Оформление ЭЛН у работодателя включает в себя несколько этапов:

• отправка запроса в ФСС;
• расчет пособия по полученным от ФСС данным;
• передача обновленных данных в ФСС;
• получение результатов взаимодействия.

Порядок оформления пособия по временной нетрудоспособности зависит от используемой работодателем системы зачета расходов на социальное страхование.

Зачетная система

Для формирования запроса заполняются следующие поля:

• «Сотрудник», в котором выбирается ФИО работника, представившего номер оформленного медицинским учреждением ЭЛН;
• «СНИЛС» — страховой номер работника.

Далее, нажав на «Подробнее», проверяются персональные данные работника (дата рождения, адрес, ИНН, паспортные данные и др.).

В поле «Лист нетрудоспособности» проставляется номер полученного ЭЛН, указывается дата представления и запрашиваются данные по кнопке «Запросить в ФСС».

По полученным из базы ФСС данным страхователем рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности. В соответствующих полях указываются данные о среднем заработке, стаже работы, сумме пособия и другая необходимая информация. После расчета больничного, по кнопке «Отправить расчет» обновленные данные передаются в ФСС.

По результатам обработки расчета страхователь получает протокол. Если протокол имеет статус «ок», то расчет пособия считается успешно принятым. Если в протоколе отражается статус «есть ошибки», необходимо отправить корректирующий расчет. Для этого в поле «Корректирующий» делается отметка, исправляются необходимые данные, указывается причина исправления (код и расшифровка) и расчет отправляется повторно.

Механизм прямых выплат

Страхователи, зарегистрированные в регионах, в которых действует пилотный проект, формируют больничные с учетом следующих особенностей.

Если работником представлен больничный лист на бумаге, то работодателю не нужно делать запрос в ФСС. В этом случае заполняются поля:

• «Сотрудник», в котором выбирается ФИО работника, представившего лист нетрудоспособности;
• «СНИЛС» — страховой номер работника.

Далее, нажав на «Подробнее», проверяются персональные данные работника (дата рождения, адрес, ИНН, паспортные данные и др.).

В поле «Лист нетрудоспособности» выбирается статус «Представлен на бумаге» и все данные из бумажного больничного заносятся в систему. Затем страхователем заполняются сведения о среднем заработке, стаже работы, сумме пособия и другая необходимая информация. После расчета больничного, по кнопке «Отправить расчет» автоматически формируется реестр сведений, который передается в ФСС.

Если работником представлен номер сформированного ЭЛН, то порядок оформления больничного аналогичен порядку, применяемому при зачетной системе. Разница лишь в том, что на этапе отправки расчета, вместе с расчетом ЭЛН будет отправлен и автоматически заполненный реестр сведений.

Для каких регионов доступна работа с ЭЛН?

Формирование ЭЛН возможно на территории любого субъекта РФ при наличии технических возможностей участников системы информационного взаимодействия (медицинской организации и страхователя).

Как загрузить ЭЛН из стороннего ПО?

Загрузка ЭЛН из другой учетной системы возможна на этапе расчета пособия по полученным из базы ФСС данным. Для этого выгружается из своей учетной системы файл с рассчитанным пособием. В СБИС открывается полученный из ФСС ЭЛН и по кнопке «Загрузить файлы в отчет» выгружаются данные. Далее необходимо «Отправить расчет».

Как изменить количество дней для расчета пособия?

Расчетный период при выплате больничного пособия составляет два календарных года, предшествующих году начала болезни. Длительность расчетного периода всегда составляет 730 дней. Однако, если лист нетрудоспособности выдан в связи с отпуском по беременности и родам, длительность расчетного периода может составлять 730, 731 или 732 дня (в связи с заменой лет расчетного периода). При расчете пособия в СБИС общую длительность расчетного периода, установленную по умолчанию в размере 730 дней, можно изменить. Для этого необходимо исправить количество календарных дней за первый или (и) второй год расчетного периода, а общая продолжительность пересчитается автоматически.

С 1 июля 2017 года, законом 86-ФЗ запущен процесс цифровой обработки листков нетрудоспособности. К этому времени производители программных продуктов внедрили изменения, позволяющие взаимодействовать с ФСС посредством телекоммуникационных связей. Возможность обрабатывать электронный больничный лист в 2020 году, действия работодателя в СБИС по работе с сервисом – просты для понимания. С каждым месяцем число электронных листков возрастает, способствуя улучшению производительности бухгалтерских программ и устранению технических ошибок.

О том, как получить электронный больничный лист через СБИС далее в статье.

Понятие и основные преимущества СБИС при работе с больничными листами

Программа СБИС – мост между организацией и налоговыми органами, органами статистики, внебюджетными фондами, иными контролирующими и надзорными органами – в круглосуточном формате.

Каждое бухгалтерское приложение синхронизируется со СБИС. Интерфейс понятен и прост в использовании. Программа адаптируется под стационарные компьютеры, планшеты и смартфоны, можно обработать электронный больничный через СБИС на любом устройстве.

Плюсы и минусы работы с документом в системе

Каждая программа обработки информации содержит ряд преимуществ и недостатков. Среди преимуществ СБИС:

1. Исключается угроза утери или порчи листка нетрудоспособности. Листки хранятся на сервере и доступны к просмотру.
2. Появляется доступ к заполнению электронного листка в системе. Если делать расчеты заработной платы в программе СБИС, то расчет пособия по нетрудоспособности происходит автоматом, исходя из количества дней болезни.
3. Программа СБИС функционирует в автономном режиме. Вносить данные для расчета можно без подключения к сети интернет. Подключение понадобится только для отправки реестра больничных на шлюз ФСС.
4. Встроенная функция проверки введенных реквизитов позволит выявить ошибки до отправки больничного в Фонд.
5. Программа СБИС ведет статистику. Так, сформировав отчет за искомый период, видим – сколько дней болели отдельные сотрудники и какие средства потрачены на данную статью расходов.
6. Электронное заполнение реквизитов исключает ошибки, часто допускаемые с бумажными листками – место печати, цвет чернил, помарки.

О минусах. Главный минус состоит в том, что система Соцстрах пока что на стадии внедрения, так что технические сбои будут периодически возникать в процессе отладки программ.

Никаких выплат по фальшивым больничным

Если вы запросили данные через СБИС, электронный больничный выгрузился с сервера – это показатель того, что ЭЛН был создан уполномоченным медицинским учреждением. Проверить листок нетрудоспособности можно через личный кабинет по номеру. Запустив проверку, работодатель может получить ответ, что ЭЛН с таким номером не найден, это свидетельствует о нарушении. Электронный сервис не допустит расчета и оплаты пособия по несуществующему ЭЛН.

Пошаговая инструкция

Для обработки ЭЛН потребуется установленная программа СБИС, действующая электронная цифровая подпись и реквизит ЭЛН (например, номер). Доступны два варианта обработки – через электронную версию СБИС, или через стационарную. Иинтерфейс схож, поэтому рассмотрим обработку ЭЛН на примере электронной версии программы.

Чтобы узнать, как заполнить электронный больничный лист в СБИС, пример заполнения рассмотрим ниже.

Правила загрузки

Разберемся, как получить электронный больничный лист через СБИС. Выгрузить ЭЛН можно только после получения им статуса о закрытии. Далее рассмотрим работу в электронной версии программы и менее часто используемой стационарной версии.

1. Для выгрузки в электронной версии СБИС, кликнем на раздел «Отчетность» и переходим в подраздел «Пособия и больничные», где загружается в базу искомый ЭЛН.
2. В стационарной версии СБИС новый листок выгружается по следующему пути: ФСС – Новый отчет – Дополнительные отчеты – Электронный больничный.
3. Выбираем из списка имя сотрудника, после чего автоматически формируется запрос в Фонд и листок становится готовым к дальнейшим правкам. Последующее заполнение аналогично электронной версии программы.

В обеих версиях дальнейшие действия идентичны: открывается поле для ввода фамилии сотрудника.

1. Вносим фамилию и номер электронного листка, жмем кнопку «Запросить в ФСС». Запрос подписывается ЭЦП и уходит в Фонд.

Ответ от ФСС занимает от одной минуты до получаса.

Заполнение данных в ЭЛН

Доступны три варианта заполнения:

1. Внести данные вручную в разделе «Расчет». Информация о количестве дней вводится исходя из реквизитов ЭЛН. Работодатель заполняет страховой страж, данные о среднем заработке и встроенный калькулятор рассчитывает сумму к выплате и делит ее между работодателем и Фондом.
2. Выгрузить информацию по сотруднику из программы 1С. Файл в формате xml загружается в СБИС и программа делает расчет.
3. При ведении учета в «СБИС-Бухгалтерия» или «СБИС-управление персоналом», реквизиты рассчитаются автоматически.

Отправка данных

После того, как внесены данные для расчетов, жмем кнопку «Проверить отчет». При отсутствии ошибок переходим к отправке. Обычно не возникает вопрос о том, как в СБИС отправить электронный больничный в ФСС, т.к. для этого существует кнопка «Отправить». После нажатия, больничный лист или реестр направляются на сервер Фонда.

Видео урок:

Действия работодателя после закрытия ЭЛН

Когда ЭЛН получает статус «Закрыт», к обработке приступает руководитель или лицо, отвечающее за расчет заработной платы и пособий по листкам нетрудоспособности.

1. Выгружаем электронный больничный в СБИС или находим его в личном кабинете.
2. Заполняем реквизиты для расчета пособия (стаж, период нетрудоспособности, средний заработок).
3. Запускаем автоматическую проверку введенных данных, при появлении ошибок, вносим правки и повторяем проверку до безошибочного результата.
4. Отправляем ЭЛН (или реестр из нескольких листков) на шлюз ФСС и дожидаемся протокола о принятии данных.
5. Производим перечисление суммы пособия.

Внимательное отношение к заполнению реквизитов станет залогом безошибочной проверки ЭЛН в фонде социального страхования. Руководствуйтесь инструкциями и в случае возникновения вопросов обращайтесь за консультацией в территориальное отделение Фонда.

Подводные камни

Изменения в привычных операциях создают сопротивление у обработчиков. Введение ЭЛН – это не только упрощение в заполнении данных, но и ускорение процессов, формирование обширной статистики по предприятиям, регионам России и в целом по стране.

Такой масштабный процесс предполагает наличие подводных камней. Программисты Фонда регулярно анализируют ситуацию и совершенствуют программу обмена.

Труднее приходится организациям с большой численностью работников и вариативностью поводов для обращения в ФСС – не только по болезни или беременности, но и по травматизму. Поэтому полного отказа от бумажных листков нетрудоспособности пока нет. Работодатели не забывают о варианте обмена электронного листка на бумажный эквивалент, если невозможна обработка больничного через автоматизированную программу.

По причине технических сбоев, ФСС так же не может в полной мере пользоваться функционалом ЕИИС Соцстрах.

Вы можете сами отметить в СБИС свое отсутствие на работе, если заболели. Когда принесете справку, больничный станет официальным.

Предварительный больничный в СБИС

Сотрудник сам указывает дни болезни в календаре. Еще это могут сделать руководитель и бухгалтер:

• «Сотрудники» → «Зарплата» → «Больничные» → кнопка «+Больничный» → Выберите сотрудника → Выберите даты отсутствия.

Коллеги узнают, что сотрудника нет на месте, по значку градусника напротив его фамилии в списке.

Официальный больничный в СБИС

При наличии листка нетрудоспособности оформляется официальный документ.

Чтобы его оформить:

1. Откройте уже созданный больничный или заведите новый.
2. Отметьте, что предоставлен бумажный бланк, укажите когда.
3. Заполните поля данными из справки, прикрепите её скан во вкладке «Документы».
4. Посмотрите во вкладке «Расчет», верно ли указан месяц выплаты.
5. Проверьте и скорректируйте сумму, если нужно.
6. Нажмите «На выполнение», когда закончите оформление.

СБИС сохранит данные, передаст их в табель и учтет, сколько дней отработано на самом деле.

Система ведет статистику по каждому сотруднику и по всей организации: следит, сколько дней пропущено по болезни и сколько денег выплачено.

Выплата компенсации

Обычно первые 3 дня оплачивает работодатель, а оставшиеся — Фонд Социального Страхования. Без листка нетрудоспособности оплатить больничный может оплатить только работодатель, полностью из своих средств.

Чтобы оформить выплату в СБИС, откройте документ и поставьте галочку «Оплатить».

Компенсация автоматически рассчитывается в зависимости от среднего заработка за день. Средний дневной заработок — это сумма выплат за два года, деленная на 730 дней. Можно его изменить вручную во вкладке «Расчет». Чтобы увидеть список выплат по месяцам, кликните около суммы начислений.

Редактировать можно величину выплат за каждый месяц — на текущем и на предыдущих местах работы. Можно исправить и непосредственно размер среднего заработка, не изменяя помесячные выплаты. Для этого нажмите на рассчитанную сумму и введите нужное значение. Изменения будут применяться и в других расчетах и документах, где нужна средняя зарплата.