C начала было слово (Word)
Установка размера полей и формата бумаги

• Как приступить к работе с документом в Word
• Экран Word
• Режимы просмотра документа
• Установка размера полей и формата бумаги
• Создание документа — это процесс
• Ввод текста
• Прежде чем редактировать объект, надо его выделить
• Поиск и замена текста
• Перемещение и копирование текста
• По одежке встречают (оформление документа)
• Форматирование текста
• Форматирование абзацев
• Выравнивание абзаца
• Границы и заливка
• Списки
• Табуляция — это отступ и выравнивание одновременно
• Документ в стиле ретро
• Создание стилей
• Форматирование по образцу
• Многообразие и подобие документов
• Реквизиты документов
• Использование шаблонов Microsoft Word при создании типовых документов
• Создание собственных шаблонов
• Шаблоны и надстройки
• Проверка правописания
• Создание колонтитулов
• Параметры печати
• Предварительный просмотр
• Представление данных в виде таблицы
• Создание таблиц
• Ввод данных и перемещение по таблице
• Преобразование текста в таблицу
• Редактирование таблиц
• Форматирование таблицы
• Основные этапы процесса слияния
• Слияние для уже существующего источника данных
• Параметры слияния
• Слияние для вновь создаваемого источника данных

Установка размера полей и формата бумаги

На первом этапе создания документа устанавливается так называемый макет . страницы. Под макетом подразумеваются такие, параметры страницы, как размер, ориентация, поля, разделение текста на колонки, положение колонтитулов и т. д. Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов, на которых задаются нужные поля для определения области размещения текста. В нашей стране используются для управленческих документов форматы ряда А (некоторые представлены в табл. 2), принятые Международной организацией по стандартизации. При изготовлении служебных бланков используются два основных формата — А4 и А5. Допускается использование бланков форматов A3.

Таблица 2. Типовые форматы, используемые в делопроизводстве

Обозначение	Размер, мм
A3	297×420
А4	210×297
А5	148×210
А6	148×105

Вид страницы документа задается в диалоговом окне Параметры страницы (рис. 31).

1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы (File, Page Setup).

2. Откройте закладку Размер бумаги (Paper Size).

3. Отметьте переключатель Книжная (Portrait) в поле Ориентация (Orientation).

4. В списке Размер бумаги (Paper Size) выберите А4.

Рис. 31. Параметры страницы

Теперь необходимо установить значения полей на странице создаваемого до кумента. Документ должен иметь поля: левое — не менее 20 мм, верхнее — не м е нее 10 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм.

1. Перейдите на закладку Поля (Margins) .

2. Установите нужные значения параметров, вводя значения в поля ввода и устанавливая соответствующие переключатели (рис. 32).

Рис. 32. Закладка Поля окна Параметры страницы

Колонтитулы — это текст, рисунок или и то и другое, повторяющиеся на большинстве страниц документа. Колонтитулы обычно размещаются в верхней и/или нижней части страницы.

Таблица 3. Элементы диалогового окна Параметры страницы

Элемент экрана	Функция
Применить	Область действия новых установок полей (используется при разбиении документа на разделы и секции)
Зеркальные поля	Поля, зеркально отражающие друг друга (применяются при двухсторонней печати)
2 страницы на листе	Печать двух страниц на бумаге формата А4
Переплет	Увеличение на соответствующую величину внутренних полей
От края до колонтитула	Отступ от края страницы до области колонтитула
Положение переплета	Положение заданного значения переплета

Таким образом, заданные установки определяют автоматическое разбиение текста на страницы и ориентацию страницы для создаваемого документа.

Создание документа — это процесс

Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.

Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).

При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный, который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.

Далее рассматриваются возможности текстового процессора Word для создания документов и/или шаблонов.

Ввод текста

После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.

Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий реж и м, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:

¶ — символ конца абзаца;

→ — символ табуляции;

— символ конца строки без окончания абзаца и др.

По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная.

Ввод нового текста осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.

При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.

Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.

При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.

Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены .

Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.

Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки, при этом строка автоматически раздвигается вправо.

Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace.

При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.

Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.

Разбиение на строки для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.

Разбиение на страницы при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые «мягкие» разделители страниц.

Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter создает «жесткое» разделение текста в определенном месте документа.

Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный) в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.

Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.

Прежде чем редактировать объект, надо его выделить

Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:

• форматирование;
• копирование;
• удаление;
• печать.

Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.

Колонка маркировки — это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа.

Таблица 4. Способы выделения текста

Текстовый объект	Способы выделения
Слово	Щелкните дважды в границах слова
Предложение	Удерживая клавишу Ctrl щелкните в границах предложения
Строка	Щелкните на колонке маркировки слева от нужной строки
Несколько строк	Протащите указатель мыши в колонке маркировки от первой до последней строки
Абзац	Щелкните дважды на колонке маркировки слева от нужного абзаца
Весь документ	Три раза щелкните или, удерживая клавишу Ctrl щелкните на колонке маркировки

Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста.

Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора.

При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.

У пражнение

Создание письма

1 . Откройте файл на основе шаблона Обычный.

2. Введите текст письма, показанного ниже:

Название организации-адресата
Страна
Почтовый индекс
Город Адрес
Уважаемый/ая ,
Напоминаем Вам о том, что конференция состоится 12 июня 2001 года. Прошло уже три дня после отправки Вам приглашения по факсу. Прошу Вас ответить не позднее 01.05.2001.
Всегда Ваш,

3. Сохраните файл с именем Приглашение.doc

Поиск и замена текста

При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе. Это может быть название организации, товара, срок реализации и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти и Заменить в меню Правка.

Сначала было слово (Word) 61

Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.

1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно (рис. 33).

2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска.

3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление. -Л

4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Просмотр документа окончен. Word завершил поиск текста.

Рис. 33. Поиск текста

Таблица 5. Параметры поиска

Параметр поиска	Описание
Учитывать регистр	Производится поиск примеров, буквы которых в точности соответствуют буквам (прописным или строчным) в поисковом тексте
Только слово целиком	Осуществляется поиск целых слов, которые соответствуют словам в поисковом тексте
Подстановочные знаки	Для поиска используются специальные символы
Произносится как	Для поиска слов близких по произношению
Все словоформы	Осуществляется поиск слов, которые образованы от данного слова
Направление	Осуществляется изменение направления

Комбинация клавиш Shift+F4 используется для повторения поиска после закрытия диалогового окна «Найти».

Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы (рис. 34).

Рис. 34. Замена текста

1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно.

2. Введите текст для поиска, например конференция, в строку Найти (Find) и текст для его замены, например семинар, в строку Заменить на (Replace).

3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, и найдите первое употребление поискового текста.

Когда поисковый текст найден, Word выделяет его.

Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены:

1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены, перейти к поиску второго употребления поискового текста.

2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.

3. Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста.

После завершения операции замены закройте окно.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью о том, что Word завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен.

Перемещение и копирование текста

Операции перемещения и копирования особенно часто используются теми, кто не любит делать одну и ту же работу дважды. При создании однотипных документов эта операция используется особенно часто.

Для перемещения текста необходимо сначала выделить текст, затем вырезать его и перенести в новое место. Для копирования выделенный текст необходимо поместить в буфер обмена, а затем копию этого текста — в новое место.

Команда Вырезать (Cut) используется для удаления выделенного текста из документа и помещение этого текста в буфер обмена. Команда Копировать (Сору) используется для помещения копии выделенного текста в буфер обмена.

Команда Вставить (Paste) используется для вставки содержимого буфера обмена в место нахождения курсора ввода. Если команда Вставить (Paste) используется при выделенном тексте, то этот текст заменяется на содержимое буфера обмена.

Текст, помещенный в буфер обмена, может быть вставлен в любой документ Word или в любое другое приложение Windows.

1. Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать.

Если выделенный текст должен быть перемещен, выберите Правка, Вырезать (Edit, Cut).

Если выделенный текст предназначен для копирования, то выберите Правка, Копировать (Edit, Copy),

2. Поместите курсор ввода в то место, куда должен быть перемещен вырезанный или скопированный текст, и выберите Правка, Вставить (Edit, Paste).

Эти операции можно выполнить также с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов.

1. Выделите текст, который вы хотите вырезать или скопировать;

2. Щелкните мышью на кнопке Вырезать — или на кнопке Копировать — на Стандартной панели инструментов.

3. Щелкните мышью на кнопке Вставить — на Стандартной панели инструментов.

Содержимое буфера обмена остается неизменным до следующего вырезания или копирования.

Перетаскивание данных (функция Drag-and-Drop)
Перетаскивание данных используется для перемещения или копирования выделенного текста при помощи перетаскивания мышью его в новое место. Эта функция особенно полезна для перемещения или копирования на маленькие расстояния.

В процессе перетаскивания отделенного текста курсор мыши меняется . Новое место предполагаемого помещения текста обозначается пунктирным курсором ввода.

1. Выделите текст, который хотите переместить или скопировать.

2. Поместите указатель мыши на выделенный текст.

3. Чтобы переместить выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши, перетащите пунктирный курсор ввода в новое место.

Чтобы скопировать выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши и клавишу клавиатуры Ctrl, перетащите пунктирный курсор ввода в нужное место,

4. Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить перемещение/копирование.

По одежке встречают (Оформление документа)

На предприятиях, как правило, существует определенный порядок оформления документов. Большинство документов оформляются на бланках предприятия и имеют установленный набор реквизитов и определённый порядок их расположения. Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, поэтому дизайн оформления бланка, фирменный стиль, набор сведений о предприятии, их расположение на листе имеют большое значение в бизнесе. Для оформления документа в текстовом процессоре Word существуют специальные операции и команды.

Форматирование текста

Форматирование текста включает набор операций изменения шрифтов и их характеристик на странице документа. Шрифт представляет собой набор букв, цифр, символов, знаков пунктуации определенного вида. Набор шрифтов, которые можно применять при создании документа, зависит от типа принтера и шрифтов, установленных на компьютере.

Использование в одном документе разного шрифтового оформления — самый распространенный прием форматирования. Средства шрифтового оформления применяются для следующих целей:

• Выделения текста для акцентирования отдельных фраз, слов, цитат и т. д.
• Оформления заголовков и подписей
• Набора специального текста (формул, индексов, примечаний).

Внешний вид текста зависит не только от выбранного шрифта, но и от его размера. Обычно размер шрифта измеряется в пунктах (1 пункт (пт) = 0,376 мм). В документах, как правило, применяется размер основного шрифта 10-12 пт, для заголовков размер увеличивается, для примечаний и ссылок уменьшается.

Эти операции реализуются с помощью команды Шрифт из меню Формат и задания соответствующих установок.

Х арактеристики символов:

шрифт (Arial, Times New Roman, Peterburg).

Размер (8,10,14).

Положение на строке (м 2, x i ) .

Начертание шрифта (Обычный, Полужирный, Курсив, Полужирный курсив).

Регистр (строчные, ПРОПИСНЫЕ).

Интервал (обычный, уплотненный, р а з р е же н н ы и)

Для изменения характеристик текста можно воспользоваться командой Шрифт из меню Формат (Format, Font) (рис. 35) или соответствующими кнопками панели Форматирование.

Рис. 35. Изменение характеристик шрифта

1. Выделите текстовый объект (символ, слово, предложение, строку и т. д.).

2. Выберите команду Шрифт из меню Формат (Format, Font).

3. Выберите закладку Шрифт (Font).

4. Задайте характеристики, как показано на экране.

Изменение интервалов шрифта и смещение текста осуществляется при выборе закладки Интервал (Character Spacing) (рис. 36). Разреженный интервал может использоваться для выделения некоторого слова в тексте, смещение текста применяется для создания подстрочника в заполняемой форме.

Рис. 36. Закладка Интервал окна Шрифт

Таблица 6. Значения полей окна Шрифт (закладка Интервал)

Название поля

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

15 – «Адресат»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством.

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД, которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.

Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

Какие документы оформлять по новым правилам

Новый ГОСТ называется «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Требования стандарта являются рекомендуемыми.

Заверение копий документов по новым правилам

Общий порядок оформления копий документов установлен пунктом 5.26 Государственного стандарта. Согласно этому пункту, если копия нужна для того, чтобы представить ее в другую организацию (например, работнику нужна копия трудовой книжки для получения кредита), то на документе нужно сделать надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия. Например, указать: «Подлинник документа находится в ООО «Радуга» в деле № 25/17 за 2017 год».

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

В остальном порядок заверения копии не изменился. Как и прежде, под реквизитом «подпись» делается надпись «Верно». Затем указывается должность лица, заверившего копию, проставляется его подпись, приводится ее расшифровка и указывается дата заверения копии (выписки из документа).

Скорректирован состав реквизитов документа

Кроме этого, состав документа дополнен следующими реквизитами:

• наименование структурного подразделения, создавшего документа (оно указывается под наименованием организации);
• гриф ограничения доступа к документу (надпись «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др. проставляется в правом верхнем углу первого листа);
• отметка об электронной подписи.

Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Общие требования к созданию документов

Также в новом ГОСТе подробно описано, как создавать документ. Например, уточняется, что предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

• Times New Roman № 13, 14;
• Arial № 12, 13;
• Verdana № 12, 13;
• Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров.

Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов (то есть в верхнем углу страницы) — не более 7,5 см. Если текст печатается продольным способом, то длина самой длинной строки не должна превышать 12 см. Абзацный отступ текста составляет 1,25 см. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Кроме этого, в ГОСТе указано, что документы можно создавать на обеих сторонах листа (на лицевой и на оборотной). В таком случае ширина левого поля на лицевой стороне и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Реферат – такая же научная работа, как и курсовая или дипломная. Поэтому студенту необходимо соблюдать правила оформления.

На что ориентироваться?

• На рекомендации преподавателя;
• На методички;
• На ГОСТы.

В первую очередь уточните, есть ли у преподавателя какие-то свои требования к оформлению рефератов. Если их нет, загляните на кафедру и возьмите методичку по интересующей вас дисциплине. Если нет и методички, стоит перейти к государственным стандартам. Не умничайте: если преподаватель выставляет свои требования, ориентируйтесь именно на них. Правила оформления реферата по ГОСТу следует учитывать только в крайнем случае, когда иных источников информации нет.

Что это за ГОСТы?

В первую очередь это ГОСТ 7.32-2001 («Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» / скачать в pdf). Так как реферат относится к научным работам, этот ГОСТ следует изучить и взять за основу. Обратите внимание на пункт 5.3, посвященный рефератам.

Также почитайте ГОСТы, касающиеся оформления библиографических списков. Их – списки, ГОСТы и правила оформления – мы рассмотрим в другой статье.

Формат реферата

Оформление реферата по ГОСТу, актуальному на 2016 год, подразумевает:

1. Печатную форму. Документ должен быть создан на компьютере, в идеале – в программе Microsoft Word.
2. Распечатку на одной стороне листа. Формат стандартный – А4. Вторую сторону каждого листа оставляем чистой, бумагу не экономим.
3. Поля страницы: левое – 30 мм, другие – по 20 мм.
4. Выравнивание текста – по ширине. Красная строка оформляется на одном уровне на всех страницах реферата. Отступ красной строки равен 1,25 см.
5. Шрифт основного текста – Times New Roman. Размер – 14 п. Цвет – черный. Интервал между строками – полуторный.
6. Оформление заголовков. Названия глав прописываются полужирным (размер – 16 п.), подзаголовки также выделяют жирным (размер – 14 п.). Если заголовок расположен по центру страницы, точка в конце не ставится. Подчеркивать заголовок не нужно! Названия разделов и подразделов прописывают заглавными буквами (ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ).
7. Интервалы после названий и подзаголовков. Между названием главы и основным текстом необходим интервал в 2,5 пункта. Интервал между подзаголовком и текстом – 2 п. Между названиями разделов и подразделов оставляют двойной интервал.
8. Нумерацию страниц. Отсчет ведется с титульного листа, но сам лист не нумеруют. Используются арабские цифры.
9. Правила оформления примечаний. Примечания располагают на той же странице, где сделана сноска.
10. Оформление цитат. Они заключаются в скобки. Авторская пунктуация и грамматика сохраняется.
11. Нумерацию глав, параграфов. Главы нумеруются римскими цифрами (Глава I, Глава II), параграфы – арабскими (1.1, 1.2).

Заголовки, названия разделов, подзаголовки лучше оформлять с помощью инструмента «Стили и форматирование» (Меню – Формат). В этом случае вы сможете оформить оглавление автоматически.

Дополнительные требования к оформлению реферата по ГОСТу (на 2018 г.)

Обратите внимание на титульный лист. В верхней его части указывают название организации (вуза), для которого был создан реферат. Ниже указывают тип и тему работы. Используют большой кегль. Под темой, справа, размещают информацию об авторе и научном руководителе. В нижней части по центру – название города и год написания.

Существуют отдельные требования к оформлению библиографических списков, таблиц, ссылок. С ними вы сможете ознакомиться в отдельных статьях.

Потратьте час на изучение стандартов. Это пригодится и в дальнейшем. Но есть вариант для ленивых студентов – оценить оформление реферата по ГОСТу (актуальному на 2018 год) по образцу. А если и это для вас сложно, и вы вообще ничего не хотите писать, воспользуйтесь помощью студлансера.