Государственное бюджетное профессиональное

образовательное учреждение Краснодарского края

«Армавирский юридический техникум»

(ГБПОУ КК АЮТ)

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

для программы «АСТ-тест»

по дисциплине ОП.13 «Документационное обеспечение управления»

для студентов 2 курса специальности 40.02.01 «Право и организация социального обеспечения»

Подготовила преподаватель

Каграманян М.А.

Рассмотрены и утверждены

на заседании цикловой методической комиссии

«___» 2017 г.

Протокол №

Председатель ЦМК

г. Армавир

2016-2017 уч. год

Пояснительная записка

Область применения:2 курс рубежный контроль знаний.

Форма задания: закрытая

Тип сложности: средней трудности

Ограничение по времени: для теста 40 минут.

Алгоритм предъявления заданий: случайный

Способ оценивания: оценка

Расчёт итогового результата: без учёта трудности

Режим контроля: жёсткий контроль

Критерии оценок:

86% — 100% — 5 «отлично»;

76% — 85% — 4 «хорошо»;

61% — 75% — 3 «удовлетворительно»;

0% — 60% — 2 «неудовлетворительно».

Студенту предъявлять– 50 заданий.

К каждому вопросу дается несколько вариантов ответа, один из которых верный.

Тест охватывает темы:

Тема 1.1.1. «Основные свойства документов и их функции».

Тема 1.4. «Формуляр-образец, реквизиты и бланки».

Тема 1.5. «Организационно-распорядительные документы (ОРД)».

Тема 1.6. «Справочно-информационные документы».

Тема 1.7. «Организация кадрового делопроизводства».

Тема 2.1. «Служба документационного обеспечения управления».

1. В раздел общие положения документа входят:

а) цели и задачи;
б) формы и методы управления;
в) конкретные обязанности.

2. На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа:

а) уставе
б) должностной инструкции
в) письме

3. Гриф утверждения ставится:

а) в верхнем правом углу

б) в нижнем правом углу
в) в нижнем левом углу

4. К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят:

а) инструкция по делопроизводству

б) квалификационный справочник должностей
в) табель унифицированных форм документов

5. Какой вид распорядительного документа издается единолично руководителем:

а) постановление
б) решение
в) распоряжение

6. Количество реквизитов нового ГОСТа по сравнению с предыдущим:

а) больше на два реквизита
б) больше на один реквизит

в) меньше на два реквизита

7. В обработку входящего документа этот этап не входит:

а) рассмотрение
б)вскрытие конвертов
в)согласование

8. Последний этап работы с документами называется:

а) сдачей в музей
б) сдачей в архив

в) опубликование во всех российских газетах

9. Внутреннее согласование называется:

а) виза

б) отметка о заверении
в) утверждение

10. Какая форма работы с документами подходит для организаций, деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации:

а) централизованная
б) смешанная
в) децентрализованная

11. Вид организационного документа, который определяет порядок образования, структуру и организацию работы предприятия:

а) устав

б) инструкция
в) положение

12. К основным регламентирующим работу службы ДОУ документам относят:

а) инструкцию по делопроизводству

б) основные правила работы архивов организаций
в) ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело

13. К внутреннему документообороту относят:

а) официальные письма
б) внешние докладные записки, справки
в) приказы, распоряжения организации

14. Служба ДОУ может быть представлена:

а) экспедицией
б) общим отделом

в) машинописным бюро

15. С какого момента распорядительный документ вступает в силу:

а) с момента создания
б) с момента подписания

в) с момента утверждения

16. Реквизит – это

а) способ создания документа
б) материальный объект с информацией
в) обязательный элемент оформления официального документа

17. Какой реквизит располагается в левом нижнем углу:

а) гриф утверждения
б) виза

в) гриф ограничения

18. К группе входящих документов можно отнести:

а) деловые письма

б) организационные документы
в) приказы организации

19. Что представляет циркулярное письмо:

а) информация одного содержания предназначена для большого количества адресатов

б) информация одного содержания предназначена для одного адресата
в) информация разного содержания предназначена для большого количества адресатов

20. На каком документе нет грифа утверждения:

а) приказе

б) положении
в) уставе

21. Сколько адресатов может содержать один документ:

а) четыре

б) шесть
в) два

22. Комплекс документов, регулирующих деятельность организаций:

а) распорядительные документы

б) организационные документы
в) информационно-справочные документы

23. К категориям технических исполнителей службы ДОУ относят:

а) редактора
б) документоведа
в) делопроизводителя

24. Нормативный документ, определяющий фонд заработной платы сотрудников организации:

а) должностная инструкция
б) штатное расписание

в) устав

25. Документ не бывает без:

а) паспортных данных составителя
б) государственных реквизитов
в) видеосопровождения

26. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет:

а) работник отдела кадров

б) работник службы ДОУ

в) руководитель организации

27. Какие документы минуют стадию проекта:

а) докладные записки

б) приказы
в) справки

28. Текущий контроль осуществляется:

а) в начале исполнения документов
б) в конце исполнения документов
в) в течение всего периода исполнения документов

29. На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа:

а) письме

б) должностной инструкции

в) уставе

30. Какой документ составляется при нарушении трудовой или общественной дисциплины:

а) объяснительная записка

б) докладная записка
в) служебная записка

31. Совокупность документов, связанных между собой называется:

а) документооборот

б) дело
в) документирование

32. Какие вопросы рассматриваются в распоряжении:

а) наиболее важные вопросы деятельности организации
б) вопросы, связанные с выполнением приказов
в) оперативные вопросы деятельности

33. К категориям специалистов службы ДОУ относят:
а) делопроизводителя
б) корректора
в)стенографистку

34. Предварительное рассмотрение документов включает:

а) распределение документов на рассмотрение руководителю и в структурные подразделения

б) проверку правильности адресования
в) согласование документа

35. Один из государственных реквизитов:

а) резолюция

б) рекламация
в) резорбция

36. Какую информацию содержит раздел Устава «Общие положения:

а) структура организации
б) права и обязанности должностных лиц
в) цели и задачи организации

37. Каким органом издается решение:

а) коллегиальным

б) зависит от организационно-правовой формы
в) единолично руководителем

38. Выбор формы организации работы с документами зависит от:

а) структуры организации
б) объема документооборота
в) организационно-правовой формы

39. Какие из перечисленных документов относятся к организационным:
а) письмо, положение
б) устав, инструкция
в) устав, указ

40. Документ, регламентирующий деятельность сотрудников организации:

а) устав

б) должностная инструкция

в) приказ

41. Документ – это

а) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
б) носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.
в) информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

41.Подлинник документа – это

а) первый или единственный экземпляр документа.
б) экземпляр документа, с которого снята копия.

в) второй экземпляр документа

42. Юридическая сила документа – это

а) особенности внешнего оформления документа.
б) свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.
в) способность документа порождать определенные правовые последствия.

42. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?
а) да.
б) да, по соглашению сторон информационного обмена.
в) нет.

43. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?

а) гриф утверждения.
б) печать.
в) отметка о заверении копии.
г) виза согласования.
д) подпись.

44. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?

а) открытое акционерное общество.
б) (ОАО «Сибнефть»).
в) филиал в городе Ханты-Мансийске.
г) «Нефтяная компания «Сибнефть”».

45. Какие реквизиты включаются в бланк письма? 

а) место составления или издания документа.
б) заголовок к тексту.
в) наименование организации.
г) товарный знак (знак обслуживания).
д) наименование вида документа.
е) адресат.
ё) справочные данные об организации.

46. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?

а) на подлиннике, отправляемом адресату.
б) на копии, помещаемой в дело организации.

в) на дубликате.

47. Какой реквизит оформлен неправильно? 

а) наименование организации-автора.
б) справочные данные об организации.
в) дата документа.
г) регистрационный номер документа.

48. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?

а) да.

б) нет.

49. Какие нормы применяются для расчета численности  делопроизводственного персонала?

а) нормы выработки.

б) нормы времени.

в) нормы управляемости.

г) нормы обслуживания.

50. Какой документ относится к нерегистрируемым? 

а) письмо-запрос.

б) жалоба гражданина.

в) сопроводительное письмо.

г) рекламное письмо.

Документ

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранением именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует документооборот организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на:

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

По срокам хранения документы делятся на:

• документы постоянного;
• долговременного (свыше 10 лет);
• временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

По способу передачи документов различают:

• письма;
• телеграммы;
• телефонограммы;
• телексы;
• факсограммы;
• электронные сообщения.

Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Её пишут от руки под реквизитом «Адресат» (в верхнем правом углу над текстом документа). В резолюции указывается: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. ГОСТ предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя.

Реквизит 18 – заголовок к тексту.

Составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на бумаге формата А5 реквизит можно опустить. Заголовок должен быть кратким и точным и должен быть грамматически согласован с названием вида документа. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Заголовок помогает ориентироваться в содержании документа при его получении и регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

Например:

Приказ (о чём?) о создании структурного подразделения

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Должностная инструкция (кого?) секретаря

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Заголовок располагается слева над текстом документа. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится.

Реквизит 19 – отметка о контроле

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зелёным) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

Реквизит 20 – текст документа

Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Реквизит 21 – отметка о наличии приложений.

Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала), выше реквизита «Подпись». Слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие, а далее указывается: номер по порядку, вид прилагаемого документа, на скольких листах, в скольких экземплярах. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3-х экз.