Анализ сметы расходов бюджетной организации

Одним из самых важных этапов при проведении анализа в бюджетном учреждении является анализ сметы расходов. Как известно, бухгалтерский учёт исполнения сметы расходов осуществляется обычно по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету, а для расходования бюджетных средств установлены определенные правила. Анализ исполнения сметы позволяет установить, соблюдаются ли эти правила (финансовая дисциплина) при использовании бюджетных средств.

Общими задачами анализа смет расходов являются следующие:

• 1) осуществление проверки правильности составления сметы в целом и по статьям расходов с целью накапливания материала для улучшения организации этой работы в дальнейшем;
• 2) проверка правильности расходования средств в области:
  • — соблюдения действующего законодательства и правил исполнения бюджета;
  • — утвержденных по смете норм расходов, сметно-штатной дисциплины;
  • — выполнения обязательств перед бюджетом;
• 3) анализ полноты и своевременности выполнения показателей плана по сети и контингентам;
• 4)·контроль правильного использования выделяемых из бюджета ассигнований, сохранностью денежных средств и материальных ценностей учреждений;
• 5) повышение эффективности использования средств, улучшения планирования, финансирования и нормирования расходов;
• 6) разработка выводов и предложений по результатам анализа с целью устранения недостатков и улучшения оперативной и финансовой деятельности учреждения.

Таким образом, при анализе исполнения сметы расходов бюджетных учреждений решается весьма широкий круг задач. При этом они конкретизируются в зависимости от того, в каком звене бюджетной системы проводится анализ: по отчету отдельного бюджетного учреждения или сводному отчету централизованной бухгалтерии.

Наблюдение за исполнением смет расходов осуществляется путем анализа периодической и годовой отчетности.

Одним из важнейших отчетов для анализа является отчет об исполнении сметы доходов и расходов. С введением Инструкции № 54н учреждения должны составлять:

• — отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам форма 2.
• — отчет об исполнении сметы доходов и расходов по бюджетным средствам в иностранной валюте — форма 2-в.
• — отчет об исполнении сметы доходов и расходов учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов — форма 1-мм.
• — отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам — форма 4.

Отчет об исполнении сметы доходов и расходов учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов, по форме 1-мм предполагает анализ отражения доходов и расходов учреждений не только в разрезе кодов экономической классификации, но и в разрезе кодов функциональной классификации расходов бюджетов по перечню прямых получателей средств бюджета, классификации целевых статей расходов бюджетов и классификации видов расходов бюджетов. Фактические расходы в форме 1-мм не отражаются, поэтому по этой форме их анализ не производится.

По форме 4 «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов по внебюджетным источникам», который составляется раздельно по предпринимательской деятельности, целевым средствам и безвозмездным поступлениям, по средствам, поступившим во временное распоряжение учреждения, можно проанализировать плановые показатели, кассовые и фактические расходы. Такой анализ может производиться и по форме 2 и 2-в.

В целом анализ отчетов об исполнении смет является одной из основных форм проверки финансово-хозяйственной деятельности, который содействует повышению уровня экономической работы бюджетных учреждений. Анализ месячных, квартальных и годовых отчетов об исполнении сметы даёт возможность как контролирующим органам, так и вышестоящим организациям, министерствам и ведомствам контролировать работу бюджетных учреждений и принимать необходимые меры к устранению недостатков в их работе.

На основе анализа отчетов об исполнении сметы расходов проверяется выполнение сметных назначений, подготавливаются предложения по совершенствованию нормативов расходов, сопоставляется выполнение плана по производственным показателям с выполнением ассигнований по смете, и рассматриваются другие вопросы финансово-хозяйственной деятельности учреждения. Кроме этого, устанавливается обеспеченность учреждения основными средствами, материалами, малоценными предметами; определяется их отношение к сохранности и бережному использованию.

Анализ исполнения сметы расходов включает в себя следующие этапы:

• 1- анализ исполнения сметы расходов по общим показателям;
• 2- анализ отдельных видов расходов (хозяйственных расходов, расходов на питание, капитальный ремонт зданий и сооружений и других);
• 3- анализ соблюдения сметных значений.

На первом этапе анализа изучаются состав и структура расходов. С этой целью расходы бюджетных учреждений группируются:

• 1) по статьям бюджетной классификации;
• 2) на текущие и капитальные — к текущим относятся расходы, предназначенные для приобретения материальных ценностей, которые полностью потребляются в течение года (расходы на заработную плату, канцелярские и хозяйственные расходы, командировки и служебные разъезды, оплата услуг связи, транспорта, коммунального хозяйства, расходы на питание, на приобретение мягкого инвентаря, медикаментов и перевязочных средств, а также прочие расходы). Капитальные затраты относятся к отчетному периоду, но приобретаемые материальные ценности сохраняют натурально-вещественную форму и продолжают функционировать за пределами отчетного года (расходы на приобретение оборудования и инвентаря, на капитальные ремонт зданий и сооружений);
• 3) зависящие и не зависящие от показателей сети, штатов и контингентов — данная группировка используется для оценки отклонений фактической их суммы от сметы и обоснования потребности учреждения в ассигнованиях из бюджета.

Определяется удельный вес каждой группы расходов в их общей сумме и производится их сравнение с показателями смет.

В процессе анализа исполнения сметы необходимо выявлять отклонения фактических расходов от предусмотренных сметой в целом и по отдельным статьям. Особое внимание при анализе сметы расходов уделяют изучению эффективности осуществления расходов. На уровне отдельных учреждений к важным показателям относят те, которые отражают суммарные текущие затраты на единицу измерения сети или объема работы (средний расход на содержание одной койки в год в больнице, на одного учащегося и т.д.). Они определяются по итогу расходов на текущее содержание в целом и отдельно по каждой статье, подстатье, элементу расходов, в целом по общей сумме расходов. По данным отчетности средний расход рассчитывается по показателям «утверждено по смете» и «фактический расход» путем деления суммы расхода на количество соответствующих единиц измерения сети.

Средний размер бюджетных средств на единицу измерения сети изучается в динамике за ряд лет, сравнивается с показателями других аналогичных учреждений. Характеризует качество работы учреждения по исполнению сметы расходов.

Второй этап анализа исполнения сметы расходов начинается с анализа хозяйственных расходов. Данные расходы предназначены для создания нормальных условий деятельности бюджетных учреждений. За счет этих средств осуществляются мероприятия по поддержанию в рабочем состоянии оборудования, инвентаря, зданий, занимаемой площади, создаются условия для работающего персонала по обслуживанию контингента.

Анализ хозяйственных расходов включает оценку полноты исполнения сметы расходов, обеспеченности учреждения хозяйственными материальными ресурсами и эффективности их использования, выявление факторов отклонения фактического расхода от сметы, проверку соблюдения установленных норм расхода.

В нижеприведенной таблице приведены факторы, влияющие на отклонение фактических расходов над предусмотренными по смете.

Таблица 1 Факторы, влияющие на хозяйственные расходы

Виды хозяйственных расходов	Факторы влияния
Расходы на отопление	1. стоимость заготовки топлива (оптовая цена и тариф на перевозку); 2. продолжительность отопительного сезона; 3. уровень использования топлива (расход топлива в единицу времени).
Расходы на освещение	1. мощность осветительной аппаратуры; 2. продолжительность использования; 3. тарифы на электроэнергию.
Затраты на текущий ремонт зданий	1. норма затрат на 1 куб. м зданий; 2. кубатура зданий.
Расходы на ремонт оборудования и инвентаря	1. балансовая стоимость оборудования и инвентаря; 2. степень соблюдения норм расхода, установленных в процентах к балансовой стоимости.

В сметах многих бюджетных учреждений предусматриваются расходы на питание. Их размер определяется исходя из действующих норм питания, числа дней питания и контингента питающихся. Однако объем расходов, их назначение и организация расходования средств на питание в различных учреждениях имеет свои особенности.

Рассмотрим модели анализа расходов на питание в различных бюджетных учреждениях.

Таблица 2 Анализ расходов на питание

Виды бюджетных учреждений	Факторы, влияющие на изменение расходов на питание
Больницы	1. среднее количество коек; 2. среднее количество дней работы одной койки; 3. средний расход на питание одного больного в день.
Школы-интернаты, детские дошкольные учреждения, др. учебные учреждения	1. численность питающихся; 2. количество дней питания одного учащегося в анализируемом периоде; 3. расходы на питание на одного учащегося в день.
Школы с группами продленного дня	1. среднегодовое количество учащихся, освобожденных от оплаты за питание, в пересчете на полностью освобожденных; 2. среднее число дней питания одного учащегося в год; 3. расходы на питание одного учащегося на день.

На основе данных этой таблицы составляются модели расходов на питание, анализ проводится с использованием способов элиминирования.

Анализ расходов по капитальному ремонту зданий и сооружений начинают с оценки сметы расходов: фактические расходы сравниваются с расходами, предусмотренными сметой. Изучение проводится в разрезе объектов и конкретных корпусов, по видам работ и соответствующим единицам измерения. Далее следует проанализировать расходы на капитальный ремонт по качественным и количественным факторам, от которых зависит перевыполнение или недовыполнение, как по отдельным объектам, так и по отдельным объемам работ.

Прочие подстатьи сметы расходов включают затраты учреждений на приобретение мягкого и иного инвентаря, обмундирования, медикаментов и перевязочных средств, книг для библиотек и др. Особенности их анализа обусловлены тем, что расходование бюджетных средств связано с приобретением товарно-материальных ценностей длительного пользования, применяемых в процессе обслуживания определенного контингента населения. Потребность в них в процессе оказания услуг является критерием оценки необходимости и целесообразности их приобретения.

Последний, третий этап — анализ соблюдения сметных расходов — является основным этапом анализа исполнения сметы бюджетных учреждений. Осуществляется путем сопоставления кассовых и фактических расходов с расходами по смете в целом и по каждой подстатье в отдельности. Это позволяет установить недорасход сметных назначений или сверхсметные расходы и тем самым охарактеризовать деятельность учреждения по исполнению сметы расходов.

Анализ причин сверхсметных расходов или неполного использования средств, предусмотренных сметой, осуществляется раздельно по каждой подстатье расходов в тесной увязке с показателями состояния и развития сети, состояния штатной дисциплины и запасов товарно-материальных ценностей, соблюдения требований режима экономии и законности в использовании бюджетных средств.

Анализ и оценка проводятся путем сравнения. Недоиспользование средств бюджетным учреждением не имеет смысла и приводит к ухудшению качества его работы и ухудшению условий работы персонала, к плохому снабжению учреждения всем необходимым, определенным сметой. Однако когда экономия образуется в результате реализации научно обоснованных мероприятий по сокращению расходов, то в этом случае необходимо в объяснительной записке к отчету учреждения отмечать, за счет чего достигнуто сокращение расходов по сравнению со сметными назначениями.

Первый снег сразу превращался в мокрую кашу под ногами, запутывался в Юлькиных кудрях и превращался в стеклянные горошины на плечах.

-Ну что тут непонятного? Касса — то, что истратили с расчетного счета, а факт — то, что на самом деле истратили.

-В смысле? Это же — одно и то же? Истратили — и истратили.

-Нет. Не одно. Вот смотри..

Юлька,мой гуру на новой работе, вытащила меня поискать вместе новые сапоги: её старые протекали безобразно. И все её попытки растолковать мне простую идею о том, что в бухгалтерском учете есть расходы кассовые, а есть фактические, упирались в моё тотальное непонимание. Был вечер рабочего дня, но желание разобраться во всём не покидало меня.

Итак, почему же они не равны, и зачем нам нужно знать про них всё?

Кассовый расход — это те деньги, которые уже истрачены с начала этого года. Хотите увидеть кассовый расход вашей организации? Откройте лицевой счет на начало месяца. Там — все цифры по статьям расходов. И когда нам нужно отчитаться о средствах, о деньгах, которые истрачены, то это — именно то, что нужно. Эти же цифры по статьям попадут в ежемесячный отчет по форме 0503737(0503127 для казенных учреждений).Важно правильно провести все заявки на расход, все возвраты — и с формой у вас проблем не будет.

Что же про фактический расход? Вы встречаетесь с ним в отчете о финансовых результатах 0503721 (0503121).

Можно привести простой пример с яблоками (водой, канцтоварами, электричеством,ремонтом). Вы договорились с соседом по даче, что он продаст вам три ведра яблок из своего сада. По рублю ведро. До конца месяца. Яблоки разных сортов созревают, постепенно. Рубли у вас тоже появляются неравномерно и отдавать деньги вы будете по мере возможности.

Сначала вы забрали два ведра — и заплатили два рубля. И до конца месяца съели одно ведро и заплатили за третье, но забрать его еще не успели.

Чувствуете как к концу месяца всё запутывается? Появляется дебиторка или кредиторка, и кассовый расход и фактический, и остатки тоже тут как тут, которые бухгалтеру в конце отчетного периода стоит проверить.Итак, что будем иметь на конец нашего отчетного периода?

1.Конечно, кассовый расход — ровно три рубля, которые заплатили соседу.

2.Расход фактический, это то ведро яблок, которое мы съесть успели. Раз съели — значит списали, на счет 40120(или, как прописано в учетной политике) Фактический расход равен одному рублю.Значит в форму 0503737(127) попадет сумма — 3 руб, а в форму 0503721(121) сумма 1 руб. По той статье, что предусматривает такую закупку.

Проверяющий обязательно спросит, почему разница, попросит показать остатки.

3.Остатки. Итак, где же остатки? Ведро яблок точно еще осталось, соответственно, остатков ровно на рубль в наличии имеется. Обязательно формируем ведомость о движении материальных запасов, подписываем — и свои остатки подтверждаем. И еще проверяем их в форме 0503768(168): они должны быть на конец отчетного периода.

Как же подтверждается отчетами то ведро, которое мы соседу оплатили, а забрать в этом месяце не успели?Конечно, нужно заглянуть в форму 0501769(о кредиторской и дебиторской задолженности)В нашем случае мы оплатили, но не получили товар — получилась дебиторка по соответствующему счету. Сосед нам еще должен, да он и не отказывается: яблоки пусть созреют.В итоге всё всегда совпадает: кассовый расход 3 рубля = Фактический расход 1 рубль + Остатки 1 рубль + Дебиторская задолженность 1 рубль-Кредиторская задолженность 0 рублей.

В этом простом примере вы увидели, что проверить правильность кассового и фактического расхода перед отчетным периодом — задача архиважная и ответственная. Поэтому мы готовим осенний курс именно по подготовке отчетов.На нашем курсе вы узнаете тонкости и правила проверки всех отчетных форм, поймете, как и почему связаны между собой цифры в формах, разберётесь в сложной, но четко выстроенной системе, которой отчеты связаны между собой. Как проверить свои расходы в программе? Мы подготовили для вас инструкции, где пошагово расскажем, как проверять свои кассовые и фактические расходы в ваших программах: куда заходить, что формировать, какие цифры сравнивать. Чтобы получить инструкции, просто подпишитесь на рассылку от Лаборатории бюджетного учета, а заполняя форму, укажите инструкцию для какой программы вы хотите получить. Подписаться и получить инструкцию по расходам.

5.2. Анализ соотношения кассовых и фактических расходов больницы

Изучение соотношения между кассовыми и фактическими расходами позволяет выявлять причины, направления и размеры отклонений расходов, возникающих в процессе исполнения сметы.
Как отмечалось ранее, фактические расходы — это затраты отчетного периода на содержание бюджетного учреждения.

Их изучение позволяет судить об эффективности использования бюджетных средств, устанавливать степень соответствия расходов объему выполненных учреждением работ (услуг).
Кассовыми расходами называются затраты бюджетных средств в пределах сумм, выданных банком бюджетному учреждению наличными деньгами или в порядке безналичных расчетов через систему казначейства.
Анализ соотношения между кассовыми и фактическими расходами проводится в целом по смете и по отдельным ее статьям с использованием данных отчета об исполнении сметы расходов (форма № 2), баланса об исполнении сметы расходов (форма № 1), аналитических карточек кассовых и фактических расходов по отдельным статьям и видам. В табл. 5.6 приведены показатели по детской больнице, необходимые для общей характеристики соотношения между ними.
Таблица 5.6
Анализ отклонений кассовых и фактических расходов, млн руб.

В целом по больнице кассовый расход больше фактического на сумму 28 411,6 млн руб. Превышение кассовых расходов над фактическими имело место по расходам на приобретение канцелярских принадлежностей и хозяйственных материалов (132,8 млн руб.), по оплате транспортных услуг на сумму 55,4 млн руб. Наибольшее отклонение в пользу кассовых расходов произошло по статье «Капитальный ремонт» — 30 874,8 млн руб.
Фактические расходы были выше кассовых по следующим статьям: продукты питание (762,5 млн руб.); оплата труда рабочих и служащих (609,2 млн руб.); оплата коммунальных услуг (456,5 млн руб.).
В ходе дальнейшего анализа выясняются причины отклонений кассовых и фактических расходов по отдельным статьям.
По подстатье 1.10.01.00 «Оплата труда рабочих и служащих» фактические расходы, как правило, выше кассовых. Обычно это обусловлено тем, что начисление заработной платы предшествует ее выдаче. В отчетном периоде отклонение составило 609,2 млн. руб. в связи с начислением заработной платы за вторую половину декабря, срок выплаты которой будет в январе следующего года.
Фактические расходы могут быть выше кассовых в тех случаях, когда по балансу учреждения на начало отчетного года имеется дебиторская задолженность за финансовым органом по налогам с рабочих и служащих (перечислено было больше, чем фактически удержано). При таком положении дел в отчетном году учреждение будет перечислять финансовому органу меньшую сумму налогов, чем фактически удержано из заработной платы.
Если кассовые расходы превышают фактические по статье «Оплата труда рабочих и служащих», обязательно надо проанализировать расчеты по платежам в бюджет (субсчет 173) или с торгующими организациями по расчетам за товары в кредит, приобретаемые работниками учреждения (субсчет 182). Наличие такой задолженности свидетельствует о том, что учреждение перечислило в бюджет и торговым организациям большую сумму, чем удержало с рабочих и служащих. Такие случаи встречаются на практике не часто и указывают, как правило, на недостатки в организации бухгалтерского учета и финансового контроля за состоянием расчетов.

Для выявления факторов, влияющих на соотношение кассовых и фактических расходов, необходимо изучить не только обороты по счетам, но и состояние остатков по ним. Для примера рассмотрим обороты и остатки по субсчетам: расчеты с персоналом по оплате труда и стипендиатами (180), расчеты с депонентами (177), расчеты с бюджетом (173), на которых отражаются начисления и удержания по заработной плате (табл. 5.6, стр. 1).
Анализ соотношения кассовых и фактических расходов по оплате труда проведем на основании данных баланса об исполнении сметы расходов (табл. 5.7).
Таблица 5.7
Остатки на субсчетах по расчетам с рабочими и служащими, млн руб.

Как видно из данных табл. 5.6 и 5.7, основными причинами превышения фактических расходов над кассовыми по статье «Оплата труда рабочих и служащих» были увеличение размера оплаты труда, рост депонентской задолженности и кредиторской задолженности перед бюджетом. Об этом свидетельствует увеличение к концу года остатков по расчетам с персоналом, депонентами и бюджетом соответственно на 2 859,2 млн, 139,2 млн и 1 483,5 млн руб.
Увеличение размера оплаты труда могло произойти за счет роста средней заработной платы сотрудников или увеличения их количества. Результаты анализа влияния этих факторов на размер оплаты труда по категориям персонала больницы приведены в табл. 5.8.
Таблица 5.8
Анализ фонда заработной платы по категориям персонала

Рост численности работников привел к увеличению фонда заработной платы на 28,9 млн руб. , а повышение средней заработной платы — на 215,8 млн руб. . Основное влияние на перерасход по фонду заработной платы происходило по категории средний медицинский персонал. По данной категории работников участие фактора численности составило 69,9% (22,2 / 28,9 ? 100) в общем влиянии этого фактора на изменение фонда заработной платы. В свою очередь удельный вес увеличения средней заработной платы среднего медицинского персонала занимал 66,2 % (162,1 / 244,7 ? 100) в общем перерасходе по статье «Оплата труда рабочих и служащих».
Перерасход фонда заработной платы за счет роста среднего уровня оплаты труда может быть оправдан, во-первых, когда это было обусловлено необходимостью обеспечивать воспроизводство рабочей силы в связи с инфляцией и, во-вторых, когда это связано с увеличением количества и качества выполняемых работ (услуг), а также с повышением квалификации работников учреждения, увеличением стажа их работы.
По подстатье 1.10.02.00 «Начисления на оплату труда» к кассовым расходам относятся средства, полученные на оплату больничных листов, выплату различных пенсий, пособий, а также средства, перечисленные фонду социальной защиты населения (ФСЗН). К фактическим расходам по этой статье относятся суммы, начисленные на государственное социальное страхование (в процентах к фонду заработной платы, отнесенному на фактические расходы по подстатье 1.10.01.00).
Кассовые расходы по подстатье 1.10.02.00 могут превышать фактические в случаях, когда:
• учреждение оплатило больничные листы и пенсии на сумму, превышающую начисления на заработную плату (это означает, что ФСЗН должен возместить учреждению указанное превышение);

• учреждение по балансу на начало отчетного года имело дебиторскую задолженность ФСЗН и в отчетном году погасило ее.
Фактический расход по этой статье может быть выше кассового, если учреждение на отчетную дату не перечислило ФСЗН разницу между суммой начислений и выплатой по больничным листам и пенсиям.
По подстатье 1.10.03.00 «Приобретение предметов снабжения и расходных материалов» кассовые и фактические расходы, как правило, не совпадают. Фактические расходы меньше кассовых тогда, когда приобретенные материальные ценности не израсходованы полностью в отчетном периоде (то есть когда запасы этих ценностей увеличиваются на конец отчетного периода по сравнению с запасами на начало года). Это свидетельствует о нерациональном расходовании денежных средств по данной подстатье, а также о недостатках при проведении сметного планирования.
Превышение кассовых расходов над фактическими может быть в случаях, когда образуется дебиторская задолженность за счет неполучения от поставщиков уже оплаченных материальных ценностей. Такие факты являются следствием недостатков в работе по контролю за состоянием расчетной дисциплины по поставкам.
Превышение фактических расходов над кассовыми по подстатье 1.10.03.00 может объясняться уменьшением остатков материалов по сравнению с их остатком на начало года (в связи с использованием на нужды учреждения), образованием кредиторской задолженности за приобретенные и израсходованные материальные ценности или оказанные услуги или же снижением остатков дебиторской задолженности, в счет которой получены и израсходованы материалы для хозяйственных нужд.
Таким образом, отклонения фактических расходов от кассовых по подстатье 1.10.03.00 непосредственно связаны с изменением остатков по материальным и расчетным счетам. Непосредственно из баланса эти данные получить нельзя, так как в балансе все материальные ценности объединены в одну статью «Материалы и продукты питания», дебиторская и кредиторская задолженность показана без подразделения по ее видам. В активе имеется статья «Прочие дебиторы», а в пассиве — «Прочие кредиторы».
Информация об изменении остатков хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей находится в форме № 6 «Отчет о движении материальных ценностей», где показывается движение материалов за отчетный период по их видам. Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности по видам и причинам образования приводится в объяснительной записке к годовому отчету. В условиях инфляции при проведении анализа этих форм на начало года необходимо корректировать на индекс изменения потребительских цен за год.
По всем элементам подстатьи 1.10.03.00 отклонения фактических расходов от кассовых анализируются аналогично, то есть с учетом изменений остатков соответствующего вида материальных ценностей и расчетных статей баланса. При анализе расходов по этим элементам особое внимание обращается на недопустимость образования сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей и выявление причин их образования. Результаты анализа используются при разработке сметы на последующий плановый период.

Рассмотрим более подробно анализ отклонения кассовых и фактических расходов по элементу 1.10.03.04 «Продукты питания» отчета об исполнении сметы расходов детской больницы (табл. 5.9).
Таблица 5.9
Анализ задолженности по продуктам питания, млн руб.

Как видно из таблицы, стоимость остатков продуктов питания уменьшилась на конец года на 169,7 млн руб., что означает превышение фактических расходов над кассовыми. В то же время в счет погашения дебиторской задолженности получено продуктов питания 184,4 млн руб. Это говорит об уменьшении кассовых расходов по сравнению с фактическими на сумму 184,4 млн руб. Увеличение кредиторской задолженности на 408,4 млн руб. за приобретенные и израсходованные продукты питания также отражает уменьшение кассовых расходов. Такое положение можно оценить позитивно, так как оно свидетельствует о соблюдении финансовой и расчетной дисциплины в детской больнице.
На следующем этапе анализа устанавливают причины, по которым может иметь место несвоевременная оплата счетов за материалы (отсутствие средств на текущем счете, плохое состояние расчетной дисциплины и др.). При этом анализ расходования продуктов питания должен осуществляться в неразрывной связи с оценкой таких показателей, как соблюдение плановой нормы питания в день, количество койко-дней и др., которые отражаются в отчете об исполнении плана по сети, штатам и контингентам.
По подстатье 1.10.04.00 «Командировки и служебные разъезды» в качестве кассовых расходов выступает выдача работнику учреждения денежного аванса на командировочные расходы. Если работник представил отчет о командировке и расходы приняты к возмещению, то они отражаются как фактические расходы учреждения. Отклонения фактических расходов от кассовых могут иметь место в случае, если работник, получивший из кассы учреждения денежный аванс на командировочные расходы, в конце года в силу каких-то причин (не вернулся из командировки, заболел и др.) не сдал отчет о фактически израсходованных в командировке средствах. При этом в отчете учреждения образуется превышение кассовых расходов над фактическими, так как деньги из банка были получены, но на фактические расходы они списаны не были. В следующем же году это обстоятельство, наоборот, повлечет превышение фактических расходов над кассовыми, поскольку работник отчитается в израсходовании полученных в прошлом году на командировку средств, а кассовых расходов по этой командировке в этом году не было.
Фактические расходы также превысят кассовые при одновременном соблюдении следующих условий:
1. Работник израсходовал на командировку средств больше, чем получил из кассы учреждения.
2. Работник отчитался по командировке, но учреждение на дату составления отчета не возместило ему размер превышения фактически израсходованных средств над полученной из кассы суммы авансом.
В следующем году это, напротив, приведет к превышению кассовых расходов над фактическими, так как работнику будет возмещена указанная разница, а фактический расход по данной командировке будет отражен в отчете прошлого года.
При анализе отклонений фактических расходов от кассовых на приобретение оборудования и инвентаря (подстатья 2.40.01.00) необходимо учитывать следующие особенности их формирования:
1. Фактические расходы включаются затраты на изготовление оборудования или инвентаря из имеющихся в учреждении материалов.
2. Излишнее и неиспользуемое оборудование может быть реализовано, а вырученные средства зачислены на восстановление кредита, что уменьшит кассовые расходы.
3. Приобретаемое оборудование может быть оплачено в централизованном порядке вышестоящей организацией.
Анализ расходов, связанных с приобретением оборудования и инвентаря, проводится по данным формы № 5 «Отчет о движении основных средств». Особое внимание следует уделять фактам роста стоимости излишнего и неиспользуемого оборудования, что является следствием нерационального расходовании средств и недостатков в работе по реализации такого оборудования. В нашем примере по подстатье 2.40.01.00 «Приобретение оборудования и предметов длительного пользования» кассовые расходы соответствуют фактическим.
По подстатье 2.40.03.00 «Капитальный ремонт» превышение фактических расходов над кассовыми говорит об образовании кредиторской задолженности ремонтно-строительным организациям, что может быть вызвано производством ремонтных работ сверх утвержденной сметы и выделенных ассигнований. Это является серьезным нарушением сметно-финансовой дисциплины. Если фактические расходы по этой статье меньше кассовых, то, следовательно, учреждение или не выполнило планируемые ремонтные работы или составленная на них смета была завышена. Дальнейший анализ должен показать причины такого расхождения.
Таким образом, о соотношениях между кассовыми и фактическими расходами судят по характеру изменения остатков по материальным и расчетным счетам баланса об исполнении сметы расходов. Однако следует учитывать, что имеются операции, которые ведут к изменению остатков, но не влияют на сумму кассовых и фактических расходов. К ним относятся:
• списание за счет учреждения безнадежных долгов и недостач материальных ценностей;
• оприходование излишков материальных ценностей и денежных средств;
• списание кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности;
• оприходование материалов от ликвидации основных средств;
• перенесение стоимости отдельных материальных ценностей со счетов материальных ценностей на счета основных фондов, и наоборот.
Результаты перечисленных операций отражаются в форме № 6 «Отчет о движении материальных ценностей» и в справке к балансу об исполнении сметы расходов. Поэтому в процессе анализа соотношения между кассовыми и фактическими расходами выявленные изменения остатков необходимо корректировать на величину перечисленных операций.
После выявления и объяснения причин отклонения кассовых расходов от фактических необходимо проводить анализ отклонений кассовых и фактических расходов от сметных ассигнований.