Форма и образец акта

Бланк акта предприятия могут разработать самостоятельно, так как типовой формы не предусмотрено. Отражение реквизитов должно базироваться на ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. и сведениях из п. 98 Методуказаний. Форма акта обязательно утверждается (п. 4 ПБУ 1/2008) в виде приложения к учетной политике.

Реквизиты в бланке:

• наименование документа;
• наименование предприятия;
• дата составления;
• наименование хозяйственной операции (израсходование канцтоваров);
• данные по хозяйственной операции (наименование каждого материала, его количество, учетная цена, сумма, шифр затрат или их наименование, норма расхода в количественном и суммарном выражении, сверхнормативные расходы, причина перерасходования);
• должности лиц, отвечающих за совершение и корректность оформления хозяйственной операции;
• подписи ответственных лиц.

Образец акта

Частоту составления актов, перечень подразделений, в которых он будет применяться, и конкретный порядок составления документа организация устанавливает самостоятельно.

Отражение операции в бухгалтерском и налоговом учете

Списание канцтоваров на расходы производят по актам. В бухучете кредитуется счет № 10 «Материалы», по дебету пойдет подходящий счет: № 44 «Расходы на продажу», № 26 «Общехозяйственные расходы» или другие.

В налоговом учете (согласно ст. 264 п. 1 подпункт 24 НК РФ) средства, истраченные на канцтовары, компания имеет право отнести на прочие расходы.

Учет канцелярских принадлежностей в бюджетном и автономном учреждении

— учтены затраты на приобретение канцтоваров и кредиторская задолженность перед поставщиком (с учетом «входного» НДС); Дебет 4 302 34 830 Кредит 4 201 11 610 – 2714 руб.

— перечислены денежные средства с лицевого счета в казначействе поставщику канцтоваров; Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 22 730 – 236 руб. — затраты на курьерские услуги по доставке канцтоваров до учреждения списаны на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС); Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610 – 236 руб. — выданные наличные в оплату курьерских услуг из кассы учреждения; Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 106 34 340 – 2950 руб.

Учет канцелярских и хозяйственных товаров (Заболонкова О.)

В частности, в зависимости от характера хозтоваров и канцтоваров, порядка их приобретения и использования единицей материальных запасов могут быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.

(2714 + 236) — купленные канцтовары учтены в составе материалов; Дебет 4 109 80 272 Кредит 4 105 36 440 – 2950 руб. — списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию. В то же время отдельные элитные виды канцелярских товаров могут служить достаточно долго и стоить значительных средств.

(п. 101 Инструкции N 157н). Также важно помнить, что согласно п.

Как отражать в учете приобретение для офисных нужд канцелярских товаров и принадлежностей с логотипом компании?

1. Бухгалтерский учет

В общем порядке механизм отражения расходов на приобретение ТМЦ в бухгалтерском учете предприятия зависит от срока полезного использования таких предметов и их стоимости.

Как правило, срок использования канцтоваров и других офисных принадлежностей не превышает одного года, а стоимость незначительна.

Поэтому приобретенные для офисных нужд материальные ценности со сроком службы менее одного года независимо от стоимости классифицируются как запасы.

При этом на выбор предприятия они могут учитываться:

— или как производственные запасы с отражением на счете 20 «Производственные запасы», а именно на субсчете 209 «Прочие материалы»;

— или как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (МБП) с отражением на счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы».

Как правило, критерии отнесения ТМЦ в состав МБП прописаны в приказе об учетной политике. В противном случае, главный бухгалтер самостоятельно принимает решение о выборе одного из приведенных вариантов учета таких ценностей.

Порядок документального оформления поступления и учета запасов предусмотрен Приказом Минфина «Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов» от 10.01.2007 г. № 2 (далее — Методрекомендации № 2).

Согласно пп. 3.1 р. 3 указанных Методрекомендаций поступления запасов на предприятие оформляется соответствующими документами, типовые формы которых утверждаются Государственным комитетом статистики Украины и другими центральными органами исполнительной власти.

Если для оформления хозяйственной операции типовые формы первичных документов отсутствуют, то предприятие составляет такие первичные документы, которые содержали обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и другими нормативно-правовыми актами.

Прием и оприходование запасов, поступивших от поставщиков, оформляется товарно-транспортной накладной с использованием штампа (обозначения) об оприходовании или приходным ордером (пп. 3.6 п. 3 Методрекомендаций № 2).

Таким образом, поступления запасов на предприятие может оформляться расходной накладной, товарно-транспортной накладной и т.д. Кроме того, при внесении данных по запасам в бухгалтерскую программу, такой программой формируется приходная накладная, которая тоже является частью документального оформления поступления ТМЦ.

В случае ведения учета канцтоваров и офисных принадлежностей на субсчете 209, сразу после их поступления такие ТМЦ целесообразно передать в эксплуатацию (т.е. списать с учета), составив акт об их списании в произвольной форме. В этом акте важно отметить, что приобретенные ТМЦ использованы по назначению для обеспечения работы сотрудников компании.

Если ТМЦ учитываются предприятием как МБП, то в соответствии с п. 23 П (С) БУ 9 стоимость таких МБП, переданных в эксплуатацию, исключается из состава активов (списывается с баланса) с дальнейшей организацией оперативного количественного учета таких предметов по местам эксплуатации и соответствующими лицами в течение срока их фактического использования.

При передаче МБП в эксплуатацию составляется Акт ввода в эксплуатацию МБП произвольной формы.

Подытоживая вышеизложенное, следует отметить, что учет канцтоваров с логотипом компании, которые не являются рекламной продукцией и используются для офисных нужд, не имеет никаких особенностей и отличий от учета обычных канцелярских принадлежностей.

Такие запасы учитываются в установленном на предприятии порядке как канцтовары на счете 22 или на субсчете 209 в зависимости от положений учетной политики (или по усмотрению бухгалтера, если учетной политикой это не предусмотрено).

2. Налоговый учет

В налоговом учете стоимость офисных принадлежностей, которые признаются предприятием как запасы (стоимостью менее 2500 грн. со сроком полезного использования до одного года), включается в налоговые расходы в зависимости от направления их использования.

По нашему мнению, расходы на канцтовары и другие принадлежности с логотипом, используемые сотрудниками, целесообразно включить в состав налоговых как административные расходы на основании абз. «ж» пп. 138.10.2 НКУ.

В соответствии с п. 138.5 НКУ такие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором они были осуществлены, согласно правилам ведения бухгалтерского учета.

Специалисты аудиторской компании «Крестон Геренти Груп Юкрейн», предоставляющей в числе других и

услуги бухгалтерского аутсорсинга, придут на помощь бухгалтеру в эффективном построении и оптимизации такого важного участка работы как бухгалтерский учет.