Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

• о наименовании предприятия,
• дате ее составления,
• сотруднике, который пишет записку,
• должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.



5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

• Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
• Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
• Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
• Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
• Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Она в ходе своей работы выявляет объем ГСМ подлежащий списанию, после чего передает свое заключение руководителю предприятия. В нем следует указать лицо, которое будет контролировать исполнение. Основными критериями при установлении срока списания ГСМ являются:

• частота использования транспортного средства;
• производственная деятельность предприятия.

Процедура списания топлива осуществляется периодически один раз в месяц в установленный коллективным договором срок. Каждое предприятие устанавливает периодичность списания самостоятельно, но существует негласное правило, по которому ГСМ списывается раз в один месяц. Как составить и его образец Приказ издается в произвольной форме соответственно правилам канцелярского делопроизводства.

Перерасход гсм? за счет водителя!

При разработке норм на списание ГСМ следует учесть дорожно-транспортные, климатически-погодные условия района действия транспортных средств. При этом в расчетах используются поправочные коэффициенты, выраженные в процентах. С их помощью можно отрегулировать показатель увеличения либо снижения расхода топлива, горюче-смазочных материалов.
Кто издает По общепринятым правилам списание топлива, ГСМ производится на основании приказа, который издает руководитель предприятия. При этом он использует накопительные ведомости путевых листов маршрута следования транспортных средств, которые числятся на предприятии, опирается на фактически израсходованный объем топлива на указанных маршрутах в ходе деятельности транспортных средств. Приказ об утверждении норм списания ГСМ издается с учетом заключения экспертной комиссии, специально созданной для проведения обследования расходования ГСМ.

Скачать образец служебной записки на списание спецодежды ТМЦ Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации. В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.
Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.
В нем следует привести перечень норм расхода топлива, установленных предприятием. Виды нормативов на расход ГСМ, измерение в литрах:

• базовая норма, применяемая в расчете на 100 км пробега транспортного средства при его полном оборудовании;
• транспортная норма, подсчитываемая на 100 км пробега, но показатель обусловлен грузоподъемностью транспортного средства;
• норма с учетом одной тонны дополнительной массы, если будет использован прицеп;
• норма, рассчитанная на поездку с грузом с учетом маневрирования транспортного средства при выполнении операций погрузки-разгрузки;
• норма, устанавливаемая на 100 км пробега при производстве специальных видов работ;
• норма с учетом специального оборудования, которое устанавливается на транспортное средство.

Как написать служебную записку из за неправильного списания диз топлива на

Полысаево В соответствии приказом Министерства экономического развития РФ от 01.01.2001 года № 30 «Об утверждении Порядка проведения плановых проверок «, на основании постановления Администрации Полысаевского городского округа от 01.01.2001 года № 000 2 «Об утверждении Положения о внутреннем финансовом муниципальном контроле», в соответствии с планом-графиком утвержденным главой Полысаевского городского округа от 01.01.2001 года, с постановлением «О проведении проверки», проведена плановая проверка муниципального бюджетного учреждения » Административно-хозяйственный комплекс» по соблюдению требований законодательства РФ и иных нормативно-правовых актов РФ.
Скачать образец служебной записки на списание брака со склада Дебиторская задолженность Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:

1. Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
2. Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
3. Истечение срока давности по исковому заявлению.