Содержание
Порядок документооборота между контрагентами, как правило, определяется требованиями законодательства, условиями заключенного договора, а также обычаями делового оборота. Документооборот в рамках заключенных договоров включает в себя в числе прочего подписание и обмен накладными, актами и иными документами, подтверждающими выполнение сторонами своих обязательств. А если ваш контрагент не вернул акт, переданный ему на подпись? Вероятно, поможет составленное на имя заказчика письмо, образец которого приведем в нашей консультации.
Требовать ли подписанный акт назад?
Предположим, компания выполнила работы или оказала услуги, их стоимость была оплачена, и претензий ни одна из сторон не предъявляет. Исполнитель передал акты на подпись, но свой экземпляр назад так и не получил. Казалось бы, на возврате документа можно и не настаивать. Ведь вряд ли налоговики откажут в признании выручки, которая не будет подтверждена документально. Но, с другой стороны, проверяющие могут усомниться в том, правильно ли отражена сумма выручка. Может быть, она была занижена.
Также возникают и другие риски. Во-первых, в отсутствие подписанного заказчиком акта исполнитель не может быть уверен, что работа или услуга им принята полностью, и претензий у контрагента нет. Ведь исполнителю будет сложно подтвердить в дальнейшем выполнение своих обязательств без акта (ст. 720 ГК РФ).
Во-вторых, акт – первичный документ, а потому организация должна обеспечить его наличие как доказательство того, что операция действительно была совершена. Отсутствие первичных учетных документов расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. А это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ). За отсутствие первичного документа, в т.ч. акта, налоговая ответственность может грозить и организации (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ). Это штраф в размере 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода – 30 000 рублей.
А если акты будут запрошены в рамках налоговой проверки, но у компании их нет? Если проверяют самого налогоплательщика, то непредставление акта грозит штрафом в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). А если документ затребован в рамках встречной проверки и не был предоставлен, штраф на организацию или ИП составит 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Таким образом, с любой точки зрения вопрос «как вернуть подписанный контрагентом акт» – далеко не праздный.
Составляем письмо на возврат акта
Письмо на возврат акта составляется в произвольной форме. В нем необходимо указать реквизиты документа, который был передан, а также заявить о необходимости вернуть акт.
Возможно, обязанность по возврату документов была прописана в договоре. Тогда целесообразно привести в письме ссылку на соответствующий пункт договора. Письмо может быть передано лично, отправлено по ТКС, направлено почтой. Желательно при этом подтвердить факт направления письма контрагенту. Возможно, это позволит в дальнейшем снизить штраф за отсутствие документа, если исполнитель все же будет привлечен к ответственности за отсутствие первичных документов.
Приведем для письма на возврат подписанного акта образец его заполнения.
Пред. / След. Скачать форму письма о возврате подписанных актов можно здесь. Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».
- Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
- Я не подписчик, но хочу им стать
- Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
В своей прошлой статье, я рассказывал об основных преимуществах, которые может дать плагин электронного документооборота для системы управления задачами Redmine.
После выхода 1-ой статьи возник вопрос: Если для документа не выделено отдельной сущности и все базируется на стандартных задачах Redmine, то как быть с обычными документами, которые необходимо распространять на должности? Например, с должностными инструкциями? Стандартная задача Redmine не может выборочно назначаться на нескольких сотрудников, но плагин Документооборота 2.0 (Flexible docs) безусловно, реализует данную функциональность.
В настройках плагина Flexible Docs вы сможете найти несколько опций, которые необходимо настроить, чтобы распространение документа на несколько лиц стало возможным. Группа настроек «Согласование» и «Ознакомление» определяет стадии, которые обычно проходит документ, и которые часто требуют распространения документа на несколько сотрудников.
Базовые настройки для реализации функции ознакомления
Разберемся, как работают данные настройки на примере ознакомления с документом. Допустим нам необходимо распространить какую-то должностную инструкцию на отдел.
Сначала придётся создать настраиваемые поля типа «пользователь» с возможностью фиксации нескольких значений. Эти поля необходимы, чтобы фиксировать пользователей, которые должны будут ознакомиться с документом и пользователей, которые с документом уже ознакомились.
Кроме этого нам необходимо настраиваемое поле, в котором будет указываться должность, отдел или сочетание должности и отдела. В нем мы будем фиксировать на кого нужно распространить документ. Возможность использовать такой вид настраиваемого поля в Redmine реализует плагин Документооборота 2.0 (Flexible docs).
Сразу после согласования документа система вычислит, какие конкретно пользователи соответствуют выбранной должности, и запишет их в настраиваемое поле «Должны ознакомиться».
Наличие пользователей, которым необходимо ознакомиться с документом, в настраиваемом поле «Должны ознакомиться» дает ряд преимуществ:
Теперь стандартными средствами Redmine (через запросы задач) можно выбрать все документы, с которыми должен ознакомиться пользователь.
Можно вытащить документы, с которыми должен ознакомиться пользователь на мою страницу в блок с помощью плагина «Magic my page».
При помощи плагина «Custom menu» можно реализовать ссылку со счетчиком в главном меню на документы, требующие ознакомления.
И самое главное. Наличие пользователей в настраиваемых полях позволит настроить кнопки ознакомления с документом.
Кнопки ознакомления с документом
Чтобы реализовать ознакомление с документом через кнопки плагина «Luxury buttons» достаточно настроить две кнопки.
Кнопка «Ознакомился» для ознакомления с документом любого пользователя из настраиваемого поля «Должны ознакомиться»
Данная кнопка должна показываться любому пользователю из настраиваемого поля «Должны ознакомиться» и документов, находящихся в статусе «На ознакомлении».
Кнопка должна переносить текущего пользователя из поля «Должны ознакомиться» в поле «Ознакомились»
Одноименная кнопка «Ознакомился» для ознакомления с документом последнего пользователя и перевода документа в статус «Исполнен»
Если с первой кнопкой все достаточно понятно, то настройки второй бывает сложно понять. Действия кнопки для последнего пользователя, которому необходимо ознакомиться с документом отличаются от действия любого не последнего пользователя. Последний пользователь, ознакамливающийся с документом должен перевести документ в статус «Исполнен».
Чтобы настроить условия отображения такой кнопки необходимо использовать флаг «Сравнение для всех значений поля». В этом случае данная кнопка покажется только в том случае если значение в поле «Должны ознакомиться» будет точно равняться текущем пользователю, т.е. когда в поле один пользователь, который в текущий момент открыл документ.
Действия кнопки должны окончательно очищать поле «Должны ознакомиться», переводить текущего пользователя в поле «Ознакомились» и изменять статус документа на «Исполнен».
На данном примере автор статьи постарался показать, какая гибкость заложена в модуль электронного документооборота 2.0. Естественно, что вы можете настраивать какие угодно жизненные циклы для документов, ограничений практически нет.
Например, вы можете настроить линейный цикл согласования, который будет сменяться групповым согласованием и последующим ознакомлением. Применимость плагина «Luxury buttons» дает предельно большую гибкость в построение жизненных циклов документов в Redmine.
Групповое согласование настраивается аналогично ознакомлению.
Плагин электронного документооборота 2.0 строит статистику по ознакомлению и согласованию в разрезе документа.
Вернуть или удалить с сервера отчет, отправленный в ФНС, ПФР, ФСС или ТОГС невозможно.
Для отчетности в ФНС
Получение «Подтверждения даты отправки» означает, что документ направлен в приемный комплекс инспекции. Приказ ФНС РФ от 31.07.2014 N ММВ-7-6/398@, регламентирующий документооборот с ИФНС, не предполагает аннулирования отправленной отчетности или отзыва переданных из инспекции документов.
Таким образом, вернуть или удалить с сервера отправленный отчёт невозможно.
Если необходимо исправить ранее отправленный отчет, то, сперва дождитесь результатов проверки из ИФНС. В случае если:
- результат проверки положительный (из ИФНС поступила «Квитанция о приеме»), то отправляется корректирующий отчёт;
- результат проверки отрицательный (из ИФНС поступило «Уведомление об отказе»), то отправляется первичный расчёт с исправленными данными.
Доставка до инспекции писем и запросов на сверку происходит автоматически, файлы невозможно вернуть или удалить с сервера.
Если письмо было отправлено ошибочно, то следом за ним отправьте пояснительное письмо об аннулировании ранее отправленного.
Для отчетности в ПФР
Вернуть или аннулировать отправленные файлы в ПФР невозможно, т.к. данная процедура не предусмотрена технологией электронного документооборота (распоряжение Правления ПФР от 11.10.2007 № 190р, в ред. распоряжений Правления ПФР от 10.06.2009 № 116р, от 19.03.2010 № 75р). Организация-оператор не наделена полномочиями самостоятельного решения по удалению уже отправленных файлов.
Если отчет отправлен ошибочно, согласуйте с ПФР дальнейшие действия или самостоятельно отправьте корректирующий отчет.
Для отчетности в ФСС
Аннулирование отправки отчетности не указано в порядке электронного документооборота с ФСС (утверждён Приказом ФСС №590 от 16.12.2013).
Если в отправленном отчете обнаружены ошибки, то отправьте файл с корректными данными.
Согласно п. 4.8 приказа, при повторной отправке отчета одного и того же страхователя за один и тот же отчетный период предыдущий отчет страхователя считается недействительным. Датой и временем приема отчета в данном случае становится дата предоставления первого отчета в рамках сроков отчетной кампании, установленных законодательством Российской Федерации.
Для отчетности в ТОГС
Получение «Подтверждения даты отправки» означает, что данные направлены в приемный комплекс ТОГС. В нормативных актах (приказ Росстата от 27.10.2010 № 370), регламентирующих порядок организации обработки первичных статистических данных, не предусмотрено аннулирование или отзыва отправленного отчета или письма.
Корректировочные отчеты в ТОГС не предоставляются. Поэтому при обнаружении ошибки, отправьте заново первичный отчет с сопроводительным письмом с обоснованием (*).
* Из Постановления правительства РФ от 18.08.2008 N 620: Респонденты, допустившие факты предоставления недостоверных первичных статистических данных, не позднее 3 дней после обнаружения этих фактов самими респондентами или получения письменного уведомления от субъектов официального статистического учета предоставляют субъектам официального статистического учета исправленные данные с сопроводительным письмом, содержащим обоснования для внесения исправлений.
В случае повторной отправки некорректного отчета, дождитесь результата обработки отчета:
- Пришло «Уведомление о приеме в обработку» и повторный отчет отправлен с верными данными — отчет принят, никаких действий не требуется;
- Пришло «Уведомление о приеме в обработку» и повторный отчет отправлен с НЕверными данными — заново отправьте отчет с сопроводительным письмом с обоснованием;
- Пришло «Уведомление о несоответствии формату» или «Уведомление об ошибке» — никаких действий не требуется, т.к. ранее отправленный отчет принят.
письмо во вложении — Перевод на английский — примеры русский
На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.
На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.
Предложить пример
Другие результаты
Foxmail — небольшой бесплатный почтовый клиент для обработки электронных писем, предлагающая множество дополнительных функций при работе с письмами и вложениями.
Внимательно прочитайте письмо, вложенное внутрь.
Письмо содержит вложенный файл, который я не смогла открыть.
При крайней необходимости в целях поддержания порядка или обеспечения безопасности начальник имеет право не передавать заключенным письма или вложенные в них вещества или предметы.
When absolutely necessary in order to maintain order and security, the director of the penal establishment has the right to withhold from detainees the letters themselves or the substances and objects included in the correspondence.
Текст письма утрачен, но вложение в него…
Песня передаётся, как вложение в письмо по внутренней сети.
Пользователи могут переключаться между всеми изображениями, вложенными в письмо.
Удаление вложений из письма может сделать его подпись недействительной.
Исходя из того, что оно было сложено пополам и это не его почерк, очевидно, что кто-то ему прислал вложенный в письмо конверт с обратным адресом и маркой.
From the fact it’s been folded and this isn’t his handwriting, it was obviously a stamped-addressed job someone had sent him.
У изображений ниже не может быть изменён размер. Вы хотите их добавить к письму в качестве вложения (без изменения размера)?
The images listed below cannot be resized. Do you want them to be added as attachments (without resizing)?
Хорошо, а можно я пришлю это, например, в виде вложения к письму?
Во вложенных инструкциях программа продолжается в цикле более высокого уровня.
In nested statements, the control is transferred to the loop in the next higher level.
Подождите, во вложении зашифровано сообщение.
Недавно вы потеряли больше миллиона долларов во вложении.
И я считаю, что выход из него заключается во вложении средств в общественные работы.
Я же, напротив, заинтересован во вложении средств.
Наблюдается уменьшение заинтересованности иностранных инвесторов во вложение средств в экономику Украины.
Foreign appetite for investing in the Ukrainian economy is tailing off.
Первый заключается во вложении значительных средств в параллельное мероприятие, которое должно провести НСУ страны-мостика.
The first is to invest heavily in the parallel exercise that the bridge country’s NSO must conduct.
Социальная политика заключается во вложении средств в людские ресурсы как таковые и создании больших возможностей для их самореализации.
Social policies are geared towards investing in people and creating greater opportunities for all.
Этот элемент доступен, когда множество диалогов находится в одной панели: он раскрывается во вложенное меню, позволяющее выбрать тип отображения вкладки.