251 Общие положения
251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.
251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.
251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.
251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.
252 Цели и должностные обязанности
252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:
252.1.1Координация информационных потоков между XXX и
Контрагентами.
252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.
252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:
252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;
252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;
252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;
252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.
252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:
— с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;
— с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.
253 Показатели оценки деятельности
Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:
253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.
253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.
253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.
254 Общекорпоративные нормы
Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;
254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;
254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;
254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;
254.6 Положение об Административном отделе XXX ;
255 Права
Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от
Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;
255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей
Компетенции;
255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,
Работы группы, отдела в целом;
256 Ответственность
Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
257 Требования к работнику при приеме на работу
|
Общие обязательные требования |
||
|
Образование |
Среднее специальное, высшее |
|
|
Опыт работы |
От 0,5 года в области делопроизводства |
|
|
Профессиональные навыки |
Знание делопроизводства и документооборота. |
|
Специальные требования |
||
|
Знание специального ПО, технических систем |
Пользователь MS Office. |
|
|
Знание нормативной документации |
— |
|
|
Владение методиками |
— |
258 Словарь специальных терминов и сокращений
|
Термин, сокращение |
Определение термина, сокращения |
|
|
АдмО |
Административный отдел |
|
|
ГР ЕСС |
Группа развития единой системы справочников |
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
259 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
специалист по документообороту
Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя — человека, который будет отвечать за этот участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т. п. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.
К списку должностных инструкций
Должностная инструкция делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
К списку должностных инструкций
Типовой образец
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
делопроизводителя
(ответственного за регистрацию документов)
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов,
относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за регистрацию
документов, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное
образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее
(полное) общее образование и специальную подготовку по установленной
программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится
приказом руководителя предприятия по представлению ______________________
(заведующего
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения)
1.4. Делопроизводитель, ответственный регистрацию документов, должен
знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
— основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
— _________________________________________________________________.
1.5. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, в
своей деятельности руководствуется:
— положением о ____________________________________________________;
(канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином
структурном подразделении)
— инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— настоящей должностной инструкцией;
— _________________________________________________________________.
1.6. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов,
непосредственно подчиняется ____________________________________________.
(заведующему канцелярией, начальнику отдела
документационного обеспечения)
1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за
регистрацию документов, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет
лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает
соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.8. ______________________________________________________________.
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов,
выполняет:
2.1. Приемку и регистрацию (на карточках, в компьютере) подписанных
руководством предприятия приказов и указаний, докладных записок на имя
руководства предприятия и других внутренних документов с ведением
соответствующих карточек.
2.2. Передачу докладных записок после их регистрации заведующему
канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада
руководству предприятия.
2.3. Размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка
(через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки,
подготовленного подразделением — составителем приказа, указания.
2.4. Направление докладных записок в соответствии с поручениями и
резолюциями руководства.
2.5. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой.
2.6. Справочную работу по документам.
2.7. Подготовку документов к последующему хранению и использованию
(оформление дел, составление описей).
2.8. Передачу законченных производством дел в архив организации.
2.9. Отдельные служебные поручения заведующего канцелярией
(начальника отдела документационного обеспечения).
2.10. _____________________________________________________________.
3. Права
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, имеет
право:
3.1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника
отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению
деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
3.2. Не принимать от исполнителей исходящие документы, оформленные
не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива
предприятия.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать _________________________
(заведующему канцелярией,
_________________________________________________________________________
начальнику отдела документационного обеспечения)
о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного
подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения
своих должностных прав и обязанностей, и вносить предложения по их
устранению.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной
инструкцией.
3.6. ______________________________________________________________.
4. Ответственность
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, несет
ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. ______________________________________________________________.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию
I. Общие положения
1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
(заведующего канцелярией; (начальника документационного обеспечения организации))
4. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру предприятия и его подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
4.7. Основы организации труда.
4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники
4.9. Законодательство о труде.
4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11. Правила и нормы охраны труда.
5. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением о
(канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, подчиняется непосредственно
(заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения))
7. На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за исходящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
1. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию выполняет работы по следующим направлениям:
1.1. Приемка исходящих документов и проверка правильности их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.
1.2. Регистрация исходящих документов (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек.
1.3. Формирование исполненных документов в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой.
1.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей).
1.5. Передача законченных производством дел в архив организации.
1.6. Справочная работа по документам.
1.7. Возврат неправильно оформленных документов исполнителям на доработку.
2. Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонд7енцию, обязан выполнять отдельные служебные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
III. Права
Ответственный за исходящую корреспонденцию имеет право:
1. Вносить на рассмотрение заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2. Не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с инструкцией по делопроизводству и работе архива предприятия.
3. В пределах своей компетенции сообщать
(заведующему канцелярией;
начальнику отдела документационного обеспечения)
о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Делопроизводитель, ответственный за исходящую корреспонденцию, несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________//
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя (далее — Компания).
1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно Компании.
1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Делопроизводитель отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины.
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.7. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.8. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на .
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель осуществляет следующие трудовые функции:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности делопроизводителя.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы делопроизводителя осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы делопроизводителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)