Для чего используется пояснительная записка

Пояснительная записка должна быть оформлена как правило в письменном виде, к ней должны прилагаться подтверждающие документы. Итак, если вам пришло письмо из налоговой с требованием предоставить пояснения, это означает, что инспектора что-то в отчете не устроило. В основном, рассылку требований производят при камеральных проверках. «Камералку» проводят при помощи спецпрограмм в автоматическом режиме.

Рассмотрим случаи, когда налоговый орган вправе потребовать пояснения:

1. Если в представленной декларации выявлены ошибки, либо расхождения между сведениями налоговой с данными в отчете;
2. Если в уточненной декларации сумма налога меньше, чем в исходной;
3. Если представлена декларация по налогу на прибыль с убытком.

Когда в налоговых отчетах в самом деле содержаться ошибки, то организации и предприниматели могут сразу направлять уточненную декларацию, а не пояснительную записку (НК РФ 81, п.1, ст.81).

Любая пояснительная записка пишется в свободной форме, строгих бланков для ее написания нет. Подается записка на бумаге, одним из способов:

1. лично, обратившись в канцелярию налоговой;
2. по почте.

В отношении пояснительных записок, как и отчетности, действует такой способ представления, как электронный. Но он применим только в отношении пояснения по НДС и только в случае, если ваша компания сдает НДС-декларацию в электронном варианте. Читайте также статью: → «Образец заполнения объяснительной записки об ошибке в работе».

Ошибки в составлении пояснительной записки

Для того, чтобы избежать возможных ошибок при составления пояснения нужно четко понимать что именно требует от вас налоговая. Так как четких требований по составлению записки нет, задача упрощается, однако следует запомнить несколько моментов:

1. Как и любой исходящий документ, вы должны зарегистрировать записку под определенным номером;
2. Пояснение должно содержать наименование органа, куда вы направляете эту записку. Это должен быть налоговый орган по месту регистрации организации или ИП;
3. В записке должен быть указан номер требования, которое прислала вам налоговая;
4. В тексте записке желательно выделять разделы, подразделы, пункты и подпункты;
5. Должным образом должны быть оформлены приложения к записке.

Если в отчете указанная налоговиками ошибка действительно существует, но она не влияет на конечный результат и не занижает налоговую базу, организация или предприниматель могут сделать следующее: в пояснительной записке указать, что «указанная ошибка не занижает налоговую базу и не уменьшает платежи в бюджет, правильным считать значение _______», либо сразу подать уточненную декларацию.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. «Нужно ли уведомлять налоговую о том, что уведомление нами получено?»

Да, действительно в настоящее время в некоторых случаях налоговиков следует уведомить о том, что вы получили требование (письмо ФНС РФ NЕД-4-15/1071 от 21.01.2015).

Вопрос №2. «Наша налоговая инспекция прислала требование о предоставлении пояснений, на котором отсутствует печать. Правомерно ли это?»

Правомерно, на требованиях, представленных ИФНС, печать налогового органа может отсутствовать (письмо ФНС РФ NЕД-3-2/2739 от 15.07.2015).

Вопрос №3. «Если наша организация проигнорирует требование налоговой и не представить пояснения, могут ли нас оштрафовать?»

Штраф за отказ представлять пояснения налоговая вам начислить не имеет право. Однако предоставить объяснения в ваших же интересах, т.к. на основании расхождений между данными декларации и налоговиков, вам могут доначислить налоги или платежи, а это уже сложнее.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Юридическая Консультация бесплатная
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

>Как составить пояснительную записку в налоговую

Когда необходимо предоставить пояснения

При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменные разъяснения. Ситуации, в которых предоставить пояснительную записку в налоговую по требованию (образец мы предлагаем для НКО) обязательно, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:

1. Ошибки в сданной отчетности. Например, в декларации выявлены неточности или несоответствия. В таком случае налоговики требуют предоставить обоснование данных несоответствий либо отправить корректирующий отчет.
2. В корректирующей отчетности суммы к уплате в бюджет значительно ниже, чем в первоначальных расчетах. В такой ситуации инспектор может заподозрить умышленное занижение налоговой базы и платежей и затребует объяснить изменения.
3. В сданной декларации по налогу на прибыль отражены убытки. Обосновать убыточную деятельность перед ФНС придется в любом случае, поэтому подготовить пояснительную записку по убыткам можно заранее.

Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (Письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).

ВАЖНО! На некоторых запросах может отсутствовать гербовая печать. Отвечать на такие требования все равно придется — такие пояснения даны в Письме ФНС РФ от 15.07.2015 № ЕД-3-2/2739@.

Как составить

При составлении пояснительной записки руководствуемся следующими правилами:

1. Составляем ответ на фирменном бланке организации. Если такового бланка нет, в шапке документа указываем полное наименование учреждения, ИНН, КПП, ОГРН и адрес.
2. Указываем номер и дату требования, на которое составляется пояснительная записка. Допустимо составить ответ сразу на несколько налоговых запросов.
3. Если в отчете есть ошибки и несоответствия, перепроверьте отчетность, чтобы исключить опечатки или описки.
4. В описательной части пояснительной записки детально и последовательно раскрываем обстоятельства ситуации, которую нужно объяснить.
5. Отвечая на запрос, опирайтесь на факты, подтвердите обстоятельства документально. Приложите копии документов к ответу, если таковые имеются. Например, приложите к пояснительной записке копию дополнительного соглашения к договору с условием о повышении цен.

Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключение из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие нормы прописаны в Письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.

Снижение налоговой нагрузки

Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования с предоставлением пояснительной записки, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная камеральная проверка (крайняя мера).

В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В пояснительной записке опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая может затянуться на несколько месяцев.

Что писать в пояснительной записке:

1. Снижение зарплатных налогов. Причинами могут быть сокращение штата, реструктуризация предприятия, снижение уровня заработной платы.
2. Снижение прибыли может произойти из-за расторжения договора с покупателями. Следует приложить к пояснительной записке копию дополнительного соглашения о расторжении договора.
3. Рост затрат как результат снижения прибыли. Обоснованием может быть расширение деятельности (увеличение объемов производств, открытие нового филиала, подразделения, торговой точки), смена поставщиков или увеличение цен на материальные запасы и сырье (приложите копии договоров).

Причин снижения налоговой нагрузки может быть довольно много. Придется разбираться в каждом конкретном случае.