ОБЗОР практики рассмотрения споров по договору подряда

ОДОБРЕНО
Президиумом Федерального
арбитражного суда Уральского округа
Протокол № 5 от 30.03.2007

1. Условия о начальном и конечном сроках выполнения работ являются существенными условиями договора подряда. При отсутствии соглашения по указанным условиям договор считается незаключенным.

Общество с ограниченной ответственностью (подрядчик) обратилось в арбитражный суд с иском к акционерному обществу (заказчик) о взыскании неустойки по договору подряда.

Сторонами был подписан договор подряда на выполнение строительных работ. Срок начала выполнения работ условиями договора не определен. За просрочку оплаты работ установлена неустойка. Основанием иска послужило несвоевременное исполнение заказчиком обязательств по оплате работ.

Решением суда первой инстанции, оставленным в силе постановлением суда апелляционной инстанции, исковые требования удовлетворены со ссылкой на ненадлежащее исполнение заказчиком обязательств по договору подряда.

Суд кассационной инстанции отменил принятые по делу судебные акты, исходя из следующего.

В соответствии с п. 1 ст. 432 Гражданского кодекса Российской Федерации договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Начальный и конечный сроки выполнения работ в соответствии с п. 1 ст. 708 ГК РФ являются существенными условиями договора строительного подряда.

В силу ст. 190 ГК РФ установленный сделкой срок должен определяться календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется годами, месяцами, неделями, днями или часами. Срок может определяться также указанием на событие, которое должно неизбежно наступить.

Поскольку договором срок начала выполнения работ не определен, договор подряда считается незаключенным. Следовательно, правовых оснований для взыскания неустойки не имеется.

3. Признание договора подряда, подписанного сторонами, незаключенным не освобождает заказчика от оплаты принятого результата работ.

Общество с ограниченной ответственностью (подрядчик) обратилось в арбитражный суд с иском к акционерному обществу (заказчик) о взыскании задолженности за выполненные работы. Сторонами подписан договор подряда, согласно которому подрядчик обязался выполнить работы по реконструкции железнодорожного пути. Условия о начальном и конечном сроках выполнения работ договором не определены.

Решением суда первой инстанции, оставленным в силе судами апелляционной и кассационной инстанций, исковые требования удовлетворены на основании следующего.

Начальный и конечный сроки выполнения работ в соответствии с п. 1 ст. 708 ГК РФ являются существенными условиями договора подряда.

Поскольку сторонами не согласованы существенные условия договора подряда, договор, подписанный сторонами, является незаключенным.

Однако из двустороннего акта приемки и справки о стоимости работ, согласованной с заказчиком, следует, что заказчиком приняты работы, выполненные подрядчиком. Таким образом, в результате совершения указанных действий между сторонами возникли отношения, регулируемые нормами главы 37 (Подряд) ГК РФ.

В соответствии с положениями ст. 711 ГК РФ сдача подрядчиком и принятие заказчиком результатов работы является основанием для исполнения заказчиком обязательства по оплате выполненных работ. Следовательно, требование об оплате работ подлежит удовлетворению.

4. В случае выполнения работы с отступлениями от требований к качеству заказчик, уведомивший подрядчика о необходимости устранения недостатков, вправе приостановить исполнение обязательства по оплате работ ненадлежащего качества.

Индивидуальный предприниматель (подрядчик) обратился в арбитражный суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью (заказчик) о взыскании долга за выполненные по договору строительного подряда работы. В обоснование требования подрядчик указал, что заказчик необоснованно отказывается от подписания акта приемки объекта.

Решением суда первой инстанции исковые требования удовлетворены. Отказ от подписания акта приемки признан судом необоснованным.

Постановлением суда апелляционной инстанции решение суда первой инстанции отменено, в удовлетворении иска отказано исходя из следующего.

В соответствии с п. 1 ст. 720 ГК РФ заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором подряда, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе немедленно заявить об этом подрядчику.

Согласно п. 1 ст. 711 ГК РФ, если договором подряда не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

Представленные в материалы дела документы свидетельствуют о том, что работа выполнена с нарушениями требований к качеству, подрядчик уведомлен о необходимости устранения недостатков.

Таким образом, требование о взыскании задолженности по договору подряда, удовлетворению не подлежит.

Суд кассационной инстанции оставил постановление суда апелляционной инстанции без изменения.

5. В случае отказа заказчика от подписания акта, удостоверяющего приемку строительных работ, акт может быть составлен подрядчиком в одностороннем порядке. При оценке одностороннего акта суду надлежит установить факт уведомления заказчика о готовности к сдаче результата работ, факт выполнения работ и обоснованность причин отказа от подписания акта.

Общество с ограниченной ответственностью (подрядчик) обратилось в арбитражный суд с иском к другому обществу с ограниченной ответственностью (заказчик) о взыскании долга за выполненные по договору строительного подряда работы. Сторонами заключен договор подряда на выполнение работ по устройству кровли. От подписания части актов выполненных работ заказчик отказался, оплату указанных работ не произвел.

Решением суда первой инстанции, оставленным в силе судами апелляционной и кассационной инстанций, исковые требования удовлетворены исходя из следующего.

На основании п. 1 ст. 720 ГК РФ приемка выполненной работы является обязанностью заказчика.

В соответствии с п. 4 ст. 753 ГК РФ сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной.

Односторонний акт сдачи или приемки результата работ может быть признан судом недействительным лишь в случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными.

Работы выполнены в соответствии с проектно-сметной документацией, о готовности к сдаче работ заказчику было известно, однако он не исполнил своей обязанности по организации приемки выполненных работ и обоснованность отказа от подписания акта приемки работ надлежащими доказательствами не подтвердил.

Таким образом, требование о взыскании задолженности подлежит удовлетворению.

6. Удорожание стоимости работ влечет изменение цены работы в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.

Общество с ограниченной ответственностью (подрядчик) обратилось в арбитражный суд с иском к акционерному обществу (заказчику) о взыскании денежных средств, составляющих удорожание материалов в период выполнения работ по договору строительного подряда.

Решением суда первой инстанции, оставленным без изменения судами апелляционной и кассационной инстанций, исковые требования удовлетворены исходя из следующего.

Согласно п. 4 ст. 709 ГК РФ цена работы (смета) может быть приблизительной или твердой. При отсутствии других указаний в договоре подряда цена работы считается твердой.

В соответствии с условиями заключенного сторонами договора цена корректируется на сумму удорожания материалов. Таким образом, договор предусматривает возможность изменения цены и порядок перерасчета. Затраты подрядчика на материалы превысили затраты, учтенные сторонами при составлении сметы. Требование о взыскании суммы, на которую увеличилась стоимость материалов, заявлено обоснованно.

7. Заказчик может требовать возмещения расходов на устранение недостатков в случае, когда право заказчика устранить недостатки предусмотрено договором. Если договором указанное право не предусмотрено и подрядчиком требование заказчика об устранении недостатков не исполнено, заказчик вправе отказаться от договора и потребовать возмещения причиненных убытков, включая расходы на устранение недостатков.

Акционерное общество (заказчик) обратилось в арбитражный суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью (подрядчик) о взыскании убытков, причиненных ненадлежащим исполнением договора подряда. Между сторонами заключен договор подряда на выполнение работ по замене поверхностей котлов. Результат работ принят по акту без замечаний. Впоследствии заказчиком были выявлены и устранены скрытые недостатки работ. Возражая по иску, подрядчик ссылался на то, что в соответствии с п. 1 ст. 723 ГК РФ заказчик вправе требовать возмещения своих расходов на устранение недостатков только в случае, когда такое право предусмотрено договором.

Решением суда первой инстанции, оставленным в силе судами апелляционной и кассационной инстанций, иск удовлетворен, исходя из следующего.

В соответствии с п. 1 ст. 723 ГК РФ в случае, если работа выполнена с недостатками, заказчик вправе потребовать от подрядчика возмещения своих расходов на устранение недостатков, когда право заказчика на их устранение предусмотрено договором. В данном случае договором право заказчика на устранение недостатков не предусмотрено.

Согласно п. 3 ст. 723 ГК РФ заказчик вправе отказаться от договора и требовать возмещения убытков, если отступления в работе не были устранены в разумный срок. Таким образом, закон наделяет заказчика правом самому устранить недостатки в случае, когда отступления в работе не были устранены подрядчиком в разумный срок.

Из материалов дела следует, что претензия с требованием о безвозмездном устранении недостатков была направлена подрядчику. Судами установлено, что в связи с неисполнением обязанностей по устранению недостатков заказчик произвел ремонт поверхности котлов собственными силами, тем самым выразив отказ от договора.

На основании п. 2 ст. 15 ГК РФ под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода).

Расходы по устранению недостатков относятся к реальному ущербу и подлежат взысканию с подрядчика.

8. При нарушении начального или промежуточных сроков выполнения работ заказчик вправе отказаться от исполнения договора, если сдача результата работ к конечному сроку становится невозможной.

Акционерное общество (заказчик) обратилось в арбитражный суд с иском к обществу с ограниченной ответственностью (подрядчик) о взыскании суммы предварительной оплаты.

Между сторонами заключен договор строительного подряда, в котором согласованы сроки начала и окончания выполнения работ В приложении к договору сторонами определены промежуточные сроки выполнения работ.

В связи с нарушением промежуточных сроков выполнения работ заказчик до окончания срока выполнения работ направил подрядчику уведомление об одностороннем отказе от исполнения договора и потребовал частичного возврата суммы предварительной оплаты в качестве неосновательного обогащения. Подрядчик с прекращением договора не согласился, денежные средства заказчику не возвратил.

Решением суда первой инстанции, оставленным в силе судами апелляционной и кассационной инстанций, исковые требования удовлетворены на основании следующего.

В силу п. 2 ст. 715 ГК РФ, если подрядчик не приступает своевременно к исполнению договора подряда или выполняет работу настолько медленно, что окончание ее к сроку становится явно невозможным, заказчик вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возмещения убытков.

Сам по себе пропуск промежуточного срока не наделяет заказчика правом отказа от договора. Однако односторонний отказ заказчика от исполнения договора является обоснованным, поскольку вызван нарушением промежуточных сроков, создающим невозможность выполнения работ к окончательному сроку.

9. Если в результате неисполнения заказчиком обязанностей, возникают препятствия исполнения договора подрядчиком, подрядчик вправе приостановить выполнение работы или отказаться от договора и требовать возмещения убытков.

Общество с ограниченной ответственностью (заказчик) обратилось в арбитражный суд с иском к акционерному обществу (подрядчик) о взыскании убытков, причиненных односторонним отказом от договора подряда. По условиям договора заказчик обязался перечислить подрядчику аванс в размере 40 процентов от сметной стоимости, а также передать подрядчику на период выполнения работ строительную площадку.

К установленному договором сроку начала работ заказчик перечислил аванс, но не предоставил подрядчику строительную площадку. Подрядчик возвратил заказчику аванс и в одностороннем порядке отказался от исполнения договора.

Решением суда первой инстанции, оставленным в силе судами апелляционной и кассационной инстанций, в удовлетворении иск отказано исходя из следующего.

Согласно п. 1 ст. 719 ГК РФ подрядчик вправе не приступать к работе, а начатую работу приостановить в случаях, когда нарушение заказчиком своих обязанностей по договору подряда, в частности непредоставление материала, оборудования, технической документации или подлежащей переработке (обработке) вещи, препятствует исполнению договора подрядчиком, а также при наличии обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что исполнение указанных обязанностей не будет произведено в установленный срок.

На основании п. 2 ст. 719 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором подряда, подрядчик при наличии обстоятельств, указанных в п. 1 ст. 719 ГК РФ, вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возмещения убытков.

Неисполнение заказчиком обязанностей по предоставлению строительной площадки препятствовало выполнению работы. Отказ подрядчика от договора является обоснованным.

10. В случае допустимости одностороннего отказа от исполнения договора заказчик вправе заявить об отказе от исполнения договора или потребовать расторжения договора на основании решения суда.

Муниципальное учреждение (заказчик) обратилось в арбитражный суд с иском к государственному учреждению (подрядчик) о расторжении договора подряда в связи с нарушением конечного срока выполнения работ.

Возражая против предъявленного требования, подрядчик указал, что нарушение срока выполнения работ предоставляет заказчику право отказаться от принятия исполнения в соответствии с п. 2 ст. 405 ГК РФ и не является основанием для требования о расторжении договора.

Решением суда первой инстанции, оставленным без изменения судами апелляционной и кассационной инстанций, исковые требования удовлетворены исходя из следующего.

Подрядчиком нарушен конечный срок выполнения работ. Такое нарушение условий договора признано существенным. Предусмотренное п. 3 ст. 708 ГК РФ право на отказ от принятия исполнения не исключает возможности обращения в суд с иском о расторжении договора.

Согласно п. 2 ст. 450 ГК РФ по требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только:

1) при существенном нарушении договора другой стороной;

2) в иных случаях, предусмотренных ГК РФ, другими законами или договором.

Следовательно, требование о расторжении договора подлежит удовлетворению.

11. Действия по приемке результата работ, совершенные работником заказчика или иным лицом, считаются действиями заказчика при условии, что эти действия входили в круг служебных (трудовых) обязанностей работника, или полномочие на совершение таких действий явствовало из обстановки.

Общество с ограниченной ответственностью (подрядчик) обратилось в арбитражный суд с иском к акционерному обществу (заказчик) о взыскании задолженности по оплате выполненных согласно договору подряда работ. В обоснование иска общество сослалось на следующие обстоятельства. Между сторонами заключен договор, по которому подрядчик обязался изготовить и установить оконные блоки в соответствии с утвержденной проектно-сметной документацией, а заказчик принять и оплатить работы. Сдача результата работ производилась по частям. Оплату части выполненных работ заказчик не произвел.

Решением суда первой инстанции иск удовлетворен исходя из того, что работы, о взыскании стоимости которых заявлено требование, выполнены надлежащим образом и приняты заказчиком.

Постановлением суда апелляционной инстанции решение суда отменено, в удовлетворении иска отказано. Суд апелляционной инстанции признал, что неоплаченные работы заказчиком не принимались, поскольку акт приемки результата работ за этот период подписан начальником отдела капитального строительства, который не имел полномочий действовать от имени заказчика.

Суд кассационной инстанции отменил постановление суда апелляционной инстанции и оставил в силе решение суда первой инстанции на основании следующего.

В соответствии с п. 1 ст. 711 ГК РФ, если договором подряда не предусмотрена предварительная оплата выполненной работы или отдельных ее этапов, заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок, либо с согласия заказчика досрочно.

Согласно абз.1 п. 4 ст. 753 ГК РФ сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. При отказе одной из сторон от подписания акта в нем делается отметка об этом и акт подписывается другой стороной.

Возражение заказчика о том, что начальник отдела капитального строительства не является уполномоченным лицом на право приемки выполненных работ по указанному договору, ошибочно принято судом апелляционной инстанции.

Из представленных в материалы дела документов следует, что совершение действий по исполнению договора подряда со стороны заказчика в части приемки результата работ было поручено начальнику отдела капитального строительства и фактически осуществлялось им в период действия договора.

На основании ст. 402 ГК РФ действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника. Кроме того, согласно абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ полномочие может явствовать из обстановки, в которой действует представитель.

Таким образом, суд первой инстанции обоснованно удовлетворил требование об оплате.

Если компания не успевает подготовить запрашиваемые для налоговой проверки документы в отведенное время, в инспекцию надо направить ходатайство с просьбой продлить срок представления документов.

Обращаем внимание, что получив из инспекции требование о представлении документов, стоит сначала оценить его правомерность. Возможно, что налоговикам надо писать не письмо о продлении срока, а мотивированный отказ выполнять их требования. Так, при проведении камеральной проверки инспекторы вправе истребовать документы для подтверждения льготы при наличии в декларации по НДС суммы к возмещению. В иных случаях, даже если проверяющие обнару жили несоответствие в отчетности и просят прояснить ситуацию с документами, компания вправе, но не обязана их представлять (п. 3 ст.88 НКРФ).

Такое уведомление составляют в произвольной форме. Но лучше, чтобы письмо содержало достоверные и убедительные причины, по которым компания не может вьполнить требование инспекторон в установленный срок. Скорее всего инспекторы пойдут навстречу компании, если они запросили большое количество документов. Стечение разного рода обстоятельств тоже может служить основанием для продления срока представления документов. Например, отсутствие главного бухгалтера.

Конечно, причина в данном случае должна быть уважительная — болезнь, командировка -и подтверждена документально. Также основанием для продления срока может быть необходимость забрать документы из территориально удаленных подразделений компании.

В письме обязательно обозначить дату, когда компания сможет представить затребованные бумаги. Чем эта дата ближе, тем больше шансов на положительное решение инспекции.

Ходатайство направляют не позднее дня, следующего за днем получения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Источник: Учет. Налоги. Право

Письмо-просьба об оплате задолженности — это письменное обращение к контрагенту с предложением перечислить на счет или внести в кассу сумму долга по договору или иному обязательству.

При неисполнении контрагентом обязательства по оплате выполненной работы или оказанных услуг формируется просьба оплатить задолженность, которая направляется адресату. Рассмотрим, как правильно составить документ, чтобы достичь цели и мотивировать партнера на соблюдение условий договора.

Когда надо отправлять

Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:

• невыполнение финансовых соглашений;
• отсутствие оплаты за выполненные работы или оказанные услуги полностью или частично;
• игнорирование звонков, отказ от взаимодействия;
• пренебрежение установленными в договоре сроками по внесению платежей.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 125 АПК РФ претензионный порядок урегулирования спора в настоящий момент для большинства исков является обязательным. То есть к исковому заявлению прикладывают подтверждение исполнения этой процедуры — копию письма, в котором содержится просьба оплатить счета в ближайшее время, в противном случае иск будет оставлен без движения по ст. 128 АПК РФ.

Функции

Обращение не всегда носит характер претензии, достаточно часто его целью является:

• сохранение отношений;
• решение денежных вопросов без участия судебных органов;
• информирование контрагента о долге и его размере;
• напоминание.

Как составить

При написании используются общие правила делопроизводства, просьба оплатить долг включает следующие блоки:

• наименование отправителя, основные реквизиты для идентификации: наименование, адрес, ИНН. Вариант: документ составляется на официальном бланке;
• наименование адресата, адрес, фамилия, имя, отчество его руководителя;
• название документа;
• ссылка на основание взаимоотношений — конкретный договор с указанием реквизитов (дата, номер, предмет);
• сумма долга и наименование и реквизиты документов, подтверждающих исполнение обязательства и долг;
• предложение о перечислении средств или внесении их в кассу с указанием реквизитов (номер и иные данные счета);
• упоминание о санкциях (неустойка, обращение в суд, увеличение расходов);
• дата, подпись.

Образец

В законодательных актах образец просьбы об оплате задолженности не содержится, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк.

Общество с ограниченной ответственностью «Арамис»
ИНН 4501001055, адрес: г. Курган, ул. Горького, 1

Директору ООО «Атос»
640000, г. Курган, ул. Красина, 7

Исх. №9 от 12 мая 2020 года

По договору подряда №3 от 07.04.2020 г. у Вашей организации числится задолженность в размере 7 000 (Семь тысяч) рублей. Она подтверждается актом приемки от 10.04.2020 г., актом сверки от 10.04.2020 г.

Прошу погасить задолженность в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд, ООО «Арамис» имеет право на взыскание расходов на оплату услуг представителя, возвращение уплаченной госпошлины. Кроме того, мы имеем право предъявить неустойку по п. 5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).

Прошу перечислить указанную сумму 7 000 рублей в кратчайшие сроки на:

Р/с: №40702 910 77822 0000 333 в Филиале ОАО АКБ «АЛЬФАБАНК», г. Курган, кор. счет 30101810000000000777; БИК 045407799.

В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней после поступления письма мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для взыскания суммы долга.

Директор Сокол Д.Д.

Сроки реагирования

В документе высказывается просьба погасить задолженность в кратчайшие сроки, но у контрагента есть запас времени для ответа. В соответствии со ст. 452 ГК РФ, обычаями делового оборота, судебной практикой, на ответ дается на менее месяца, если иной срок не установлен в претензии или соглашении. Уплата долга — это один из вариантов ответа, чаще адресант получает гарантийное письмо или обращение с предложением отложить сроки исполнения материальных обязательств, которые рассматриваются в индивидуальном порядке.

Оплата третьим лицом

В соответствии со ст. 313 ГК РФ оплату услуг вправе произвести третье лицо, в этом случае составляется письмо в адрес исполнителя о том, что оплата возложена на третье лицо.

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Примеры писем-просьб:

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc

Правила составления письма-просьбы

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

• сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
• причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
• ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
• цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Пояснение:

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

• Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
• Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
• Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Борис Петров.

Пояснение:

В письме есть следующие важные пункты:

• Объяснение необходимости скидки.
• Указание точного размера скидки, сроков.
• Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

Пояснение:

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

Пояснение:

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

• Точная сумма долга.
• Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
• Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

• 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
• 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.