Что делать, если подотчетное лицо потеряло документы

Нет, нельзя. В обязательном порядке должен быть приложен БСО или кассовый чек, подтверждающие факт внесения денег в кассу продавца.

В связи с чем, денежные средств следует включить в доход работника и исчислить с них НДФЛ.

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги).

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Не пропустите статью, ведь с ситуацией, когда подотчетное лицо не принесло документы, может столкнуться каждый бухгалтер.

Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно — давайте посмотрим (кратко информация представлена на схеме, а подробнее рассказано в статье).

Схема Как нужно действовать работодателю, если подотчетник потерял документы

Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что если сотрудник не смог предоставить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.

Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.

Другое решение ситуации — возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего арбитражного суда РФ.

На заметку

Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно.

Какие налоги придется заплатить, если приняты расходы без документов

В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Этим решением судьи попросту закрывают еще одну лазейку, при которой можно не платить налоги со скрытых доходов работника, поскольку ранее судебная практика была неоднозначной.

Например, ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 05.05.2009 № А33-6849/2008-Ф02-1857/2009 признал, что компания может не облагать НДФЛ подотчетные суммы, даже если работник не принес чеки. В то же время ФАС Уральского округа в постановлении от 02.05.2006 № Ф09-2757/06-С2 занимал противоположную позицию в деле со схожими обстоятельствами.

Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов.

Обратите внимание

При отсутствии подтверждающих документов выплаты, которые фирма решила не требовать назад, облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Кроме того, на расходы по УСН эти выплаты не относятся.

Кроме того, если документы утеряны, то истраченные сотрудником деньги нельзя включать в расходы по УСН. Ведь согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ «упрощенцы» учитывают затраты, только если они соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 НК РФ. А в этом пункте как раз говорится о том, что если расходы не подтверждены документом, то они не учитываются в налоговой базе.

Пример. Компенсация подотчетному лицу расходов при отсутствии оправдательных документов

Работнику ООО «Сфера» В.С. Петрову было поручено купить канцелярские товары. В бухгалтерии компании он получил на эти цели 1000 руб. Товары работник принес, а вот чек на них потерял.

Руководителем ООО «Сфера» было принято решение не требовать от В.С. Петрова возврата денег. Тем более что канцелярские товары в нужном количестве были приобретены и принесены работником.

В такой ситуации бухгалтер ООО «Сфера» поступил следующим образом. С 1000 руб. подотчетных сумм исчислил НДФЛ по ставке 13% (130 руб.) и страховые взносы по ставке 30% (300 руб.).

НДФЛ компания удержала из ближайшей зарплаты работника. А страховые взносы заплатила за счет собственных средств.

Несмотря на то что расходы на канцтовары согласно подпункту 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ учитываются в базе по УСН, бухгалтер ставить их к вычету не стал. Ведь документов, подтверждающих эти расходы, В.С. Петров не принес.

Суть вопроса

Если сотрудник потерял чеки, работодатель может принять одно из двух решений: либо потребовать вернуть деньги назад, либо возместить сотруднику траты, несмотря на отсутствие документов.

Как хорошо видно из примера, если работник не принесет чеки и работодатель не потребует деньги назад, сотрудник из-за своей беспечности потеряет всего 13% на НДФЛ. Компания же понесет убытки посущественней — страховые взносы в размере 30% от подотчетной суммы. Правда, «упрощенцам», которые применяют отдельные виды деятельности, разрешено платить взносы по ставке 20%. И если это ваш случай, то с неподтвержденных подотчетных сумм нужно удержать взносы именно по этой ставке. Также налицо потеря на «упрощенном» налоге из-за невозможности учесть траты работника при налогообложении (если объект налогообложения — доходы минус расходы).

Нюансы, требующие особого внимания

Работник должен отчитаться о расходовании подотчетных денег, представив авансовый отчет. К нему сотрудник прикладывает чеки, билеты, квитанции и другие оправдательные документы. Если документы в порядке, обложения НДФЛ и взносами подотчетных денег не возникает.

Компания может принять авансовый отчет, даже если подотчетник потерял чеки и квитанции. Но в этом случае с подотчетных сумм придется заплатить НДФЛ (за счет работника) и страховые взносы (за счет работодателя). Помимо этого, неподтвержденные затраты не получится поставить в расходы по УСН (при объекте доходы минус расходы).

Из этой статьи вы узнаете:

1. Какие два варианта действий есть у работодателя в ситуации, когда подотчетник не принес чеки в подтверждение расходов.
2. Нужно ли облагать НДФЛ и взносами долг, прощенный работнику.
3. Можно ли без документов учесть расходы при УСН.

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Не пропустите статью, ведь с ситуацией, когда подотчетное лицо не принесло документы, может столкнуться каждый бухгалтер.

Практически каждый человек хоть раз в жизни брал деньги под отчет. И знает, что о полученной сумме потом нужно отчитаться, заполнив авансовый отчет и приложив к нему документы, подтверждающие траты. На основании отчета бухгалтер спишет с работника долг и оприходует купленные им ценности либо спишет на расходы оплаченные работы (услуги).

Однако в жизни бывает всякое, в том числе и потеря подотчетным лицом оправдательных документов. На этот случай не было ясности, как поступать бухгалтеру и нужно ли деньги, о которых сотрудник не смог отчитаться, включать в его доход, облагаемый НДФЛ. Спорное мнение на этот счет было даже у судей. Теперь же благодаря Постановлению ВАС РФ от 05.03.2013 N 13510/12 выработана однозначная позиция по данному вопросу. Какая именно — давайте посмотрим (кратко информация представлена на схеме, а подробнее рассказано в статье).

Как нужно действовать работодателю, если подотчетник потерял документы

—————————————————————————¬
¦ Работодатель решил принять к учету затраты подотчетного работника, ¦
¦ не подтвержденные документами? ¦
L——————T————————————-T——————

¦/ ¦/
——————+——————¬ ——————+——————¬
¦ С выданной подотчетной суммы нужно¦ ¦ Сотрудник должен вернуть ранее ¦
¦ исчислить НДФЛ и обложить ее ¦ ¦ выданные ему подотчетные суммы, ¦
¦ страховыми взносами. При этом ¦ ¦при этом компании не нужно отражать¦
¦товары (работы, услуги), по которым¦ ¦ их в доходах. Объекта обложения ¦
¦ нет документов, на расходы при УСН¦ ¦НДФЛ и страховыми взносами по такой¦
¦ не списываются ¦ ¦ операции не возникает ¦
L———————————— L————————————

Схема Какие действия может предпринять работодатель

В рассматриваемом деле судьи пришли к выводу, что, если сотрудник не смог представить оправдательных документов о трате подотчетных сумм, организация возмещать ему расходы не обязана. А значит, может требовать возврата денег вплоть до копейки.

Поступив таким образом, компания избавит себя от уплаты каких-либо налогов. Отметим, что те деньги, которые сотрудник вернул, в доходы при упрощенной системе не включаются, поскольку не являются для организации экономической выгодой (ст. 41 НК РФ). Ведь по сути компания получает назад авансовые деньги.

Другое решение ситуации — возместить работнику понесенные расходы. Такой подход будет справедлив, когда товары реально куплены либо работы (услуги) подотчетным лицом оплачены и можно проверить их цену. Однако если работодатель пойдет навстречу сотруднику-растеряшке, то компании придется заплатить дополнительные налоги, посчитали судьи Высшего Арбитражного Суда РФ.

На заметку. Если сотрудник отчитался о потраченных суммах и приложил к авансовому отчету оправдательные документы, расходы можно учесть при УСН, а зарплатных налогов с подотчетной суммы исчислять не нужно.