Что такое журнал учета хозяйственных операций

Журнал учета хозяйственных операций является самым полным регистром бухгалтерского учета, он содержит записи по всем транзакциям, касающимся деятельности организации. По сути, этот документ содержит перечень всех проводок, отражаемых в бухучете в хронологическом порядке.

Поскольку объем информации, заносимой в журнал, может быть большим, то этот документ не удобен для анализа или сортировки данных. Однако при необходимости отследить все транзакции за какой-либо период либо найти проводку по дате журнал учета хозяйственных операций незаменим.

В настоящее время все большее количество организаций ведет учет с помощью программного обеспечения, поэтому составление журнал учета хозяйственных операций намного упростилось. Однако и по сей день есть организации, иногда даже достаточно крупные, с ручным учетом. В нашей статье разберем заполнение электронного и бумажного журнала.

Пример заполнения журнала учета хозяйственных операций по счету 99 «Прибыли и убытки» можно посмотреть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.

Заполняем журнал учета хозяйственных операций в «1С»

В основном бухгалтеры оформляют проводки в бухгалтерских программах только путем электронного заполнения первичных документов в разделах программы, относящихся к различным сферам хозяйственной деятельности, в этом случае проводки формируются самостоятельно и автоматически попадают в журнал хозяйственных операций. Однако существуют нетипичные операции, которые можно отразить только напрямую в журнале хозяйственных операций. Рассмотрим это на примере «1С:Предприятие».

Чтобы открыть журнал операций, заходим во вкладку «Бухгалтерия», выбираем вкладку «Журнал операций».

Этот журнал содержит перечень всех операций организации. Одной операции может соответствовать несколько проводок, которые можно увидеть во второй части журнала, если нажать на операцию. В этом регистре можно добавить новую операцию, которая будет оформлена бухгалтерской справкой. Для этого выбираем вкладку «Действия» и «Добавить», далее заполняем все поля для оформления транзакции. Также можно выгрузить журнал в виде списка для его печати — для этого выбираем «Действия», «Вывести список».

В «1С» также есть журнал проводок — в нем отсутствует разбивка на операции, проводки показываются списком в хронологическом порядке. В журналах можно отбирать и фильтровать нужные проводки. Параметры отбора и выбор временного интервала делается через вкладку «Действия».

Заполняем журнал учета хозяйственных операций в бумажном виде

Журнал учета хозяйственных операций составляется в виде таблицы. В этой таблице должна быть следующая информация: порядковый номер, дата, сама проводка (Дт и Кт), сумма операции, описание операции, документ, на основании которого сделана проводка. Скачать бланк журнала учета хозяйственных операций вы можете на нашем сайте.

Скачать бланк

Кроме того, на нашем сайте вы найдете заполненный образец журнала учета хозяйственных операций.

Скачать образец

Журнал учета фактов хозяйственной деятельности для малых предприятий

Для субъектов малого предпринимательства разработаны подробные рекомендации по ведению бухгалтерского учета. Они утверждены приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н. Книгу (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее — Книга) рекомендуется использовать в качестве единственного регистра по учету всех операций малым предприятиям с небольшим количеством транзакций, вид деятельности которых не связан с материалоемким производством. Согласно приказу № 64н такой учет называется простой формой бухучета. Скачать бланк книги вы можете на нашем сайте.

Скачать бланк

Что такое субъект малого предпринимательства и каковы критерии отнесения предприятия к малому, узнайте из статьи «Особенности бухгалтерского учета на малых предприятиях».

На основании данных Книги можно составить бухгалтерскую отчетность и определить данные по активам и пассивам. В зависимости от вида деятельности организация самостоятельно определяет необходимый перечень используемых счетов бухгалтерского учета и в соответствии с этим оформляет названия столбцов Книги, предназначенных для указания счетов. Книгу можно оформлять отдельно для каждого месяца или сделать общую за год. Первая запись в Книге — это суммы остатков по счетам на начало периода. По завершении месяца вычисляются итоги по дебетовым и кредитовым оборотам всех счетов, их сумма должна равняться итогу по графе 4. Далее выводятся конечные сальдо по счетам. Образец заполнения Книги можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец

Кроме того, разработаны еще одни рекомендации по ведению учета субъектами малого предпринимательства, утвержденные решением Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» (протокол от 25.04.2013 № 4/13). Эти рекомендации одобрены Минфином и являются усовершенствованной и расширенной версией приказа № 64н с примерами оформления регистров. Этими рекомендациями определено три вида упрощенного бухучета для малых предприятий:

• полная форма, при которой используется рекомендуемый перечень различных регистров бухучета;
• сокращенная форма, при которой эти регистры не используются;
• простая форма только для микропредприятия, когда не применяется двойная запись.

Аналогом простой формы бухучета по приказу № 64н является сокращенная форма по рекомендациям НП «ИПБ России». При сокращенной форме комбинированным регистром учета является Книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни по форме № К-1МП. Эта форма повторяет Книгу № К-1 и заполняется аналогично. Скачать бланк формы № К-1МП можно по ссылке https://www.ipbr.org/accounting/small-business-accounting-recommendations.

Отметим также то, что если организации недостаточно ведения одного регистра по форме № К-1 или № К-1МП, то она может применять и другие рекомендуемые регистры, например по учету оплаты труда, основных средств, расчетов с контрагентами и т. д.

О том, как упрощено составление отчетности для малых предприятий, читайте в статье «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий за 2019 год».

ИП должны вести книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя. Как правильно заполнить документ, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Итоги

Регистр, содержащий полную информацию о деятельности организации, отраженную на счетах бухгалтерского учета, может быть назван «Журнал учета хозяйственных операций» (или проводок, или фактов хозяйственной деятельности — от этого не изменится его функция). Современное бухгалтерское программное обеспечение позволяет формировать такой регистр автоматически, что может помочь найти необходимые записи в большом объеме информации путем применения фильтров и сортировок.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета.

Журнал операций по счету «Касса».

Применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения. Записи в указанном регистре производятся ежедневно на основании отчета кассира.

Журнал операций с безналичными денежными средствами, который является регистром учета движения средств по лицевому счету учреждения.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами.

В нем учет ведется линейным способом по каждому подотчетному лицу в сумме выданного аванса, произведенного расхода, сданного в кассу остатка неиспользованного аванса. Записи в этом регистре производятся на основании авансовых отчетов.

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками формируется по каждому договору с поставщиками и подрядчиками и предназначен для аналитического учета производимых с ними расчетов в сочетании с синтетическим учетом. Регистр ведется на основании счетов-фактур, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг по каждому поставщику и подрядчику.

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов.

Журнал операций расчетов по оплате труда составляется на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами (табель учета рабочего времени, приказы руководителя и др.).

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов используется для списания с бюджетного учета и внутрихозяйственного перемещения объектов основных средств, нематериальных активов, для учета сумм начисленной за отчетный период амортизации. Бухгалтерские записи в данном регистре составляются на основании соответствующих актов о списании нефинансовых активов и накопленной на дату списания суммы амортизации, отраженной в инвентарных карточках.

Журнал по санкционированию

В нем учитываются финансово-хозяйственные операции, которые не нашли отражения в других Журналах.

Все Журналы операций имеют одинаковую форму. Для того чтобы в Главной книге было видно, из какого Журнала операций занесены показатели, каждому из них присваивается порядковый номер, что должно найти отражение в приказе учреждения «Об учетной политике». Журналы операций должны быть подписаны главным бухгалтером учреждения, а также исполнителем, который составил данный Журнал операций, с указанием должности.

Ежемесячно обороты по счетам из Журналов операций записываются в Главную книгу в следующей последовательности:

• 1) все обороты из Журнала операций с безналичными денежными средствами переносятся в Главную книгу;
• 2) из Журнала операций по счету «Касса» в Главную книгу переносят все обороты. Исключение составляют получение наличных денежных средств с лицевого счета в кассу учреждения и внесение наличных денежных средств из кассы учреждения на лицевой счет;
• 3) из Журнала операций расчетов с подотчетными лицами в Главную книгу не переносятся обороты по выдаче и возврату подотчетных сумм, отраженные в Журнале операций по счету «Касса»;
• 4) из Журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками переносятся те обороты, которые не включают операции по оплате, отраженные в соответствующих Журналах операций;
• 5) из Журнала операций расчетов с дебиторами по доходам переносятся обороты, включающие операции по начислению доходов администраторами поступлений в бюджет на основании первичных документов по начислению и поступлению доходов, расчетам, предоставляемым органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета;
• 6) из Журнала операций расчетов по оплате труда переносятся все обороты, за исключением операций с безналичными и наличными денежными средствами;
• 7) из Журнала операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов и Журнала по прочим операциям в Главную книгу переносятся обороты, которые не были перенесены в нее из предыдущих Журналов операций.

Правильность отражения в Главной книге оборотов из Журналов операций проверяется следующим образом:

• — сумма остатков на начало соответствующего периода по дебету всех счетов должна быть равна сумме остатков по кредиту всех счетов на начало этого периода;
• — сумма оборотов по дебету всех счетов за соответствующий период должна быть равна сумме оборотов по кредиту всех счетов.

Хранение документов

При организации хранения документов о деятельности учреждения помимо Закона о бухгалтерском учете необходимо руководствоваться положениями НК РФ и приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», где указаны сроки их хранения.

Например, согласно вышеназванному документу уставы, положения организации (типовые и индивидуальные) должны храниться:

• а) по месту разработки и/или утверждения — постоянно;
• б) в других организациях — 3 года (после замены новыми).

К документам постоянного хранения (до момента ликвидации организации) относятся: сводная годовая отчетность, аналитические документы к ней; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; сводные годовые отчеты об исполнении бюджетной сметы; отчеты по перечислению денежных сумм в государственные внебюджетные фонды; документы о переоценке основных средств и оценке стоимости имущества; годовые налоговые декларации.

Лицевые счета работников по расчету заработной платы и документы, подтверждающие применение льгот, подлежат хранению в течение 75 лет.

Для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются специальные регистры, утвержденные и введенные в действие с 1 января 2006 года Инструкцией №25н и Приказом №123н.

Регистры бюджетного учета предназначены для накопления и систематизации информации, которая содержится в первичных документах, принятых к учету.

Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения утверждаются органом, организующим исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации.

Формы регистров бюджетного учета являются унифицированными формами документов. Формы регистров содержат наименования реквизитов и показателей и соответствующие им коды по общероссийским классификаторам и классификациям, которые необходимы при автоматизированной обработке информации. Удаление отдельных реквизитов из регистров бюджетного учета не допускается.

Унифицированные формы регистров бюджетного учета состоят из трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть форм регистров содержит следующие общие реквизиты:

— наименование формы документа;

— код документа по ОКУД;

— дату, на которую представлены содержащиеся в документе сведения;

— наименование учреждения и его код ОКПО;

— наименование структурного подразделения учреждения;

— наименование единицы измерения и ее код по ОКЕИ.

Регистры бюджетного учета в заголовочной части могут содержать и иные сведения (например: грифы секретности, коды прямых получателей бюджетных средств ППП, коды ОКОФ и тому подобное).

Незаполнение или неправильное заполнение бюджетным учреждением какого-либо реквизита заголовочной части формы может привести к тому, что органы, контролирующие исполнение бюджетов, показателей соответствующих регистров при проведении проверок и анализа финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения, откажутся принять к учету данные формы.

Содержательная часть регистров бюджетного учета содержит показатели, характеризующие наличие и движение тех или иных объектов учета.

Оформляющая часть регистров предназначена для придания документу юридической силы.

Она включает подписи должностных лиц (с расшифровкой), ответственных за оформление регистра; даты подписания указанных документов; должность, подпись (с расшифровкой) и телефон непосредственного исполнителя.

Форматы регистров бюджетного учета, приведенные в Инструкции №25н и Приказе №123н, носят рекомендательный характер и, при необходимости, бюджетные учреждения могут самостоятельно вносить в них изменения.

Инструкция по ведению бюджетного учета устанавливает только перечень рекомендуемых регистров с указанием обязательных реквизитов и показателей. Конкретные формы указанных регистров и правила их ведения должны разрабатывать и утверждать органы, организующие исполнение бюджета бюджетной системы Российской Федерации, с учетом специфики исполнения соответствующих бюджетов. При этом можно руководствоваться положениями Приказом №123н.

К регистрам бюджетного учета относятся:

— инвентарные карточки,

— описи,

— инвентарные списки — оборотные ведомости,

— накопительные ведомости,

— книги учета,

— карточки накопительного и суммового учета,

— книги регистрации,

— реестры,

— книги аналитического учета,

— карточки учета средств и расчетов,

— ведомости учета,

— журналы учета,

— инвентаризационные описи,

— журналы операций,

— главная книга.

Основными регистрами бюджетного учета в учреждении являются журналы операций (форма 0504071), в которых в хронологическом порядке отражаются все осуществляемые финансово-хозяйственные операции. Журналы операций ведутся по единой форме по соответствующим направлениям деятельности учреждения отдельно. Инструкцией №25н и Приказом №123н установлены следующие формы журналов:

1) Журнал операций по счету «Касса»:

Этот журнал применяется для учета движения денежных средств в кассе бюджетного учреждения.

Записи в журнале операций производятся ежедневно на основании кассового отчета по видам валют.

В главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по получению наличных денежных средств со счета по учету бюджетных (внебюджетных) средств в кассу учреждения и по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет по учету бюджетных (внебюджетных) средств, которые отражаются в журнале операций по банковскому счету.

2) Журнал операций с безналичными денежными средствами:

Журнал операций с безналичными денежными средствами применяется для учета движения средств на счетах, открытых бюджетному учреждению в кредитных организациях; по движению денежных средств по аккредитивным счетам, а также для учета расчетов с органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета по средствам, поступающим в бюджет, и по платежам из бюджета.

Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу Центробанка России на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

Записи в журнале производятся на основании ежедневных выписок по счету, открытому в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, или в учреждении Центрального банка Российской Федерации, кредитном учреждении с приложенными к ним документами.

Журнал операций составляется по каждому счету, открытому в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, учреждении Центрального банка Российской Федерации, кредитном учреждении.

3) Журнал операций расчетов с подотчетными лицами:

Этот журнал операций применяется бюджетными учреждениями для отражения движения средств по счету «Расчеты с подотчетными лицами» на основании авансовых отчетов, приходных и расходных ордеров. По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

При отражении сумм в иностранной валюте в следующей строке показывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом в графе «Наименование показателя» приводится запись: «в рублевом эквиваленте».

В главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету «Касса».

4) Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками:

Этот журнал предназначен для ведения аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и формируется по поставщикам и подрядчикам бюджетной организации. Журнал заполняется на основании платежных документов, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг, актов приемки-сдачи выполненных работ и оказанных услуг.

В графе журнала «Наименование показателя» указываются наименования поставщиков и подрядчиков.

В главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по оплате, которые отражаются в соответствующих журналах операций.

5) Журнал операций расчетов по оплате труда:

В этом журнале отражаются расчеты по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям. Журнал расчетов по оплате труда составляется в бюджетных учреждениях и в централизованных бухгалтериях на основании свода расчетно-платежных ведомостей. К журналу обязательно прилагаются первичные документы:

— табель использования рабочего времени;

— приказы (выписки) о зачислении, увольнении, перемещении, об отпусках (для штатных сотрудников) работников;

— договоры и акты о выполненных работах (для внештатных сотрудников);

— документы, подтверждающие право на получение государственных пособий;

— другие документы.

Свод ведомостей составляется раздельно по операциям за счет бюджетных средств и средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

6) Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов:

Этот журнал применяется бюджетными организациями для учета выбывающих с баланса учреждения и перемещаемых объектов основных средств, нематериальных и непроизведенных активов.

В этом же журнале отражаются операции по ежемесячному начислению амортизации и материальные запасы.

Записи в журнале производятся на основании соответствующих документов:

— Накладная на внутреннее перемещение основных средств (форма 0306032),

— Требование-накладная (форма 0315006),

— Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210),

— Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма 0306003),

— Акт о списании автотранспортных средств (форма 0306004),

— Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (форма 0604143),

— Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (форма 0504144),

— Меню-требование на выдачу продуктов питания (форма 0504202),

— Ведомость на выдачу кормов и фуража (форма 0504203),

— Путевой лист,

— Акт о списании материальных запасов (форма 0504230).

При списании нефинансовых активов учитываются и суммы амортизации, отраженной в инвентарных карточках.

В графе журнала «Наименование показателя» указываются фамилия, имя, отчество материально ответственного лица.

7) Журнал операций по расчетам с дебиторами по доходам;

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам применяется для учета операций по начислению доходов администраторами поступлений в бюджет на основании первичных документов по начислению и поступлению доходов, расчетам, предоставляемым органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета.

В графе журнала «Наименование показателя» указывается наименование дебитора:

· наименование учреждения (организации) — для юридического лица;

· фамилия, имя, отчество — для физического лица.

8) Журнал операций по прочим операциям:

Этот журнал применяется органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и органами, организующими исполнение бюджетов, для отражения операций с денежными документами, операций по движению средств на счетах аналитического учета счетов «Средства на счетах бюджетов» и «Средства на счетах органов, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов», по прочим операциям, не отраженным в перечисленных выше журналах.

Данные из этого журнала записываются в Главную книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

Кроме перечисленных журналов операций, в целях организации учета и контроля за получением и использованием лимитов бюджетных обязательств в учреждении ведется Журнал регистрации бюджетных обязательств (форма 0504064). Журнал регистрации бюджетных обязательств применяется бюджетными учреждениями для учета бюджетных обязательств текущего финансового года. В журнале указывается основание для принятия обязательства (наименование, номер и дата документа), номер счета бюджетного учета и сумма (в рублях), дата постановки бюджетного обязательства на учет и дата снятия с бюджетного учета.

По окончании текущего финансового года в случае, если неисполненные бюджетные обязательства планируются к исполнению за счет лимитов бюджетных обязательств следующего финансового года, они должны быть приняты к учету (перерегистрированы) при открытии журнала в следующем финансовом году в объеме, запланированном к исполнению в следующем финансовом году.

Журналы операций формируются на основании единой формы документа, в которую записываются наименование и номер создаваемого документа.

Журналы операций открываются путем перенесения остатков на начало отчетного периода с детализацией по соответствующим аналитическим показателям (подотчетным лицам, поставщикам, дебиторам, нефинансовым активам и другим).

Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

Инструкцией №25н установлен порядок исправления ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета:

· ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись «Исправлено»;

· ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерского баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;

· ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом «Красное сторно» оформляются Справкой (форма 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

В настоящее время повсеместно происходит внедрение в практику бюджетного учета персональных компьютеров, поскольку в современных условиях осуществлять учет «в ручную» стало невозможно.

В условиях комплексной автоматизации бюджетного учета в учреждении операции формируются в базах данных используемого программного комплекса. При выведении регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат соответствующие реквизиты и показатели регистров бюджетного учета, предусмотренные настоящей Инструкцией и утверждающим документом соответствующего органа, организующего исполнение бюджета.

Министерство финансов Российской Федерации Письмом от 1 февраля 2006 года №02-14-10а/187 устанавливает порядок хранения регистров бюджетного учета в условиях комплексной автоматизации и приводит перечень регистров бюджетного учета, которые необходимо формировать на бумажных носителях, с целью обеспечения хранения информации. В этом же письме установлена и периодичность, с которой эти регистры следует формировать на бумажных носителях.

Перечень регистров бюджетного учета, которые необходимо формировать на бумажных носителях:

№ п/п	Код формы документа	Наименование регистра	Периодичность
1	2	3	4
1	0504031	Инвентарная карточка учета основных средств	ежегодно
2	0504032	Инвентарная карточка группового учета основных средств	ежегодно
3	0504033	Опись инвентарных карточек по учету основных средств	ежегодно
4	0504034	Инвентарный список нефинансовых активов	ежегодно
5	0504035	Оборотная ведомость по нефинансовым активам	ежемесячно
6	0504036	Оборотная ведомость	ежемесячно
7	0504037	Накопительная ведомость по приходу продуктов питания	ежемесячно
8	0504038	Накопительная ведомость по расходу продуктов питания	ежемесячно
9	0504039	Книга учета животных	ежегодно
10	0504041	Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей	ежегодно
11	0504042	Книга учета материальных ценностей	по мере совершения операций в соответствии с положениями Приказа №123н
12	0504043	Карточка учета материальных ценностей	ежегодно
13	0504044	Книга регистрации боя посуды	по мере совершения операций в соответствии с положениями Приказа №123н
14	0504045	Книга учета бланков строгой отчетности	по мере совершения операций в соответствии с положениями Приказа №123н
15	0504046	Книга учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия и стипендий	по мере совершения операций в соответствии с положениями Приказа №123н
16	0504047	Реестр депонированных сумм	ежемесячно
17	0504048	Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий	ежемесячно
18	0504049	Авансовый отчет	по мере необходимости формирования регистра
19	0504051	Карточка учета средств и расчетов	ежегодно
20	0504052	Реестр карточек	ежегодно
21	0504053	Реестр сдачи документов	по мере необходимости формирования регистра
22	0504054	Многографная карточка	ежегодно
23	0504055	Книга учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке	ежегодно
24	0504056	Реестр учета ценных бумаг	ежегодно
25	0504057	Карточка учета выданных ссуд (кредитов)	ежегодно
26	0504058	карточка учета государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям	ежегодно
27	0504059	Карточка учета государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах	ежегодно
28	0504061	Ведомость учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета	ежегодно
29	0504062	Карточка учета лимитов бюджетных обязательств	ежегодно
30	0504063	Карточка учета расчетных документов, ожидающих исполнения	ежегодно
31	0504064	Журнал регистрации бюджетных обязательств	ежегодно
32	0504071	Журналы операций	ежемесячно
33	0504072	Главная книга	ежегодно
34	0504081	Инвентаризационная опись ценных бумаг	При инвентаризации
35	0504082	Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств	При инвентаризации
36	0504083	Инвентаризационная опись задолженности по бюджетным ссудам (кредитам)	При инвентаризации
37	0504084	Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах	При инвентаризации
38	0504085	Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям	При инвентаризации
39	0504086	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов	При инвентаризации
40	0504087	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов	При инвентаризации
41	0504088	Инвентаризационная опись наличных денежных средств	При инвентаризации
42	0504089	Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	При инвентаризации
43	0504091	Инвентаризационная опись расчетов по доходам	При инвентаризации
44	0504092	Ведомость расхождений по результатам инвентаризации	При инвентаризации
45	0511015	Ведомость учета невыясненных поступлений	ежегодно

По требованию проверяющих органов, регистры бюджетного учета формируются на бумажном носителе независимо от установленного срока.

Руководители органов государственной власти Российской Федерации, федеральных государственных учреждений обязаны обеспечить сохранность в электронном виде учетной информации в первичных документах, в регистрах бюджетного учета, в бюджетной отчетности до сдачи их в архивное производство в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Главная книга

Одним из важнейших регистров бюджетного учета является Главная книга, форма 0504072.

В Главной книге обобщаются данные всех учетных регистров бюджетного учреждения.

В главной книге в хронологическом порядке отражаются записи по счетам бюджетного учета (балансовым счетам соответствующих бюджетов) в порядке возрастания.

Главная книга формируется на основании данных журналов операций в автоматическом режиме с применением соответствующих программных средств.

Для этого, Приложением №3 к Инструкции №25н утвержден «Перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей». В этом перечне приведены все Журналы операций с подробным описанием состава реквизитов и показателей каждого из Журналов.

Всего таких журналов восемь:

— Журнал операций по счету «Касса»;

— Журнал операций с безналичными денежными средствами;

— Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

— Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

— Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

— Журнал операций расчетов по оплате труда;

— Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

— Журнал по прочим операциям.

Сама Главная книга содержит следующие показатели:

— номер счета бюджетного учета,

— остатки на начало года по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— остатки на начало периода по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— обороты за период по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— обороты с начала года по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— остатки на конец периода по дебету и кредиту соответствующих счетов,

— номер журнала операций,

— итоговые данные за период и сначала года.

При открытии главной книги записываются суммы остатков на начало года и на начало периода (месяца или дня), которые берутся из заключительного баланса за истекший год.

Обороты по дебету и кредиту счетов за соответствующий период, как было уже отмечено, формируются на основании показателей Журналов операций.

В главной книге подсчитывается общий итог оборотов за период с начала года. По всем счетам выводятся дебетовые или кредитовые остатки на начало следующего периода. При этом сумма оборотов за период, а также сумма остатков на начало следующего периода по дебету всех счетов должны быть равны сумме оборотов или остатков по кредиту всех счетов.

Бюджетные учреждения заполняют Главную книгу ежемесячно, а организации, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и органы, организующие исполнение бюджетов, — ежедневно.

Более подробно с вопросами, касающимися бюджетного учета, бюджетной отчетности и налогообложения бюджетных учреждений, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бюджетные учреждения».