В предыдущем году в организации приказам о предоставлении социальных отпусков ошибочно присваивали литеру «л».

Как исправить эту ошибку?

Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Порядок формирования регистрационных индексов приказов, иных распорядительных документов установлен подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству. Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Если в организации приказам, в т.ч. о предоставлении социальных отпусков, регистрационные индексы ранее были присвоены с нарушением указанной выше нормы, то исправлять сами индексы приказов не следует. Под соответствующими индексами приказы были учтены (зарегистрированы) в журнале регистрации приказов, иной регистрационно-учетной форме (регистрационно-контрольной карточке на бумажном или электронном носителе). Сведения о приказах с данными регистрационными индексами могут содержаться в личных карточках работников, в которых фиксируются сведения о предоставлении отпусков, бухгалтерских и иных документах.

В этой ситуации целесообразно начать правильное присвоение регистрационных индексов приказам о предоставлении социальных отпусков с момента обнаружения ошибки.

В то же время в сложившейся ситуации важно правильно установить срок хранения приказов о предоставлении социальных отпусков и обеспечить их сохранность в течение этого срока.