Основной функцией человеко-часов является определение рабочей производимости за один час времени. Это дает возможность оценить потенциальную выполнимость работы за определенный срок. Для организации это полезно, как для расчета возможных затрат на труд подчиненных, определение сроков проекта. Также, это помогает узнать количество затраченного труда.

Данная величина еще более важна, чем соотношение денег-час. Хоть она и довольно приблизительна, но все же значительно экономит затраты времени. Не зря существует поговорка — «время-деньги»: вложенный труд также оплачивается. Потому, предприятия должны быть заинтересованы в оптимизации времени работников на предприятии.

Это не только нахождение сотрудника на рабочем месте, но и возможной производительности его активной трудовой деятельности вообще. Зная свою производимость, можно легко организовать и продумать выполнение любого процесса. Это так же помогает улучшить когнитивные функции мозга и избавить от стрессов невыполненной работы в срок.

Человеко-час и его суть

Чтобы спланировать большой объем работы с трудозатратами, компаниям приходится прибегать либо к количеству сотрудников, либо к их эффективности. Но поведение человеческого организма нельзя предсказать, и потому, во избежание риска и лишних затрат, прибегают к научному подходу, и рассматривают возможности каждого человека. Таким образом, планирование и распределение количества работы рассчитывается по определенным параметрам для каждого человека и распределяется почасово. Применяя такой метод можно заранее рассчитать и запланировать проект, если имеется статистика затрат. Так же можно понять, сколько рабочих и ресурсов возможно выделить на проект или рабочую систему.

Человеко-часы – это условная формула, которая не предусматривает человеческие факторы в виде болезни, отпусков и просто плохого самочувствия. Это расчёт длительности работы, а не человека. Кроме человеко-часов, для реализации более крупных проектов, которые рассчитываются на большой период времени и объемы затрат, рассчитывают человеко-день. Человеко-день включает только затраты труда во время именно рабочего дня, а не суточного: то есть около 8-12 часов.

Также существуют даже отдельные организации, занимающиеся расчётом и распределением работ по времени, такие как банк времени. Такие организации сотрудничают с фирмами или работают по отдельным случаям. Они занимаются организациями и услугами обмена рабочего времени между людьми. В США существует такое понятие, как Time Dollar – час рабочего времени, как валюта. В Японии такое понятие называют, как DanDan. Это сугубо технический расчёт: не учитывается индивидуальная особенность человека и сложность работы. Фиксируется только понятие 1у.е.=1час. Банки времени бывают: волонтерские, производственные, объединенные и волонтёрско-производственные. В банке есть специальное обеспечение, как «TimeKeeper» — это база всех услуг и продукций. Сторонняя организация, воспользовавшись какой-то услугой, будет оповещена сотрудником банка времени про количество затраченных часов, которые будут аккредитованы в счет.

Человеко-час является элементом экономики, которая была основана на временном факторе. Целью такой экономики является зависимость времени от капитала и наоборот.

Человеко-часы на языке работодателей – это рабочее время сотрудника. В это понятие вкладывается процесс труда, который совершает сотрудник во время нахождения на рабочем месте или сдача в аренду своего времени на пользу фирмы за фиксированную почасовую оплату. Рабочее время измеряется в человеко-днях и человеко-часах.

Разрабатывается формула и рекомендуемый объем работы отделами бухгалтерии и статистики, чтобы рассчитывать производительность работников и необходимый объем труда для выполнения работы, а также устанавливать требования и навыки при найме сотрудников. Весь отчет времени труда, отработанного времени и необходимое количество трудовых часов учитываются в отдельном бланке и вводятся в табель рабочего времени.

Данная методика популярна в основном на рынке Digital, медиа и продакшн-сфер. Популярность такого способа оптимизации бизнес-времени растет, и уже устанавливаются целые рейтинговые системы производительности во времени. Все больше объем работы оценивается за счет ставки во времени. К тому же, не все организации нуждаются в рекламной кампании. Потому, менеджмент человеко-часов — наиболее выгоден здесь. Так же, это подходит клиентам с не очень большим бюджетом, которые не готовы оплатить всю рекламную площадку.

Формула расчета человеко-часов

Общая формулировка начинается с того, что суммируются все рабочие часы работника, которые были им отработаны по условиям работы в организации и не только в ней: дополнительное отработанное время так же учитывается. Однако, в расчет не берутся: часы временной не дееспособности, вынужденные рабочие простои, отпуск работника, сокращенные рабочие дни, перерывы и другие недейственные временные промежутки в рабочее время. Понятие целодневного простоя, означает время, когда работник, будучи на рабочем месте, по каким-либо не зависящим от него причинам не мог приступить к работе. Но к простоям так же относят прогулы и неявки.

Календарные часы определяются суммой отработанных часов за итоговый рабочий период. Табельные часы определяются так же, как и календарные, но без выходных и праздничных дней. Максимально возможные часы определяются, как максимально возможное трудовое производство сотрудниками фирмы. Фактически, отработанные часы определяются, как часы на определенное конкретное задание. Сумма явок – это не трудовые часы, но они учитываются, как сумма всех отработанных человеко-дней с простоями.

Формула расчёта выгляди так: Ч=К*Т;

• Ч – это человеко-час;
• К – это число, означающее количество рабочих;
• Т – часы, затраченные на отработку задания.

Например, чтобы посчитать человеко-часы за месяц в компании с 30-ю сотрудниками по 8-часовым рабочим графиком, надо, применяя такую формулу, определить так: 30*8*21=5040.

Человеко-час – это количество сотрудников, умноженное на количество отработанных ими часов.

Расчёты меняются, в случае невыхода рабочего на работу или работы на неполный день. В этом случае, не вычеркиваются дни, а берутся в расчёт только отработанные. Для возможности ведения такой системы необходим скрупулёзный контроль рабочего времени сотрудников. Для этого был придуман табель рабочего времени, который содержит в себе данные о каждом сотруднике: когда приходит и уходит, рабочее время.

Производство продукции за рабочий период устанавливают вычетом времени перерывов и ожиданий.

Чтобы рассчитать стоимость рабочего времени одного сотрудника, применяется следующая формула: Ц=Зп:Рч.

• Ц – это цена человеко-часа;
• Зп – это месячная зарплата сотрудника;
• Рч – это месячное число трудовых часов, в которые не учитываются перерывы, отпуска, выходные, больничные и простои.

Понятно, что подобный расчет будет зависеть от индивидуальных особенностей рабочего: физических, эмоциональных, финансовых, временных, целевых и статусных.

Расчет себестоимости нормо-часа

Для этого понадобится информация о том, сколько было потрачено работником времени на проделывание работы над заданной целью. А также, для учета расходов на рабочего.

Сначала нужно рассчитать фактическое число трудовых дней. При пятидневном рабочем графике, рабочих дней в году — 247. Из них изымаются дни отпуска и первые дни больничного. Примерное итоговое число отработанных дней может составлять 222-224.

Затем нужно рассчитать число часов, оплаченных клиентом. Для этого, исходя из табеля времени, берутся данные, такие как — 6 рабочих часов (не 8, так как полный рабочий день редко отрабатывается вплотную). К тому же, в большинстве сфер, где используется экономика времени, задействована работа с компьютером, а по законодательству рабочий день за компьютером не должен превышать 6 часов. Оставшееся время отводиться под перерывы, совещания, звонки и решения каких-либо опросов внутри компании. Клиент не будет оплачивать: расчёт медиапланов, время на исправление допущенных ошибок при выполнении данной задачи, не оговоренные с клиентом отработанные часы. Зачастую, клиентом оплачивается не весь процесс, а 70% от всего рабочего времени. Итак, исходя из таких данных: рабочих дней в году, рабочих часов за день и оплачиваемой клиентом части времени — рассчитывается количество оплаченных рабочих часов, что составит 941 (224*6*70%).

Для расчёта себестоимости времени, нужна информация фонда оплаты труда. Для его расчёта надо учесть: проходной налог, единый социальный налог и взносы фонда. Проходной налог составляет 13%, единый социальный налог составляет около 30% в обычном налогообложении, а взносы фонда — 0,2%.

Затем себестоимость нормо-часа рассчитывается разделением полученной цифры фонда труда на количество оплаченных рабочих дней.

В бухгалтерской организации, как правило, участвуют коммерческие, производственные и административные расчёты. Так, при выполнении какой-либо работы заказанной клиентом, сотрудник может потратить время и на несколько других специалистов: на аккаунт-менеджер, на офис-менеджера, на бухгалтерию и т.п. Обычно, расходы на какие-либо затраты учитываются заранее. Предварительно обращаются к статистике и черпают информацию о том, какую часть занимает фонд оплаты труда. В разных компаниях разный показатель. Очень часто подобный фактор не учитывается, что приводит к не чистому числовому результату.

Также, можно рассчитывать дополнительные расходы иным методом: разделить работу разных менеджеров в учете расходов для клиента.

Расчёт времени для статистического отчета заработка

Во всех организациях должен присутствовать статистический отдел, который контролирует численность средней заработной платы рабочих предприятия. Отчет П-4 предоставляет все данные о работающих лицах вне зависимости от деятельности. Это не относится к частным предприятиям и малым организациям. Отчет ведется с частотой, зависимой от количества сотрудников в компании: при более 15-ти работающих сотрудников отчет подается ежемесячно, а при меньшей рабочей численности — ежеквартально.

Расчёт человеко-часов вносится в 5 и 6 строки отчета П-4, где содержится информация о проработанных часах с начала года. В 5 строке содержатся данные об отработанных общих трудовых часах сотрудника, а в сроке 6 про заказанные внешние часы. В данный документ вносятся абсолютно все трудовые часы: даже сверхурочные и незапланированные. Как и в других методах исчисления часов, простои в виде больничных, прогулов и отпусков не учитываются.

Стоимость человеко-часа

Чтобы рассчитать стоимость человеко-часа, нужно определить: зарплату, количество нужных дней и трудовых часов. Формула рассчитывается по такой схеме: зарплата работника делится на количество данных дней, а затем все разделяется на число трудовых дней.

На некоторых предприятиях есть свои нюансы и особенности в расчёте таких часов. Так, в строительстве составляется специальная сметная документация для строящегося объекта. Система формирования стоимости и нормирования организовывается в нескольких отраслях: фирменной, индивидуальной, территориальной, государственной, и отраслевой. Они служат фундаментом расчета сметной цены. Это так называемый комплекс всех цен, объеденных в отдельные ячейки. Все показатели записываются в таблицу сметных норм. В такие показатели входят: затраты человеко-часов, разряд звена человеко-часов, эксплуатация транспорта и оборудования. Расчёт человеко-часа расценивается в строительстве, как затраты труда человека. Для подсчета специфических расчётов используют отдельную программу или программное обеспечение.

В случае расчёта человеко-часов для неполного рабочего дня, расчёт делается по логике расчёта для сотрудников неполный рабочий день. Для этого исследуются стандарты всех отдельных лиц.

В фирме с наличием больше 50 сотрудников административные расходы понижаются; в следствии чего, себестоимость человеко-часа понизится.

Оценка трудового потенциала

Оценка трудового потенциала помогает измерить трудовой потенциал сотрудника или организации. Она разрабатывается фондом рабочего времени. Трудовой потенциал оценивается благодаря расчету человеко-часа за рабочее и нерабочее время. Такие показатели помогают рассудить динамику работы фирмы. Любая оценка поверхностна — не дающая видения всей картины и раскрытия эффективности всех сотрудников для применения индивидуальных нюансов в сфере работы. Некоторые сотрудники могут обладать скачкообразной работоспособностью; и четкий график не приведёт к успешному результату так, как бы мог привести индивидуальный. Потому и оценивается труд по-разному.

Но все-таки, подобные нюансы очень трудно просчитать. Потому эта оценка труда ведется максимально поверхностно: исследуется комплексное представление о характеристике труда рабочего.

Нужно помнить, что цена не отображает всех возможностей сотрудника.

Для оценки потенциала нужно смотреть на явление трудового потенциала, как на данный феномен. Это можно осуществить с помощью интегрального метода оценки всех возможностей сотрудников: методика индексов и контрольных вопросов.

Методика Индекса включает в себя выраженные характеристики каждого отдельного вида, который оценивается с помощью шкалы. Затем измеряют фактическое определение всех показателей. Проводится расчет индекса по такой формуле: Иi=ИВi+(6-Ипi).

ИВi – это индекс значимости количественного параметра вида i.

Ипi – это индекс, который соответствует параметру проблемной.

Сам индекс может определяться по 5-ти бальной шкале, расценки которой расставляются индивидуально для каждой организации под потребности и сложность работы.

Сам трудовой потенциал может содержать в себе несколько элементов значимости сотрудника: квалифицированные навыки, психофизические способности, личностный уровень развития. Психофизический навык выделяет способности человека на физическом и эмоциональном уровне: выносливость, стрессоустойчивость, концентрация. Поскольку уровень смертности и заболеваемости по статистике в странах СНГ более высок, чем в других, потому этот фактор является далеко немаловажным при приеме на работу.

Квалифицированный уровень рабочего говорит о всем объеме его знаний в области его специализации: навыки, опыт, глубину знания материала, трудовые умения, обучаемость и в общая подготовленность к выполнению конкретного труда, который необходим именно данной компании. А также, немаловажно само желание работника менять привычный рабочий уклад под требования организации.

Личностный уровень основывается на сознательности, гражданской позиции и общей зрелости рабочего. Все эти качества важны, так как они организуют способность человека к сотрудничеству на предприятии с разными категориями лиц. Также могут сыграть значимую роль в расценке труда работника такие факторы: творческий потенциал, ценности и личные мотивы.

Как считают для статистики

Данные об отработанных человеко-часах руководители организаций обязаны указывать в форме статистического наблюдения №П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», утвержденной Приказом Росстата от 15.07.2019 №404. Указания по заполнению формы утверждены Приказом Росстата от 27.11.2019 №711.

Формула, как посчитать количество отработанных человеко-часов для формы П-4, следующая:

Исходя из общих правил, как рассчитать человеко-часы за год для статистики, при подсчетах складывают все время, которое сотрудник трудился в рабочие дни в организации и за ее пределами. Учитываются внеурочные часы, работа в командировках, работа на совмещаемой должности (на этом же предприятии).

Поэтому, если на предприятии есть работники, которые трудятся полный и неполный день, для них проводятся отдельные расчеты с использованием табеля рабочего времени. В этом случае формула, как считать человеко-часы в форме ПМ, выглядит следующим образом:

ВАЖНО! Отдельного алгоритма, как посчитать количество отработанных человеко-часов для отчетной формы МП (микро), не предусмотрено. Но указания по заполнению самого отчета прописаны в Приказе Росстата от 02.11.2018 №654.

Расчет в общем случае

Человеко-час 539 — это единица учета рабочего времени, которая соответствует одному часу работы одного человека. Работодателю с ее помощью удобно планировать рабочее время сотрудников, определять нужное количество трудящихся для выполнения работы, устанавливать сроки для выполнения заданий. Если в организации традиционная пятидневка, количество человеко-часов в 2020 году берут, например, из производственного календаря. Но если имеются исключаемые из расчета периоды, придется посчитать вручную.

В общем случае считать следует так:

Но есть периоды, которые не следует учитывать при расчете. Это:

• период болезни сотрудника, согласно листку нетрудоспособности;
• время простоев;
• в расчет не берется период отпусков;
• время, на которое сокращен трудовой день работников определенных категорий в соответствии с указаниями законодательства РФ;
• время, предоставленное недавно родившей сотруднице для кормления ребенка;
• иные причины.

Пример

Чтобы рассчитать этот показатель, вам необходимо в табеле учетного времени посчитать сумму количества отработанных часов в день всех сотрудников.

Приведем пример для маленькой фирмы. Представим, что в ней трудится 10 работников. В день общая сумма отработанных ими часов составляет 80 чел./часов:

10 чел. * 8 час

Полученное число умножаем на количество рабочих дней в месяце:

80 чел./часов * 21 день = 1680 чел./часов.

Теперь рассчитаем этот показатель для каждого работника.

При пятидневной рабочей неделе и восьмичасовом рабочем дне расчет следующий:

21 день * 8 часов = 168 чел./часов

Человеко-день

Под термином «человеко-день» понимают единицу измерения рабочего времени, соответствующую рабочему дню одного человека независимо от числа отработанных им часов. Нужно отметить, что этот показатель является менее точным.

В человеко-днях измеряют:

• дни, фактически отработанные сотрудником;
• явочное время;
• дни, когда сотрудник не явился на работу;
• простои, включающие целый день и более.

Также учитываются:

• дни нахождения в служебных командировках;
• те дни, в которые работник получил наряды своего предприятия для отработки в другой организации;
• дни, когда из-за вынужденного простоя на основном рабочем месте сотрудника задействовали в другой деятельности предприятия.

Расчет человеко-дней

Многих интересует расчет общего количества человеко-дней.

Расчет человеко-дней, формула:

Иногда работодателю требуется рассчитать среднесписочную численность трудящихся, отработавших неполное рабочее время. В этом случае расчет производится пропорционально отработанному времени:

• сначала подсчитываем общее количество человеко-дней;
• далее определяем среднюю численность неполностью занятых сотрудников в пересчете на полную.

Формула следующая:

Расчет человеко-часов за год

Чтобы получить показатель «количество отработанных работниками списочного состава человеко-часов за год», сложите все часы, отработанные служащим в трудовые дни в компании и вне ее пределов. В расчет входит время труда в рабочих поездках, сверхурочный труд, труд на совмещаемой должности в этой же фирме.

При подсчете не учитывается:

• период болезни сотрудника, прописанный в больничном листе;
• отпуск для кормящих мам;
• время, когда служащий не трудился по причинам, которые от него не зависят;
• время ежегодного отпуска трудящегося;
• часы сокращения трудового дня;
• время, когда служащий повышал свою квалификацию с отрывом от трудового процесса;
• период участия сотрудников в забастовках;
• иные причины отсутствия служащего на трудовом месте.

Итоговая сумма состоит из сведений по каждому сотруднику, а формула, как рассчитать отработанные человеко-часы за 2020 год, выглядит так:

Расчет человеко-часов — это формула, которая требуется для вычисления показателей, необходимых для заполнения обязательной статистической отчетности. Разберемся, как правильно рассчитать показатель, какую формулу использовать для исчисления. А также определим ключевые особенности при осуществлении расчетов.

Что за показатель такой

Человеко-час — это общепринятая единица учета подсчета трудового времени. Этот показатель обозначает один полностью отработанный час одним конкретным работником. Учетная единица просто необходима в планировании бизнеса. Руководителю компании, например, очень удобно определять продолжительность трудовых смен или дней, планировать штатную численность и количество персонала, необходимого для выполнения работ.

Отметим, что трудовое законодательство обязывает всех работодателей без исключения вести учет фактического времени работы по каждому наемному специалисту в отдельности. Причем это обязательство действует не только в рамках трудовых взаимоотношений в части сотрудников, работающих по трудовым договорам. При взаимодействии по договорам гражданско-правового характера стороны обязаны самостоятельно определить порядок учета трудового времени.

Помимо внутреннего планирования и анализа, такие данные требуются для заполнения статистической отчетности. Но ни одна из отчетных форм не содержит точных указаний на формулу или порядок расчета, только общая описательная часть. Разберемся, как посчитать человеко-часы (расчет: формула для П-4, Т-57 и других статотчетов).

Как считать

Итак, как разберем, как сделать расчет человеко-часов, формула:

Чч = К × Т,

где:

• К — это количество сотрудников компании;
• Т — это время труда в расчетном периоде, исчисленное в часах, на каждого работника.

Данную формулу удобно использовать для компании со стандартным восьмичасовым рабочим днем. Но такой подсчет имеет ряд недостатков. К примеру, если работник заболел, отправился в очередной отпуск или оформил дни без содержания. Такие периоды нельзя включить в расчет. Следовательно, формулу можно использовать только в отношении наемников, которые полностью отработали расчетный месяц.

Учитывайте в расчете следующие периоды:

1. Время работы по факту.
2. Часы работы, проведенные в служебных командировках.
3. Переработки, сверхурочные, ночные и праздничные часы труда.
4. Работа по совмещению (в этой же организации).

Исключите из подсчета следующие периоды:

1. Дни болезни сотрудника по листку нетрудоспособности.
2. Простои, независимо от причин.
3. Все виды отпусков (трудовые, учебные, дополнительные, неоплачиваемые).
4. Сокращенное время труда, которое устанавливается для отдельных категорий работников (подробнее «Сокращенный рабочий день: 4 примера расчетов»).
5. Перерывы на кормление ребенка.
6. Периоды повышения квалификации.
7. Участие в забастовках.
8. Обучение с отрывом от производства.
9. Иные причины, по которым работник отсутствовал на месте и не выполнял своих прямых обязанностей.

Пример расчета на декабрь 2020 года

В ООО «ВЕСНА» трудится 10 человек. В компании установлен 8-часовой рабочий день.

В декабре 2020 года 22 рабочих дня.

Сотрудники компании выработали декабрь полностью.

Расчет:

(22 рабочих дня × 8 часов × 10 человек) = 1760 человеко-часов выработки в декабре 2020 года.

Нестандартные условия

Алгоритм подсчета, приведенный выше, не подойдет предприятию, в котором работники трудятся посменно, при условии, что длительность смены устанавливается в индивидуальном порядке. В таком случае удобнее использовать иную формулу расчета человеко-часов:

Чч = Ч1 + Ч2 + Ч3 … + Чn,

где:

• Чn — это фактически отработанные часы в месяц, исчисленные по конкретному работнику в отдельности.

Простыми словами, для подсчета вычисляется количество часов, которые отработали все рабочие, но по отдельности. А потом полученные результаты суммируются. Отметим, что все исчисления должны проводиться на основании данных табелей учета рабочего времени.

Годовые показатели

Для того чтобы определить человеко-часы за год, расчет (формула) аналогична. Только при исчислении высчитывается сумма отработанных Чч не в месяц, а за целый год. Включаемые и не учитываемые периоды определяются в аналогичном порядке.

Чтобы правильно определить статистический показатель, придется высчитать, сколько часов отработал каждый трудящийся на предприятии. А потом полученные цифры суммируются. Формула:

ГЧч = ГЧ1 + ГЧ2 + ГЧ3 + … + ГЧn,

где:

• ГЧn — это суммарное количество часов, отработанных конкретным сотрудником.

Как посчитать человеко-дни

Если Чч — это исключительно точный расчетный показатель, то термин человеко-день определяет довольно приблизительные значения. Так, человеко-днем считают единицу измерения рабочего времени, которая равна одному отработанному дню, независимо от количества часов. То есть для одного специалиста человеко-день может быть равен 8 часам, а для другого — 12 часам. Но они оба отработали один человеко-день.

Такой показатель используется для подсчета:

• дней, проведенных в командировках;
• явки сотрудников;
• простоев (если это целый день и более);
• прогулов (сотрудник не явился на работу);
• иных показателей.

Расчет человеко-дней, формула:

Чд = Сумма Чч / ПСМ,

где:

• сумма Чч — суммарное количество отработанных Чч в расчетном периоде, например месяце;
• ПСМ — продолжительность рабочего дня, которая установлена на предприятии.

Если расчетный период отработан полностью, то полученное значение человеко-дней совпадет с количеством трудовых дней в периоде. Отметим, что если в рамках одной организации продолжительность рабочих дней разнится между сотрудниками цехов и офисными специалистами, то исчислять значения следует в отдельности по каждой категории наемных специалистов.

Это единица учета рабочего времени, которая соответствует одному часу работы одного человека. Термин «человеко-час» применяется для:

• планирования рабочего времени на ту или иную работу;
• определения количества работников, необходимых для выполнения того или иного процесса;
• заполнения формы статистического наблюдения П-4.

Расчет человеко-часов производят работники отдела кадров, которые знают, как посчитать количество отработанных человеко-часов для формы П-4. При подсчете учитывается только время фактического труда. Не учитывается время отпусков, больничных, иного оплачиваемого или неоплачиваемого времени, в течение которого работа не выполнялась.

Расчет человеко-часов: формула

Рассмотрим, как рассчитать количество отработанных человеко-часов? Алгоритм расчета достаточно простой:

ЧЧ = ЧЧ1 + ЧЧ2 + … + ЧЧn,

где:

• ЧЧ — общее количество отработанного времени;
• ЧЧ1 — сколько отработал первый сотрудник;
• ЧЧ2 — сколько отработал второй;
• ЧЧn — сколько отработал n-ный.

Формула расчета человеко-часов за год

Иногда необходимо определить показатели и за год. В этом случае используется аналогичная формула, но с той разницей, что в ней ЧЧ1, ЧЧ2 и ЧЧn обозначают, сколько работал за год каждый сотрудник. Обычно она используется для заполнения статистических отчетов. Например, чтобы рассчитать человеко-часы за 9 месяцев 2018 года (при сдаче квартальной статистической отчетности) или вычислить количество отработанных человеко-часов с начала года для П-4.

В расчет человеко-часов включается сверхурочное время, время, которое сотрудник провел в командировках, а также учитывается труд по выходным или в праздничные дни.

Не нужно учитывать при расчете человеко-часов:

• период болезни сотрудника по больничному листу;
• время, когда служащий не трудился по причинам, которые от него не зависят;
• время ежегодного отпуска;
• часы сокращения трудового дня;
• время, когда сотрудник повышал квалификацию с отрывом от работы;
• время участия сотрудников в забастовках;
• другие причины отсутствия на рабочем месте.

Пример расчета человеко-часов

Рассмотрим на примере, как считать человеко-часы для статистики, формулу будем использовать ту, которую привели выше.

Допустим, что в бюджетной организации работают 10 человек. Восемь из них отработали полный месяц при 8-часовом трудовом дне. В месяце 22 рабочих дня. Значит, каждый из этих сотрудников работал:

22 × 8 = 176 ч.

Один человек работал только 88 часов, потому что находился в отпуске 11 дней:

(22 — 11) × 8 = 88 ч.

И еще один человек работал 180 часов, поскольку 4 часа работал сверхурочно:

(22 × 8) + 4 = 180 ч.

Таким образом, суммарный результат по всем сотрудникам составит:

176 × 8 + 88 + 180 = 1676 человеко-часов.

Аналогично можно подсчитать количество отработанных человеко-часов за 2020 год.

Что такое человеко-день

Это единица измерения рабочего времени, соответствующая одному трудовому дню человека, независимо от количества отработанного времени.

Человеко-дни используют для расчета таких показателей, как:

• отработанные дни;
• явки;
• неявки;
• цельнодневные простои.

К отработанным дням в данном случае относятся:

• дни фактического нахождения на работе (исполнение своих обязанностей на основном рабочем месте);
• дни нахождения в служебных командировках;
• дни, когда из-за вынужденного простоя работник задействован в другой деятельности предприятия.

Цельнодневный простой — это период, когда работник явился на работу, но не смог приступить к ее выполнению по независящим от него причинам. Например, не было материалов, было неисправно оборудование, не было запасных частей. Либо если сотрудник был предупрежден администрацией заранее о сложившейся ситуации и поэтому не явился на работу.

Для того чтобы получить общий показатель явок, необходимо просуммировать отработанные дни и цельнодневные простои.

Наконец, к неявкам в таком расчете относятся:

• все виды отпусков (ежегодные и учебные);
• периоды болезни, оформленные больничным листом;
• неявки в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей, дни сдачи крови и другие разрешенные законом случаи отсутствия на работе;
• отсутствия на рабочем месте по согласованию с руководством без сохранения заработной платы, например отпуск за свой счет;
• прогулы, т. е. отсутствие на рабочем месте без уважительных причин.

Выше мы рассмотрели, как рассчитать человеко-часы для формы П-4. Человеко-дни в этом плане менее информативны и точны, поэтому в статистических отчетах они не используются.

Формула расчета человеко-дней

Расчет довольно прост. Для определения этого показателя применяется следующая формула:

ЧД = ((Ч1 + Ч2 + … + Чn) × КДМ) / 8,

где:

• ЧД — искомое значение;
• Ч1, Ч2, Чn — сколько времени проработал каждый сотрудник;
• КДМ — количество календарных дней в месяце.

Меня зовут Александр Катруша, я работаю Senior Engineering Manager в компании Innovecs. Большую часть своей карьеры я занимался разработкой и внедрением ERP-систем, а также оценкой и управлением соответствующих проектов. И хотя тема оценки проектов неисчерпаема, как атом, надеюсь, мой опыт пригодится многим коллегам. Особо ценны будут советы, что делать и чего не делать, как избежать типичных ошибок в оценке и ее коммуникации.

Благодарен ребятам из этой темы на DOU за мотивационный пинок для написания статьи. Она состоит из двух частей. В первой части даны общие соображения, рассмотрены цели и сложности оценки проектов разработки, структура оценки и единицы измерения, требования к оценщикам и исполнителям. Вторая часть описывает пошаговый метод составления и оформления оценки, а также попытку математического обоснования предложенного метода.

Надеюсь, материал будет полезен начинающим и опытным руководителям проектов, сотрудникам отделов продаж, а также всем, кто так или иначе связан с оценкой, продажей и выполнением проектов разработки программного обеспечения.

Терминология

Я постараюсь не злоупотреблять англицизмами, но в случае семантических различий между английскими терминами и их общепринятым русским переводом может встретиться калька с английского термина, например:

• скоуп (англ. scope) — содержание проекта, рамки проекта, объем работ;
• assumptions — допущения, предположения;
• contingency — риск.

Под оценкой проекта я буду подразумевать только оценку трудоемкости работ (трудозатрат). Оценка затрат, таких как аренда офиса, железо, софт, лицензии, — тема для отдельной статьи. Также практически не буду касаться календарного планирования выполнения проекта, которое часто делается сразу после и на основе оценки трудоемкости.

Хочу также отметить, что в гибких практиках в последнее время принято говорить не об оценке, а о прогнозе (forecast), тем самым подчеркивая принципиальную неопределенность, связанную с выполнением проекта, и нацеленность больше на достижение бизнес-целей заказчика, чем на попадание в сроки и бюджет.

Под точностью оценки буду подразумевать ее возможность обеспечить качественное планирование и выполнение проекта. Поскольку за время жизни проекта его рамки, предположения и прочие параметры, как правило, сильно изменяются, то вычислить «математическую» точность оценки (то есть отношение плана к факту) практически невозможно.

Когда и зачем нужна оценка проектов

Неопределенность

Одна из базовых проблем оценки — противоречие между принципиальной неопределенностью будущих параметров проекта и необходимостью принятия решений здесь и сейчас. Мы живем в мире годовых бюджетных циклов, тендеров, ROI, time-to-market и прочих практик и концепций, которые вынуждают принимать инвестиционные решения как можно раньше в жизненном цикле проекта, то есть именно тогда, когда риски недооценки или переоценки самые большие.

При этом в процессе переговоров либо участия в тендере на исполнителя оказывается дополнительное давление с целью уменьшения оценки и принятия им на себя большего риска. Стоит всегда помнить об этом противоречии при продаже, оценке и выполнении проекта.

Когда нужна оценка

В каких же случаях может возникнуть необходимость оценить трудоемкость проекта? Несколько возможных ситуаций:

1. Переговоры с клиентом о новом проекте либо фазе проекта.
2. Ответ на RFP либо участие в тендере.
3. Планирование бюджета и прочих ресурсов организации, например, календарное.
4. Расчет ROI проекта в ходе принятия принципиального решения о его запуске.

Если оценка нужна прямо сейчас

Если вы вынуждены оценивать проект в самом начале, на этапе сбора бизнес-требований или еще раньше, есть несколько путей снизить риск:

1. Используя свой опыт предыдущих проектов, описать и оценить максимальный теоретически возможный скоуп, вплоть до легкой степени абсурдности. Но так, чтобы за каждым числом было пусть и слабое, но обоснование. После легкого шока, как правило, заказчик оценки становится более сговорчивым насчет предоставления необходимых входных данных, времени и ресурсов на оценку.
2. Дать интервал оценки от и до, подчеркивая неопределенность и уровень риска, присущий проекту на этой стадии. Это позволит стейкхолдерам проекта принимать более осмысленные решения по принятию рисков.
3. Двигаться итеративно, по пути уточняя прогнозные цифры.

Цели

Ответ на вопрос «зачем оценивать?» может быть не столь очевиден. Помимо собственно подсчета трудозатрат и бюджета, в процессе оценки необходимо проделать немалую работу по обоснованию прогнозных чисел и снижению рисков. Я бы выделил следующие основные цели процесса оценки:

1. Определить и ограничить рамки проекта (scope) и зафиксировать предположения (assumptions), при которых оценка актуальна.
2. Определить цену и себестоимость проекта на основе трудозатрат.
3. Обосновать бюджет проекта перед внешними либо внутренними спонсорами.
4. Получить входные данные для других процессов, таких как:
   • продажа;
   • планирование;
   • наем сотрудников;
   • бюджетирование.

На первом месте в списке целей — определение рамок проекта. Сложно переоценить важность этого пункта. Никакая оценка не имеет смысла без четкого описания того, что и при каких условиях мы оцениваем. На мой взгляд, отсутствие четкого описания рамок проектов и предположений — одна из основных причин проблем при их выполнении.

Второй и четвертый пункты достаточно очевидны, а вот третий может быть сложен для понимания разработчиками и теми, кто не знаком с работой бюрократических структур. Для выделения бюджета, особенно в больших корпорациях, часто бывает необходимо взять неясные, абсурдные либо вовсе несуществующие требования и сделать красивую обоснованную оценку. И только для того, чтобы люди, распределяющие бюджет, ее утвердили. А в рамках этого бюджета команда смогла бы перейти к выяснению «настоящих» требований и их реализации. При этом все участники процесса могут отлично понимать абсурдность и нереальность требований и их изменчивость. Но чем детальнее и профессиональнее будет выглядеть ваша оценка, тем выше шансы получить бюджет и реализовать проект «как нужно».

Особенно это актуально для не ИТ-клиентов, продающих услуги и продукты с гораздо меньшей степенью неопределенности, чем разработка софта. Их менеджерам может быть сложно понять, почему цена на одну и ту же услугу может отличаться на порядок в зависимости от «незначительных» изменений в требованиях, фазы проекта или поставщика.

На более же высоком уровне, по утверждению Steve McConnell в его великолепной книге Software Estimation, основная цель оценки — определить, являются ли цели проекта достаточно реалистичными для достижения, то есть стоит ли вообще браться за проект.

Эксперимент

Во время семинаров по оценке проектов я несколько раз просил аудиторию в течение нескольких минут оценить полные трудозатраты на разработку достаточно простого бизнес-приложения — программы для торговца цветами с функциями учета заказов, их выполнения, оплаты и хранения базовой информации о клиентах.

В результате даже старшие разработчики и архитекторы, работавшие много лет вместе на одной платформе, на одних и тех же входных данных, находясь в одной аудитории и читающие один и тот же текст, давали оценки, отличающиеся в 20 и более раз! Требования при этом были не очень детальными, но достаточно реалистичными, как если бы они действительно были сформулированы владельцем бизнеса.

Очевидно, причина такого разброса не в технической компетенции разработчиков, в которой я не сомневался. А в том, что они оценивали разный скоуп. Кто-то думал только о разработке базовых функций, кто-то же — и о работе с требованиями, тестировании, потенциальных изменениях, интеграциях, рисках.

Именно в том, чтобы видеть весь объем работ и рисков, и состоит важная часть искусства оценки проектов. Другая важная часть — это коммуникация со всеми стейкхолдерами проекта.

Оценщики и исполнители

Идеальный оценщик

Идеальный оценщик — это разработчик с квалификацией не ниже сеньора, желательно с опытом неудачных оценок и провальных проектов, а также хорошо понимающий процессы продажи, оценки, планирования и выполнения проекта в целом. При этом он должен чувствовать себя психологически в безопасности, то есть не должен бояться быть наказанным за недооценку или переоценку конкретных задач. Иначе он может стремиться закладывать более пессимистичные оценки либо вообще отказываться их давать. Команда же будет рада использовать все выделенное время, и бюджет вашего проекта может вырасти в несколько раз больше необходимого.

Этот феномен хорошо сформулирован в законе Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Опытный разработчик всегда найдет способ, как потратить 40 часов на 16-часовую задачу. А значит, завышенная оценка также может влиять на фактические трудозатраты.

Кроме того, очевидно завышенная оценка отдельных задач может подорвать доверие клиента ко всей оценке и ее авторам.

Когнитивные искажения, влияющие на оценку

Даже самые опытные специалисты могут ошибаться. Одна из причин ошибок, на мой взгляд, когнитивные искажения — свойства нашего мозга, мешающие нам мыслить рационально. Больше о них можно прочитать в книге нобелевского лауреата по экономике Даниела Канемана либо в «Википедии». Здесь я опишу три искажения, непосредственно касающиеся, на мой взгляд, нашей темы.

Ошибка планирования и оптимизм

Нам хочется думать, что мы лучше других. Поэтому своим задачам, как правило, даем более оптимистичную оценку, чем похожим задачам других людей. Хороший оценщик должен адекватно оценить свои силы и быть готовым сопротивляться приемам психологического давления вроде вопросов «почему так долго?!», спокойно аргументируя свою позицию.

Также всем, даже опытным разработчикам, присущ оптимизм в оценке задач. По эмпирическим данным, разработчики в среднем дают оценки, заниженные по крайней мере на 30%. И этот оптимизм, к сожалению, находит поддержку у менеджеров и других стейкхолдеров проекта.

Ошибки в оценке вероятностей

Фактическое время выполнения задачи — случайная величина. Даже люди, прошедшие университетский курс теории вероятностей, далеко не всегда в состоянии правильно ими оперировать. См., например, парадокс Монти Холла. Особенно справедливо это для условных, очень больших и очень малых вероятностей, чем с успехом пользуются страховые компании и организаторы лотерей. Также может быть непросто оценщику отличить, например, математическое ожидание трудозатрат от наиболее вероятных трудозатрат на задачу.

Для уменьшения эффекта договаривайтесь с разработчиком о том, что вы подразумеваете под оптимистичной, реалистичной, пессимистичной и вообще оценкой выполнения задачи. Вопрос «сколько может занять эта задача?» предполагает совершенно другой ответ, чем такие вопросы, как: «Какое наиболее вероятное время выполнения этой задачи?», «Какое среднее время выполнения этой задачи?».

Эффект привязки (якорение)

Люди подсознательно стремятся к услышанным или подсказанным кем-то числам. Об этом отлично знают, например, маркетологи. В нашем контексте это может значить, что:

• Если вы хотите получить действительно независимые цифры от разных оценщиков, не стоит им сообщать результаты друг друга.
• Не стоит давать никаких намеков, ориентиров, ожиданий, вариантов бюджета оценщику до того, как получите от него числа. Иначе результат будет сильно искажен вашими вводными данными.

Исполнители

Еще одна сложность состоит в том, что оценку, как правило, делают старшие разработчики, а выполняют же большинство задач мидлы и джуны. Как показали исследования, проведенные еще на заре индустрии, продуктивность программистов разной квалификации может отличаться в несколько раз, а иногда и в десятки раз.

Рекомендацией здесь будет проводить оценку для среднего разработчика (мидла), особенно если исполнители неизвестны на момент оценки. То есть оценщик должен поставить себя на место мидла. Тогда при сбалансированной по квалификации команде оценка будет достаточно реалистичной. Но это может потребовать дополнительных усилий от оценщика и отдельной коммуникации с ним.

Если же вы точно знаете, что в вашей команда будет дисбаланс по квалификации, корректируйте оценки. По моим подсчетам на основе продуктивности разработчиков разной квалификации и времени, которое уходит на обучение и ревью младших коллег, продуктивность таких двух команд может отличаться примерно в полтора раза.

Единицы измерения

Трудоемкость vs длительность

Я предпочитаю все задачи и проекты оценивать по трудоемкости (в человеко-часах), а не по длительности (в днях или неделях) по следующим причинам:

1. На момент оценки команда может быть не набрана или ее состав может измениться в будущем.
2. Команды часто отвлекаются на другие проекты или задачи.
3. Из трудозатрат относительно легко получить примерную оценку длительности простым делением на доступные ресурсы.

Длительность при этом более интуитивна и удобна при стабильной команде на коротких отрезках времени.

Человеко-часы, -дни, -недели, -месяцы

Человеко-часы, на мой взгляд, более оптимальны, и вот почему:

1. Разные люди, страны и компании работают по разным календарям. Рабочие дни и недели могут содержать разное количество рабочих часов, а кто-то из членов команды может работать неполный рабочий день. Это особенно актуально для распределенных команд.
2. Ставки на разработку на мировом рынке аутсорсинга принято указывать для человеко-часов. Таким образом, простым умножением оценки на ставку можно получить примерный бюджет на работу в деньгах.
3. Учет рабочего времени, если он есть, ведется в часах. Так будет намного удобнее сопоставлять план с фактом.
4. Оценки в днях по определению менее точны, чем в часах, и позволяют разработчикам менее ответственно относиться к оценке.

Степени двойки

С учетом выбора человеко-часов в качестве единицы измерения представляется целесообразным использовать степени двойки для оценки конкретных задач. Они достаточно интуитивны, хорошо соответствуют рабочему времени восьмичасового рабочего дня и удобны в расчетах:

• 0,5–1 ч — время для минимально возможной задачи;
• 2 ч — время, которое можно комфортно провести за монитором без отвлечения внимания;
• 4 ч — половина рабочего дня;
• 8 ч — рабочий день;
• 16 ч — два рабочих дня;
• 32 ч — «почти неделя».

При надобности можно использовать и промежуточные числа: 6, 12, 40. Выше 40 ч оценка выглядит не совсем надежной, а задача плохо контролируемой. В таком случае желательно разбиение на подзадачи.

Рабочие часы vs эффективные часы

Не секрет, что разработчики, и не только они, непосредственно работают часов пять-шесть из восьмичасового рабочего дня. Остальное время уходит на отдых, кофе, перекуры, разговоры, Facebook и другие интересные занятия. Много дней подряд по 8 часов эффективно делать творческую работу практически невозможно.

Моя рекомендация — все же оценивать проект в рабочих, то есть астрономических, а не эффективных часах. И главная причина тут проста: сложно объяснить заказчику, почему он платит вам за восемь часов, а работаете вы только шесть… Даже если ваш заказчик — ИТ-компания и «тоже так делает», не стоит давать ему лишний козырь в потенциальных спорах, особенно судебных, которые могут возникнуть в течение жизни проекта. Кроме того, с рабочими часами проще планировать: не нужно вводить дополнительные коэффициенты.

Минус этого подхода проявляется на мелких задачах, при выполнении которых нет разницы между эффективными и рабочими часами. Три задачи по два или одна по шесть часов эффективного времени будут сделаны за один восьмичасовой рабочий день, об этом стоит помнить при оценке и планировании.

Структура оценки

Как мы выяснили в первой части статьи, цель оценки — не только найти трудозатраты, но и описать скоуп, риски, а также правильно преподнести их всем стейкхолдерам проекта. А потому документ «Оценка проекта» как минимум должен содержать:

1. Скоуп. Что мы оцениваем в виде списка требований, работ и того, что в скоуп не входит.
2. Предположения и риски. При каких условиях оценка актуальна, и что, по нашему мнению, может пойти не так.
3. Числа. Сколько трудозатрат потребует сделать 1 при условиях 2.
4. Упаковка. Last but not least. Правильно преподнести оценку не менее важно, чем качественно оценить, особенно в процессе продажи.

Заметьте, что собственно оценка в виде чисел только на третьем месте, поскольку качественное определение скоупа и предположений намного важнее для успеха проекта, чем точность оценки. Числа неотделимы от того, что и при каких условиях они оценивают. Ошибка в оценке индивидуальной задачи может составить 5%, 10%, пусть даже 50%, и это может быть некритичным для проекта. В то время как неправильная оценка скоупа и рисков может увеличить трудоемкость работ в несколько раз.

Все недосказанности, потенциальные конфликты с заказчиком и другими стейкхолдерами намного дешевле разрешать в начале проекта, чем в его середине или конце. Для этого и необходимо четкое описание скоупа, предположения и рисков. Потому не бойтесь мягко, но настойчиво указывать на недостаток информации или ее противоречивость, ошибки заказчика, видимые риски.

Итак, в первой части мы рассмотрели основные сложности в оценке проектов, цели процесса оценки, требования к оценщику (разработчику), структуру и единицы измерения оценки. В следующей части перейдем непосредственно к трудоемкому процессу ее составления.

Темы: project management, менеджмент, оценка, проект