Вопрос. Аналитический учёт, его построение и назначение. Порядок нумерации лицевых счетов

Определение!!!

Аналитический учёт – это учёт, который ведётся в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учёта, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счёта.

Порядок ведения аналитического учёта.

Формы аналитического учёта:

· лицевые счета;

· бухгалтерский журнал;

· ведомость остатков по счетам;

· ведомость остатков размещённых и привлечённых средств.

· Лицевым счетам присваиваются названия и номера;

· Лицевые счета регистрируются в книге;

· Ежедневно распечатываются лицевые счета, по которым было движение.

Порядок ведения книги регистрации лицевых счетов:

· для каждого счёта второго порядка отводятся отдельные страницы;

· страницы пронумеровываются;

· книга прошнуровывается, опечатывается, заверяется подписью главного бухгалтера;

· книга хранится в сейфе у главного бухгалтера;

· книга может вестись в электронном виде;

· в этом случае ежедневно распечатываются ведомости открытых и закрытых счетов;

· ведомости открытых и закрытых счетов подшиваются в отдельное дело и хранятся у главного бухгалтера;

· на 1 января книга распечатывается;

· листы книги сшиваются, нумеруются, скрепляются печатью и подписью главного бухгалтера;

· книга сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов и сдаётся в архив.

Перечень обязательных реквизитов в лицевом счёте:

· дата совершения операции;

· дата предыдущей операции;

· входящий остаток;

· номер документа;

· вид операции;

· номер корреспондирующего счёта;

· обороты по дебету или кредиту;

· остаток на конец дня.

Нумерация лицевых счетов.

· 5 знаков – номер балансового счета;

· 3 знака – код валюты;

· 1 знак – защитный ключ;

· 4 знака – номер филиала или структурного подразделения;

· 7 знаков – порядковый номер лицевого счета.

· Свободные номера в последних 7 знаках используются КО:

· по счетам прибылей и убытков символ отчётности;

· по бюджетным счетам указывается символ бюджетной классификации;

· по необходимости.

Порядок ведения лицевых счетов:

· лицевые счета клиентов ведутся в 2-х экземплярах;

· 2-ой экземпляр является выпиской и с приложениями передаётся клиенту;

· выписки, составленные на ЭВМ, выдаются клиентам без штампов и подписей;

· выписки выдаются в сроки, указанные в карточке с образцами подписей и оттиском печати;

· к выпискам по счетам доходов бюджетов прилагаются мемориальные ордера по суммам, проведённым по дебету;

· владелец счёта обязан в течение 10 дней сообщить о суммах неправильно проведённых по счёту;

· дубликат выписки выдаётся с разрешения руководителя КО на основании письменного заявления клиента;

· 1-ые экземпляры лицевых счетов за отчётный месяц брошюруются в пачки и сдаются в архив;

· база данных лицевых счетов в ЭВМ ведётся с дублированием не менее чем на двух носителях;

Бухгалтерский журнал – предназначен для регистрации всех операций проведённых за день.

· бухгалтерский журнал ведётся в 2-х экз.;

– 1-ый экз. подшивается к балансу;

– 2-ой экз. подшивается в основную папку документов дня.

· бухгалтерский журнал распечатывается ежедневно.

В ведомости остатков по счетам указываются исходящие остатки на конец дня:

– в иностранной валюте, в сумме соответствующей валюты и в драгоценных металлах – в натуральных показателях;

– в рублях, инвалюте и в драгоценных металлах в рублёвом эквиваленте;

– распечатывается ежедневно.

В ведомости остатков привлечённых и размещённых средств указываются остатки по срокам привлечения и размещения.

Ведётся ежедневно, распечатывается по мере необходимости.

Бухгалтерский журнал подписывается главным бухгалтером и бухгалтером.

Ведомость остатков по счетам и ведомость размещённых и привлечённых средств подписывается руководителем, главным бухгалтером и исполнителем.

Заполнение бланка лицевого счёта работника по форме Т-54

Часть 1

Как и любые другие учетные документы, бланк формы Т-54 включает в себя обязательную часть с реквизитами организации. Здесь в соответствующих графах нужно вписать полное наименование предприятия (с указанием организационно-правового статуса), код ОКПО (из регистрационных документов), а также структурное подразделение или отдел, к которому относится сотрудник, на которого оформляется данный лицевой счет.

Ниже вписывается номер документа, расчетный период (тут указывается дата приема на работу нового сотрудника, а в случае, если работник уже давно числится на предприятии, то первый месяц текущего года), а также категория персонала (руководитель, служащий и т.д.).

Далее нужно указать личные данные работника, на которого оформляется Т-54: его ФИО (полностью), табельный номер, присвоенный при трудоустройстве, номер ИНН, СНИЛС, код местожительства (узнать можно в территориальной налоговой службе), семейный статус, количество детей (если есть, если нет – прочерк), дату на момент трудоустройства и дату рождения.

Часть 2

Вторая и третья часть документа являются основными и включают в себя большую таблицу, содержащую 49 столбцов, в которые подробнейшим образом вписаны все сведения о работе сотрудника (в т.ч. фактически отработанном времени, начислению зарплаты, удержаниях и т.п.). Рассмотрим столбцы с 1-22.

• С 1 по 8 столбцах указываются данные о приеме на работу, номер приказа о трудоустройстве, структурное подразделение, к которому относится сотрудник, условия труда (количество часов в неделю, график и т.п.), тарифная ставка (оклад или почасовая работа), а также всевозможные надбавки и премии, при наличии таковых. Если сотрудник увольняется, переводится на другое рабочее место и т.д. – это также необходимо внести в данные столбцы с обязательными ссылками на документы, послужившие основанием для этих действий.

• С 9 по 16 столбцы вносится информация о количестве отпусков и их разновидностях, с указанием на приказы руководства и иные обосновывающие документы, а также точными датами отпускных периодов и общим числом календарных отпускных дней по каждому отпуску.

• С 17 по 21 столбцы фиксируют сведения обо всех удержаниях, принятых в отношении сотрудника (в т.ч по исполнительным листам), тоже с ссылкой на приказ, датой и суммой удержаний.
• В 22 столбец вписывается сведения о налоговых льготах (т.е. стандартного налогового вычета, если таковой имеет место быть).

Часть 3

Последняя, заключительная часть формы Т-54 содержит информацию о начисления и удержаниях, произведенных в отношении сотрудника. При этом следует обратить внимание на то, что данные вносятся помесячно (т.е. построчно). Месяцы обозначаются порядковыми числами от 01 до 12 (столбец 23)

• С 24 по 27 столбец – сюда вносятся сведения о присутствии и отсутствии сотрудника на рабочем месте (общее количество часов по каждому пункту) в течение месяца;
• С 28 до 37 столбец содержит полный перечень начислений сотруднику за отчетный месяц (в т.ч. основной заработок, больничные, отпускные, премии, выплаты по материальной и социальной помощи и т.д.);

• С 38 по 46 столбцы фиксируют всевозможные удержания по работнику (в т.ч. ранее выплаченные авансы, НДФЛ и пр);
• C 47 по 48 столбцах указываются данные о задолженностях сотрудника перед организацией;
• 49 столбец включает в себя сумму начисленных к выдаче средств на основе данных, полученных из предыдущих строк, за месяц работы.

После тщательного внесения информации во все столбцы, бухгалтер, ответственный за оформление лицевых счетов, должен поставить под данным документом свою подпись с обязательной расшифровкой и датой окончательного заполнения.

Лицевой счет. Форма Т-54

Лицевой счет — это бухгалтерский документ, отражающий все сведения о начислении заработной платы работнику компании. Открывается он при приеме сотрудника на работу. Открытием и ведением лицевых счетов занимается специалист бухгалтерии. В документе ведется запись о всех видах начислений и удержаний из заработной платы работника в течении календарного года. К начислениям относится оплата труда, материальные поощрения и различные социальные выплаты. К удержаниям — подоходный налог и страховые взносы, алименты и штрафы, профсоюзные взносы, кредитные платежи и пр.

Бланк лицевого счета (форма Т-54) состоит из титульной части и таблицы. В начале заполняется называние предприятия, его код ОКПО и дата открытия счета. Заполняются сведения о работнике: его ФИО, дата рождения, табельный номер, должность, семейное положение, и др. сведения из личной карточки (форма Т-2 ).

Таблица лицевого счета состоит из 49 граф, которые отражают все сведения о трудовой деятельности работника, отработанном времени по месяцам, о заработной плате (начислениях и удержаниях). В графах 1-8 указываются сведения о приеме на работу, переводах и увольнении, месте работы, должности, окладе, надбавках со ссылками на даты и номера приказов. В 9-16 графах заполняются данные об отпусках работника, их продолжительности и регламентирующих это событие документах. Графы с 17 по 21 заполняются в тех случаях, если к сотруднику применяются взыскания по исполнительным листам, приказам, удержания по кредитным договорам и др. В 22 графу вносятся сведения об удержаниях на детей, по инвалидности и пр.

Во второй половине таблицы отражаются данные о начислениях и удержаниях по месяцам. В 24-27 графы вносятся данные на основании табеля рабочего времени. Все произведенные начисления работнику записываются в 28-37 графы таблицы, а удержания — в 38-46. Если за предыдущие месяцы имеется задолженность у работника или предприятия, то она отражается в 47 и 48 графах. В итоге подбивается и проставляется сумма для каждого месяца, которая подлежит выплате сотруднику.

На основании лицевых счетов составляется расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 ). Срок хранения счетов на предприятии — 75 лет. За ненадлежащее хранение данного вида документации предусмотрены штрафные санкции законодательством РФ.

Образец заполнения Т-54

В верхнюю часть бланка Т-54 вносятся данные о сотруднике, для которого ведется расчет, указывается его ИНН, СНИЛС, наличие детей и семейное положение, дата приема на работу, ФИО и табельный номер, дата рождения.

Далее в верхней таблице заполняются сведения о:

• приеме на работу (переводе, увольнении) — на основании соответствующих приказов;
• предоставлении отпуска — также на основании приказа прописываются даты его начала и окончания;
• удержаниях и взносах (их вид, период, за который удерживаются, размер);
• стандартных налоговых вычетах по НДФЛ, на которые может рассчитывать работник.

Вся эта информация пригодится для расчета заработной платы сотруднику. На основании лицевого счета можно восстановить все данные о сотруднике, даже если приказы по его деятельности будут утеряны.

В нижней таблице на основании табеля учета рабочего времени и других документах, касающихся всех явок и неявок, отклонений от нормального рабочего дня, заполняются данные об отработанных часах (днях), обо всех начислениях по видам оплат. Выводится общая сумма начислений.

Далее заполняется часть таблицы, посвященная удержаниям (НДФЛ, алименты, по исполнительным листам, аванс). По итогам заполнения этой части таблицы выводится общая сумма удержаний, которая подлежит вычету из суммы начислений.

Если за работников или работодателем числится задолженность, то это отражается в графах 47 и 48, данные этих граф учитываются при расчете итоговой суммы зарплаты к выплате.

В лицевой счет вносятся данные в разрезе каждого месяца календарного года.

Заполняется лицевой счет бухгалтер.

Скачать образец документа

Лицевой счет форма Т-54 бланк — скачать .

Лицевой счет Т-54 образец заполнения — скачать .

Как заполнить форму Т-54

В форме Т-54 ежегодно отражаются все сведения, необходимые для начисления производимых выплат, основания для удержаний и ежемесячный расчет выплачиваемых сумм.

В заголовочную часть документа заносятся сведения о работодателе (наименование, ОКПО, название подразделения) и о работнике (Ф.И.О. табельный номер, дата рождения, ИНН, страховой номер ПФР, код места жительства, сведения о семейном положении и наличии детей).

Табличная часть документа представляет собой 2 таблицы, в одной из которых отражены сведения, нужные для расчета ежемесячных выплат по заработной плате:

• приказы, с помощью которых оформляется прием на работу и увольнение, устанавливаются размер заработной платы и доплат, условия труда;
• приказы на предоставление отпусков с фиксацией условий их использования;
• документы на условия производимых удержаний из зарплаты;
• суммы доходов, подлежащие льготированию.

Вторая таблица содержит помесячный расчет начисленных доходов, удержаний и итоговой суммы зарплаты к выплате.

Полностью заполненная форма подписывается ответственным за ее ведение бухгалтером.

Пример заполнения формы Т-54 вы можете скачать на нашем сайте: