правила, регламентирующие порядок выпуска, учета, обеспечения сохранности и уничтожения этих документов. Все они содержатся в Постановлении № 359 от 6.05.2008. Обязательным является способ изготовления БСО: типографской печатью, либо используя автоматизированные системы, отвечающие современным требованиям, т.е. имеющие эффективную защиту от доступа извне, присваивающие при выпуске или оформлении бланка номер и серию, и сохраняющие информацию об операциях на протяжении пяти лет.

Чаще выпуском бланков занимаются специализированные предприятия, а компании выступают в качестве заказчиков. Типографией БСО изготавливаются в 2-х, реже в 3-х экземплярах, поскольку в форме документа обязательно предусматривается наличие отрывных корешков или копий основного листа. При оформлении операции первый экземпляр передается клиенту, второй остается в кассе и подшивается к отчету кассира. Приобретая бланки, выполненные типографией, сотрудник фирмы, а чаще компетентная комиссия, тщательно проверяют наличие всех необходимых реквизитов, составляют акты приемки с указанием названия БСО, их количества, номеров, серий.

Учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии

Поскольку роль форм строгого учета весьма значительна для предприятия (а многие из них являются аналогами денежных документов), то и любая компания организовывает учет БСО, как только покупка бланков осуществилась.

Учет бланков строгой отчетности начинается с фиксации приобретенных бланков в книге учета БСО, прошитой, с пронумерованными сквозной нумерацией листами, заверенной подписями руководителя и ответственных лиц. Форму журнала можно разработать самостоятельно либо прибегнуть к утвержденному регистру ОКУД 0504045.

На каждый вид бланков заводят отдельную книгу. Обычно приобретенные БСО передаются под отчет сотрудникам, подписавшим с работодателем договор о материальной ответственности (кассирами, продавцами).

К заполнению БСО также предъявляются особые требования: помарки и исправления в них не допускаются. Испорченные бланки перечеркиваются и хранятся отдельно. При ревизии, проводимой ежемесячно или ежеквартально, все БСО (в наличии и испорченные) пересчитываются сплошным способом. Результат пересчета сличается с данными журнала учета БСО.

Что такое БСО для ИП

Не существует конкретного набора таких бланков строгой отчетности, как и не найдется универсальной формы бланка на абсолютно все виды деятельности ИП, так что каждый предприниматель выбирает вариант, соответствующий его потребностям.

Применение бланков строгой отчетности в предпринимательской деятельности регулируется Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359. Рекомендуется скачать образец бланка БСО для ИП в качестве примера для понимания структуры документа.

В 2019 году ИП могут самостоятельно создавать форму бланка строгой отчетности, которую им бы было удобно использовать в своей работе, но требуется выполнение главного условия — форма должна будет включать перечень всех обязательных реквизитов.

1. Требуемые реквизиты, которые надо указать в БСО:
2. Наименование документа, его серия и номер;
3. Полное имя и должность лица, которое является ответственным за выдачу бланка и его корректность;
4. Подпись ответственного лица и печать ИП;
5. ИНН;
6. Предоставляемые услуги и их стоимость;
7. Цена оплаты, производящейся с помощью наличных денег или путем платежной карты;
8. Даты составления документа и его оплаты;
9. Другие сведения, характеризующие специфику услуг, представленных предприятием.

. Впоследствии можно на его основе оформить БСО для ИП на УСН на оказанию услуг.

Собственноручные БСО применять нельзя для следующих видов деятельности:

• Услуги предоставления парковочных мест;
• Квитанции или абонементы за предоставленные услуги ветеринарного характера;
• Выдача различных транспортных билетов;
• Выдача залоговых билетов и сохранных квитанций ломбарда;
• Организация туристических и экскурсионных маршрутов.

Для вышеперечисленных случаев государством разработаны готовые бланки БСО для ИП, которые можно использовать.

Где купить бланки строгой отчетности для ИП

Приобрести БСО можно в специализированном печатном доме или типографии, либо наладить изготовление автоматизированной системой (нередко основанной на контрольно-кассовой технике), которая не требуют регистрации в налоговой инспекции.

Печатать бланк строгой отчетности для ИП на домашнем принтере строго запрещено.

Получить БСО для ИП на УСН по оказанию услуг в 2019 году можно всего двумя способами:

1. Типографский способ. Перед тем, как качать образец для него, надо удостовериться, что он соответствует установленному порядку и всем необходимым требованиям. В бланке непременно должна быть отражена следующая информация о его изготовителе: его наименование в сокращенном виде, идентификационный номер налогоплательщика, адрес, номер заказа, размер тиража и год печати. Вышеперечисленные сведения являются обязательными реквизитами. Скачивание образцов из интернета не вызывает вопросов, а стоимость их печати в типографии в Москве – около трех рублей за штуку (цена может незначительно разниться в регионах или размерами и видами бланка, а также требуемым объемом тиража). В печатном доме для любой услуги с большой долей вероятности найдутся готовые шаблоны БСО – как стандартные, так и отрывные (их стоимость колеблется в районе сотни рублей), так что не составит труда найти, где купить БСО для ИП.
2. Применение автоматизированной системы. Данный способ не подразумевает ничего сложного – это особое устройство, под которым понимается внешне похожий на кассовый аппарат инвентарь, но обладающий меньшей стоимостью и другим функционалом. Он используется для хранения в бланках точных отчетов в течение требуемого пятилетнего срока и может похвастаться защитой от незапланированного проникания в память злоумышленниками, а также производит заполнение БСО и их выпуск, обеспечивая нумерацию с указанием текущей серии. Купить его можно примерно за 5 тысяч рублей, а инструкцию легко скачать в интернете.

Правила заполнения

После того, как бланк заполнен, надо срочно изготовить его копию (хотя бы один ее экземпляр). Легче взять бланк строгой отчетности для ИП с отрывной частью, копирующей все атрибуты его главной части. Это очень удобно, потому что по закону один экземпляр остается у организатора услуги, а второй – у ее потребителя.

Образец бланка строгой отчетности для ИП в 2019 году с отрывной частью поможет изучить его особенности. Большинство бланков наполняются сразу после получения оплаты наличными или после проведения расчета банковской карточкой. Не допускается оформление БСО с опозданием, или, наоборот, преждевременная выдача документа.

Каждый из бланков должен оформляться однозначно, без всяких ошибок или поправок. В случае возникновения опечаток или надобности внесения исправлений, нужно перечеркнуть неправильно заполненный или полностью испорченный документ. Он заносится в Книгу учета бланков за соответствующую порче дату, а затем происходит заполнение нового БСО. Неудачный бланк не выбрасывают! Некоторые вместе с ним даже прикладывают объяснительную, которая объясняет причины порчи документа.

Денежные средства, оформленные с помощью БСО в течение дня, складываются. На их полную сумму рассчитывается приходный кассовый ордер (при случаях, когда предприниматель ведет подобную документацию – делать это необязательно).

Принцип учета и инспекции

Созданные типографским методом квитанции строгой отчетности для ИП заносятся в Книгу учета с их полными наименованиями, нумерацией и серией. Книга сама представляет из себя предварительно подготовленный документ: пронумерованный, сшитый и отмеченный печатью и подписью директора ИП.

Инспекция и учет БСО при УСН ведет назначенное предпринимателем лицо, с которым был заключен соответствующий договор об ответственности за прием у граждан наличных средств. В случае, если такой работник отсутствует, то все вышеперечисленные операции и ответственность за их сохранность, протоколирование и приемку целиком оказываются на самом предпринимателе.

Происходит приемка в присутствии назначенной комиссии в день получения документов на предприятие. Проверка документации производится посредством фактической оценки числа бланков и сверки номеров и серий предоставленных бумаг с сопроводительным документом. По итогам инспекции доверенное лицо пишет акт приема БСО. Лишь после его подписи владельцем ИП допускается использование полученных бланков.