Кто должен разрабатывать должностные инструкции на предприятии

Кто должен разрабатывать должностные инструкции в частной организации

Сразу отметим, что Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) такого термина, как должностная инструкция (далее — ДИ), не содержит в принципе, поэтому ее отсутствие в организации не будет нарушением законодательства.

Вместе с тем Роструд дает свои комментарии на этот счет: по указанной выше причине работодатель сам правомочен определить, каким образом происходит оформление ДИ в организации и вносятся изменения в них (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Вывод! Таким образом, работодатель сам определяет, кто составляет должностные инструкции в организации, и теоретически любой работник может быть назначен ответственным за разработку, оформление и ознакомление штатного состава с ДИ. Хотя чаще всего эта функция возлагается на работников кадровой службы или юристов предприятия, начальников структурных подразделений.

Если в организации имеется специальное положение о ДИ, то их разработка производится в соответствии с положением. В противном случае такая обязанность возлагается на конкретного специалиста или подразделение распорядительным документом руководителя организации.

Об особенностях составления ДИ для того или иного работника можно прочитать в других статьях на нашем сайте, например по ссылкам: Должностная инструкция помощника генерального директора или Должностная инструкция исполнительного директора ООО — образец.

Множество должностных инструкций предлагает КонсультантПлюс в путеводителе по кадровым вопросам. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Кто должен составлять должностные инструкции на государственном предприятии

Обратите внимание! ТК РФ не содержит комментариев и в отношении вопроса, кто составляет должностные инструкции на предприятии, являющемся государственным. Вместе с тем деятельность госучреждений, как правило, регламентирована специальными положениями, утвержденными на соответствующем уровне органов исполнительной власти, и практика введения ДИ для госслужащих, сотрудников бюджетных учреждений распространена практически повсеместно.

Как мы указали выше, разработка ДИ производится в соответствии с утвержденными положениями для той или иной сферы деятельности, например:

  • Приказом ФТС России «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ сотрудника таможенного органа» от 11.08.2009 № 1458. В приложении 5 к данному приказу обозначены должности лиц, ответственных за разработку, согласование и утверждение ДИ для каждого уровня управления.
  • Приказом Госнаркоконтроля РФ «Об утверждении положения о порядке разработки и утверждения ДИ…» от 25.11.2003 № 235. Распределение обязанностей по контролю за разработкой, а также по согласованию и утверждению ДИ производится в соответствии с приложением 3 и т. д.

Обратите внимание! Также имеются, например, рекомендации Министерства труда РФ по разработке ДИ для госслужащих федеральных органов исполнительной власти, согласно которым руководитель такого органа утверждает ДИ для своих заместителей и начальников структурных подразделений. Для остальных же должностей инструкции типовые (см. письмо Минтруда РФ от 13.03.1996 № 482-ВК).

***

Итак, обязанность по разработке должностных инструкций на частном предприятии может быть возложена на любого сотрудника — в соответствии с положением о должностных инструкциях или по приказу руководителя. В госучреждениях теоретически действует аналогичное правило, однако на практике данная функция обычно регламентируется специальными отраслевыми актами.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Горничной в ____________________.

1.3. Горничная подчиняется непосредственно ______________.

1.4. Горничная должна знать:

— «Правила пользования и внутреннего распорядка в коммунальных гостиницах»;

— правила техники безопасности;

— устройство электропылесосов и электрополотеров;

— места расположения местной запорной арматуры.

1.5. В период временного отсутствия Горничной ее обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Горничная осуществляет следующие виды работ:

Уборку и содержание в чистоте жилых номеров гостиниц, общежитий, санузлов и других закрепленных помещений.

Смену постельного белья и полотенец после каждого выезда проживающего.

При продолжительном проживании — уборку постелей в сроки, предусмотренные «Правилами пользования и внутреннего распорядка в коммунальных гостиницах».

Приемку белья от проживающих при выезде из номеров.

При обнаружении порчи имущества и оборудования проживающими — сообщение старшей горничной или дежурному по этажу.

Принятие заказов от проживающих на бытовые услуги и обеспечение их своевременного выполнения.

Соблюдение правил техники безопасности.

3. ПРАВА

Горничная имеет право:

3.1. Получать от работников предприятия информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

3.2. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Горничная несет ответственность за:

4.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения своих должностных обязанностей.

4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора организации и непосредственного руководителя.

4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам.

4.5. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Горничной определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

С инструкцией ознакомлен ___________________

(подпись)

Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 22 марта 2017 г.

Должностная инструкция — это локальный нормативный правовой акт (ЛНПА), в котором определяется трудовая функция работника, его права и иные положения<1>. Утвержденная нанимателем инструкция обязательна для исполнения работником, который ознакомлен с ней. Рассмотрим основные действия нанимателя, принявшего решение разработать должностные инструкции (далее — инструкции).

Шаг 1. Составляем перечень должностей, для которых разрабатываются инструкции. Обычно перечень таких должностей определяет (с учетом законодательства) кадровая служба организации (иной специалист, занимающийся кадровыми вопросами).

К служащим относятся три категории работников <2>:

— руководители (главный бухгалтер и т.д.);

— специалисты (бухгалтер и т.д.);

— другие служащие (работники, выполняющие исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста <3>, например кассир).

Для руководителей организации, структурных (обособленных) подразделений инструкции, как правило, не разрабатываются <4>. Обычно функции, права, обязанности руководителя организации определяются в учредительном документе, например в уставе, а руководителей структурных (обособленных) подразделений (филиалов и т.д.) — в положениях о них и т.д.

Должности служащих, для которых наличие инструкций обязательно, можно включить в специальный перечень, утвердив его у руководителя организации.

НА ЗАМЕТКУ

Для рабочих профессий предусмотрены не должностные, а рабочие инструкции <5>

Шаг 2. Закрепляем порядок разработки инструкций. Детальный порядок разработки инструкций можно закрепить в ЛНПА, например в Положении о разработке инструкций. Целесообразно привести общие требования к оформлению инструкций, определить категории ответственных лиц — разработчиков инструкций (без указания Ф.И.О.), структуру инструкций, сроки разработки, перечень согласующих служб (лиц), сроки утверждения, случаи и порядок пересмотра инструкций, правила их регистрации и выдачи, формы журналов регистрации и выдачи, порядок ознакомления служащих с инструкциями, примерные формы инструкций и т.д.

Некоторые наниматели используют более простой вариант, например издают приказ (распоряжение) <6> (далее — приказ). В нем, как правило, отражаются те же вопросы.

Шаг 3. Принимаем решение о разработке инструкции. Инструкция разрабатывается для конкретной должности, предусмотренной штатным расписанием.

Основанием для разработки инструкции, в частности, может быть:

— непосредственно распорядительный документ руководителя организации;

— введение новой должности в штатное расписание (например, при реорганизации, внедрении новых производств).

Шаг 4. Назначаем разработчика инструкции. Законодательство прямо не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать инструкции. Обычно этим занимается руководитель структурного подразделения, в штат которого включена соответствующая должность, поскольку именно он наиболее осведомлен о должностных обязанностях своих подчиненных. Однако подобные функции можно возложить и на иных работников, например юрисконсульта. Консультационную поддержку в этом вопросе, как правило, оказывает кадровая служба.

Обязанность разрабатывать инструкции можно установить в приказе, трудовом договоре, а также целесообразно закрепить в инструкции разработчика.

Шаг 5. Определяем структуру инструкции. В основу проекта инструкции может быть положена структура, рекомендованная в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации <7> (УСОРД). Отметим, что строго придерживаться ее не обязательно, так как она носит рекомендательный характер <8>.

Обычно в инструкцию включают следующие главы:

— общие положения (фиксируются: статус должностного лица; квалификационные требования (уровень образования, требования к стажу работы и т.п.); требования, предъявляемые в отношении специальных знаний, знаний нормативных правовых актов (НПА), а также иных документов, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности; порядок замещения работника и пр.);

— должностные обязанности (перечисляются обязанности, которые поручаются работнику, занимающему данную должность). В ЕКСД содержатся обобщенные квалификационные требования, которые конкретизируются в инструкции с учетом выполняемой работником трудовой функции;

— права (предусматриваются права, предоставляемые работнику для надлежащего исполнения им своих обязанностей);

— взаимоотношения (связи по должности) (закрепляется подчиненность работника, а также его взаимосвязи с коллегами внутри структурного подразделения, иногда описывается порядок взаимодействия работника в процессе исполнения своих обязанностей с иными специалистами, структурными подразделениями, сторонними организациями);

— оценка работы и ответственность (определяется оценка результатов работы работника, ответственность, предусмотренная за ненадлежащее исполнение (неисполнение) им обязанностей).

Помимо вышеперечисленных глав, в инструкцию можно включить и другие положения (задачи, функции работника <9> и пр.).

Шаг 6. Определяем содержание инструкции. Разрабатывая проект инструкции, ответственное лицо распределяет обязанности между работниками своего подразделения, определяет функциональные обязанности по должности и т.д. При этом оно руководствуется:

— требованиями действующего законодательства, включая квалификационные справочники (ЕКСД), законодательство по делопроизводству <10> и т.п.;

— ЛНПА нанимателя (например, наименование должности, по которой составляется инструкция, должно соответствовать наименованию должности, указанной в штатном расписании организации).

Шаг 7. Согласовываем и дорабатываем (при необходимости) проект инструкции. После разработки проекта инструкции разработчик подписывает его и направляет на согласование в иные структурные подразделения. Срок такого согласования законодательством не установлен. Соответственно, наниматель может предусмотреть его, например, в приказе о разработке инструкций.

Перечень согласующих (визирующих) лиц определяется разработчиком <11>. Как правило, инструкция согласовывается, в частности:

— со службой охраны труда (для проверки соответствия ее положений требованиям охраны труда);

— с юридическим отделом (для проверки соответствия ее положений требованиям законодательства);

— профессиональным союзом <12> (при его наличии).

Согласующие лица при необходимости вносят предложения и замечания по корректировке инструкции, излагая их на проекте или оформляя отдельным документом <13>. При отсутствии замечаний проект инструкции визируется.

Если нужно, разработчик дорабатывает инструкцию с учетом поступивших замечаний и (или) предложений.

Шаг 8. Выбираем форму инструкции. Инструкция может быть оформлена и как отдельный документ, и как приложение к трудовому договору <14>.

Нужно помнить: если она оформляется как приложение к трудовому договору, изменения и (или) дополнения (далее — изменения) в нее вносят в порядке, предусмотренном для трудового договора, — путем заключения дополнительного соглашения. При этом если изменения не будут обусловлены изменением законодательства, то на их внесение потребуется согласие работника, поскольку трудовой договор по общему правилу может быть изменен только таким образом<15>.

Шаг 9. Подписываем, утверждаем и регистрируем инструкцию. Как правило, согласованный проект инструкции подписывает ее разработчик <16>. Кроме того, ее утверждает <17> руководитель организации или уполномоченное им лицо (например, заместитель руководителя организации).

Для придания инструкции юридической силы ее регистрируют <18>, например, в журнале регистрации ЛНПА или иным способом.

Шаг 10. Ознакомляем работников и выдаем инструкцию. Работники должны быть ознакомлены с действующими в отношении их инструкциями под подпись. Поставить подпись можно либо на самой инструкции, либо на листе ознакомления с ней <19>.

Законодательство не содержит требований о количестве экземпляров инструкций и не обязывает выдавать их руководителю структурного подразделения, работнику. Считаем, что для текущей работы все же целесообразно выдать им на руки копии инструкций, заверенные в установленном порядке <20>.

Шаг 11. Пересматриваем инструкцию, вносим в нее изменения. Инструкция действует до ее замены новым документом <21>. Однако и в период действия наниматель вправе пересмотреть инструкцию и внести в нее изменения. Основанием для указанных действий может быть, в частности:

— изменение законодательства;

— перераспределение функций между структурными подразделениями.

Шаг 12. Храним инструкцию. Обычно инструкции хранятся в отделе организации труда и заработной платы или отделе кадров. Для этих целей может быть определено и другое(ие) структурное(ые) подразделение(я) (специалист) в соответствии с установленным в организации порядком хранения документов.

В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно указывается трудовая функция.
Необходимо ли в трудовом договоре работника дублировать должностные обязанности из его должностной инструкции, или достаточно при указании трудовой функции сделать ссылку на должностную инструкцию (например, «работник обязуется лично выполнять указанную работу в соответствии с условиями должностной инструкции»)? Является ли должностная инструкция обязательным документом, если трудовая функция работника будет прописана в его трудовом договоре?

3 ноября 2015

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если в трудовом договоре будет содержаться указание на то, что должностные обязанности работника определены в должностной инструкции, то дублировать в трудовом договоре содержание должностной инструкции в части круга должностных обязанностей не требуется. При перечислении должностных обязанностей непосредственно в трудовом договоре наличие отдельной должностной инструкции по соответствующей должности не обязательно.

Обоснование вывода:
Статья 57 ТК РФ устанавливает требования, предъявляемые к содержанию трудового договора. В качестве одного из его обязательных условий в соответствии с частью второй указанной статьи выступает трудовая функция работника, под которой ТК РФ понимает работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы.
В соответствии с частью второй ст. 21 ТК РФ работник обязан исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Кроме того, статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Из данных законоположений следует, что в трудовом договоре обязательно должно быть определено, какие именно трудовые обязанности возложены на работника.
Поскольку конкретные способы фиксации в договоре достигнутых договоренностей о трудовой функции закон не регламентирует, описать круг должностных обязанностей, из выполнения которых состоит работа по должности, в трудовом договоре можно любым из следующих способов:
— перечислить их непосредственно в тексте трудового договора с работником либо в приложении к нему;
— сделать ссылку в трудовом договоре на локальный нормативный акт, как правило, именуемый должностной (рабочей) инструкцией, где перечислены обязанности по такой должности.
Разъяснения Федеральной службы по труду и занятости подтверждают, что конкретизировать круг должностных обязанностей работника можно не только в трудовом договоре, но и в должностной инструкции, которая может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (смотрите письма от 09.08.2007 N 3042-6-0 и от 31.10.2007 N 4412-6).
Когда стороны вместо перечисления конкретных трудовых обязанностей непосредственно в тексте трудового договора указывают в нем на необходимость для работника исполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, соответствующие положения локального акта становятся согласованными сторонами условиями трудового договора. Тем самым требование части второй ст. 57 ТК РФ об обязательном включении в трудовой договор условия о трудовой функции становится выполненным.
Таким образом, при наличии в трудовом договоре отсылки к должностной инструкции в части круга должностных обязанностей дублировать ее содержание в указанной части непосредственно в тексте трудового договора не требуется. Должностная инструкция может являться единственным документом, в котором перечислены все трудовые обязанности работника (смотрите также определение Верховного Суда Республики Татарстан от 27.04.2015 N 33-6229/2015).
Соответственно, если должностные обязанности будут перечислены непосредственно в тексте трудового договора с работником, то наличие отдельной должностной инструкции (как приложения к договору либо локального нормативного акта) по соответствующей должности не обязательно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мазухина Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *