Ошибки в чеках, возврат товаров и онлайн-ККТ

— Юлия Александровна, представим, что кассир ошибся при покупателе и тут же это увидел. К примеру, неверно указал форму расчета в чеке («Наличными» вместо «Электронными» или наоборот), или пробил 5000 руб. вместо 500 руб., или вбил в чек две единицы товара, хотя покупатель просил одну. Как быть?

— Давайте рассмотрим на примере с неверной формой расчета, остальное — по аналогии.

Итак, покупатель внес наличные, а в чеке написано «Электронными».

Тогда кассиру следует пробить кассовый чек с признаком расчета «Возврат прихода», отображающий обратную операцию. В нем надо указать:

• те же данные, что и в первичном чеке, включая неверную форму расчета «Электронными»;
• в качестве дополнительного реквизита фискального документа — фискальный признак первичного чека с ошибкой.

Затем кассир выбивает новый чек с признаком расчета «Приход» и правильной формой расчета «Наличными». После кассир отдает покупателю чек с признаком расчета «Возврат прихода» и новый чек с признаком «Приход», где все указано правильно.

Забирать у покупателя первичный чек с ошибкой не обязательно.

— А как поступить, если покупатель пришел с ошибочным чеком в другой день?

— Точно так же, порядок не меняется.

— Хорошо, еще одна ситуация: кассир обнаружил ошибку в конце смены, перед формированием отчета о ее закрытии.

— Начнем с того, что ошибки, которые повлияли на сумму расчета, кассиру вряд ли дадут так просто исправить. Например, кассир пробил и взял с клиента 500 руб. вместо 5000 руб. То есть реальных денег в ящике ККТ меньше на 4500 руб., чем пробито за день. Как руководству понять: это ошибка в чеке или нечестность кассира? Тут в дело вмешивается кадровый вопрос, и не нам его обсуждать.

Если же ошибка в чеке на сумму не повлияла, исправить ее надо в том же порядке, который мы обговорили. То есть с помощью чека с признаком расчета «Возврат прихода» и нового чека с признаком «Приход», где вся информация правильная.

— Получается, чек коррекции, который упоминается в Законе № 54-ФЗ, при исправлении ошибок вообще не используют?

— Используют в редких случаях, не в тех, которые мы рассмотрели.

Однако ФНС через портал regulation.gov.ru вынесла на общественное обсуждение проект поправок в Приказ № ММВ-7-20/229@ о дополнительных признаках фискальных документов. Если поправки примут, они коснутся и кассового чека коррекции. Что, в свою очередь, повлияет на сложившийся порядок исправления ошибок.

— Тогда для чего конкретно нужен чек коррекции?

— Кассовый чек коррекции используют, когда продавец должен был применить ККТ, но не сделал это, что обнаружилось после ухода покупателя или при проверке ИФНС. Другой случай — первичный чек пробит, его данные записаны в фискальный накопитель, но по каким-то причинам не ушли оператору фискальных данных и дальше в налоговую инспекцию. Например, не было доступа в Интернет.

И вдруг еще и накопитель выходит из строя. Тогда после его экспертизы и извлечения данных продавец перенесет их в новый фискальный накопитель с помощью чека коррекции. А если восстановление данных невозможно, чек коррекции продавец сформирует на основе сопутствующей документации о величине выручки. Скажем, посчитает по кассовой книге.

— Хорошо, продавец исправил ошибку так, как вы предложили. Нужны ли ему дополнительные документы, помимо двух чеков?

— С одной стороны, действующей редакцией Закона № 54-ФЗ это не предусмотрено. А с другой, любая ошибка в чеке — это административный проступок. Чтобы за него не оштрафовали, мало исправить чек, нужно еще сообщить об этом в налоговую инспекцию.

— Если позволите, перейдем к оформлению возврата товаров. Старая процедура зависела от того, когда покупатель решил вернуть товар — в день приобретения или после.

В первом случае деньги в обмен на товар отдавали из ящика ККТ. Чек у покупателя забирали и наклеивали на акт КМ-3. Во втором случае деньги выдавали строго из кассы по РКО на основании заявления и паспорта покупателя. Плюс выписывали накладную на возврат в двух экземплярах.

Каков порядок сейчас?

— Теперь не важно, решил человек вернуть товар в день покупки или позже. Кассир принимает товар, выбивает чек с признаком расчета «Возврат прихода», где, помимо прочего, указывает наименование и количество возвращенного. После покупателю выдают этот чек и деньги из ящика ККТ.

В итоге отчет о закрытии смены в день возврата будет сформирован уже с учетом выданной суммы. Закон № 54-ФЗ не требует выписывать еще и РКО, если человек вернулся с товаром не в день покупки.

— Должен ли кассир забирать у покупателя первичный чек на возвращенный товар? Если да, что делать, когда в чеке 10 позиций, а покупатель вернул две?

— По Закону о защите прав потребителей у человека вообще может не быть первичного чека. Но если он докажет, что купил товар именно здесь, продавец обязан принять покупку и вернуть деньги.

Поэтому не должен кассир забирать у покупателя чек на возвращенный товар. А значит, второй ваш вопрос отпадает сам собой. Кассир просто выбьет чек с признаком расчета «Возврат прихода» на две товарные позиции из 10 и отдаст деньги только за них.

Но отмечу: чек с признаком расчета «Возврат прихода» кассир обязательно выдает покупателю. Иначе возможен штраф: до 10 000 руб. — на организацию и до 2000 руб. — на директора. Если же ККТ при возврате не применить вовсе, наказание будет еще суровее.

— То есть на руках у продавца ничего не остается: ни первичного чека на возвращенный товар, ни чека с признаком расчета «Возврат прихода» на выданную сумму. Может, для подстраховки делать копию последнего?

— Закон № 54-ФЗ этого не требует. Информация о чеке хранится в фискальном накопителе ККТ, у оператора фискальных данных и в налоговой инспекции. Остальное — по желанию продавца.

— Нужно ли под каждый чек с признаком расчета «Возврат прихода», который кассир выбивает при возврате товара, брать заявление у покупателя?

— Да, чтобы соблюсти законодательство о правах потребителей, заявление нужно.

Плюс это в интересах продавца. Представьте: пришел человек, вернул товар, кассир ему отдал деньги. Но первичный чек не забрал, поскольку права не имеет. На следующий день ушлый покупатель явится с тем же чеком и снова что-то потребует. Заявление на возврат товара эту возможность перечеркивает.

— Осталась накладная на возврат, когда человек принес товар не в день покупки. Ее оформляют по-прежнему?

— По Закону № 54-ФЗ — нет, она не нужна. Но желательна для целей учета операции по возврату. Назвать документ можно и по-другому, не обязательно накладной.

— И последнее, о чем хотелось бы спросить.

Покупатель-физлицо оплачивает покупку через отделение банка либо через личный кабинет на сайте банка. Платежные реквизиты продавца покупатель берет из договора, квитанции или счета. Сайт продавца в операции не задействован, человек ничего не оплачивает там онлайн.

Минфин считает, что продавец должен применить ККТ.

— Да, должен. Но с важной оговоркой: поскольку старая редакция Закона этого не требовала, у продавцов есть отсрочка до 01.07.2018. То есть сейчас такие расчеты можно проводить без применения ККТ.

Отличная новость! И все же хотелось бы уточнить. На рынке есть два типа ККТ:

• или специальные аппараты, которые работают только с онлайн-оплатой через сайт продавца и отсылают электронные чеки автоматически. В нашей ситуации неприменимы;
• или обычные аппараты — их используют вручную при расчетах «глаза в глаза». Тоже бесполезны, поскольку в момент оплаты покупатель находится в другом месте и продавец не знает его email либо телефон.

Специальных моделей для расчетов в нашей ситуации в продаже нет.

Что делать продавцу, когда настанет 1 июля 2018 г. и время отсрочки закончится?

— Сейчас я вижу только один выход. Если специальные модели ККТ так и не появятся, продавец должен будет добиваться от покупателей, которые перечисляют деньги прямо на расчетный счет, сведений о телефоне или email. Как они будут сообщать эти данные — заранее и отдельно или вписывать в платежный документ, решать продавцу.

Продавец должен договориться с банком, чтобы тот оперативно сообщал о поступлении денег на счет. Ведь Закон № 54-ФЗ обязывает продавца направлять кассовый чек в момент расчета.

Затем, как только кассир увидит, что деньги зачислены, он с помощью обычной ККТ выбьет электронный чек и отправит человеку.

— Да, но покупатель, несмотря на все просьбы продавца, может так и не сообщить email либо телефон для отправки чека. Банк все равно проведет деньги, поскольку не вправе отказать. Что делать продавцу?

— Чек надо выбить в любом случае. Иначе — штраф за неприменение ККТ по ч. 2 ст. 14.5 КоАП.

Если выбитый чек не отправить, то это штраф по ч. 6 ст. 14.5 КоАП.

Поэтому продавцу нужно избегать такой ситуации. И сделать так, чтобы каждый покупатель, который хочет перечислить деньги напрямую на расчетный счет, сообщал адрес электронной почты либо номер телефона.

Если кассовый аппарат позволяет, то можно пробить возвратный чек. Если покупателем было приобретено несколько вещей, то вместо оригинала чека ему можно выдать заверенную администрацией его копию. По окончании рабочей смены в одном экземпляре составляется Акт формы КМ-3. К нему прикрепляется лист бумаги с наклеенным погашенным кассовым чеком. Все реквизиты Акта КМ-3 должны быть заполнены, стоять подписи, как самого кассира-операциониста, так и вышестоящих лиц. Не заполнение всех необходимых реквизитов расценивается, как несоблюдение требований по оформлению возврата денег. В Журнале кассира-операциониста в графе 15, указывается сумма возвращенных денег покупателю. Покупатель имеет полное право на возврат денежных средств и при отсутствии кассового чека согласно закону «О защите прав потребителей».

Как сделать возврат чека по онлайн-кассе, если покупатель возвращает товар?

Клиент вправе вернуть товар в течение 14 дней с момента покупки и получить оплаченные ранее средства (п. 1 ст. 25 закона «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1).

При осуществлении расчетов с клиентом необходимо пробить чек (или БСО) с указанием всех обязательных элементов, но с признаком «возврат прихода» на стоимость товара (письмо Минфина от 04.07.2017 № 03-01-15/42315). Чек на возврат по онлайн-кассе передается клиенту вместе с денежной суммой в обмен на товар и заявление в свободной форме о возврате покупки.

Если в чеке указано несколько изделий, а клиент возвращает только одно, делается частичный возврат денег по чеку онлайн-кассы на сумму возвращаемой продукции.

ВНИМАНИЕ! Возврат первичного чека, пробитого ранее, необязателен! Согласно п. 5 ст. 18 закона от 07.02.1992 № 2300-1 покупатель может вовсе не иметь на руках кассового (товарного) чека, удостоверяющего факт приобретения товара.

Видеоинструкцию о том, как корректно оформить чек при возврате средств покупателю, смотрите в материале «Как сделать возврат денег за покупку по онлайн-кассе?».

Нередко продавец сталкивается с ситуацией, когда от покупателя принята одна сумма, а по кассе ошибочно пробита другая. Рассмотрим, как исправить ошибку в таком случае.

Как оформить частичный возврат денег по чеку онлайн-кассы при ошибке кассира?

В данной ситуации важно успеть переоформить чек до момента ухода покупателя.

Рассмотрим на примере.

При реализации 10 единиц товара кассир по ошибке ввел цену 100 руб. за штуку и выбил чек на сумму 1 000 руб. Цена товара составляет 1 000 руб. за единицу, и с покупателя была взята правильная сумма в размере 10 000 руб.

Если ошибку обнаружили сразу после расчетов с клиентом, то кассиру следует оформить возврат чека по кассе с признаком «возврат прихода» на 1 000 руб., пробить новый чек на правильную сумму и выдать его покупателю.

Чеки прихода и возврата прихода на сумму 1 000 руб. прилагаются к отчету о закрытии смены.

Если покупатель уже ушел и передать ему правильный чек не представляется возможным, то кассиру нужно пробить чек коррекции прихода на сумму 9 000 руб. и приложить к нему объяснительную записку с указанием причины ошибки.

В данной ситуации необходимо как можно быстрее уведомить налоговиков о пробитом чеке коррекции и причинах допущенной ошибки. В противном случае ФНС вправе выписать штраф за неприменение кассовой техники в размере не менее 30 000 руб. на юрлицо и 10 000 руб. на должностное лицо (п. 2 ст. 14.5 КоАП).

О других особенностях учета кассовых операций читайте в материале «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».