Содержание
Книга покупок и продаж: новые правила ведения 2018
Читайте инструкцию, как заполнять книгу покупок и книгу продаж. Мы рассказали, для чего нужны эти регистры, что в них отражается, в каком порядке регистрируются документы. Показали, какие данные указывать в каждой графе. Вы сможете скачать образцы заполнения и узнаете, какие изменения вступили в силу в 2018 году.
Законодательство предъявляет множество разных требований к налогоплательщикам. Например, требует организовать такую систему налогового учета, которая позволит безошибочно рассчитать НДС и заполнить декларацию по нему. Регистрами налогового учета по НДС являются книги покупок и продаж. Они позволяют:
- Отразить суммы начисленного и принимаемого к вычету налога,
- Рассчитать данные для декларации.
Форма книги продаж и книги покупок утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Этот же документ разъясняет правила заполнения книг. Последний раз формы обновлялись в четвертом квартале 2017 года. Скачайте актуальные бланки книги покупки и продажи:
Чистый бланк книги продаж>>>
Чистый бланк книги покупок>>>
Образец заполнения книги покупок>>>
Образец заполнения книги продаж>>>
Что отражается в книге покупок и книге продаж
В книге покупок и продаж отражаются данные, необходимые для учета НДС и заполнения отчетности по налогу. Данные из них ежеквартально включаются непосредственно в декларацию по НДС.
Из чего состоят книга покупок и книга продаж? Каждый лист регистра содержит данные о счет-фактурах, выставленных покупателям или полученным от поставщиков.
Если нужно скорректировать данные за один из предыдущих кварталов, заполняют соответствующий дополнительный лист. Формы доп.листов также утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.
Расскажем основные правила ведения и заполнения книги покупок и продаж:
- Вести книги можно как в бумажном, так и электронном виде. Нужно помнить, что в ИФНС их передают в электронной форме,
- Книги заполняют следующие субъекты:
- Плательщики НДС,
- Лица, освобожденные от уплаты НДС,
- Налоговые агенты,
- По окончании квартала листы бумажной книги нужно пронумеровать и прошнуровать, заверить подписью руководителя компании или иного уполномоченного лица. С электронными регистрами ничего делать не нужно. Распечатать их придется, только если потребуется предоставить в ИФНС по запросу проверяющих.
Для регистров установлены следующие сроки хранения:
|
Регистр |
Срок хранения |
Основание |
|---|---|---|
|
Книга покупок |
4 года |
п.24 Правил ведения книги покупок |
|
Книга продаж |
п.22 Правил ведения книги продаж |
Образец заполнения книги покупок
Расскажем, что отражается в книге покупок. В нее вносятся сведения о документах, на основании которых компания может принять к вычету входной НДС:
- Счет-фактуры и УПД поставщиков,
- Счет-фактуры, ранее выставленные при получении предоплаты от покупателей,
- Корректировочные счет-фактуры,
- Свои счет-фактуры, выставленные:
- При возврате товаров от покупателя – неплательщика НДС,
- При выполнении строительных или монтажных работ хозспособом,
- Бланки строгой отчетности по командировочным расходам и другие.
Регистрация документов производится в хронологическом порядке по мере поступления их в организацию. Поступившие документы отражаются в книге покупок после того, как у компании возникнет право на вычет входного НДС.
Документы отражаются в таком порядке:
|
Графа книги покупок |
Как заполнить |
|---|---|
|
Порядковый номер записи |
|
|
Код операции. Перечень кодов утвержден Приказом ФНС ММВ-7-3-136@ от 14.03.16 |
|
|
Номер и дата документа, дающего право на вычет НДС |
|
|
Указывают номер и дату, если регистрируют исправленную счет-фактуру |
|
|
Заполняют номер и дату, если регистрируют корректировочную счет-фактуру |
|
|
Номер и дата исправленной корректировочной счет-фактуры |
|
|
Номер и дату платежного документа указывают в следующих случаях:
Если регистрируют счет-фактуру поставщика, графу 7 можно не заполнять |
|
|
Дата оприходования приобретенных ТМЦ |
|
|
9, 10 |
Реквизиты продавца |
|
11, 12 |
Заполняется, если в сделке участвует посредник |
|
Заполняется при ввозе ТМЦ, подлежащих декларированию. При регистрации счет-фактуры российского поставщика не заполняется |
|
|
Заполняется, если сумма счет-фактуры указана в иностранной валюте |
|
|
Общая сумма счет-фактуры, включая НДС |
|
|
Сумма НДС, которую компания принимает к вычету |
Образец заполнения книги покупок>>>
Образец заполнения книги продаж
В книгу продаж вносят документы, на основании которых у компании возникает обязанность уплатить НДС:
- Счет-фактуры по реализованным товарам, работам и услугам,
- Универсальные передаточные документы, выданные покупателям,
- Счет-фактуры, выданные покупателям при получении от них предоплаты,
- Исправленные и корректировочные счет-фактуры,
- Собственные счет-фактуры, составленные при выполнении строительных или монтажных работ хозспособом и т.д.
Записи вносят в регистр в хронологическом порядке. Графы заполняются так:
|
Графа книги продаж |
Как заполнить |
|---|---|
|
Порядковый номер записи |
|
|
Код операции. Перечень кодов утвержден Приказом ФНС ММВ-7-3-136@ от 14.03.16 |
|
|
Номер и дата счет-фактуры |
|
|
3а |
Заполняют компании – резиденты особой экономической зоны Калининградской области, осуществляющие вывоз товаров за границу |
|
3б |
Графу заполняют компании – экспортеры в страны ЕАЭС |
|
Указывают номер и дату, если регистрируют исправленную счет-фактуру |
|
|
Заполняют номер и дату, если регистрируют корректировочную счет-фактуру |
|
|
Номер и дата исправленной корректировочной счет-фактуры |
|
|
7, 8 |
Реквизиты покупателя |
|
9, 10 |
Реквизиты посредника, если сделка проходит с его участием |
|
Реквизиты платежного документа заполняют при выставлении счет-фактуры на предоплату покупателя, при исчислении «агентского» НДС |
|
|
12, 13а |
Заполняется, если сумма в счет-фактуре указана в валюте |
|
13б |
Общая сумма счет-фактуры, включая НДС |
|
14, 15, 16 |
Сумма без НДС |
|
17, 18 |
Сумма НДС |
|
Заполняется по операциям, освобожденным от налога |
Образец заполнения книги продаж>>>
Изменения 2018 года для книг покупок и продаж
С 2018 года в России начала действовать система tax free. Она позволяет иностранцам вернуть НДС, который она уплатили при покупке товаров в российских магазинах. Для этого, помимо обычного кассового чека, торговая организация выдает иностранцу чек, заполненный в особой форме, это так называемый чек tax free. В дальнейшем на таможне иностранец сможет предъявить чек tax free и вернуть уплаченный НДС. А магазин регистрирует чеки tax free у себя в книге покупок и продаж.
Кто может стать участником системы tax free>>>
Таблица поправок по налогам, которые повлияют на вашу работу в 2018 году>>>
В связи с появлением чеков tax free с 1 апреля 2018 года вступили в силу изменения порядка заполнения книги покупок и продаж. Суть изменений ФНС разъяснила в письме №СД-4-3/5552@ от 26.03.2018г.
В книге продаж чек tax free регистрируют сразу при реализации товаров в следующем порядке:
|
Графа книги продаж |
Как заполнить |
|---|---|
|
Порядковый номер записи |
|
|
Код операции 35 |
|
|
Порядковый номер и дата чека tax free |
|
|
Порядковый номер и дата кассового чека |
|
|
13б |
Стоимость товаров с учетом НДС |
|
17 и 18 |
Сумма НДС |
|
7, 8, 14, 15, 16 |
Не заполняются |
При этом показания контрольных лент ККТ в книгу продаж включают без учета чеков tax free, иначе возникнет задвоение суммы выручки.
Когда иностранец получит отметку на свой чек, магазин сможет получить вычет НДС. Необходимые данные торговая компания получает из службы tax free аэропорта и регистрирует чек в книге покупок:
|
Графа книги покупок |
Как заполнить |
|---|---|
|
Порядковый номер записи |
|
|
Код операции 36 |
|
|
Порядковый номер и дата чека tax free |
|
|
Порядковый номер и дата кассового чека |
|
|
Не заполняется |
|
|
Стоимость товаров с учетом НДС |
|
|
Сумма НДС по товарам, вывоз которых подтвержден таможенным органом |
Кто и как должен вести книгу покупок
Так как в бланке отражаются данные по счетам-фактурам, то обязанность по ведению книги возлагается на всех плательщиков НДС (лиц на общем режиме), кроме лиц:
- обладающих правом на освобождение от добавленного налога;
- совершающих операции, не требующие начисления налога.
Компания самостоятельно выбирает удобный для себя способ ведения книги – электронный или бумажный. Электронный формат документа утвержден ФНС от 04.03.15 приказом ММВ-7-6/93@, бумажный – Постановлением 1137 от 26.12.11 в ред. от 29.11.14. Если книга заполняется на бумажном носителе, то на конец квартала все страницы должны иметь порядковую нумерацию. Листы должны быть прошиты, а сама книга заверена подписью руководителя.
Если книга ведется на электронном носителе, то руководитель должен заверить ее своей УКЭП.
По мере поступления документации, подлежащей внесению в книгу, необходимо совершать регистрационные записи, фиксируя основные сведения о поступившем документе в графах таблицы. Читайте также статью: → «Книги покупок и продаж, а также журнал учета счетов-фактур». Регистрации подлежат следующие документы:
- Отгрузочные и авансовые с/ф, полученные от продавцов;
- С/ф, составленные при получении предоплаты в счет будущих действий и зарегистрированные в книге продаж с целью проведения вычета предоплатного НДС;
- С/ф, сформированные по случаю выступления в качестве налогового агента;
- С/ф корректировочного типа, поступившие от продавцов в связи с повышением стоимостных или количественных значений;
- С/ф корректировочного типа, самостоятельно выписанные в связи со снижением стоимостных или количественных значений отгруженных ценностей;
- С/ф, самостоятельно сформированные, при возврате проданных ценностей покупателем-неплательщиком НДС;
- С/ф, сформированные самостоятельно по случаю выполнения строительных или монтажных работ хозспособом;
- БСО по тратам на командировку в отношении проживания и передвижения;
- РКО, составленные при возврате денежных средств покупателю за ранее реализованные в розницу ценности;
- Акт о внесении в УК собственной компании имущества.
Во всех указанных случаях регистрация проводится по причине наличия права на вычет по добавленному налогу. Данное право обязательно нужно показать в книге покупок, так как в дальнейшем информация пригодится для составления декларации по НДС. Регистрационная запись должна проводиться в том квартале, к которому относится момент появления права на вычет. Читайте также статью: → «Оформление вычета НДС с полученных авансов в книге покупок».
|
Инструкция по заполнению книги
Перед внесением записей в книгу необходимо ознакомиться с содержанием Правил, утвержденных правительственным постановлением №1137. Заполнение граф книги покупок:
| Номер графы | Пояснения по заполнению |
| 1 | Порядковая нумерация строк таблицы с регистрационными записями. |
| 2 | Код операции берется из Перечня, приложенного к приказу ФНС ММВ-7-3-136@ от 14.03.16.
Коды можно указать через запятую, если в регистрируемом с/ф одновременно отражены несколько операций. |
| 3 | №, число, месяц, год, указанные в регистрируемом документе (из гр.1 с/ф). |
| 4 | Заполняется № и дата, если регистрации подлежит исправленный с/ф, то есть переносятся данные из стр.1а в с/ф. |
| 5 | Вносится № и дата с/ф корректировочного типа – самостоятельного документа, составляемого в дополнение к исходному. |
| 6 | Указывается № и дата исправленного с/ф корректировочного типа. |
| 7 | Реквизиты платежного документа заполняются, если момент уплаты налога предшествует принятию этого налога к вычету:
|
| 8 | День, в который ценности, услуг, работы, указанные в с/ф, оприходованы. |
| 9-10 | Реквизиты продавца из полей 2 и 2б с/ф. |
| 11-12 | Реквизиты посредника, если с/ф составляется при выполнении компанией функций налогового агента. |
| 13 | № таможенной декларации, если для ввозимых в РФ ценностей требуется таможенное декларирование. Для корректировочного (в том числе исправленного корректировочного) с/ф графу заполнять не нужно. |
| 14 | Ставится код и название валюты, если суммы в с/ф выражены в иностранной валюте. Если суммы в российских рублях, графа не заполняется. |
| 15 | Общая стоимость по с/ф, включающая НДС, из гр.9 в строке «всего» регистрируемого с/ф. Если регистрируется авансовый с/ф, то вписывается общая величина аванса с НДС. |
| 16 | Общий НДС по с/ф, который компания вправе направить к вычету, берется из гр.8 с/ф в стр. «Всего». |
Пример заполнения книги покупок:
|
Как вести дополнительный лист к книге покупок
Дополнительный лист составляется при необходимости внести корректировки в книгу покупок при завершении квартала в связи с необходимостью:
- отменить ранее зарегистрированный в книге документ;
- добавить в прошедший квартал документ, поступивший с опозданием или с исправлением.
Данный лист имеет схожие реквизиты и является неотъемлемой частью исходной книги, дополняя ее сведения или исправляя некорректно отраженные, ошибочные данные.
Заполнение дополнительного листа аналогично оформлению самой книги. Сначала в стр.»итого» переносятся следующие данные:
- Если заполняется первый дополнительный лист – то сведения из стр. «всего» книги покупок;
- Если заполняется второй и последующие листы – то сведения из стр. «всего» предыдущего дополнительного листа.
Далее заполняются 16 граф листа сведениями из регистрируемого с/ф. В зависимости от причины внесения регистрационной записи могут быть отличия в заполнении некоторых граф:
- Если аннулируется ранее зарегистрированный документ, то в гр.15 и 16 переносятся со знаком «-» данные из гр.9 и 8 соответственно стр. «всего» с/ф. Остальные графы заполняются обычным образом;
- Если регистрируется опоздавший с/ф, то реквизиты в графы таблицы вносятся так же, как и при заполнении книги покупок.
Далее подводятся итоги в стр. «всего» с учетом значений указанных в стр.»итого» — значение со знаком «+» складываются, со знаком «-» вычитаются. После завершения заполнения дополнительного листа он заверяется подписью руководителя и подшивается к основной книге. Если ведение осуществляется в электронном виде, то лист заверяется УКЭП руководителя.
Ошибки в заполнении книги покупок
Книга покупок – это важный документ, так как с недавних пор ее содержание используется при заполнении декларации по НДС. В связи с этим правильному оформлению документа нужно уделить особое внимание. Ошибки в регистрационных записях книги покупок могут привести к отказу ФНС в возмещении принятого к вычету добавленного налога или, по крайней мере, к требованию предъявить дополнительные пояснения в налоговую службу, что тоже весьма неприятно.
Неправильно заполненная книга может также быть причиной для возникновения проблем при составлении декларации из-за несоответствия формата данных.
Причины основных ошибок:
- Невнимательность бухгалтера;
- Незнание правила заполнения книги;
- Недостаточно четко прописанные правила в отношении отдельных и нестандартных операциях.
С первыми двумя причинами бороться проще, задача бухгалтера – внимательно изучить правила заполнения и по несколько раз проверять регистрируемые сведения. Что касается третьей причины, то в некоторых случаях целесообразно обращаться за разъяснениями в компетентный орган, например, ФНС. Читайте также статью: → «Учет счетов-фактур в книге покупок и продаж».
Технические ошибки при заполнении
В большую и самую популярную группу можно выделить ошибки технического характера, когда при внесении сведений в книгу вручную бухгалтер ошибается в указании данных, чаще всего это случается в отношении ИНН и номера с/ф. При этом может быть как нарушение формата ввода показателя (например, пропуск цифры в ИНН), когда показатель не пройдет форматный контроль, и с/ф не будет принят ФНС, так и ошибки в указании цифр, сумм, когда формат не нарушен, но перепутаны значения.
Если ошибку по несоответствию формату выявить достаточно просто, и налогоплательщики научились с ней бороться, то недочеты при вводе обнаружить гораздо сложнее и технически невозможно. Технических ошибок можно избежать, если внимательно проверять вносимые данные или использовать электронный формат ведения книги и с/ф, что в настоящее время пока не особо распространено в РФ.
Неправильно указанный код
Еще одной популярной ошибкой является неверно внесенный код операции. Как правило, причиной тому является непонимание или незнание правил заполнения книги. Если остальные реквизиты граф можно найти в самом счете-фактуре, в отношении которого проводится регистрация, то кода вида операции в нем нет.
Бухгалтеру следует пользоваться справочником, который утвержден Приказом ФНС ММВ—7-3/136@ от 14.03.16. Это новый справочник, в котором учтены многие недопущения в ранее действовавших документах с кодами. Новый справочник должен уменьшить число подобных ошибок.
Неправильное разбиение НДС при принятии его к вычету частями
Часто бывают ситуации, когда счет-фактура один, а суммы налога по нему направляются к вычету частями. Правильно будет указывать общую стоимость полностью, а налог разбивать на необходимые составляющие. При этом сумма всех составляющих должна совпадать до копейки с НДС, указанным в с/ф.
На практике возможны такие ошибки:
- бухгалтер разбивает стоимость пропорционально налогу, принимаемому к вычету, что не допустимо;
- Бухгалтер указывает неверные величины частей НДС, принимаемых к вычету, которые в сумме не дают нужного значения, полностью совпадающего с налогом, указанным продавцом. Как правило, расхождения составляют копейки и связаны с особенностью округления сумм. Необходимо проверять путем сложения частей налога на предмет их соответствия заявленному продавцом в с/ф НДС.
Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58
Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16
Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98
Звонок в один клик