Практически любая организация использует в своей деятельности денежные документы, не исключением являются и организации, подчиненные силовым министерствам и ведомствам. В статье рассмотрен порядок учета и отражения на счетах бюджетного учета операций с денежными документами.

Что относится к денежным документам?

Согласно п. 169 Инструкции N 157н <1> денежными документами являются:

• оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п.;
• оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
• полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины;
• т.п.

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Поскольку приведенный перечень является открытым, следует уточнить, что не относятся к денежным документам:

1. немаркированные конверты (учитываемые на счете 105 36 «Прочие материальные запасы»);
2. поздравительные почтовые открытки без марок (учитываемые на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры»);
3. воинские перевозочные документы, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (учитываемые на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности»);
4. неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха (учитываемые на забалансовом счете 08 «Путевки неоплаченные»).

Кроме того, следует обратить внимание на разъяснения Минфина, приведенные в Письме от 03.06.2008 N 02-14-10а/1611.

В нем финансовое ведомство поясняет, что приобретенные карты эмитентов <2>, предназначенные для получения юридическими лицами, в том числе уполномоченными физическими лицами (держателями карт), предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), необходимо рассматривать в целях ведения бюджетного учета как документы, подлежащие учету в порядке, установленном для учета бланков строгой отчетности. Таким образом, если отдельные подведомственные Минобороны учреждения приобретают топливные карты, то их следует учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».

<2> В данном случае эмитенты, не являющиеся кредитными организациями.

В своей учетной политике учреждение приводит перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.

Каков порядок учета денежных документов?

Организация учета денежных документов раскрыта в п. 170 Инструкции N 157н.

В силу норм, приведенных в нем, денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом на них делается запись «Фондовый».

Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» отмечаются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый». Аналитический учет денежных документов осуществляется по их видам в карточке учета средств и расчетов.

Для учета денежных документов в военно-медицинских учреждениях, медицинских частях и подразделениях Минобороны применяется книга учета наличных денежных средств, денежных документов и ценностей, принадлежащих больным, находящимся на лечении (ф. 6002405) <3>. На каждого больного, сдавшего наличные денежные средства, денежные документы и ценности, в книге отводится одна или несколько страниц. Все листы в книге (ф. 6002405) нумеруются. Количество листов указывается на последнем листе и заверяется подписями руководителя медицинского учреждения и начальника финансового органа. По окончании года выведенные в книге итоги оборотов за год заверяются подписью начальника финансового органа.

<3> Форма утверждена Приказом Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации».

Бюджетный учет денежных документов

Операции, связанные с использованием денежных документов, отражаются на счете 0 201 35 000 «Денежные документы». Поступление денежных документов учитывается по дебету данного счета, их выдача — по кредиту (п. 50 Инструкции N 162н <4>).

<4> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

	Дебет	Кредит
Приобретены денежные документы	1 201 35 510	1 302 00 730
Поступили безвозмездно денежные документы от учреждений, подведомственных одному главному распорядителю бюджетных средств	1 201 35 510	1 304 04 000
Поступили безвозмездно денежные документы в рамках межведомственной передачи	1 201 35 510	1 401 10 180
Поступили безвозмездно денежные документы в рамках межбюджетной передачи	1 201 35 510	1 401 10 151
Поступили безвозмездно денежные документы от государственных, муниципальных и иных организаций	1 201 35 510	1 401 10 180
Выданы из кассы под отчет денежные документы	1 208 00 560	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы учреждениям, подведомственным одному главному распорядителю бюджетных средств	1 304 04 000	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы в рамках межведомственной передачи	1 401 20 241	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы в рамках межбюджетной передачи	1 401 20 251	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы государственным, муниципальным и иным организациям	1 401 20 241	1 201 35 610
Переданы безвозмездно денежные документы организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций	1 401 20 242	1 201 35 610
Списаны денежные документы, уничтоженные, испорченные в результате форс-мажорных обстоятельств, на основании акта уничтожения, порчи	1 401 20 273	1 201 35 610

Рассмотрим примеры отражения операций с денежными документами.

Пример 1. В порядке внутриведомственных расчетов главный распорядитель бюджетных средств передал находящемуся в его ведении казенному учреждению Минобороны оплаченные маркированные конверты на сумму 3000 руб. (1000 шт. по цене 3 руб.).

В бюджетном учете данная операция будет отражена следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
В учете главного распорядителя
Переданы конверты подведомственному учреждению	1 304 04 340	1 201 35 610
В учете казенного учреждения
Поступили конверты от вышестоящей организации	1 201 35 510	1 304 04 340

Пример 2. Учреждение приобрело маркированные почтовые открытки в количестве 100 шт. по цене 8 руб. за штуку и маркированные конверты в количестве 50 шт. по цене 5 руб. за штуку на общую сумму 1050 руб. Затем подотчетному лицу было выдано 5 открыток и 20 конвертов на сумму 140 руб.

Работник представил утвержденный командиром воинской части авансовый отчет на сумму 140 руб.

В бюджетном учете данная операция будет отражена следующим образом:

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили маркированные открытки и конверты	1 201 35 510	1 302 21 730
Оплачены поставщику открытки и конверты	1 302 21 830	1 304 05 221
Выданы в подотчет открытки и конверты	1 208 21 560	1 201 35 610
Представило подотчетное лицо утвержденный авансовый отчет об израсходованных открытках и конвертах	1 401 20 221	1 208 21 560

Инвентаризация денежных документов

Денежные документы, как и другие финансовые активы, подлежат инвентаризации. Нередко инвентаризация в силовых министерствах и ведомствах проводится в соответствии с ведомственными документами. Например, Порядок инвентаризации денежных документов в Минобороны определен Приказом Министра обороны РФ от 16.10.2010 N 1365, а также п. п. 3.39 — 3.43 Методических указаний по инвентаризации <5>. Инвентаризация проводится путем полистного пересчета денежных документов по видам и номиналам одновременно с проверкой денежной наличности в кассе.

<5> Утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) <6>. Данная опись составляется комиссией учреждения по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица. В ней отражаются наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения, сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам — количество и сумма) и пр.

<6> Форма утверждена Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.

Инвентаризационная опись (ф. 0504086) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Хотелось бы обратить внимание на порядок отражения в учете результатов инвентаризации: излишков и недостач денежных документов.

В соответствии с п. 50 Инструкции N 162н излишки денежных документов учитываются следующим образом:

	Дебет	Кредит
Отражены неучтенные денежные документы, выявленные в кассе казенного учреждения при проведении инвентаризации	1 201 35 510	1 401 10 180

Недостача и порча денежных документов, выявленных в ходе инвентаризации, отражаются следующим образом:

	Дебет	Кредит
Списаны с учета денежные документы в сумме выявленных недостач, хищений, порчи	1 401 10 172	1 201 35 610
Выбыли денежные документы по причине уничтожения, порчи в результате форс-мажорных обстоятельств на основании акта уничтожения, порчи	1 401 20 273	1 201 35 610

На практике нередко возникает следующий вопрос: подлежит ли отражению информация о недостаче денежных документов при заполнении сведений о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей (ф. 0503176) в пояснительной записке?

Порядок формирования сведений о недостачах и хищениях денежных средств и материальных ценностей (ф. 0503176) в составе пояснительной записки установлен Инструкцией N 191н <7>.

<7> Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н.

Согласно положениям п. 171 названной Инструкции информация в приложении содержит обобщенные за отчетный период аналитические данные об объемах ущерба, причиненного имуществу, хищений имущества субъекта бюджетной отчетности на основании соответствующих аналитических счетов счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам».

Пунктом 2.3 Письма Минфина России от 03.02.2015 N 02-07-07/4545 предусмотрено отражение информации обо всех недостачах и хищениях, исключая сведения по расчетам по иным доходам.

Таким образом, в состав информации о недостачах и хищениях может быть включена в том числе информация о недостаче денежных документов и иных финансовых активов, отраженная на счете 0 209 82 000 «Расчеты по недостачам иных финансовых активов».

Минфин в Письме от 10.04.2015 N 02-07-10/20394 обратил внимание на следующий момент. В случае когда у субъекта отчетности отражаются показатели, не предусмотренные в рекомендациях, доведенных письмом финансового ведомства, субъект отчетности раскрывает особенности формирования отдельных показателей форм и сведений в текстовой части пояснительной записки.

* * *

Кратко сформулируем основные выводы:

1. Учет денежных документов в учреждениях силовых министерств и ведомств ведется на счете 201 35 000 «Денежные документы». К ним относятся оплаченные талоны на ГСМ, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины. Полный перечень денежных документов отражается в учетной политике учреждения.
2. Денежные документы хранятся в кассе учреждения. Прием в кассу и выдача их из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002), при этом делается запись «Фондовый».
3. Денежные документы подлежат инвентаризации. Излишки денежных документов отражаются по кредиту счета 1 401 10 180, их недостача ставится на виновное лицо. Стоимость денежных документов при их выбытии в результате недостач, хищений и порчи списывается в дебет счета 1 401 10 172.
4. Недостача денежных документов раскрывается в пояснительной записке при составлении бюджетной отчетности.

А.Нужин

Эксперт журнала

«Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение»

1С:Предприятие 8.2 /
Управление производственным предприятием для Украины /
Управление торговлей

Согласно Приказу ГНАУ N 112 от 28.02.2011 р «Про затвердження Порядку обліку покупців, що отримали гарантійну заміну товарів або послуги з гарантійного ремонту (обслуговування)» (далее Приказ №112), в случае поставки товара(услуг) ненадлежащего качества покупатель может такой товар вернуть и потребовать денежное возмещение. Обращаем внимание, что этот порядок распространяется на товары, услуги по ремонту (обслуживанию), на которые установлены гарантийные сроки, которые на данный момент не истекли (п. 4 Приказа №112).

Таким образом, возникает такое понятие, как «возврат услуги». В этой статье мы рассмотрим на примере как можно отразить возврат услуги в конфигурации » Бухгалтерия для Украины » (данная возможность предусмотрена начиная с релиза 1.1.12.).

Данная статья также актуальна для конфигураций » Управление торговым предприятием для Украины » (не ниже 1.1.4.) и » Управление производственным предприятием для Украины » (не ниже 1.2.15.).

Пример

Фирма «Добро» делала ремонт помещения, сумма ремонта составила 283.500,00 гривен, в качестве подрядчика выступала фирма «Ремонт под ключ», был подписан акт приема-сдачи, но после вселения в офис были выявлены существенные недоделки. Сумма акта с перечнем «недоделок» составила 49.800,00 гривен. Деньги за ремонт уже были перечислены полностью, поэтому необходимо отразить и возврат услуг, и возврат денежных средств.

1. Отражаем факт подписания акта приема-сдачи работ при помощи документа «Поступление товаров и услуг » на закладке «Услуги».

Рисунок 1.1 – заполнение документа «Поступление товаров и услуг»
Рисунок 1.2 – проводки документа «Поступление товаров и услуг»

Отражаем оформление налоговой накладной подтверждающей факт получения услуги. Сделать это, можно на основании документа » Поступление товаров и услуг » по пиктограмме -«Ввод на основании».

Рисунок 1.3 – заполнение документа «Регистрация входящего налогового документа»
Рисунок 1.4 – проводки документа «Регистрация входящего налогового документа»

2. Оплату за выполненные работы регистрируем в программе при помощи документа » Платежное поручение исходящее » с видом операции » Оплата поставщику «.

Рисунок 2.1 – заполнение документа «Платежное поручение исходящее»
Рисунок 2.2 – проводки документа «Платежное поручение исходящее»

3. После согласования суммы работ, которые не соответствуют заявленному качеству и договоренности о возврате этой суммы, регистрируем факт возврата в программе при помощи документа » Платежное поручение входящее » с видом операции » Возврат денежных средств поставщиком «.

Рисунок 3.1 – заполнение документа «Платежное поручение входящее»
Рисунок 3.2 – проводки документа «Платежное поручение входящее»

4. Факт отражения возврата услуг отражается документом » Корректировка долга » с видом операции «Изменение (формирование) задолженности». Поскольку задолженность является кредиторской, то мы формируем «обратную» ей – дебиторскую. Также, поскольку, это операция возврата – указываем этот факт в поле «вид расчетов».

Рисунок 4.1 – заполнение документа «Корректировка долга», закладка «Дебиторская задолженность»
Рисунок 4.2 – заполнение документа «Корректировка долга», закладка «Корреспондирующий счет»
Рисунок 4.3 – проводки документа «Корректировка долга» с видом операции «Изменение (формирование) задолженности»

5. Документом » Регистрация входящего налогового документа » с видом операции «Расчет корректировки (возврат)» необходимо выполнить уменьшение суммы налогового кредита, по результатам налогового периода, в котором он был увеличен в связи с получением ремонтних услуг.

Рисунок 5.1 -заполнение документа «Регистрация входящего налогового документа» с видом операции «Расчет корректировки (возврат)»
Рисунок 5.2 — проводки документа «Регистрация входящего налогового документа» с видом операции «Расчет корректировки (возврат)»

6. Посмотрим при помощи стандартных отчетов, все ли взаиморасчеты у нас сформированы правильно и правильно ли они закрылись при помощи вышеперечисленных документов.

Рисунок 6.1 – оборотно-сальдовая ведомость по счету 631
Рисунок 6.2 – оборотно-сальдовая ведомость по счету 6442

Другие материалы по теме:
корректировка долга, долг, регистрация входящего налогового документа, оборотно-сальдовая ведомость по счету, платежное поручение входящее, оборотно-сальдовая ведомость, регистрация, платежное поручение исходящее, заполнение, возврат, 09, платежное поручение, поступление товаров, операция, поступление товаров и услуг, проводки, результат, поступление, настройка, регистр, организация, операции, действия, учет, счет, документ

Учет денежных документов

Обновление: 27 ноября 2019 г.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина от 31.10.2000 N 94н) предлагает учитывать на субсчете 50-3 «Денежные документы» различные денежные документы. Что же к ним относится и как ведется учет денежных документов?

Денежные документы это …

К денежным документам относятся находящиеся в кассе организации документы, такие как (п. 3.40 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49):

• почтовые марки;
• путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников и членов их семей;
• авиабилеты;
• железнодорожные билеты и т.д.

То есть это документы, имеющую материальный носитель и имеющую некую материальную ценность.

Нужно ли учитывать в качестве денежных документов электронные авиа- и железнодорожные билеты? Нет, поскольку распечатки этих билетов проездными билетами не являются. Их можно распечатать из Личного кабинета перевозчика неограниченное количество раз, поэтому хранить распечатку как денежный документ необязательно.

Также не нужно учитывать как денежные документы ценные бумаги (они отражаются отдельно на счете 58) и бланки строгой отчетности (их отражайте на забалансовом счете 006).

При поступлении в кассу организации денежных документов их нужно отразить по дебету счета 50-3 «Денежные документы» в сумме затрат на приобретение (без НДС). Аналитический учет можно организовать по видам документов.

Проводка делается в корреспонденции с соответствующим счетом, например, при безналичной покупке авиабилетов делаются проводки:

• дебет счета 76 – кредит счета 51;
• дебет счета 50-3 – кредит счета 76.

Если авиабилет приобретен через подотчетника, то проводка будет такой:

• дебет счета 50-3 – кредит счета 71.

После выдачи денежного документа по назначению нужно отразить его списание по кредиту счета 50-3. Например, выдачу работникам путевок отразите так:

• дебет счета 73 – кредит счета 50-3.

Выдачу авиабилета работнику, направляемому в командировку, учтите следующим образом:

• дебет счета 71 – кредит счета 50-3.

Если срок действия денежного документа истек (например, авиабилет не был использован), то спишите его стоимость на основании приказа руководителя. В частности, может быть сделана такая проводка:

• дебет счета 91-2 – кредит счета 50-3.

Отражение денежных документов в балансе

Денежные документы не являются денежными средствами или их эквивалентами. Поэтому в бухгалтерском балансе их стоимость не нужно включать в показатель строки «Денежные средства и денежные эквиваленты». Их следует отразить по строке 1230 «Дебиторская задолженность».

Кассы организаций могут работать не только с наличными деньгами, но и с денежными документами. Денежными документами называются бумаги, покупаемые за безналичные или наличные деньги. Их держат в сейфе кассового помещения.

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:

• Марки для почтовых отправлений;
• Купоны на топливо (к примеру, бензин);
• Билеты на проезд на различном транспорте;
• Различные путевки, которые приобрела организация;
• Талоны на питание;
• Карты на оплату услуг связи;
• Другие документы.

Стоит учитывать, что есть категория документов, которые имеют оценку в стоимостном выражении, но для целей бух. учета денежными документами не считаются;

• Бланки строгой отчетности;
• Акции, приобретенные у акционеров;
• Различные ценные бумаги;
• Документы на нематериальные ценности.

Как хранятся денежные документы

Компании должны держать денежные документы в кассе вместе с наличными деньгами. В бух. учете операции с денежными документами должны быть отражены на субсчетах к счету «денежные документы» (50-3).

Учет денежных документов в бух. учете

В законодательстве не прописано четких рекомендаций по поводу учета денежных документов. Однако порядок их учета должен быть прописан в учетной политике каждой организации в зависимости от ее специализации.

Рассмотрим, как учитываются некоторые денежные документы.

Купоны на питание учащихся

Некоторым учащимся (школьникам, студентам) учебные учреждения обязаны предоставлять бесплатные обеды и завтраки. Данное питание выдается по специальным купонам. В них должно содержаться:

• Номер;
• Период действия;
• Вид питания (обед или завтрак);
• Цена;
• Печать компании, которая выдала данный талон;
• Роспись отвечающего за выдачу сотрудника.

Если учреждения образовательного назначения снабжают купонами, управляющий этого учреждения должен обеспечить сохранность данных купонов. Он выдает их сотруднику, который несет ответственность за организацию бесплатного питания. Купоны передаются по специальному акту. Купоны, которые не были использованы, должны быть возвращены управляющему учреждения. Все совершенные с купонами действия вносят в специальную книгу учета купонов.

Если учреждение само предоставляет бесплатное питание, в конце каждого дня использованные бланки купонов считаются и прикладываются к кассовой отчетности. Они должны храниться в течение пяти лет после их использования.

Почтовые марки

Не смотря на то, что технический процесс активно развивается, услуги почтовой связи остаются все такими же востребованными. Осуществить почтовое отправление можно только с помощью специальных марок. Организации должны учитывать эти марки в качестве денежных документов.

Почтовые марки выдаются ответственным сотрудникам по мере того, как они становятся нужны. Ответственные работники должны составлять авансовую отчетность, прикладывая к ней подтверждающие документы. Подтверждающими документами являются:

• В случае удачной отправки – реестр отправки;
• В случае неудачной отправки (порчи) – испорченный конверт.

Карты оплаты услуг связи

Работники компаний зачастую пользуются корпоративной связью, за использование собственных средств связи в рабочих целях они получают компенсации. В организациях часто оплачивают связь специальными картами. Их покупает организация и учитывает их в качестве денежных документов.

Чтобы у налоговиков не возникало лишних вопросов по поводу оплаты расходов на услуги связи, в организации должно быть разработано специальное положение. В нем должен содержаться список работников, имеющих право на получение специальных карт оплаты.

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

Учет денежных документов через подотчетное лицо имеет определенные нюансы. Он несколько отличается от учета других видов расчетов с подотчетниками. Рассмотрим эти особенности.

Что является денежным документом?

Порядок оприходования денежных документов

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Нюансы учета денежных документов на ГСМ

Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

Итоги

Что является денежным документом?

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).

ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).

Подробнее о БСО можно узнать из материала «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.

Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.

Порядок оприходования денежных документов

Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).

Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).

Подробнее о том, как разработать регистр бухучета, можно узнать из статьи «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.

Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?

Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:

• дата приобретения билета;
• дата поездки, на которую приобретен билет;
• номер билета;
• тип транспортного средства;
• номер рейса, время, место, класс билета;
• стоимость билета;
• сумма НДС (если имеется);
• сумма комиссионных и страховых платежей;
• иные данные, имеющие существенное значение (фамилия работника, на которую приобретен билет; количество миль, которые начислены перевозчиком; накопленная сумма дисконта и т. п.).

После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.

Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:

Дт	Кт	Описание операции
		Произведена оплата за денежные документы, приобретаемые у поставщиков или прочих контрагентов
	51,50-1	Выданы средства подотчетному лицу на приобретение денежных документов
	60,71	Оприходованы денежные документы в кассе на субсчете 50-3

ВАЖНО! Оплата за денежные документы может быть произведена как безналичным способом, так и за наличные, но учитываются они на субсчете 50-3.

Как выдаются денежные документы подотчетному лицу?

Факт выдачи денежных документов из кассы подотчетникам оформляется при помощи расходного кассового ордера (РКО). При этом бухгалтерская проводка имеет вид:

Дт 71 Кт 50-3 — выдача подотчетному лицу денежных документов из кассы предприятия.

Пример

Работник торгового предприятия Савельев А. И. получил задание отправиться в командировку 12.05.2016 на 9 дней, с возвращением 20.05.2016. Предприятием для него через подотчетное лицо приобретены железнодорожные билеты (туда и обратно). Стоимость билета туда, включая комиссионный сбор и страховку, составила 6 950 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 707,51 руб.). Стоимость билета обратно на 19.05.2016 с прибытием 20.05.2016 составила 5 750 руб. (в т. ч. выделенный в билете НДС 585,35 руб.). 23.05.2016 Савельев А. И. отчитался в бухгалтерии по использованию денежных документов.

Рассмотрим, как оформлялись все эти операции:

Дата	Дт	Кт	Сумма	Описание операции	Первичный документ
			15 000	Иванову А. А. выданы деньги в подотчет для приобретения ж/д билетов для Савельева А. И.	Приказ или распоряжение, РКО
			2 300	Ивановым А. А. возвращен остаток денег в кассу предприятия	ПКО, авансовый отчет Иванова А. А.
			6 950	Оприходован билет № 08935992 на поезд№ 018, дата: 12.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки туда	ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов
			5 750	Оприходован билет № 03565978 на поезд№ 017, дата: 19.05.2016, на имя Савельева А. И. для поездки обратно	ПКО для денежных документов, бланк билета, сделана регистрационная запись в журнале учета денежных документов
			12 700	Выданы проездные документы для поездки туда и обратно Савельеву А. И. в подотчет	РКО для денежных документов, бланки билетов, запись в журнале регистрации выдачи денежных документов
			11 407,14	Получен авансовый отчет от Савельева А. И. об использовании денежных документов — проездных ж/д билетов. Списана стоимость ж/д билетов (без учета НДС) на коммерческие расходы предприятия	Авансовый отчет, бланки использованных билетов, отчет о командировке
			1 292,86	Принят к вычету НДС с ж/д билетов № 03565978 и № 08935992	Бланки билетов

ВАЖНО! С 01.01.2016 ставка НДС на тариф билета составляет 10% (закон «Об установлении коэффициента-дефлятора…» от 29.12.2015 № 386-ФЗ). Иные услуги, включаемые в полную стоимость билетов, облагаются по ставке 18%. При этом рассчитывать НДС самостоятельно нет необходимости.

Нюансы учета денежных документов на ГСМ

ГСМ предприятиями сегодня приобретаются 2 основными способами:

• по талонам;
• по топливным картам.

Денежными документами являются только талоны на ГСМ и только определенного вида. Топливные карты, по которым расчеты за бензин ведутся в стоимостном выражении, относятся к малоценке и учитываются за балансом по условной стоимости. Для этого можно открыть специальный забалансовый счет или вести учет их движения в специальном журнале, где следует отражать данные о том, кому и когда выдавались топливные карты. Регулярное пополнение баланса топливных карт проводится авансовыми платежами, которые в конце месяца закрываются документами от поставщика ГСМ:

• счетом-фактурой,
• накладной на ГСМ;
• реестром-отчетом о проведении заправок автомобиля по номеру карты.

Талоны на ГСМ получают от предприятия-поставщика после совершения предоплаты на основании договора на поставку ГСМ. Они могут быть литровыми или стоимостными. Талоны, в которых указано количество ГСМ без указания его стоимости, не относятся к денежным документам и учитываются за балансом.

Стоимостный талон на получение ГСМ — получают в бухгалтерии в день выезда автомобиля. По возвращении на предприятие водитель отчитывается по расходу ГСМ на основании путевого листа.

Проводки этих операций могут иметь следующий вид:

Дт	Кт	Описание операции	Первичные документы
		Поставщику ГСМ переведен аванс на талоны	Договор на поставку ГСМ, заявка от начальника гаража на оплату ГСМ на месяц, месячные нормы расхода ГСМ по предприятию, платежный документ
		Получены талоны от поставщика	ПКО на талоны
		Выданы талоны водителю/диспетчеру	Журнал учета талонов, РКО на талоны, путевой лист/заявка диспетчера
		Получен авансовый отчет о расходовании ГСМ (приложен путевой лист). Стоимость израсходованного ГСМ списана на общепроизводственные расходы	Путевой лист/ отчет диспетчера о расходовании и остатках ГСМ, бухгалтерская справка — расчет, кассовая книга

Первичная регистрация талонов на ГСМ производится в соответствующем журнале учета. Талоны на предприятии могут выдаваться либо напрямую водителю, либо диспетчеру автоцеха (гаража). Если есть такая возможность у предприятия, то можно поручить работу по учету ГСМ специалисту — работнику автоцеха (начальнику, мастеру, диспетчеру). Работа эта очень кропотливая и трудоемкая: нужно учитывать приход и расход ГСМ, проводить списание по путевым листам, следить за тем, соблюдаются ли нормы на списание. На транспортных предприятиях все перечисленные операции выполняет отдельный специалист, имеющий возможность осуществления непосредственного контроля расхода ГСМ.

Подробнее о порядке учета и списания ГСМ можно узнать в материале «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2015–2016 годах».

Учет проездных билетов для сотрудников, занятых разъездными работами

Отдельно необходимо рассмотреть порядок учета проездных на городской транспорт. Очень часто предприятие приобретает своим сотрудникам проездные билеты для осуществления ими работы вне офиса (разъездной работы).

Типовые проводки в данном случае могут иметь следующий вид:

Дт	Кт	Описание операции	Первичные документы
		Произведена оплата проездных билетов транспортному предприятию	Договор с транспортным предприятием, выписка банка, платежное поручение
		Получены проездные билеты от транспортного предприятия	Бланки проездных билетов, накладная, ПКО для проездных билетов
		Отражен НДС по приобретенным проездным билетам	Счет-фактура
		Выданы проездные билеты сотрудникам в подотчет	РКО, запись в журнале учета проездных билетов
25,44		Получены авансовые отчеты (приложены маршрутные листы) от сотрудников. Транспортные расходы списаны на общепроизводственные (коммерческие) расходы	Маршрутные листы, бланки использованных билетов (по окончании периода, на который они приобретались)

ВАЖНО! Если сотрудниками, получившими проездные билеты, не будет предоставлен в бухгалтерию маршрутный лист, им необходимо начислить НДФЛ на стоимость проездного документа. Маршрутный лист работника подтверждает, что проездной он использовал не для своих личных нужд, а для выполнения производственных задач.

Если проездные билеты приобретены на длительный период, охватывающий несколько месяцев или кварталов, то предприятие на основании маршрутных листов может списывать часть стоимости проездных билетов на расходы соответствующего периода. Маршрутные листы могут быть ежедневными, а могут иметь форму недельных или месячных бланков. Форму маршрутных листов и период, на которых они заполняются, предприятие устанавливает в учетной политике.

Итоги

Учет денежных документов необходимо вести с использованием специального субсчета 50-3. Выдавать их необходимо подотчет. Это позволит предприятию минимизировать риски нехозяйственного использования денежных документов, а такжене корректного расчета налогооблагаемой базы по налогу на прибыль или НДС.

Почтовые расходы есть в каждом бюджетном учреждении. Учреждения физической культуры и спорта не исключение. Такие расходы включают в себя различные виды затрат, связанных с отправкой писем, бандеролей, почтовых переводов и других почтовых отправлений; с приобретением почтовых марок, маркированных и немаркированных конвертов, иных почтовых бланков; с пересылкой письменной корреспонденции с помощью франкировальных машин; с предоставлением абонентской платы за использование почтовых ящиков и др. В данной статье приведен порядок отражения почтовых расходов в целях бухгалтерского учета в соответствии с новыми Инструкциями по бухгалтерскому учету, применяемыми бюджетными учреждениями.

Расходы на приобретение почтовых марок, конвертов

и иных почтовых бланков

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н (далее — Указания) и действующими с 2011 г., расходы на приобретение почтовых марок отражаются по подстатье 221 «Услуги связи» Классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). По этой же статье следует отражать и расходы на приобретение конвертов и почтовых бланков, если на них присутствуют государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи), другими словами, расходы на приобретение маркированных конвертов и иных почтовых бланков.

Если знаки почтовой оплаты на конвертах и бланках отсутствуют (немаркированные конверты, бланки), то расходы по их приобретению следует отражать по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.

При ведении бухгалтерского учета бюджетные учреждения физической культуры и спорта должны руководствоваться Инструкцией по применению Единого плана счетов, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), а также:

• Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н), — в случае, если в переходный период в отношении бюджетного учреждения не принято решение о предоставлении субсидий в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями — получателями бюджетных средств);
• Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее — Инструкция N 174н), если начиная с 2011 г. бюджетному учреждению предоставляются субсидии в соответствии со ст. 78.1 БК РФ (то есть применяется бюджетными учреждениями нового типа).

В соответствии со ст. 169 Инструкции N 157н в целях бухгалтерского учета почтовые марки, а также маркированные конверты и бланки относятся к денежным документам и учитываются на счете 201 35 000 «Денежные документы».

Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов и бланков, отразятся следующими бухгалтерскими записями (п. 50 Инструкции N 162н, п. 86 Инструкции N 174н):

• поступление марок в кассу учреждения:

Дебет счета 0 201 35 510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»

Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»;

• выдача марок из кассы работнику канцелярии:

Дебет счета 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 0 201 35 610 «Выбытие денежных документов из кассы учреждения»;

• отнесена на расходы учреждения стоимость использованных марок согласно представленному работником авансовому отчету:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».

В соответствии со ст. 118 Инструкции N 157н, п. 21 Инструкции N 162н, п. 31 Инструкции N 174н в целях бухгалтерского учета немаркированные конверты относятся к прочим материальным запасам и учитываются на счете 105 36 000 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество».

Операции, связанные с поступлением и выдачей немаркированных конвертов, отразятся в бухгалтерском учете следующим образом (п. п. 23, 26 Инструкции N 162н, п. п. 34, 36 Инструкции N 174н):

• поступление немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

Кредит счета 0 302 34 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»;

• списание израсходованных немаркированных конвертов:

Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 105 36 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения».

Расходы по отправке корреспонденции с использованием

франкировальной машины

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ «О почтовой связи» (далее — Закон N 176-ФЗ) франкировальной называется машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Установить франкировальную машину можно только при наличии разрешения на ее применение, выданного соответствующими органами Россвязьнадзора (ст. 11 Закона N 176-ФЗ). Выдаются такие разрешения в порядке, установленном Приказом Мининформсвязи России от 29.09.2006 N 127 «Об утверждении Административного регламента Федеральной службы по надзору в сфере связи по исполнению государственной функции по выдаче разрешений на применение франкировальных машин». Согласно данному Приказу оформление разрешения производится на основании письменного заявления владельца франкировальной машины, в котором указываются:

• полное наименование юридического лица, его место нахождения (место жительства) и почтовый адрес, ИНН (для филиала дополнительно КПП), телефон, факс;
• наименование модели (серии) франкировальной машины;
• место установки франкировальной машины;
• возможные дата и время проведения проверки.

К заявлению прилагаются документы, обосновывающие оформление разрешения: копия технического паспорта франкировальной машины; нотариально заверенная копия свидетельства о постановке владельца франкировальной машины на учет в налоговом органе; копия договора с организацией федеральной почтовой связи (филиалом организации) на оказание услуг почтовой связи с использованием франкировальной машины; копии имеющихся сертификатов соответствия; оттиск клише франкировальной машины.

В случае нарушения порядка использования франкировальной машины разрешение на ее применение может быть аннулировано.

Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Для расчетов с помощью франкировальной (маркировальной) машины учреждение заключает с организациями почтовой связи договор на ее обслуживание. При этом сумма почтового сбора и дата отправления устанавливаются работником почтовой службы на наборном механизме маркировального барабана, последующий номер отправления набирается автоматически. Нужно отметить, что с помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:

• расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ;
• расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
• расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины — на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ;
• расходы по техническому обслуживанию франкировальной машины, обеспечивающему ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), — на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

В бухгалтерском учете расходы бюджетных учреждений, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 000 «Расходы текущего финансового года», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 302 20 000 «Расчеты по работам и услугам».

Почтовые расходы, осуществляемые подотчетными лицами

Почтовые расходы могут осуществлять и подотчетные лица за счет средств, выданных им на эти цели (например, на отправку заказного письма, бандероли, посылки, почтового перевода). Как правило, подтверждением произведенных расходов в данном случае являются:

• контрольно-кассовые чеки, подтверждающие оплату почтовых расходов;
• квитанция, в которой указываются вид и категория почтового отправления (почтового перевода), фамилия адресата (наименование юридического лица), наименование объекта почтовой связи места назначения, номер почтового отправления (почтового перевода);
• опись вложения, в которой приводится перечень документов, вложенных в отправленное письмо (бандероль).

Согласно Указаниям расходы по пересылке почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления) следует отражать по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Выдача сумм в подотчет на оплату почтовых расходов, начисление таких расходов на основании представленных подотчетным лицом авансовых отчетов в бухгалтерском учете отразятся следующими бухгалтерскими проводками (п. 49 Инструкции N 162н, п. п. 84, 85 Инструкции N 174н):

• выданы денежные средства в подотчет на оплату почтовых расходов:

Дебет счета 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»

Кредит счета 0 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения»;

• отражены почтовые расходы на основании представленного подотчетным лицом авансового отчета:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»;

• неизрасходованный остаток подотчетной суммы возвращен в кассу:

Дебет счета 0 201 34 510 «Поступления средств из кассы учреждения»

Кредит счета 0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».

Абонентская плата за пользование

почтовыми абонентскими ящиками

Различают следующие виды абонентских ящиков и шкафов:

• почтовый абонентский ящик — специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
• абонентский почтовый шкаф — специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
• абонементный почтовый шкаф — устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются адресатами на определенный срок для получения почтовых отправлений;
• почтовый шкаф опорного пункта — специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.

Организация почтовой связи может устанавливать плату за пользование абонентским ящиком. Размер и условия предоставления абонентской платы устанавливаются в договоре, заключенном между почтовой организацией и учреждением — пользователем данного ящика.

Согласно Указаниям расходы по уплате абонентской платы отражаются по подстатье 221 «Услуги связи». В бухгалтерском учете начисление этих расходов отразится так:

Дебет счета 0 401 20 221 «Расходы на услуги связи», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи».

Л.Ларцева

Эксперт журнала

«Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение»